书城励志最新社交礼仪实用手册
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第3章 商务礼仪(2)

参与正式的商务谈判时,与会人员一定要注重外在形象。因为,外在形象是礼仪的另一种表现形式。男士着装一律以深色西装、白色衬衫、素色或条纹领带、深色袜子、黑色系带皮鞋为主。参会前应理发、剃须,把整洁、得体、端庄的外表展现在众人面前。切勿蓬头垢面,胡子乱、长,这是对别人不尊敬的表现。女士着装应本着传统、简约、高雅、规范、正式的原则,以穿深色套裙、白衬衫、肉色长统或连裤式丝袜、黑色浅口高跟鞋为主。适当的化些淡妆,将头发梳理整齐。切勿过于暴露、时尚、摩登。披头散发是女性出席谈判场合的大忌。

谈判过程中的礼仪要求

(1)真诚

在商务洽谈进程中,应始终如一地与洽谈对手以礼相待,要排除一切干扰,时时、处处、事事表现出真诚的敬意。

(2)按照原则行事

在商务洽谈中,利益是各方关注的核心问题。对任何一方来说,大家讲究的都是“趋利避害”。在不得已的情况下,则会“两利相权取其重,两害相权取其轻”。

(3)以理服人、平等协商

谈判双方同处于平等地位,没有高低、贵贱之分,双方应相互尊重。各方在商务洽谈中通过协商,即相互商量求得谅解,而不是通过强制、欺骗来达成一致。在商务洽谈会上,要做到平等协商,就要以理服人。

(4)公私分明

在商务洽谈中,双方之间的关系可比喻成“两国交兵,各为其主”,即使双方是好朋友也务必要记住朋友归朋友,洽谈归洽谈。不要指望对手给自己留情面,同样也不能给对手留情面。也就是要做到人与事分别而论,谈判桌上是对手,谈判桌外是朋友。

(5)学会妥协

在商务洽谈会上,妥协是通过双方相互让步实现的。这种让步只要是以公平、合理、自愿为原则,以维护、争取各自利益为目的,就可以被人接受。

(6)以礼相待

在谈判过程中,不管哪一方占据优势或劣势,都不能意气用事、举止粗鲁、表情冷漠、语言尖酸刻薄、侮辱谈判对手。在任何情况下,都应本着心平气和、彬彬有礼、互敬互爱的原则与谈判对手和平相处。即使产生利害冲突,也要时刻保持绅士风度。将“礼仪”摆在首位。

(7)力求双赢

谈判往往是一种利益之争,出现双赢的局面是谈判双方最希望看到的情景。而双赢则要建立在换位思考的基础之上,谈判双方虽然都有各自的利益,但也不能为了自身利益的实现而伤害对方,最好是站在对方立场上考虑问题,这样对出现双赢的局面有很大帮助。

商务谈判是促进经济发展的一种活动,所以方方面面都受礼仪的束缚,也惟有礼仪能促使企业形象提升。因此,尊重谈判礼仪也是对企业发展负责。

5、商务签字礼仪

商务签字又可称之为商务签约,是商务谈判的结果。谈判双方就某一问题达成一致,需要以签约的形式,确定其法律依据。一旦举行了签字仪式,那不仅是对谈判成果的公开化、固定化,也是对自身责任与义务做出一种正式承诺。由此看来,商务签字的意义重大,所以为了确保商务签约的顺利进行,还要懂得签约礼仪。

注重签约礼仪是尊重对方的外在表现,是促使签约顺利进行的润滑剂,具体的签约礼仪包含如下几个方面:

布置签约会场

签约会场保持整洁、清静是最基本的要求。一般情况下,签约会场的布置应以庄重为原则,在签字厅内铺上地毯以示庄重。

在正规的签字桌上铺上深绿色的台呢,横放于室内。将适量的座椅摆放在签字桌后面,数量因情况而定。如果是双边式签约,座椅可适量少放几张;如果是多边性签约,因人数相对较多,座椅数量也应适当增加。值得注意的是签约的座次安排,不妨参考如下几点:

(1)并列式

按照这种形式排座,是双边签字仪式中最常见的形式。将签字桌横放于室内,双方负责签字人员居中面门而坐。其他人员分别就座于签字人员两旁,客方居右,主方居左。

(2)对面式

对面式的座次排列与并列式相仿,惟一的区别在于双方签字人员成面对面的态式,分坐在签字桌两旁。

(3)设立主席台位

这种主席台式排列一般用于多边型签字仪式。即将签字桌横放于室内,在面对正门的位置设立一个主席台。其他人皆面对主席台而坐。签字时,各方负责签字人员按照顺序走上主席台,在合同、协议上签完字后,转身离开主席台,回到原坐位处就座。

签字桌上应摆放好签合同所需要的工具,如文本、签字笔、吸墨器等,这是签字仪式事前必须做的准备工作。与外商签约时,还要在签字桌上插上各方国旗。

签署合同的正式文本,应该以白纸印制而成,按照八开的规格装订成册,再用高档的质料作为封面。封面质料一般选择真皮、金属、软木等。

依照商界的习惯,签字的准备工作应由主办签字活动方筹备。在能力范围内,力求周到、郑重、舒适。

安排签约人员

安排签约人员要根据合同的重要程度而定,如果所签合同非常重要,应选择组织中最高负责人;如果合同不是十分重要,可选择具体部门负责人。在确定签字人选的同时,还要为其选择一个助签人员,以便探讨合同中的细节问题。其他参与洽谈人员的人数根据工作需要确定。注意双方人数最好大体相等。

签约的基本程序

(1)宣布开始

当有关签约人员全部进入签字会场,在各自位置上就座以后,便可宣布签字仪式开始。

(2)签署文件

通常的做法是,先签署己方保存的合同文本,然后再签署对方保存的合同文本。

(3)签署完毕

签字结束以后,还需将合同文本互相交换,签字人相互握手以示祝贺,在全场人员热烈的掌声中,签约仪式完毕。为了给签字仪式增添喜庆气氛,还可以当场开启香槟以示庆祝。

一般情况下,双方签订的商务合同,在提交相关部门公正以后才能正式生效。

在商务签字活动中,礼仪起到了联络双方感情、烘托签约气氛的作用。中国有句成语“礼尚往来”,你与对方以礼相待,对方同样还你一个“礼”字,签约便可在礼仪的簇拥下顺利完成。

6、请客须知

在商务交往过程中,为了联络感情,请请客,吃吃饭,是正常现象。俗话说:“喝酒喝厚了”,就是这个道理。但是,请客是有讲究的,必须掌握其中的礼仪和方法。不然,非但达不到目的,恐怕还会起到相反的作用。

在商海打拼的人,如果在吃的方面斤斤计较,与客户一起用餐时,样样都要依个人胃口,这样会导致不良后果。为此,应调整自身的饮食习惯,克服挑食的毛病。当然在选择吃什么的时候还是要留意一下对方的意见,最好在吃饭前与对方交流一下意见,以便掌握对方的口味,从而达到陪好客人的目的。然而平时的一日三餐人们吃的可能不太讲究,但在陪客中还要注意方式方法。

(1)午餐的吃法

请人吃午餐也是一门艺术,搞不好就会洋相百出。有人想约某人一起用午餐,却不问对方愿不愿与他一起用餐,生拉硬拽地把对方拖到自己认为比较不错的餐厅,然后不问对方的喜好,仅凭自己的主观意识自作主张,为对方点了自认为比较好吃的东西。试想,如果对方不喜欢吃下货,你连问都不问就点了猪蹄子和猪肚,这不是难为人吗?人家不但不领你的情,还会误会你。原本好意请人吃饭,结果却引起对方反感。

还有一种情况,对方喜欢吃某一道菜,但是并不是什么时候都对这道菜情有独钟,如果你不分情况不看场合,每次与对方一起吃饭时都点这道菜,对方不但不会念你的好,反而还会对你产生看法。所以,在用餐之前应礼貌地征求一下对方的意见。

这是吃饭时应该注意的问题,下面我们来讨论一下酒。

午餐饮酒同样应该征求一下对方的意见,喝还是不喝,喝多少,喝什么牌子的酒都应将对方的意见考虑进去。假如对方下午有重要的事情等待处理,而你却一而再再而三地向对方敬酒,这会让对方很为难。喝吧,会耽误下午的工作;不喝吧,又觉得不好意思,你的盛情实在令他难却。在这种情况下,对方自然无法高兴地与你一同用餐。结果当然是不欢而散。

当你身处异地,人生地不熟,为了办事需要请他人吃饭时,可以请别人帮忙联系饭店,吃过饭后在付钱这一细节上一定要注意礼仪。虽然你与对方事先说好你请客,但对方硬要付钱时,他可能是为了面子去付钱,也有可能是诚心诚意地去付钱。但不管是哪种情况,你都要婉言拒绝,这是日常交际必须注意的常识。

(2)晚餐的吃法

与客户共进晚餐时,点菜权一定要交给对方,如果对方点的菜刚好符合自己的口味,那是最好不过了;但与自己胃口不一致时,最好暂时委屈一下。

如果客户到你公司拜访并想在附近吃晚餐,有的人就把客户带到公司专门招待客人的餐厅自作主张地摆上一桌,不管对方喜欢还是不喜欢,总之样子已经做出了,其实这样未必会取得好的结果。

如果换一种招待方式,在准备晚餐前,征求对方的意见,喜欢什么口味的饭菜,当然还要问清对方对酒的要求,喜欢什么酒,能喝多少等等。一切弄清楚后,再去准备晚餐,说不定会达到陪好客户的目的。

(3)餐桌上谈些轻松的话题

餐桌是一个令人放松的场所,在餐桌上讲话一定要注意这一点,为了使餐桌气氛活跃起来,尽量谈一些轻松愉快、无伤大雅的话题。而那些不卫生的、容易使人产生不当联想的话题都应避免。

餐桌上不是在办公室里,有的人在陪客吃饭时,还一个劲儿地谈论生意上的事。对方刚把话题转移到其他事情上,而他又把客户拉了回来并且自鸣得意,其实这样就犯了忽略餐桌礼仪的错误。

当然,在吃饭前与客户说好了边吃边谈,或者是对方主动提起了话题,就另当别论了。总而言之,别让餐桌上的气氛太紧张就好。

其实,请客吃饭的目的并不在于讨论工作问题,而是拉近彼此间的距离,广交朋友搞好人际关系,为以后成功交易做准备。喜欢在餐桌上没完没了谈工作的人,通常是没有工作能力的象征。这样的人很少有人喜欢与之打交道,合作,就更不用指望了。

所以,陪同客户吃饭也要讲究礼仪,如果礼仪做到了,以后的事情如交朋识友、商业洽谈都会顺利进行。反之,目的当然不可能达到。

其实,请客吃饭的目的并不在于讨论工作上的问题,而是拉近彼此间的距离,广交朋友扩大人脉网,为以后的成功做铺垫。“礼数”全做到了,成功也就离你不远了。

7、展销活动礼仪规范

展销活动是商务活动中最常见的一种形式,它与一般的销售活动有一定的差别。但无论区别大小,任何销售活动都必须遵守礼仪规范。俗话说的好:“没有规矩不成方圆”,引申到展销活动中则可以说成“不讲礼仪不成方圆”。

展销活动一般由厂家、商家或者行业协会发起,当然也不排除其他机构组织的联合展销。展销活动的特点是产品种类多、规模较大、时间较灵活,可长可短。

要想顺利地举办一场展销会,事前准备工作不能少。

首先,邀请一些重要的嘉宾,虽说展销会所面对的是广大群众,但如果有针对性地邀请一些贵宾,会为展销会增添许多光彩。值得注意的是,既然想邀请嘉宾,必须用正规的形式发出邀请函,这是对被邀请者的尊重。

其次,选择展销地点,做好会前布置工作,这关系到展销会的质量。展销会地点的选择十分重要,它决定着展销活动的成败。展销会一般选择在比较繁华、交通便利的地方举行。商家或厂家组织的展销,一般在自己商场或工厂门口举行,宣传方式除了在商场或工厂门口张贴海报、摆上相关宣传品外,还可以使用音像手段播放、宣传,这是现代展销会中常用的手段。这种手段能够提供超越时空的背景资料,大大加强展销的效果,营造推广气氛。

再次,安排讲解人员。无论何种展销,一般都有讲解者,作用是引导消费者参观、购买。而讲解人员,一般要对展销的对象以及相关事宜有充分的了解,还要懂得展销礼仪,能以热情、周到、彬彬有礼的态度迎接每一位到场顾客,并耐心地予以解说。

作为消费者,也应该讲究一些礼仪规范,以免破坏展销会的气氛、秩序。有时展销会的举办者为了渲染会场气氛,会派发一些礼品,千万注意不能上去哄抢,否则会受到他人的鄙视。

展销会人员要讲职业道德,不抢顾客、拉顾客、用不尊敬的态度对待顾客,更不可用尖酸刻薄的言语打击顾客自尊心。

参加展销会的人员很多,同行间要本着公平竞争的原则行事,否则将引发不必要的麻烦。

展销会参加者不应乱收宣传资料,把对自己没用的资料也收过来,那是一种浪费。自己不用的宣传资料也不要塞给别人,更不能乱扔,以免破坏展销场所的环境卫生。

展销会的礼仪规范,不仅展销会参加者要遵循,消费者同样不可小视,只有双方共同努力,才能让展销会在和谐、愉悦的气氛中顺利进行。

8、新闻发布会的礼仪

举行新闻发布会是企业对外宣传的一个重要形式,也是企业与新闻界人士联络感情的一个重要机会。

企业欲发布重大新闻往往举行新闻发布会,邀请相关新闻单位的记者参加,这是企业宣传的一个重要渠道。这就要求,企业在举办新闻发布会前必须做好准备,需要考虑如下几方面问题:

(1)新闻价值

举办新闻发布会前,必须慎重考虑将要发布的新闻是否有新闻价值,是否值得发布,发出以后能否起到吸引读者、观众的作用。

(2)确定新闻发布会的举办时间

新闻发布会的举办日期很重要。举办之前首先要考虑到这一点,然后再根据实际情况,确定日期和时间。值得注意的是,新闻发布会在选择日期和时间上,一定要考虑到外界因素,如果当时、当地还有其他的重大活动,最好避开,以免影响效果。

(3)选择场地

应本着交通方便的原则选择新闻发布会的地点。

(4)做好事前物质准备工作

第一,为来宾、记者安排好休息、工作的场所。

第二,调试好音响设备,以便录音和扩音。

第三,准备好宴会所需物品。新闻发布会结束后举办鸡尾酒会、茶话会在当今已经成为一种趋势,目的是给企业相关人员和记者创造联络感情的空间,促进双方感情交流。