无论餐厅的经营风格如何，假如缺乏符合加工标准的食品原料，便不可能生产出预期质量的食品。在采购合乎要求的食品原料时，还要使采购原料的价格和相关费用的支出降为最低，使成本处于合理状态。一部分原料采购入店后，需要存放在餐厅的仓库内，许多餐饮企业由于对原料的储存管理不力，引起食品原料变质腐烂，或被盗丢失，使企业的成本和费用增加。因此要想经营好餐厅，原料的采购和储存是很关键的一个环节。
第一节食品原料采购管理
食品原料采购是餐厅每天工作的第一步，也是非常重要的一步。俗话说：巧妇难为无米之炊。餐厅里有技艺高超的厨师，但没有高质量的精细趁手的原料，再高明的厨师也做不出好的菜品。采购工作因其中不确定因素较多，管理难度大，是整个餐厅成本控制中的重要环节，直接影响到餐厅的经济效益。
一、食品原料采购的意义和方式
1.原料采购的意义
食品原料采购是厨房食品生产加工和销售服务顺利进行的物质基础。组织好厨房食品原料的采购供应，不仅能够使厨房食品生产加工和经营活动得以顺利进行，对于保证菜点质量，降低厨房生产成本，加速资金周转，提高经济效益，也具有十分重要的意义。
（1）采购原料成本占餐厅生产总成本的50%以上，若原料无法以合理的价格获得，则直接影响餐厅的经营。若采购价格过高，则产品成本也高，影响到产品的销售和利润；若采购价格过低，则很可能采购的原料品质很差，影响菜品的品质，从而降低餐厅的市场竞争力。
（2）采购周转率高，可提高资金的使用效率。合理的采购数量与适当的采购时机，既能维持正常的餐厅经营，又能降低物料库存，减少资金积压。
（3）采购部门可在搜集市场情报时不断地调整采购计划，寻找最佳的质量与价格的结合点，以达到提高餐饮品质，降低成本的目的。
（4）采购部门经常与市场打交道，可以了解市场变化趋势，从而将最新的餐饮信息和动态反馈给公司决策层，促进餐厅经营业绩成长。
2.原料采购的主要方式
（1）即时购买法。就是餐厅按照当时（当日）的市场行情，对所需的食品原料进行选择性购买的一种方法。其优点是原料新鲜，当日购买、当日使用，能较好地保证原料的质量。缺点是货源和供货价格不稳定，特别是价格往往会受到市场的货源、天气、交通、节假日等因素的影响。
（2）预先购买法。就是在预先确定了经营需要后，提前购买储存备用。预先购买的主要目的是获得较稳定的货源和较低廉的供货价格。
（3）综合购买法。即餐厅在购买产品时，同时选择多家供货商进行保密性供货报价，当得知市场最佳的供货价格时，选择信誉好、质量过硬、价格适中的供货商送货。但采购时不能单纯看价格，关键还在质量。
总之，食品原料的采购是一项比较复杂的业务活动。厨房中需要采购的食品原料有品种多、数量少、规格复杂、变质快、季节性强、货源渠道杂、价格变化频繁等特点。采购人员必须掌握这些特点，根据具体情况，运用多渠道采购的方式和灵活的采购方法，按需求的数量、规格和质量标准，以合理的价格，最少的流动资金占用，从有信誉的供货商那里采购到各种原料。
二、原料采购程序
食品原料的采购程序可分为：递交请购单、处理请购单、征集价目表及选择供货商、实施采购、处理票据并支付货款、信息反馈六个环节。如下图所示：
下面分别说明：
1.递交请购单
无论是厨房还是仓库，凡需要购买物品均需填写请购单，然后将请购单交给采购部门进行采购。
2.处理请购单
采购部门接到各厨房、仓库送来的请购单后，将请购单归类、分工，然后制定订购单。
3.征集价目表及确定供货商
采购部门采购物品之前，应把本企业的采购规格标准发放给供货商，再从不同的供货商手中获取原料报价单，选定最佳供货商。
4.实施采购
采购部门决定向某供货商订购原料时，要制定正式的订购单或订货记录向供货商订货，同时将交一份订货单给验收部门，以备收货时核对。供货商将货物送上门后，则交于验收部门进行验收，验收完毕，凡厨房订的鲜活原料直接交与厨房，由厨房开出领料单，仓库订的货则交与仓库储存。
5.处理票据并支付货款
验收完毕，验收人员要做以下工作：一要开具验收单；二要在供货发票上签字；三要将供货发票、原料订购单、验收单一起交与采购部门。然后由采购部门将票据转到财务审核，经审核无误后支付货款。
6.信息反馈
信息反馈包含两个方面：一是将市场的供货行情反馈给厨房，二是将厨房使用原料后的意见反馈给供货商。这样，厨师长就能及时掌握市场的货源情况和价格行情，便于在工作中进行有效的成本控制和新产品的开发。
三、原料采购价格控制
原料采购价格控制是采购工作的重要任务之一。成功的采购包括了要获得理想的采购价格。食品原料的价格受诸多因素的影响，因而波动较大。影响原料价格的主要因素有：市场货源的供求情况，采购数量的多少，原料的上市季节，供货渠道，供货商之间的竞争以及气候、交通、节假日等。依据这些因素，控制采购价格的途径有以下几个方面：
1.限价采购
限价采购就是对所需购买的原料规定或限定进货价格，这种方法一般适用于鲜活原料。
2.竞争报价
竞争报价是餐厅向多家供货商索取供货价格表，或者将本餐厅所需的常用原料写明规格与质量要求，请供货商在报价单上填上近期或长期供货的价格，餐厅根据所提供的报价单进行分析后确定供货方。
3.定向采购
为了有效地控制采购价格，保证原料的质量，餐厅可指定采购人员在规定的供货商处采购，以稳定供货渠道。这种定向采购一般在价格合理和保证质量的前提下进行。在定向采购时，供需双方要预先签订合约，以保障供货价格的稳定。
4.控制大宗和贵重原料的购货权
贵重食品原料和大宗食品原料的价格是影响餐饮成本的主体。对此有些餐厅规定：由餐饮部门提供使用情况报告，采购部门提供各供货商的价格报告，具体向谁购买必须由餐厅管理层来决定。
5.提高购货量和改变购货规格
根据需求情况，大批量采购可降低原料的价格，这也是控制采购价格的一种策略。另外，当某些食品原料的包装规格有大有小时，购买适用的大规格也可降低单位价格。
6.根据市场行情适时采购
当有些食品原料在市场上供过于求，价格十分低廉，且厨房日常用量又较大时，只要质量符合要求，可趁机购进储存，以备价格回升时使用。
第二节食品原料验收管理
食品原料的验收管理是非常重要的一个环节。餐厅应设立专职验收人员，挑选具有一定的业务水平、敬业爱岗、责任心强的员工担任此职。常规原料由验收员验收入库，而其他原料需要两人以上在场验收签字。特别是海鲜、蔬菜类，每次都要由厨师长会同验收人员、财务人员、采购人员一起验收。验收人员着重负责验收品种数量、规格、重量；厨师长着重负责检查原料的产地、真伪、质量和鲜度等；财务人员负责监督；采购人员负责核对品种数量及分量。验收管理对于控制采购渠道和采购食品原料的质量、数量、价格以及采购时间等均有重要意义。
一、食品原料验收要求
在采购原料到货之后，就要对采购原料进行严格的验收。如果只对原料的采购进行控制而忽视验收这一环节，往往会使对采购的各种控制前功尽弃。供应商在发货时会有意无意地超过订购量，或缺斤短两，或质量不符合餐厅的要求，高于或低于采购规格；账单上的价格也往往与商定的价格大有出入。因而验收是餐饮管理和成本控制中不可缺少的重要环节。
具体来说，食品原料验收有如下要求：
1.详细核对原料订购单
凡未办订购手续的不予受理。核对实收原料是否与订购单、送货单相符，包括原料入库通知单、订货合同；供货单位提供的质量证明书或合格证、装箱单、检测单、发货明细表；运输单位提供的运单、入库或在运输途中发生残损的记录等。但对照发票核对食品原料容易有疏漏，还须仔细核对其质量和数量，对有怀疑的食品原料应请使用部门的专业人员来判断。
2.根据送货单（或发票）检查原料
凡送货单（或发票）与实物名称、型号、规格、数量、质量不相符的不验收。数量不符，但与实物名称、型号、规格、质量相符的可按实际数量验收。发票没有，只有送货单随货物一起送到的原料，可开具收据验收，注明实收数量。
3.验收并受理原料
（1）验收数量：根据供货单位规定的计量方法进行数量检验，或过磅或检测，以准确地测出全部数量。数量检验除规格整齐划一、包装完整者可抽验10%~20%外，其他应采取全验的方法，以确保入库原料数量的准确。
（2）检查质量：一般只作原料外形的外观质量的感官鉴别。食品原材料和调料气味不正、腐败变质的不收，型号、规格不相符的不收。
（3）检查包装物：基本要求是一般性原料少验，贵重原料多验；包装完整的少验，包装破损的多验；本地产品少验，外地新产品多验；易受潮变质的多验；混装原料全验，以保证入库原料无变质。
（4）凡自行采购而又未送交验收人员查检的原料，拒绝补签和开验收单。但由于急用而经上级批准的另作处理。
（5）送库储存：验收后的原料送入仓库存放。
（6）填写有关报表。
二、食品原料验收程序
餐厅对食品原料的验收程序都有具体的规定，特别是一些管理较为正规的餐饮企业，对食品原料的验收过程编制了作业指导书等文件，形成了严格的验收操作规程，使食品原料的验收规范化。原料验收一般有以下六个环节。
1.根据订单核对原料
订购单要及时送到验收人员手中，以便他们及时了解原料的订购，避免出现工作误差。验收人员应核对购进的原料是否与订购单相符，未经办理采购手续的原料一律不予验收，防止不需要的原料进入库存，避免占用资金。
2.核对原料的质量和数量
这一步需要检查购进原料的实际质量和数量与订购单是否相符。验收人员在检验进货的质量时，要根据订购规格标准和订购单上规定的质量和规格与实物进行验证。检查肉类是否符合规定部位，有无怪味和掺水；罐头食品的生产日期及保存期限，外观是否有膨胀及变形现象；饮料酒水的商标牌与订购单是否相符，并鉴别其真伪；蔬菜水果是否新鲜，有无腐烂；对大批量进货的瓶装食品、饮料等，必要时应抽样检验其质量。
对箱装或盒装货物要开箱检查，应特别检查箱的下层是否装满。对按重量计算的原料，要过秤复查；对有外包装及商标的货物，在包装上注明重量的，要抽样复秤，核实包装上的重量是否正确；按个数计算的要认真点数。
3.检查价格
在验收进货的价格时，要认真检查进货单上的单价是否与订购单或购货合同相一致，防止供应商变相提价。
4.受理进货
完成上述检验程序后，验收人员应在送货单上盖验收章并签字，接受进货。
5.办理入库，分流物品
食品原料验收合格后，应根据食品原料的品种及时办理入库手续，交由仓库保管员分类入库保管或冷藏保管，填写双联标签，注明进货日期、名称、重量、单价及保质期等。对于部分鲜活原料、蔬菜原料可直接发放给使用部门，但申领手续要齐全。
6.填写相关表单
验收人员在对食品原料进行验收的过程中，除了需要在发货票上签字外，还应根据餐厅的规定对验收过的原料填写相应的表格、单据等。如填写验收记录表、验收单（收货凭证单）、验收日报表、验收异议报告、验收汇总表、双联货品标签卡、退货通知单等。
第三节食品原料的储存
食品原料的储存管理是餐饮企业经营的一个重要环节。许多餐厅由于对食品原料的储存管理混乱，引起食品饮料变质腐烂，或丢失以及被挪用，致使餐厅成本和经营费用提高，而客人却得不到高品质的饮食。加强食品原料的储存管理要求餐厅改善储存设施和储存条件，合理安排库存物资，加强仓库的保安和清洁卫生工作，注意温度、湿度及通风等问题。
一、干货原料的储存
干货原料的储存管理是食品原材料控制的重要环节，如果控制不当，就会造成原料变质、库存积压，甚至出现偷盗行为，直接影响餐饮的成本。所以，餐厅应明确干货原料的储存管理制度。
1.建立仓库管理制度
为了正确反映库存物品的进、出、存动态，仓库要建立严格的管理制度，做到账（保管日记账）、卡（存货卡）、货（现有库存数量）相符。食品仓库的账目要以每个品种为单位分别设立账户，设立明细与完整的账单。一物必有一卡，存货卡要与账单相符，与存货相符并定期或不定期地进行盘点。这样才能防止物品差错、被窃或丢失。
严格的仓管制度，还包括了无关人员不得进入仓库，仓管员不得委托他人看管库房，更不能将库房钥匙交给他人保管。仓管员有事离开，应随手将库门关好。仓库钥匙在工作结束时应交餐厅安全部门，并办理钥匙保管手续。另外，仓库还应装有防盗监视系统及防火设备。