书城管理采购舞弊手段揭秘与防范技巧
8053900000004

第4章 采购舞弊的控制与防范

无论是从社会方面来看,还是从财政方面来看,采购舞弊所造成的损害都是巨大的。为了控制与防范采购舞弊行为,我们可以采取法律制约、道德规范、外部监督、内部控制、对采购人员进行教育与训练等一般性的措施,这对于减少采购舞弊的发生有一定的作用。具体说来,针对采购活动中暴露的舞弊行为,我们应从以下几个方面来进行控制与防范:

(1)完善采购制度,使采购活动有法可依。

成功的采购制度不允许贪污受贿、徇私舞弊或其他不道德行为的存在,而这首先就必须使采购活动有法可依。利用法律手段规范采购市场,防止私相授予和暗箱操作,是国际上通行的做法。建立健全采购制度,防止采购舞弊,除了各种采购法之外,还需要制定大量的配套法规,如对供应商资格要求的规定,对招投标中介组织管理的规定,对评标标准和程序的规定等。

(2)加强对采购人员的培训和管理,规范采购行为。

采购人员代替采购单位签订合同,执行合同及最后终止合同,采购制度的成功与否就取决于各级采购机构的专业采购人员是否经验丰富、目光敏锐,是否接受过良好的训练,拥有良好的个人素质及荣誉感。只有这样的专业人员,才能胜任采购活动的需要。在采购人事选择体制上,任人唯贤是削弱采购活动中采购舞弊的一种方式。在选拨政策采购人员时,必须考虑他(她)是否有清白的采购员历史,在以往的采购活动中是否有过污点,尤其要鼓励在工业企业有过丰富采购经验的专业人员从事采购活动。采购人员的培训有助于提高他们的自尊心、满足感、忠诚和动力,当然也有助于提高采购的效率。采购人员不仅要懂经济知识,还要具备多方面的专业知识,要了解国内外市场情况,懂采购技巧以及有善于解决采购过程中出现的各种问题的能力,他们代表采购单位进行各种采购,不但要承担非常大的责任,手中又拥有非常大的权力,这就要求在重视对采购人员培训的同时,加强其管理,所以要为采购人员制定相应的行为准则或职业道德规范,规范其采购行为。

(3)建立供应商联合会组织,严格供应商市场准入。

在采购活动中,为了让供应商熟悉采购市场和采购程序,遏制不公正的采购舞弊行为,可以建立供应商联合会的组织,联合会得到政府的承认,其成员在政府有关部门登记注册,具有参与采购投标的资格。供应商在参加采购招标活动时,必须提供一系列文件,证明自己一贯遵守商业法,参与采购活动历史的清白,没有偷税漏税的记录,没有违法、违约、行贿的前科等。

(4)要把公开性原则贯穿始终,提高采购活动的透明度。

在采购活动中,要把公开性原则贯穿始终,提高采购活动的透明度。要对社会公开有关采购活动的法律法规、政策程序,防止采购机关及其上级主管部门作出随意或不正当的行为或决定。此外,采购项目和合同条件也要公开刊登广告,投标人资料预审和评价投标的标准要事先告知公众,并且严格按照公布的标准、条件进行评标、开标;在整个采购过程中,一切活动都必须有明确、真实的记录,以便公众和检察、监督机构的审查和监督;为保证公开性原则的实现,采购机关要接受来自于投标方的质疑和询问,并对该质疑、询问进行真实的解答、说明。

(5)建立内部控制制度,防止个人舞弊。

每一个大小不同的组织,无论是盈利的还是非盈利的,内部控制制度都是必要的。它能使责任固定,减少舞弊机会,使诚实之人保持诚实。虽然可以把舞弊行为归因于个人品行不诚实,但舞弊行为的发生还会受很多其他因素的影响,比如,过去了解到的舞弊经验,集团和组织的法则,法律制裁,方针政策和规章制度等。中国人强调领导者和同事间的友谊,然而,如果一个组织建立了制度化的内部控制并在实践中得到一贯遵守和执行,无疑将更有助于防止和减少个人舞弊。

一个组织内部的控制制度和固定法则,能够有效地防范舞弊行为和有意滥用权力。关于内部控制制度的要点,主要有以下六点:

①有可以照章行事的固定的和程序化的司法仲裁原则。

②有相关机关等级原则。

③现代机关的管理是依据成文法规进行的。

④机关与管理人员都经过了系统的专门训练。

⑤随着机关管理工作的日益进步,要求机关工作人员具备更为全面的工作能力。

⑥有机关管理必需遵循的一般准则,这些准则应该是比较稳定的,详尽的,并且是可以学习的。

(6)要加强审计监督,防范组织舞弊。

减少个人舞弊行为要比减少组织舞弊行为容易得多。在个人舞弊的情况下,个别舞弊者或者由几个舞弊者组成的舞弊小集团,轻者处以罚款或者开除公职,重者则要追究刑事责任,其所在组织也常常自行检视,并试图制止发生舞弊行为。但是,在组织舞弊中,清除一个或者一批舞弊者并不能保证根除舞弊行为。如果舞弊行为根深蒂固,那么,尽管原来的舞弊者已经不在组织内部,但新的雇员仍会按照以前的舞弊模式进行舞弊。政府采购审计是财政审计中的一种专项审计,是对国家财政支出效益直接行使监督权力。经常和及时的采购审计能够有效地防范组织舞弊的发生。