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第6章 《管理决策新科学》——理解人类管理行为的金钥匙

赫伯特·西蒙,1916年6月15日出生于美国威斯康星州密尔沃基市。现代企业经济学和管理研究大部分建立在西蒙的思想之上。因此,1978年,由于他“对经济组织内的决策程序所进行的开创性研究”,获得诺贝尔经济学奖。

“必读理由”

口战略决策领域的必读书目

口开创了管理决策理论的新局面

口理解人类管理行为的金钥匙

“作者简介”

赫伯特·西蒙(1916~2001),德裔美国人,管理学家和社会科学家,西方决策理论学派的创始人之一。自他开始,人们才发现决策的意义并对决策进行广泛而深入的研究。他的理论已成为现代管理理论的基石之一。他在管理学、经济学、社会学、政治学、心理学、组织行为学、计算机科学等领域都取得了成就,极具传奇色彩。他多才多艺,才能和精力令人惊叹;擅长绘画,会弹钢琴,喜欢旅行,能流利地使用多种外语。

1969年,因心理学方面的贡献获得杰出科学贡献奖;1975年他由于和纽厄尔为创立和发展人工智能作出的贡献,获得图灵奖;1978年荣获诺贝尔经济学奖;1986年因为行为科学上的贡献获美国全国科学奖章。

西蒙的主要著作还有:《行政管理行为》(1945)、《人类模型》(1957)、《组织》(1958)、《发明的模型》(1977)、《思想模型》(1979年)等。

“内容提要”

《管理决策新科学》共5章,分别阐述了组织决策过程、计算机以及新技术在企业组织及管理中的应用、计算机和新技术对管理工作以及社会的影响。全书贯穿了作者在管理方面的真知灼见。

本书不但阐述了管理决策过程、计算机在管理决策过程所起的作用,而且还说明了他在这些问题上是如何得出结论的。书中,作者对计算机在管理决策中的影响进行了阐述,强调计算机的突出作用,指出计算机的发展可以促进决策自动化,而且也可以对社会进步带来巨大的影响。同时,西蒙从逻辑实证主义出发,对传统管理理论中的命令统一原则、特殊化原则、管理幅度原则和集团化原则等展开了严厉的批判,提出了一系列新的、与众不同的观点:(1)管理就是决策。西蒙认为,决策贯穿于整个管理过程。组织是作为决策者的个人所构成的系统,组织活动的本质是决策,对组织活动的管理包含着各种类型的决策。(2)管理的实质是决策,它是由一系列相互联系的工作构成的一个过程。这个过程包括四个阶段:情报活动、设计活动、抉择活动、审查活动。(3)用,“令人满意的原则”代替传统决策的“最优化原则”。他认为,企业决策者并不拥有“完全理性”,而只有“有限理性”;并且他们不再追求“最优”,而只追求“满意”。(4)一个组织的决策根据其活动是否反复出现可分为程序化决策和非程序决策。此外,根据决策条件,决策还可以分为肯定型决策、风险型决策和非肯定型决策,每一种决策所采用的方法和技术都是不同的。(5)发展人工智能,逐步实现决策自动化。

“核心理念”

西蒙认为,管理过程也就是决策的过程,但是,决策过程并不是传统经济学里简单的供求关系的决定过程,而是决策者在真实环境里复杂的心理和行为过程。为此,西蒙提出了有限理性理论和“令人满意”原则,认为人们的决策过程并不符合传统理论中的“最火利益”原则。企业决策者并不拥有“完全理性”,而只有“有限理性”;他们不再追求“最优”,而只追求“满意”。因为绝对的理性是不存在的,人的理性会受到人的心理以及其他诸多因素的影响,只有在例外的情况下,人们才会探索和选择最佳的方案。

本书指出,社会科学缺乏像自然科学一样的科学性,社会科学只有借鉴自然科学严格和精确的研究方法,才能成为真正意义上的科学。同时,在西蒙看来,经济学、组织学、心理学等学科所研究的课题,实际上都是人的决策过程和问题求解过程。要想真正理解经济组织内的决策过程,就必须对人及其思维过程有更深刻的了解。因此,借助于计算机技术的发展,西蒙开始尝试用计算机来模拟人的思维和决策过程,对人的认知过程进行量化分析和模拟研究,力图建立一个关于人类行为的更为严格和准确的理论模型,从而创建了认知心理学和人工智能研究新领域。西蒙认为,人的思维过程和计算机运行过程存在着一致性,都是对符号的系列加工,因此,我们可以用计算机来完成人脑的工作。西蒙甚至大胆地预言,人脑能做的事,计算机同样也可以完成。他非常强调信息联系在决策中的作用,认为今天关键性的任务不是去产生、储存或分配信息,而是对信息进行过滤、加工处理成各个有效的组成部分。今天的稀有资源已不是信息,而是处理信息的能力。

西蒙认为,近年来普遍存在着这样一种观点,那就是认为工作满意度已经下降或人员疏远问题已经上升。这种看法是毫无事实根据的。造成这种趋势的原因,不管是在过去还是在未来,都不能把它归因于自动化。对政府或其他社会机构信任上低落的倾向是由其他许多原因引起的,与自动化无关。

另外,对于那些由计算机引起的、使事务性工作发生实质性变化的现象的研究表明,这些变化在量上是平等的,但在方向上是不定的。作者认为,既然面临不断变革是时代发展的一种必然趋势,那么我们就应该相信,我们现在所经历的变革并不像我们想象的那么严重。相反,我们应该觉得庆幸,因为它比我们祖辈、父辈所经受过的还要轻。因此,我们可以得出这样的结论:工厂和办公室的自动化可能给人类带来的后果在分量上是适中的,并且是逐渐出现的。它将给我们带来不利条件,也将带来有利条件,但是,我们有理由相信利是大干弊的。

“精彩篇章”

管理决策新科学(节选)

组织中各层管理人员所遇到的问题,可以根据其出现时在结构方面的情况、例行程序的情况和固定性等方面的情况而给以分类。在这个统一体的一端是高度程序化的决策:日常例行事务的处理或对标准产品的定价等。而统一体的另一端是非程序化决策:制定新产品系列的一次性基本决策或在新协定上与劳工谈判的战略决策。在这两个极端之间存在着一种既包含程序化决策又包括非程序化决策和既包含例行也包含非例行性的混合型决策。

管理者在组织中的地位与其所做决策的程序化程度之间,存在着一个大概但决非极其精确的关系。在一般的情况下,总经理与副总经理所遇到的问题要比工厂各部门领导的工厂经理所遇到的问题更少程序化些。

我们现在正处在决策过程的技术革命之中,这个革命包括2个。第一个方面,主要与靠近我们所说的统一体的程序化的一端的决策有关,就是称“运筹学”或“管理科学”的领域。第二个方面,与程序化决策和非程序化决策均相关,就是一组称为“探索程序”或有时也为“人工智能”技术的领域。通过这些技术,我们正在取得所有决策包括程序化的也包括非程序化的,实现自动化的技术手段。然而,与非管理工作一样,决定自动化进程快慢的不是技术因素而是经济因素。

管理人员主要关心的是:监督问题、解决正常结构的问题和解决复杂结构的问题。解决正常结构问题的自动化进程将是极快的;解决复杂结构问题的自动化将是中速的;而监督的自动化问题将会更慢些。然而,正如前面我们所推断的那样,随着工作越来越不是由人来定速而是更多地由机器来定速,监督工作的性质即将发生变化。

没有方法可以对这些交错和矛盾的趋向做出定量的估量。我们可以合理地做出这样的推断,从整体上看,管理和其他职业的活动在一代人的时间以后,它们在总就业中所占的地位将和它们现在所占的分量相同。但是我们也有理由认为,具有现代中层管理特点的那些管理活动将比别的活动更快地或全部地实现自动化。因而在整个管理工作中,它所占的地位就将更少些。

我曾试图为两种表面上似乎相互矛盾的推断提供理由:我们正在获得用机器管理公司的技术能力,但在一段时期之内,人们将可能从事他们现在所做的工作。我发现这两个推断都是很稳妥的。具有使自动化生产达到尽可能全面的或我们认为最经济的程度的技术能力,就意味着我们每个人的生产能力都将达到足以消除贫困和剥削的水平。我们将有办法消除作为人类的头等问题的饥荒问题和关注其他一些较严重的问题。

在谈到这些时,并不是没有意识到显而易见的无厌的欲求。然而,我们可以区分出印度农民和美国中产阶级有一辆汽车的家庭在需求上的心理差异。同时,也并不是我没有意识到由于考虑不周而乱用生产能力所可能造成的污染问题或能源危机问题。自动化不是产生这些问题的根源,同时拒不进行自动化也不能减轻这些问题。

虽然不断趋于实现自动化,但是人们在未来公司中的工作仍将是为我们所熟悉的。我们尽可不必为2种普遍存在的畏惧而担心:第一,对技术性失业的畏惧;第二,很多人对与机器人友善相处的畏惧或者说怕在自动化世界中被机器人所替代而担心。我们将友好地相处,而且现在已是这样,但却是在一种与我们现在与汽车或电铲一样的友善的方式相处。

解决了以上两个问题后,我们就有了解决自动化世界中的更为重要的问题的准备。这些并不是新的事情,也不是它们比资源危机、环境保护危机或者和其他危机更不重要。它们属于更长远的问题,而不是近期内的问题,因而只要周围还有更紧迫的问题,它们就很少排进议事日程。随着自动化继续向前发展,我认为在这些问题中,有3个特殊的问题将逐渐更多地得到人们的注视:即发展关于人的科学,为作为社会基本目标的工作和生产找出更替物,重新改组人对他在宇宙中地位的观点。

管理决策包括4个主要阶段:即找出制定决策的理由;找到可能的行动方案;在诸行动方案中进行抉择;对已进行的抉择进行评价。这4个阶段在经理的时间表上占有不同的分值。虽然时间分值在一个企业和另一个企业间,在一个经理与另一经理之间可以变化很大,然而通过粗略的观察,我们也就对其进行某种综合概括。经理及其职员要用大部分时间分值来调查经济、技术、政治和社会形势;判别需要采取新行动的新情况。他们也许用较大的时间分值独自或是跟他的同僚们一起去创造、设计和制定可能的行动方案,以应付需要做出决策的形势。而他们用较少的时间来选择他们为解决已确认的问题而制定的而且对其后果也已做过分析的抉择行动。他们还得用适量的时间去估价作为重复循环一部分的、再次导致新决策的过去行动的结果。这4个部分加在一起,就构成了经理所做的主要事情。

决策制定过程的第一阶段是探查环境,寻求要求决策的条件,把它叫“情报活动”;第二阶段是制造、制定和分析可能采取的行动方案,称之为“设计活动”;第三阶段是从可资利用的方案中选出一条特别行动方案,称之为“抉择活动”;第四阶段是,对过去的抉择进行评价,我将称之为“审查活动”。

我们把组织制定程序化和非程序化决策所使用的传统方式与第二次世界大战后开始出现的新技术做了对比。而这种新技术的出现和普及,由于现代电子计算机之发现并被引进商业组织,而大大地加速了。

制定常规性程序化决策的传统方式由于新的数学技术的研制和广泛的应用已经发生了革命。这种新的数学技术的名字是“运筹学”和“管理科学”。任何商业或政府组织不管其规模的大小,其经营方式很少不为这些20世纪50年代初期开始应用的新技术所严重影响的。虽然在逻辑上,这些数学工具与计算机无关,可它们在应用时需要大量的运算,并且其在管理方面的主要实际作用应当归因于电子计算机巧合般地在运筹技术需要它时就应运而生了。

企业里制定非程序化决策的传统方式,包括大量的人工判断、洞察和直觉观察,还未经历过任何较大的革命。可是在目前,我们可以看到在一些基础研究方面,如在探索式问题解决方面,和过去20年来已经在进行的人类的思维过程的模拟等方面,这种革命已正在形成。我们在对一个人进行判断或直觉观察时,他头脑里在发生着什么,有了很多的了解。而且已经达到将这许多过程在计算机上进行模拟的程度。

我们对非程序化决策制定问题的日益理解将在管理方面引起两种十分不同的变化。一方面,这种理论将为非程序化问题领域内决策制定过程的某些方面的自动化开拓出新的前景,就像运筹学使程序化决策制定的许多方面能实行自动化一样。另一方面,通过使我们深刻地洞察人类思维过程,这种理解将提供新的机会,特别是通过教育和训练来改进一般人、特别是经理们在困难的结构和不良的复杂环境中制定决策的能力。

我对决策新技术以及与之相关的计算机和自动化对于现代组织中的工作性质,特别是蓝领工人的工作和事务性工作,产生影响的各种方式进行了研究。人们对于在高度自动化的组织里的人类工作一直存在着大量的焦虑和阴郁的预言。对这类实验性证据的研究和对那种认为自动化对工作性质产生了重大影响的论点的分析,把我们引向了一个完全否定的结论。

认为近年来工作满意度已经下降或人员疏远问题已经上升的论点是没有根据的。因而这种趋势不管是过去还是未来,都不能把它的产生归因于自动化。那种对政府或其他社会机构信任上的低落倾向是由其他各种原因引起的。

对由于引入计算机而使事务性工作发生实际变化的研究表明,变化在量上是中等的,在方向上是不定的。工厂和办公室自动化最确切无疑的后果是它把劳力构成从工作满意平均值最低的行业移向了较高的行业。

日益独裁的组织和压迫人的创造才能的论点,面对我们社会的长期性地向着削弱权威关系的趋势已销声匿迹了。此外,这个论点所依据的心理前提也是值得怀疑的。那种认为人在一种能为他们提供中间性结构,包括那些由权威关系中所派生出的结构的环境中,将工作得最好、最富有创造性和最舒适的理论,似乎最合于道理。可是很难说中庸之道何在,但是也还没有证据表明我们正在远离中庸之道。

既然我们肯定是生活在一个面临着不断变革的世界里,就有理由相信我们所经历的变革,不再是那么沉重的心理上的压力,甚至比我们祖辈、父辈所经受过的还要轻些。

从争论中我得不出我们正生活在一个最为美好的世界之中的结论。我得出的结论是工厂和办公室的自动化可能给人类带来的后果,在分量上是比较适中的,而且是逐渐出现的。它将给我们带来不利条件,也将带来有利条件,而后者可能超过前者。

我们已经调查了当组织表现出愈来愈多的复杂的人——机器系统的各种特征时,在管理工作中所发生的种种变化。我们也检视了可能有助于其工作的各种信息系统。假如希望使用两个词去概括在管理方面我们可期待的变化方向,我提议使用“合理化和”专业化这两个词。新的信息技术已经在这些方面使中层管理决策过程产生了巨大变化。收集和筛选外来信息和模拟战略规划的更为尖端的信息系统的发展,上层管理将会日益感受到这些影响的存在。

我们收集了所有关于新情报技术以及其在企业组织中应用的情况后,即可看出,现今由于机器人所引起的不必要的忧虑是没有事实根据的。因为当今世界里能思考的机器以及能说明人类思维过程的理论的存在,均未能丝毫减损人体的一根毫毛。因此,上述忧虑是多余的。人在评价其自身与其他事物不同的价值与尊严时,以及在评价其在神的心目中及大自然中的地位时,人类总是脆弱的。所以人类应把自己放在应有的地位上。即使电子系统能仿效人类某些机能,或者人类思维过程中的某些奥秘被解除时,以上的事实也无法改变。

我们必须强调的是新组织在很多方面将与我们现今所熟悉的组织是很相近的。其一是将来的组织仍然是由3个阶层所构成的。一个基本层是物质生产与分配过程的系统;一层是支配该系统的日常作业的程序化决策过程;一层是控制第一层过程并对之进行重新设计和改变其价值参数的非程序化决策过程。其二是将来组织的形式仍将是阶层等级的形式。组织将分成几个主要的次部门,各次部门又将分成更小的单位,依此类推。这和今天的部门化很相似。但是划分部门界线的基础可能会多少有所变化。产品部门将成为比今日更为重要的部门,但采购、制造、工程和销售之间的明确界线将渐渐消失。

但将来的组织会和今天的组织极为相似。人类是能解决问题、能运用技能的动物。一旦他解决了吃饭问题,下面的两个主要经验对他来说即是重要的了。他的最大的需求之一就是施用其技能于挑战性的工作,而不管这种技能是什么,去享受一下如打出一个好球或能妥善解决一个问题后所得到的快乐。另一个需求就是能与一些人保持有意义的与友好的相互关系,也就是爱与被人爱、分享经验、尊敬和被尊敬、为共同的工作目标而奋斗等。

物质环境与工作环境的具体特性之所以重要,是因为这些特点将影响人类上述的需求。科学家在某环境中将能满足自己的这些需求,而艺术家则在另一种环境中满足自己的需求,但二者的需求是相同的。一本好的关于企业的小说或企业的传记并不描写企业本身的事,而是描写爱、恨、骄傲、野心和快乐等。这些东西现在是、将来仍然是人类所最关心的东西。

决策的自动化与合理化将使组织对上述人类所关心的东西之情态发生重要的变化。在前面我已指出了一些可能的变化。总的来说,这些变化将使管理者的日常工作更容易而不是更难于成为其生活中有意义的和使其满意的一部分。

任何技术和生产力的水平与任何就业水平都是可以适应的,包括充分就业在内。我们今天所面临的问题不会使我们从高等技术倒退下来,因为这种倒退与满足世界人ICl的需求是不一致的,但会使我们持续的技术进步的本质发生根本的质量转变。为了人类生产力将来的增长,我们将更多地注意信息处理技术而不是能源技术。由于资源的限制和由于对日益增长的实际收入的要求形态的转变,劳动力中将有比现在更大比例的人来从事于提供服务,而只有一小部分人将从事于生产物资。但没有理由使我们相信,在充分就业的水平上,我们会对物质或服务感到过剩。

“精彩评价”

组织决策理论已经被成功地用于解释和预测各方面的活动,如公司内部取得信息能力的分布和决策的制定,市场调整与有限竞争,选择证券投资和选择一个国家进行国外投资。现代企业经济学和管理研究大部分基于西蒙的思想。

——1978,瑞典皇家科学院授予西蒙诺贝尔经济学奖时对他的学术贡献的评价西蒙对于决策过程的理论研究工作是开创性的,他也是管理方面唯一获得诺贝尔经济学奖的人。他的理论已经渗透到管理学的不同分支,成为现代管理理论的基石之一。

——美国著名管理大师彼得·德鲁克

“延伸阅读”

蚂蚁比喻与“有限理性”

西蒙决策理论的核心概念和根本前提是“有限理性”。对此,西蒙有一个著名的蚂蚁比喻:一只蚂蚁在海边布满大大小小的石块的沙滩上爬行,蚂蚁爬行所留下的曲曲折折的轨迹绝不表示蚂蚁认知能力的复杂性,而只表示着海岸的复杂性。当我们把人当做一个行为系统来看的时候,人和蚂蚁一样,其认知能力是极其单纯的。蚂蚁在海边爬行,它虽然能感知蚁巢的大致方向,但它既不能预知途中可能出现的障碍物,其视野也是很有限的。由于这种认知能力的局限性,所以每当蚂蚁遇到一块石头或别的障碍时,就不得不改变前进的方向。蚂蚁行为的复杂性,是由于海岸的复杂性引起的。同样,人们在决策中就有点像这种海边的蚂蚁,只能根据有限信息和局部情况,依照不那么全面的主观判断来进行决策。此外,人们的技能、学识、价值观等因素也会影响到能否进行正确的决策。可以说,管理者拥有“知识”的程度,决定着他决策和行动的合理性和满意化的程度。同理,西蒙对待科学研究也是这种态度。在1978年获诺贝尔经济学奖的演讲中,西蒙曾说:“在经验科学中,我们只想逼近真理,我们不幻想我们能找到一个单一的公式,或者甚至一个相当复杂的公式,能掌握全部真理,并且不包含其他东西。我们安心对于一种逐步逼进的战略。”

“推荐阅读”

《管理决策新科学》

[美】赫伯特·西蒙著

李柱流等译

中国社会科学出版社,1988年版