语言是一门艺术，同样一个意思，不同的人用不同的话表达出来所起的效果有很大差距。在办公室中，会说话、善言辞的人总是有好人缘。他们既能简明扼要地向别人表达自己的意思，也善于倾听，让对方在交流中获得满足感。他们知道什么该说，什么不该说，什么话题能引起别人的兴趣，什么话题会触犯对方的忌讳。即便在拒绝别人时，也尽力通过言语使对方不埋怨自己。会说会听的人，永远是办公室中的主角。
一、使自己拥有好口才
好的口才可以使人轻松地达到自己的目的。在春秋时期，郑国的大夫烛之武，运用自己的口才劝退了攻打自己国家的秦国军队；三国时期的诸葛亮，其舌战群儒的故事更是千古流传。对于今日在办公室中工作的众人来说，口才对你为人处世的影响很大。
若想练就超群的口才，成为能言善道的人，没有捷径可走，你应把成为能言善道者这件事当作自己的目标，把此目标放在心中，而且为了实现这个目标，还应把全副精神集中于读书、练习和写作上。
首先，你不妨这么告诉自己：我想成为在社会上占有一席之地的人，因此，我必须有好口才。为此，你就必须要借日常会话来训练口才，并用心学习正确且有风度、毫不做作的说话方式。此外，多读一些雄辩家所写的书，不论是古典或现代的，并且告诉自己：我就是为了训练口才才读这些书的。
为了使你练就超群的谈吐本领，必须从多方面对自己进行培养。
1.从书中获取值得借鉴的知识
为了这种目的而读书时，最好多注意文体及文字的使用方法。同时边看边想，琢磨该怎么做才会表现得更好，如果自己也写同样的题材，有什么地方会不如它？
即使写的是同样的事情，由于作者不同，其表现方式将有多少的差异；或者，由于表现方式不同，即使是同一件事，所给予读者的印象又将有哪些差异。诸如此类的问题，最好在阅读时就注意到。无论多么精彩的内容，要是言辞的使用方法很奇怪，或文章本身缺乏风格，抑或文体和主题并不相称，将使读者觉得扫兴，希望你能仔细观察。
2.培养自己独特的风格
无论多么轻松的对话，或写给多么亲密的人的信，都应该拥有自己的风格，这点很重要。
尽管说话前的准备工作十分重要，但是，如果在无法预做准备的情况下，至少应在说完话之后，再想想看是否有更好的表达方式。做到这一点，也能使你的口才有所进步！
3.正确地使用语言，清晰地发音
你应该注意过深深吸引我们的演员，是怎样说话的吧？只要仔细观察便不难发现，所谓的好演员，都很重视清晰的发音与正确的措辞。语言的目的，在于传达概念。尽管如此，采用无法传达概念的说法、引不起别人的兴趣的说话方式，是最愚蠢不过的事。
你可以请朋友或家人帮忙，每天大声地朗诵书本，并请他注意听。只要换气的方式、强调的方法、朗读速度等一有不适当之处，就请别人叫停，并且立即改正。朗诵时嘴巴要张大，一个字一个字清楚地发音，要是速度太快，或有不认识的字，就马上停止。即使单独练习时，也要用自己的耳朵仔细听，刚开始时要慢慢地念，用心地把你那说话速度太快的坏习惯改过来。因为，你的发音听起来好像喉咙被卡住，说得太快时，别人很难听懂。要是遇到较难发的音时——对你而言，就算练习一百遍，也要念到能够完美地发音时为止。
4.坚持把每天的想法整理成文章
选几个社会性的问题，在脑中想好关于这些问题可能出现的赞成意见与反对意见，并假设争论的情况，然后尽量把它写成流利的文字，这也是很好的提升自己语言表达水平的方法。例如，你不妨考虑一下有关设置常备军的问题。反对意见之一，必然是以为强大的军备力量，将使周围的国家产生遭受威胁的恐惧吧！至于赞成意见之一，则是武力必须以武力来对抗。像这种赞成、反对两种论调，应在能想象得到的范围内，尽量去想。比方说，在本质上来说，拥有常备军并非好事，但是根据情况之不同，常备军可能成为防止他国之恶的必要武力等，这是要深切考虑的事。这样一来，才能整理出自己的思绪，再试着把它写成优雅的文章。这不但可作为辩论的练习，而且和养成经常出口成章的习惯亦有关联。
（5）想想听众究竟想要什么
戴尔·卡耐基指出：“若想控制别人，最重要的是不要高估对方，而利用演说来取悦听众时，也不可对听众评价过高。我刚担任上议院议员时，一直觉得议会里尽是值得尊敬的人，从而有种压迫感。然而，那种感觉，在我了解议会的实情后，就马上消失了。”
“我知道，在500位议员之中，具有判断力的，最多只有30人，其他的几乎都和普通人没什么两样。因此，真心想听字字有力、内容丰富演说的议员，只有那30位而已，其他的议员们，根本不问内容，只要听到顺耳的演说，就满足了。自从了解到这点以后，演说时的紧张感就逐渐消失了，最后，我已经能够完全无视于听众的存在，只把注意力集中于说话的内容与技巧上了。这并非是我在自夸，我开始发现自己具备了话锋可随着内容而改变的能力。”
说起来，雄辩家不就像称职的擦鞋匠一样吗？无论何者，只要掌握住如何取悦对方——听众、顾客的诀窍，剩下的就只是一些机械性的工作了。在办公室里同样如此，假如你想满足听众，就必须利用能取悦他们的方法，使他们感到满意。
二、交谈应该是轻松的
在办公室与同事们交谈，是一项十分有意义的交际活动。通过交谈，可以交流思想，沟通感情，加深友谊，增强团结，促进工作，激励斗志，增长知识，开阔眼界，陶冶情操，愉悦心灵。生动活泼、轻松愉快、情趣横溢、健康有益的交谈，不仅可以达到上述目的，而且还给人以莫大的精神享受；而枯燥乏味、单调无聊、死气沉沉的谈话，只能是浪费时间，令人厌烦。
工作以外的话题应该是轻松的。同事们在一起聊聊天，无非是放松一下神经，休息一会儿大脑，使自己在工作中保持充沛的精力。所以，聊天应该在轻松、平和的氛围里进行。参与人员要抱着不求事事明白、不究话题对错、不争输赢的态度，谦让对方，欣赏对方。如果为了一个话题争论不休，或者刨根问底，就会使气氛紧张起来，甚至搞得不欢而散。这与参与聊天的意愿相违背，也失去了聊天的本来意义。
下班后，在单位组织或者员工自发组织的聚会上，同事之间难免会在活动的间隙聊上一会儿。这时主要为了促进彼此的了解和信息的交流，自然更需要一种轻松、平和的氛围。如果把聊天演变成一场唇枪舌剑，甚至充满了火药味，不但使聊天不愉快收场，而且还会影响到整个聚会的气氛，使一场原本美好的聚会变得索然无味。
如何在办公室保持轻松愉快的交谈氛围呢？你必须注意以下几点：
1.端正态度，充分尊重对方
与人交谈，首先要尊重、体谅别人，对人要谦虚谨慎，诚恳率直，不要妄自尊大，盛气凌人；不要自以为是，武断专横；不要虚情假意，恭维奉承。只有这样，大家才能和谐融洽地相处，推心置腹地交谈。态度不端正，就会引起别人的反感，思想上一旦形成鸿沟，交谈就很难进行。
2.全神贯注地听
不要打断别人的发言，要让人家尽情地讲，你要恭恭敬敬地听。即使你不同意人家的看法，也不可匆忙打断他，要等他讲完再阐明你的意见。要善于听讲，要分析话中之音，做到既明白对方谈话何时达到高潮，又知道对方言谈何时接近尾声。这样，你的发言才能适时、稳妥，而无须打乱别人谈话，影响他人的思路。
3.适当地发言
交谈，是一种有来有往、相互交流思想感情的双边或多边活动。参与谈话的人，不但要“听”，而且还要“讲”。听人说话，要做到聚精会神，心领神会，切不可漫不经心。与此同时，还要做出积极反应，有什么想法和感受，通过点头、微笑、手势、体态等不同方式随时表露出来，不要消极活动，呆头呆脑，无动于衷。
全神贯注地听，仅是交谈中的一个方面。谈，在某种意义上说，显得更为重要。谈的方式多种多样，你可采用任何一种：直截了当地陈述事实，提出问题，发表看法；委婉地表示不同意见，进行评论。这些方式都能使谈话顺利进行。
在交谈中，尽量少用或不用“是”、“不”、“可能”一类字眼作答，一两个字不能给人以启示和激励。要设法使别人从你的活中得到鼓励和启发，使他感到有东西可继续讲下去。但另一方面，也要防止使谈话变成长篇大论的演讲。对某一话题，你可能有很多东西要讲，但他人也可能有高见要谈，要做到使大家都有发言机会。说话要干净利落，简明扼要，发言冗长，很容易使人烦躁。
4.跟上交谈的节拍
当话题几分钟以前已由乒乓球赛转到篮球赛，如果你再谈乒乓球赛，显然是跟不上谈话节拍；当大家正兴致勃勃地谈论篮球赛，假若你把排球赛也塞进来，显然是不识“火候”；当大家正评论球类比赛，你却谈起飞机、大炮一类风马牛不相及的东西，显然是离题十万八千里，那只会使人啼笑皆非。
密切注视谈话进行的情况，要把注意力始终集中在正谈论的东西上。只要头脑清醒、目光敏锐，只要跟上谈话的“节拍”，就不会出现那种对方需要你作答，而你却未听见的尴尬局面。
5.把握住中心话题
交谈中，不要偏离话题。当大家正议论新发明的特效药，切不要因听到有人谈他姑姑是如何服用此药而得救，你便滔滔不绝地讲起你姑姑如何如何，或讲她服用APC治愈了感冒。如果这样做，那就是不知不觉地偏离了谈话的主题。
6.及时改变话题
话题的转变，在交谈中占有十分重要的位置。当大家对某事似乎已详尽谈论，感到兴致索然时，就要立即转换话题。转变的方式很多，让旧话题自然消失就是其一。另一种方式，就是重提刚议论的事情，然后迅速更换话题。比方说，当大家感到对自学成才的著名作家、诗人再也没什么新东西可讲时，你可以这样转变话题：“是啊，古往今来，靠勤奋自学而蜚声文坛的作家、诗人，真是举不胜举。大家也知道，自学成才的科学家、发明家更是遍及四海。”这样，大家就会重新兴致盎然地交谈起来。第三种方式，可直接突然地改变话题，而无须再说别的。“关于体育锻炼，是否就谈到这里？现在让我们谈谈外语学习吧。”或者干脆说：“现在改变话题。”
改变话题，要注意“火候”，既不能太迟，又不宜过早。当话题仍然引人入胜，切不要因你感到索然无味，就谈别的东西，并强迫他人跟着你转。
7.积极弥补失言
与人谈话，失言总是难免的，特别是在心情过于激动时，更容易发生。由于一时忘记了别人的禁忌，忽略了他人的生理缺陷，忘掉了某人的不幸，有伤人家感情的话语，有损人家尊严的言辞，有失人家体面的言论，都可能出现。一旦失言，就要视具体情况，采取应急措施，进行弥补。假若过失严重，但你和对方很熟，恐怕你最好说：“很对不起，老王。”说完立即谈及其他东西。如果接近失言的危险边缘，要竭尽全力迅速摆脱，这时特别需要冷静稳重，莫要惊慌失措，更不要大喊大叫向人家赔礼道歉。
他人失言，你要尽力帮助补救。对于他想出来的转移话题，不但要感兴趣，而且还要带头谈论。如果他惶恐不安，不知所措，你还要迅速、主动地找个适当话题谈起来，以帮助他解脱困境。
8.适时结束谈话
一席圆满成功的谈话，总是进行到恰到好处时结束。太早，令人扫兴，太晚，使人厌倦。
三、同事间聊天的禁忌
每个人都有表现自己的欲望。所以，在办公室与同事们聊天时，你要抑制住自己的表现冲动，在聊天中保持应有的分寸，以防成为聊天的破坏者。
1.别抢着说话
有的人为了表现自己，喜欢抢着说话，一是随便打断对方的话题，也不管对方讲完没有，上来就插上自己的话题；二是两个人正讲着，他却突然插进来发表自己的意见或说起另一件事。这两种行为，都是不礼貌的，而且很容易引起对方的反感。
2.别穷追不舍
有的人为了显示自己的知识渊博，聊天时故意说一些别人不知道或者不甚了解的事情，其实他自己也未必精通。这时你只管倾听，不要提疑问，更不要刨根问底。不然，就会让对方下不了台，甚至遭到对方记恨。如果你经常这么做，“锲而不舍”地让同事丢丑，就会成为不受欢迎的人。产生的后果可能会是：
（1）同事疏远你。谁也不希望被你“扎”伤，不但那些喜欢炫耀自己学识的同事怕你，连少言寡语的同事也怕被你抓到把柄，所以都主动躲避你。同事们正聊着天，见你来了，不由得都闭上了嘴巴，或者散开。甚至工作中也不由自主地躲避你，当你请求同事帮忙时，本来是举手之劳，同事也可能找借口推辞。
（2）同事排挤你。如果你在聊天中以“扎”同事取乐，谁还愿意与你共事呢？这时你就成为了众矢之的，他们就会联合起来排挤你。一旦让他们抓到了机会，你就只好灰溜溜地走人了。
赵锐在公司里有个绰号，叫“钉子”。因为他喜欢在聊天时抓住同事的漏洞穷追不舍，逼得同事最后哑口无言；或者当众纠正同事的错误，让同事下不了台。“钉子”既会扎人，又有锲而不舍的意思，他受之无愧。
公司进行战略调整后，决定在边远地区开设分公司。每个部门至少抽调一名员工到分公司去。虽然说去分公司更能获得重用的机会，工资补贴也高，但是因为地理位置偏远，气候恶劣，生活条件差，谁也不想去，尤其是结婚成家的员工，在大城市里生活惯了，更不愿意去，于是人心惶惶。公司先是号召员工自己报名，见响应者甚少，只好指派。
正当赵锐所在部门的主管酝酿名单时，一个下属悄悄溜进他的办公室，递上一封联名推荐信。被推荐去分公司的人选是赵锐，推荐人是部门的多数员工，推荐的理由是赵锐具有锲而不舍的钉子精神，有闯劲，最适合去分公司工作。既然是众望所归，主管就把赵锐报上去了。
（3）名单一公布，赵锐自然不乐意，径直找老板询问缘由。老板说：
“大家都反映你具有锲而不舍的钉子精神，干工作有闯劲。分公司需要的就是你这样的人才，所以公司决定派你去。”
赵锐半天才愣过神来，他没想到“钉子”会成为调动他的借口！
3.别逞强好胜
在聊天时争论起来，一般是因为双方各执己见，谁也不肯让谁。这主要是逞强好胜的心理在作祟。如果你抱着一颗平常心，把聊天看作休闲的一种方式，不论输赢，无关乎成败，就不会跟对方进行无所谓的争论了。
下面两种方法，你不妨一试：
（1）求同存异。当意见发生分歧时，最好的解决办法就是求同存异，终止辩论。
（2）改变话题。看到对方有可能跟你发生争论时，主动改变话题，就会让争论胎死腹中了。
四、培养多听少说的习惯
在办公室与其他成员和睦相处，特别要注重人与人之间的沟通。深晓办公室兵法的老手都懂得：“沟通之道，贵在少说话。”
多听少说，做一位好听众，处处表现出聆听、愿意接纳对方的意见和想法的模样。这时候，你会慢慢发现对方也比较愿意接纳你，并且提供你所需要的答案和讯息，甚至把他的真正想法告诉你，让你事事顺心如意。
一位成功的领导者必须经常花相当多的时间，和他的伙伴及上司做面对面的沟通。他最常运用到的两项能力是：一是洗耳恭听，另一项能力则是能说善道。
所谓“洗耳恭听”，指的就是“倾听”的能力，这是迈向沟通成功的第一步。至于“能说善道”，则是“说服”的能力。当别人来跟你做当面的沟通，或者你主动与别人进行面对面的晤谈，争取伙伴支持你的计划并争取他们的通力合作时，你是否善于运用“倾听”与“说话”的艺术，来达成你的目的呢？在谈到这些原则、技巧之前，你不妨反复思考受人敬重的政治家邱吉尔的一句金玉良言：
“站起来发言需要勇气，而坐下来倾听，需要的也是勇气。”
改善倾听的技术，是沟通成功的出发点。
听是一种行为、一种生理反应。倾听则是一种艺术、一种心智和一种情绪的技巧，可认为我们了解他人，甚至不需出声即可达到沟通目的。
听可以说是除了呼吸之外，我们最常做的事。然而，真正懂得倾听的人不及25%。而且，对我们真正关心的事，我们不是忘了，就是扭曲、误解了。
要有效倾听，你必须要专心听并筛选重点，解释其意涵，决定你对它的看法为何，然后适当回应。
1.不要以自我为中心
你自己是妨碍自己成为有效倾听者的最大障碍。因为你会不自觉地被自己的想法缠住，而漏失别人透露的语言和非语言信息。在良好的沟通要素中，话语占7%，音调占38%，而55%则完全是非言语的讯号。
2.选择性注意
有效的倾听，不是被动、照单全收；它应该是积极主动地倾听。如此你会更了解对话内容，更懂得欣赏对方，回答也更能切中要点。
3.负责任
负责任的态度能增加你与他人对话成功的机会。参加任何会议前，都要妥善准备，准时出席，不要随意退席或离席，而且要集中注意力。你是否有过和别人说话，而对方却心不在焉的经验？不要坐立不安、抖动或看表。如果你能决定会议的场地，选一个不会被干扰、噪音少的地方。如果在你的办公室，走出有权威障碍、妨碍沟通的办公桌，站或坐在你谈话对象的身旁。如此，会让对方觉得你真的有诚意听他们说话。
4.不要有预设立场
如果你一开始就认定对方很无趣，你就会不断从对话中设法验证你的观点，结果你所听到的，都会是无趣的。
抱定高度期望会让对方努力表现出他良好的一面，你只要认真地关注与适当地发问，就可以帮助对方提升他的说话技巧。
多听少说，其目的是从对方的表述中听出言外之意，从而及时改变自己的策略。
一位生意兴隆的房地产经纪人认为，他成功的原因在于不但能细心聆听顾客讲的话，而且能听出没讲出来的话。他讲出一幢房屋的价格时，顾客说：“哪怕琼楼玉宇也没有什么了不起。”可是说的声音有点犹豫，笑容也有点勉强，那经纪人便知道顾客心目中想买的房子和他所能买得起的显然有差距。
“在你决定之前，”经纪练达地说：“不妨多看几幢房子。”结果皆大欢喜。那主顾买到了他能买得起的房子，生意成交。
即使听自己最喜爱的人说话，也容易只听到表面的含意，而忽略了话中有话。“你钱用光了？这是什么意思？全家的人只晓得拼命花钱！”这番气冲冲的抨击话可能与家庭的开支无关。真正的含意是什么？“我今天的工作已经把我折腾够了，我正想发脾气。”
要是你善解人意，便听得出这番气话隐藏着委屈和挫折。在较为心平气和时，只消稍微说一两句表示关心的话（“你看来很疲倦。”“今天很辛苦吧？”）就可帮助一个满腹牢骚的人，以不伤感情的方式消气。
五、耐心倾听下属的意见
如果说善谈是一种本领，那么善听更是一种艺术——倾听的艺术。
在办公室中，一些最成功的管理人员通常也是最佳的倾听者。美国一家大公司有一位销售经理，他对该行业的特点一窍不通，当推销员需要他的忠告时，他却不能告诉他们——因为他什么都不懂！但尽管如此，这个人却了解如何去倾听，所以不论别人问他什么，他总是回答：
“你认为该怎么做？”
于是推销员会提出方法，他点头同意，最后推销员总是满意地离去，心里还想着这位经理真是了不起。
这便是用人的艺术。很多根本不需要你亲自解决的问题，只要你善于倾听——让对方感觉到你正在重视他，那么他会义不容辞地替你解决。只要听得够久，对方是会找出适当解答的，他只须给予赞成与点头，事后，他总会认为是在你的帮助下他才解除困难的。
倾听是办公室兵法中最易被忽视的环节，它有不同的层次之分。
最低是“听而不闻”：如同耳边风，对别人所说的话根本没听到或完全没听进去；
其次是“敷衍了事”：嗯……喔……好好……哎……略有反应其实是心不在焉；
第三是“选择的听”：只听合乎自己意思或口味的，与自己意思相左的一概自动消音过滤掉；
第四是“专注的听”：某些沟通技巧的训练会强调“主动式”、“回应式”的聆听，以复述对方的话表示确实听到，即使每句话或许都进入大脑，但是否都能听出说者的本意、真意，仍是值得怀疑。
第五是“同理心的倾听”：一般人聆听的目的是为了做出最贴切的反应，根本不是想了解对方。所以同理心的倾听的出发点是为了“了解”而非为了“反应”，也就是透过交流去了解别人的观念、感受。
同理心的倾听要做到下列“五到”，不仅要“耳到”，更要“口到”（声调）、“手到”（用肢体表达）、“眼到”（观察肢体）、“心到”（用心灵体会）。当我们能用同理心去倾听别人说话时，自然可以提供给对方心理上的极大满足与温馨，这时你才能集中心力去解决问题或发挥影响力、领导力。
很多办公室管理人员在与下属沟通上没有行销的概念，更不懂得运用现代行销的手法，在领导的行为上不重视行销包装——影响力，我们不可能“命令”消费者买我们的商品，相对地我们也不可能“命令”员工听我的，因为员工终究会用“脚”来投票，弃我而去。
若能改变想法，自然就可改变态度与行为，应有的态度是“请协助我从你的观点来看这世界”，应有的行为是“倾听以了解他人，倾诉而被人了解”，从双方的共同点开始沟通，再慢慢地进入分歧的根源。此时管理者已不再说“绝对就是这样”，而会说“这是我的想法”、“依我之见”、“就我来看”，这种让别人也有参与感的话语，等于是告诉其他人“你们也很重要，你们的观点与感觉值得尊重”。
一名优秀的办公室管理人员理应多听少说，耐心地倾听下属的意见。也许这就是上天为何赐予我们两只耳朵、一张嘴巴的缘故吧！
1.给予对方全然的注意
倾听是一种技巧，这种技巧的第一信条就是给予对方全然的注意，当有人来到老板办公室时，若他与上司交谈，聪明的上司不会让任何人、任何其他事务打断他谈话时的凝神。即使上司是在一个拥挤的房间内和人说话，他也会尽量排除其他事务的干扰，让对方觉得自己是唯一的在场者。
一位经理讲述他谈话的体会：
“我会直视对方，此时如果有只猩猩进来，我或许都不会注意到。我记得有一次我是如何地被激怒，那时我正和我们的一位销售经理共进午餐，每次漂亮的女侍走过，他的眼睛总是紧盯着她，我觉得被侮辱，且不由自主地想到：‘那女侍的腿显然比我对他说的话重要，他根本没听到我说的话，他根本不关心我！’所以你必须注意到对方，这样才能听到对方告诉你的话，假如不全神贯注，我们就会心不在焉。”
人们也会因个人的小偏见而分心。例如，有人可能习惯用脏话或是一些你不喜欢的举动，或许你容易被某种腔调激怒。于是他们就为这些小偏见而分心，而忽略了别人谈话的价值。
也许每个人都看过爱开玩笑的人聚集在一起，互相交换笑话的情形。一个人刚说完，另一位马上继续下去，他们谁也不听谁的，因为他们各自忙着准备下一个笑话。所以，有时我们无法倾听，是因为我们迫不及待地想要说话。
通常人们对谈话中的停顿很不安，他们会有被迫开口说话的感觉，或许他们继续保持沉默，对方就会加以解释或提供一些额外的消息。有时双方静默片刻是很好的——可以有时间思考，在交谈中沉默片刻也许是受欢迎的解脱。事实上，没有间歇的交谈可能是一种相当严重的错误。
2.要善于和员工平等讨论问题
许多管理人员在和员工建立老板和雇员关系时犯了大错——把关系变成老师和学生一般。虽然老师一般都是站得高高的，并且包办大部分的说话，但一位好老师也知道如何去倾听学生说话，优秀的管理人员也应该如此。管理人员对部属扮演权威的角色，会使得双方产生敌对的关系，使得有效的沟通中断，最后变成谁也不听谁的。
至于一位管理人员应和部属讨论多少个人的问题，只有身处其中的人才能够决定。天天一起工作的人，自然会发展出一些个人的关系。当然你必须谨慎，要关心部属，但不要有如审问一般。
如果你能问对方一些问题，而且观察很敏锐的话，可以表现出你对他的回答真正有兴趣。大夫问你一大堆问题，表示他关心你的健康。一位繁忙的医生，没问多少问题就下诊断，给你的印象是他一点都不关心你，只是对赚你的钱有兴趣而已。
3.重视倾听每一位员工的意见
当公司规模较小时，管理者和公司内所有的员工都能保持密切的工作关系，因为经常倾听别人的意见并不是一件很困难的事。但是，如果公司拥有几万、几十万名员工的话，若以同样方式去倾听员工的意见，实际上是不可能的，时间和精力不允许。但尽管如此，每个人还是和从前一样重要，必须有人去倾听他们的想法。可行的解决方法就是使管理人员铭记在心，通过不断的训练，记住倾听是件重要的事。
美国一家大公司实行一种颇有特色的方法：召开推销会议时，设立一个“你说我听”讨论小组。这个小组由一群公司主管们组成，包括行政部门、营业部门、制造部门、行销部门和研究发展部门的副总裁，在研讨会期间，他们仔细聆听每一个指导员提出的问题。
4.采用员工的意见改进工作
借着倾听下属的意见，我们能够开发出顾客真正需要的产品。因此，只要管理阶层真心想做，市场是一定可以开辟出来的。
有一位销售经理，每星期至少召集一次手下的35位销售代表。所以尽管他未亲自接到顾客的电话，但经常和他的推销人员沟通，使他能够赶得上他那一行的步调。另一位手下有40位销售代表的经理，则是每周不限定对象地打25次电话给他的部属。“情况如何？”他以很友善的方式询问他们，“我能为你做什么吗？如果你有任何问题，尽管提出来。”他表达得很清楚，尽管再忙，他总是会抽空听取他们的意见。如果他实在没空，在就寝之前，也会抽空去打个电话给他的推销人员。
许多上司虽然有机会听取推销人员的意见，但是往往没有好好加以利用。一家十分成功的贸易公司的代理商说，他的公司完全忽视地方代表所提供的意见。“我不会再费心提任何建议了，因为他们根本不重视我或其他代理商的意见。每次我提出一个有关交易的想法时，我们公司的行销人员就会说：‘你只须注意销售，公司的交易办法就让我们来操心吧。我们有各种专家来设定策略——所以你不用浪费时间来思考这个问题。你专心做自己的事，也让我们专心做我们的工作。’”这家公司的短视不仅使它丧失了聆听建议的机会，同时也损害了销售部门的士气。因此，不能倾听部属人员的意见是管理人员重大的疏忽。幸运的是，一旦你了解了倾听的重要性，要实战是一点也不难的，你的部属会自动让你知道周围的事情——如果他们知道你会听的话。
六、“说”好各种即席发言
即席发言对于每个人来说既是一种机会，又是一种挑战。它是对每位办公室成员的考验。如果你是一位巧辞令、善言谈的“老手”，是不成问题的，但如果你是一位缺乏辞令、害怕在众人面前讲话的“新手”，那也不必紧张、回避，敢于拿出你的全部热情和胆量来，针对不同场合、对象说出能完全表达你的思想、意见或真情实感的精彩语言来。
即席发言通常分以下四种情况：
1.被人发问时的即席发言
被人发问时的即席发言，通常是在会议上、法庭上或学术性的讨论、答辩会上，它大多是被动式的发言。这种发言受发问内容或发问主题的限定。因此，就发言范围来讲是容易把握的。这种答复式的发言，应问一答一，问二答二，将所需回答的问题，做条理清楚、内容完整而又是非曲直分明的阐述就可以了。如果是被人质疑，那就将“疑点”所在，做出符合事实和理由充分的回答，如果是法庭上的答辩，就将所涉及问题的时间、地点、在场人、事实的经过等加以阐明，或陈述你的申辩理由；如是学术上的答辩或解释，那你就将你的观点或研究成果，用科学的方法加以论述或阐明，倘若遇到深奥艰涩难懂的问题，可用浅显易懂的形象性的语言加以说明……这样，你便能将你所答的问题说得明明白白了。
2.必须加以说明的即席发言
这种即席发言，通常是一个问题、一件事情在被人误解、曲解，群众或听众不甚明白或不明真相时的一种解释性发言，这种即席发言既可以是指出、纠正他人的问题的事实真相，以达到澄清事实的目的，也可以是为自己或世人做辩白。一是和盘托出事实，以明真相，用事实来说明问题；二是要在道理上充分地加以阐述或说明，要抓住问题或事实的实质，切忌使用“描绘”、“夸张”之类发挥性言辞，否则会适得其反，把本该容易说明的问题，搞得复杂化了，致使听众反感。
3.“灵感”勃发时的即席发言
什么是“灵感勃发”呢？就是指触景生情、由二连三或见鸟思鸽的联想、遐想。这种情况，常在讨论会、酒席间、聚会上碰到。由一位讲演者或谈话者的一席话或一句话而发生联想、勾起情思；或见到一位老同学、老同事、老部下或老上级时所勾起的回忆；或是因酒兴奋，情思奔流，话语的闸门开启等情况下而发等等。这种“灵感”涌流式的讲话，通常要视场合、情景而定，应以幽默、趣事，欢乐的内容、语调和气氛为宜。要把握简洁、得体、高雅、乐趣这样四个要素。切忌酒后失言，不要讲那种扫兴话或长篇大论的废话、赘话。
4.被邀请时的即席发言
被人邀请的发言，一是应该谦逊；二是应该讲出与众有益的话来；三是应该充分估计听众的客观要求，说出受人欢迎的话来；四是要简短、干练。
“谦逊”，就是对主人（单位、团体）说些适当的谦卑语言。如感谢主人的热情好客，赞扬主人的成绩、善举、为人风格和精神品德等。
“说出于听众有益的话来”，就是讲话的内容能使听众获得思想上的启蒙和知识上的启迪；要注意讲演者的自我形象和美的感染力，不仅要以理服人，还要以情感人，以“楷模”形象出现在讲坛上。
“充分估计听众的客观要求”，就是说听众需要面包，你就不要去描绘天堂如何美好；听众需要安抚，你就不要去激怒听众；面对需要“疏导”的一帮青年人，你就不要去“堵塞”或横加干涉。
“要简洁，不要空饶舌”，大凡一句话能讲完的就不要用两句话、三句话甚至喋喋不休的空话、大话和废话。做到了上述四点，如果再能艺术地发挥一下讲演技巧，那你的邀请发言是会成功的。
俗话说：“有备无患。”只要你对即席发言在心理和内容上有所准备，在发言时辅以各种技巧，自然可以引起别人的共鸣。
七、适当的时候说适当的话
在办公室这个圈子里，要是你以为单靠熟练的技能和辛勤的工作就能出人头地，那只能说明你比较幼稚。
当然，才干加上超时加班固然很重要，但懂得在关键时刻说适当的话，那也是成功与否的关键因素。卓越的说话技巧，譬如讨好重要人物、避免麻烦事落到自己身上、处理棘手的事务等等，不仅能让你的工作生涯加倍轻松，更能让你名利双收。牢记以下10句话，并在适当时刻派上用场，加薪与升职必然离你不远。
1.以最婉约的方式传递坏消息的句型：我们似乎碰到一些状况……
你刚刚才得知，一件非常重要的案子出了问题。如果立刻冲到上司的办公室里报告这个坏消息，就算不干你的事，也只会让上司质疑你处理危机的能力，弄不好还惹来一顿骂，把气出在你头上。此时，你应该以不带情绪起伏的声调从容不迫地说出本句型，千万别慌慌张张，也别使用“问题”或“麻烦”这一类的字眼，要让上司觉得事情并非无法解决，而“我们”听起来像是你将与上司站在同一阵线，并肩作战。
2.上司传唤时责无旁贷的句型：我马上处理。
冷静、迅速地做出这样的回答，会让上司直觉地认为你是名有效率、听话的好部属；相反，犹豫不决的态度只会惹得责任本就繁重的上司不快，夜里睡不好的时候，还可能迁怒到你头上呢！
3.表现出团队精神的句型：安琪的主意真不错！
安琪想出了一条连上司都赞赏的绝妙好计，你恨不得你的脑筋动得比人家快，与其拉长脸孔、暗自不爽，不如偷沾他的光。方法如下：趁上司听得到的时刻说出本句型。在这个人人都想争着出头的社会里，一个不嫉妒同事的部属，会让上司觉得此人本性纯良、富有团队精神，因而另眼看待。
4.说服同事帮忙的句型：这个报告没有你不行啦！
有件棘手的工作，你无法独立完成，非得找个人帮忙不可。于是你找到那个对这方面工作最拿手的同事。怎么开口才能让人家心甘情愿地助你一臂之力呢？送高帽，灌迷汤，并保证他日必定回报，而那位好心人为了不负自己在这方面的名声，通常会答应你的请求。不过，将来有功劳的时候别忘了记上人家一笔。
5.巧妙闪避你不知道的事的句型：让我再认真地想一想，三点以前给您答复好吗？
上司问了你某个与业务有关的问题，而你不知该如何作答，千万不可以说“不知道”。本句型不仅暂时为你解危，也让上司认为你在这件事情上头很用心，一时之间竟不知该如何启齿。不过，事后可得做足功课，按时交出你的答复。
6.智退性骚扰的句型：这种话好像不大适合在办公室讲喔！
如果有男同事的黄腔令你无法忍受，这句话保证让他们闭嘴。男人有时候确实喜欢开黄腔，但你很难判断他们是无心还是有意，这句话可以令无心的人明白，适可而止。如果他还没有闭嘴的意思，即构成了性骚扰，你可以向有关人士举报。
7.不露痕迹地减轻工作量的句型：“我了解这件事很重要。我们能不能先查一查手头上的工作，把最重要的排出个优先顺序？”
不如当下就推辞。首先，强调你明白这件任务的重要性，然后请求上司的指示，为新任务与原有工作排出优先顺序，不着痕迹地让上司知道你的工作量其实很重，若非你不可的话，有些事就得延后处理或转交他人。
8.恰如其分地讨好的句型：我很想听听您对某件案子的看法……
许多时候，你与高层要人共处一室，而你不得不说点话以避免冷场尴尬的局面。不过，这也是一个让你能够赢得高层青睐的绝佳时机。但说些什么好呢？每天的例行公事，绝不适合在这个时候被搬出来讲，谈天气嘛，又根本不会让高层对你留下印象。此时，最恰当的莫过一个跟公司前景有关、而又发人深省的话题。问一个大老板关心又熟知的问题，当他滔滔不绝地诉说心得的时候，你不仅获益良多，也会让他对你的求知上进之心刮目相看。
9.承认过失但不引起上司不满的句型：是我一时失察，不过幸好……
有错在所难免，但是你陈述过失的方式，却能影响上司心目中对你的看法。勇于承认自己的过失非常重要，因为推卸责任只会让你看起来就像个讨人厌、软弱无能、不堪重用的人，不过这不表示你就得因此对每个人道歉，诀窍在于别让所有的矛头都指到自己身上，坦诚可淡化你的过失，转移众人的焦点。
10.面对批评要表现冷静的句型：谢谢你告诉我，我会仔细考虑你的建议。
自己苦心的成果却遭人修正或批评时，的确是一件令人苦恼的事。不需要将不满的情绪写在脸上，但是却应该让批评你工作成果的人知道，你已接收到他传递的信息。不卑不亢的表现令你看起来更有自信、更值得人敬重，让人知道你并非一个刚愎自用，或是经不起挫折的人。
八、小心祸从口出
俗话说：“君子慎言，祸从口出。”
在办公室中，不要对人、对事妄加评说，有些事自己心里明白就行了，有些话能不说就不说。说话多了，往往会有失误，或者攻击了别人，会成为别人攻讦的口实。
因此，洪应明先生道：“十语九中未必称奇，一语不中则愆尤并集；十谋九成未必归功，一谋不成则訾议丛兴。君子所以宁默勿躁，宁拙无巧。”这段话的意思是说：做人要谨言慎行，即使十句话你能说对九句也未必有人称赞你，但是假如你说错了一句话就会立刻遭人的指责；即使十次计谋你有九次成功也未必得到奖赏，可是其中只要有一次失败，埋怨和责难之声就会纷纷到来。所以一个有修养的君子，为人宁肯保持沉默寡言的态度，不骄不躁，宁可显得笨拙一些，也绝对不自作聪明，喜形于色溢于言表。
在办公室中，人际关系是那样地难以处理，有时你以好心规劝别人，不料会惹恼别人，轻则伤和气，重则引火烧身。君不见在纪实性报告文学乃至小说中，有些人物的刻画被人对号入座吗？所以像《曼哈顿的中国女人》一书所引起的轰动及指责甚至诉诸法庭，岂不使写书的人噤若寒蝉？
如果一句话有坏风俗、损名节、揭人隐私之嫌，那这样的话，害处就太大了，离灾祸临头也不远了。这样的话，是断然不可说的。一个人有缺点，有错误，你不妨指出来，让他改正，但前提是你必须深深了解他，他能接受你的批评。不然，你说也是白说，还会结下仇怨。如果你还多言，可真是“咸吃萝卜淡操心”了。“誉我则喜，毁我则怒”，本是人之常情。聪明的人知道，别人可以毁誉加于我，我不可以毁誉加于人。
唇齿之伤，甚于猛兽；刀笔之烈，惨于酷吏。只是一句话罢了，却可以侮辱一个人，并辱其子孙，并辱其祖先，那种伤惨的感情，会积攒数世，不但一般人都会寻机报复，就是天理也不容啊。
用偏见来论说古今的大道理，仗着小聪明来谈说天下的大事，只此一端不及其余，其实于理不通，于事不周，而又对批评意见听不进去，私逞其强，刚愎自用、这是天下的大害。
没有善恶之心，常做谄媚之态，工逢迎之计，习善柔之辞，这种人不仅难成气候，最终会害人害己。
为人过于忠厚，不存戒心，把心里的话都掏出来，逢人便是知己，终会被小人利用。
俗语道：害人之心不可有，防人之心不可无，在言辞上，也应如是。
一个非常忠厚老实的朋友曾说：他刚分到一个单位时，对很多东西看不惯。他不是过于挑剔的人，一些事太明显了。他对几个平常关系还不错的同事讲，可别人总是附和，或想方设法把谈话引向深入，结果他的一肚子牢骚一字不差地传到单位领导的耳朵里，慢慢地，别人都不再与他交往了。他呢，也把自己封闭起来了。祸已从口出，水泼在地上，还能收回来吗？
当人人都存有戒心时，会对别人说的话仔细品味，误解的时候很多。同样一句话，在不同场合，对不同的人，会发生不同的效果。中华民族又是一个缺乏幽默感的民族，你偶尔说一句幽默的话，可能会让人不快，你也吃力不讨好。
“你真漂亮”，在西方，一个男人对一个陌生女人这样说，女人会莞尔一笑，说声谢谢。但同样场合下你说给中国女人听，十之八九会招来一顿臭骂，围观的人没准儿还说你是流氓，不会对你有半点同情。
吕坤在《呻吟语》中说：“到当说处，一句便有千钧之力，却不激不疏，此是言之上乘，除此虽十缄也不妨。”这是说，保持沉默比说许多废话有益处。