所谓“能力”，是指人们顺利完成某种活动所必备的个性心理特征。
任何一种活动都要求参与者具备一定的能力，能力直接影响活动的效率，例如，做对外联络的工作，要具有灵活而敏捷的思维、较好的语言表达能力、较强的记忆等能力；做管理工作，要具备一定的组织、交际、宣传、说服等能力。
每个人所具有的能力都是多方面的。对于一个人来说，在他所具有的多种能力中，总有相对来说较强的能力，也有一般的能力和较差的能力。不同人的能力结构不同，因而能力在类型上便形成差异。另外，每一种能力也有类型的差别，如记忆能力，有的人属于视觉型，即视觉识记效果较好；有的人属于听觉型，即听觉识记效果较好；有的人则属于运动型，即有动作参加时识记效果较好，等等。由于能力类型的差异，人们在工作中处理和解决问题的方式方法常常各不相同。
管理者只有根据员工的能力状况做到量才为用，才能把员工的作用最大限度地发挥出来，提高管理效率。
刘邦与群臣议论战胜项羽的原因时曾说：在出谋划策方面，他的能力不如张良；在治理国家、管理百姓、筹措粮饷方面，他的能力不如萧何；在统帅百万大军战无不胜、攻无不克方面，他的能力不如韩信，但是，他能够恰当地使用这三个人才，这才是他夺取天下的原因。
现代管理特别强调：“只有无能的管理，没有无用的人才。”善于使用人才，才能让人才的能力最大限度为组织所用。管理者在使用人才的能力时，应注意以下原则。
（1）能力和职位相一致
每一种工作都对从事该工作的人的能力水平具有一定的要求，管理者在安排人员时，应尽量使员工本身所具有的能力与实际工作的要求相一致。
在现实中，一个人所具有的能力如果低于实际工作所要求的水平，会表现出无法胜任，做不好工作；但一个人所具有的能力水平如果高于实际工作的能力要求，不仅浪费人才，本人也会不满足现状，工作效果也不佳。
美国建立第一个农业大工厂时，需要雇用一批保安人员。由于当时劳动力过剩，工厂规定雇用保安人员的最低标准为高中毕业生，并具有三年警察或工厂警卫的经验；但按这个标准雇用的保安人员工作后，感到所从事的工作（只检查进门的证件）单调、乏味，表示无法容忍，因而对工作漠不关心，不负责任，离职率很高。后来，工厂雇用只受过四五年初等教育的人来担任这个工作，他们对工作满意，责任心强，缺勤率和离职率都很低，保卫工作做得很出色。
这说明：人的能力低于或高于工作的要求时，都会影响工作的效果，只有二者达到一致，才能最有效地发挥人的作用。管理者在可能的情况下应尽量使员工的能力与工作要求相一致，做到人尽其才。
（2）要发挥出人才能力的强项
人的能力是多方面的，而且有类型的差别。在用人时，应该从人的“强项”出发，实现工作与长处的结合，使其较强的能力充分发挥出来。
人有所长，必有所短，而且常常是优点越突出缺点也越明显。在现实中，有些管理者由于不能容其短，因而就难以展其长；或者由于被某些“反映”或“舆论”所左右，宁肯使用平庸而没有争议的人，也不敢起用有争议而才华突出的人。
实际上，世界上没有十全十美的人。南北战争时期，格兰特将军喜欢喝酒。林肯知道喝酒可能误事，但他更知道格兰特是难得的帅才，所以他容忍了他的缺点而委以重任。事实证明，格兰特将军的受命使南北战争出现了转机。
管理者应善于发现和发挥人的长处，使每个员工所从事的工作都是最能发挥其较强能力的工作。
（3）群体中能力互补
在组建群体时，应考虑成员间能力上的搭配与协调，使之在工作过程中能够配合默契，相互补充。
人的能力是有类型差异的。要圆满完成群体工作任务、实现组织目标，往往需要各种能力类型的人，因此，在组建工作群体时应考虑到各种能力类型的搭配与互补。群体成员应具有各不相同的特长，整个群体应尽可能具有各方面的专门人才，这样才能在具体工作中取长补短、相互配合，使任务顺利完成。
另外，实际工作是分层次的：有管理与被管理、领导与被领导之分，有职责分工和级别的差异，而不同的工作对人能力水平的要求也不同。在组建群体时应考虑到这种差异，尽可能使成员的能力有高低层次之分，按梯次结构搭配，这样即使单个人的能力并不很强，但群体内耗小，群体的整体力量就可以很大。
有些管理者有个误区，认为人才越多越有利于组织发展，所以，总是千方百计聚集人才。但是，如果人才超过了实际工作的需要，可能会适得其反。在一个群体中，成员的能力水平都很高，往往不如能力水平有层次更有利于相互配合、协调与互补。总之，在群体中，只有能力类型齐全、能力水平有层次，才最有利于整体功能的发挥。