Z公司设计部的员工中流行着一句口头禅：“有事找领导”。就是说：“不管你有什么事情不要跟我说，先跟领导讲，让领导安排，我的工作是领导安排的，我无权做主。”
这让那些到设计部办事的员工很是头疼，事情无论大小都要经过设计部经理，经理在岗位还好，偏偏经理又是个忙人，有时不得不电话请示，但不请示又不行，没有领导的指示，设计部员工不给办理，或者不敢办理。
在去年年底公司的员工满意度调查中，该部门经理领导风格中的授权一项得分为零，就是说没有一个员工对经理的授权感到满意，这不能不说明该经理的管理风格存在问题。
尽管每个员工在公司的各部门上都有一个职位，却没有针对各自职位的详细说明，没有职位说明书。员工的工作都由经理安排，以一个工作周为周期，由经理在每个周一口头安排，周末检查。经理就遵循着这样一个安排工作、监督工作、检查进程的管理顺序，员工也是同样，接受任务、完成工作、汇报工作，一成不变。
所以，员工不敢负责也是有道理的，经理的授权得分为零也就有了原因，没有职位说明书就是其问题存在的根本原因。没有职位说明书员工当然不知道自己该对什么负责，当然也就不敢或者不愿意负责，没有职位说明书，经理也就不知道该对谁授权，不知道该授什么样的权力。
这种现状导致的最为明显的结果是人员的流失，一般该部门的员工要么转到其他部门，哪怕是跑业务，做与专业不相关的工作；要么干脆辞职，另谋高就。所以该部门每年都在招人，也都在走人。另外一种结果就是员工的官僚习性，反正没有职位说明书，我做与不做经理都没办法管我。这种推诿、“扯皮”的不良习性不断蔓延，令相关工作部门很是头疼。
研究其原因，就是职位职责不明确、没有职位说明书惹的祸。所以问题根本的解决之道还是要从职位说明书做起，为员工定立职位说明书，用职位说明书管理员工。
针对以上问题，我们在本章将会具体介绍如何科学规范地编写职位说明书。从工作要求和任职资格两个方面分别介绍，内容涉及职位说明书编写的原则、内容、示例等，使读者能够比较清楚地了解并掌握编写职位说明书的要领。
5.1.1 什么是职位说明书
职位说明书是根据职位分析所需要的各种调查资料，加以整理、分析、判断得出的一种结论性的书面文件，是职位分析形成的最终成果。
职位说明书作为组织内部管理的重要文件之一，是对组织内部各类职位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、岗位关系、工作环境和条件以及本职位任职资格条件所做出的规定。职位说明书作为现代企事业单位人力资源管理必不可少的基础性人事文件，它为企业的人员招聘录用、培训教育、绩效考评、薪酬福利、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业管理业务，提供了原始资料和科学依据。
5.1.2 职位说明书的内容
与职位分析的内容相对应，职位说明书的内容主要包括两部分：工作描述和工作规范。
1.工作描述
工作描述（Job Deion）又称工作说明，指用书面形式来对组织中各类职位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境所做的统一要求。它主要向任职者说明应该做些什么，如何去做以及在什么条件下履行其职责。工作描述针对工作本身，它提供本工作区别于其他工作的信息，包括工作是什么、为什么做、怎样做以及在哪里做的描述。其主要功能是让员工了解工作的概要，建立工作程序与工作标准，阐明工作任务、责任与权利，以及员工所处的上下级关系，有助于员工的聘用、培训及考核等。
2.工作规范
工作规范（Job Specification）又称任职资格，是指任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件。说明一项工作对任职者在教育程度、知识、工作经验、能力、技能、体能和个性特征方面的基本要求，它只针对任职者本身应具备的素质。一般情况下，工作规范是管理人员根据职位要求，通过自身的经验判断编制的。
上述这两部分内容，具体体现在职位说明中，通常包括以下要素。但因为职位分析的目标和组织/职位的性质、特点不同，职位说明书并没有固定的内容条目和格式。