书城励志拿破仑成功之道全书
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第19章 规划成功目标(18)

如果你正在作一周计划表,可以第二象限的目标为主,再将其他重要活动列入特定时间或编入“其他重要事项”。

这样的每周计划对你有意义吗?你不妨先思索下面的问题:

(1)做完计划后,你对这一周生活有何感受?

(2)如果你这一周都计划好每一种角色的第二象限目标,并确实实行,对生活会产生什么影响?

(3)你是否认同“先放大石块”的道理?这个道理如何帮助你完成重要的事情?

5.坚持诚信原则

当你将重要的第二象限目标都安排好后,接下来每天要做的就是面对不可预测的机会和挑战,同时把握住“急所当急”的原则。所谓发挥诚信原则,也主要是以自信、泰然的心态,将你的信念贯注于每一刻。具体的方法可能因人而异,比如说你可能偏重计划的实践,或依据良知去改变生活。到目前为止,我们所建议的每个步骤都是为了提升你的个性、能力、判断力,使你在面临抉择时更能够审视内在的罗盘。

每天都要先做三件事,你将更能够把重要的事列为当务之急。

(1)省思一日的生活

这与传统时间管理的“一日规则”大不相同。这是要你在一天开始时花点时间检讨行程,看清楚方向,审视所在罗盘,调整心态以应付未可知的机会和挑战。有些人喜欢在行事历上多留一点空间来做这个工作。

(2)排列顺序

首先你应该认清所要做的事情究竟属于第一还是第二象限,这样才能确保第三象限的事情不会以伪装的姿态溜进时间表,同时也能帮助你从时间的品质或罗盘的观点来看待一日行程,并且强化“重要性”的原则,让你更明白自己在做什么。

如果你需要进一步分辨事情的轻重缓急,可就一、二象限的每项活动做一记号。比如说依重要性记上甲、乙、丙的记号,然后把重心放在标记为“甲”的事情上;有的人则喜欢详细分类后以数字标记。

把最重要的事项特别标出来。如果你在这一天中安排了两项第二象限的活动,便须在二者之间选择一项。

如此,即使你当天别的事都没做成,知道自己完成了最重要的事,也就值得安慰了。

安排事情的先后顺序时,不要忘了某些事情是无法安排的,比如意料之外的机会或挑战。如果你对自己的角色与目标做过周详的考虑,你的一周计划自然能反映出你的用心。但人究竟无法未卜先知,有时候突发事情的确比计划中的任何事情都重要,这时候,你必须参考内在的罗盘,如此才能信守重要的事优先处理的原则,而不是拘泥于计划表。

(3)利用计划表

左边列出具体时间性的活动,右边则列出一日中随时可做的事。如果不但在时间安排上较有效率,又可兼顾真正重要的事,一周计划表则可以将这二类分列上下栏。

具体时间性的事情,指这件事必须在特定时间完成才有价值。比如说去大医院看病,安排在早上比晚上有价值。但这并不表示特定时间一到,你就应该放下所有的事情去做。如果你刚好在忙一件更重要的事,原来那件事当然应该另外安排时间。关键在于你必须能分辨当时两件事孰轻孰重。

一天中一定会发生很多事情迫使你重新评估计划的可行性,比如老板突然开会、朋友送你两张音乐会的票、女儿在学校意外骨折、客户突然取消约会等等。

通过第二象限组织法,你才能根据重要性的原则做最佳时间的安排,而不是绕着急迫的事团团转。当发生突然变化时,你应该停下来请示内在的罗盘,以决定时间与精力如何安排最恰当。如果突发状况不如你计划中的事情重要,第二象限的原则能帮助你坚持原定计划。

反之,也可让你毫不犹豫地因时制宜,因为你知道自己所做的是真正重要的事情。

6.总结成功经验

完整的第二象限组织法最后必须有一个完美的句号,亦即利用这一周的经验为基础,使下一周的生活更圆满。如果我们无法从生活中取得教训,又如何避免犯同样的错误,遭遇同样的问题呢?

一周结束前,你应该先探讨以下问题,再开始下周的信念检讨与生活安排:

(1)我完成了哪些目标?

(2)我遭遇过哪些挑战?

(3)我作过哪些决定?

(4)作每项决定时,我是否把最重要的事列为当务之急了?

做完最后一周评估的步骤后,第二象限组织法便成为生活与学习的完整过程,使个人成长更上一层楼。

假设未来一年中,你每周都花30 分钟来实行上述步骤,再假设你所设定的第二象限目标只完成了一半,将来你会比现在花更多时间在第二象限上吗?花多少?

如果你真的投入更多时间在第二象限上,这对你的生活和事业会产生什么影响?

7.掌握重要方法

传统的时间管理一味要求在最短时间内做很多事,却忽略了依照自己对事情的重要程度来安排时间顺序。

我们应当学会认清急迫性与事情的重要程度,遵循心中的罗盘行事,做自己生活的主宰。

史先生说,他女儿最近刚生了小孩,有一次他们在聊天,她说:“爸,我好烦,你知道我很爱这个小孩,但是她几乎占去了我所有的时间,我什么事都没法做,偏偏有些事又非我不可。”史先生可以理解女儿的挫折感,女儿既聪明又能干,生活非常充实,手中总有忙不完的事。

谈到最后,他们得出一个结论,她的挫折感根本是源于期望过高。事实上,现在她最重要的事只有一件——好好享受生儿育女的喜悦。史先生建议女儿:“尽管放松心情,享受与小孩的共处,同时要让她感受到你为人母的喜悦,因为全世界只有你能为她付出最深的爱与心力。而与这种天伦之乐相比较,任何事都显得微不足道了。”

女儿也了解,在短期内自己的生活一定会失衡,而她是不应该有怨言的。俗语说“万物皆有发展的时序”,何必以人力勉强扭转事情的本来顺序?女儿也知道等小孩长大一些,她就能够去追求自己的目标,发展自己的事业。

最后史先生对女儿说:“把心里的时间表忘掉,计划未来;如果让你觉有紧张感,那就不要制定任何计划。

目前,小孩是你生命中最重要的事,尽管去享受为人母的乐趣,没什么好烦恼的。记住,你应该遵循的是心里那个罗盘,而不是挂在墙上的时钟。”

很多人心里的罗盘常与时钟有很大的时差,也就是说,我们并不是依照自己对事情的重要程度来安排时间顺序的。传统的时间管理一味要求在最短时间内做最多的事,结果不但无补于时差的拉近,反而欲速则不达。

假设某人一挥魔杖,能让你做事的效率突然提高15%到20%(这正是传统时间管理的目标),从此,你的时间便能得到最完美的运用了吗?刚开始你也许觉得很兴奋,到后来你可能会和我们碰到的多数人一样,发现这虽然提高效率但无法解决面临的挑战。

人总是无时无刻不面对“时间运用”的问题,无论是面对重大的人生转折还是芝麻绿豆的生活琐事,难免要做一番抉择,而且必须自己承担抉择的后果。当然,结局不一定都是甜美的,尤其是时间的安排无法符合内心的罗盘时。

你的生活非常紧张,开会、打电话、看文件、见客户、整天忙个不停。你把精力发挥到极限,回到家筋疲力尽,倒头就睡,隔天一大早就起来,然后又开始忙碌的一天。你的效率惊人,每天都可以做一大堆事。但有时候心里不免自问:“所为何来?这样忙碌的意义究竟何在?”真的连你自己都没有答案。

你觉得自己好像快被撕成两半,家庭对你而言很重要,但工作也不能忽视。费尽心力想要两头兼顾,心里总是矛盾得不得了。人,真的能做到家庭事业两全吗?

时间根本不够用。同事们争权夺利,你总是担任和事佬的角色。另一方面,负责公司的品质提升计划,也让你备感压力。偏偏属下士气低落,你又因为没有时间倾听他们的心声而感到愧疚。更糟糕的是,家人总是看不到你的人,几乎把你登报“作废”。

你根本无法掌握自己的生活。当你拟订目标逐步完成自认为重要的事时,你的老板、同事、爱人却不断插手,结果是你的计划总是受制于别人的要求。别人的价值反客为主,你的价值观反而被淹没了。

人人都说你很成功。你辛辛苦苦地工作、牺牲个人生活,才拥有今天的地位,但你并不快乐。内心深处总有一股空虚感,就像一首歌的歌词所说:“人生就是这么一回事吗?”

多半时候你根本无法享受人生。每做一件事情,你都会想到另外还有十件事没做,因而愧疚不已。每天面对众多事情,你必须很快决定做哪一件,这对你几乎构成一种长期的压力。你如何知道哪件事最重要?知道后又应如何着手去做?如何能进而追求快乐工作的境界?

你必须自觉对人生有些规划。把确实重要的事情写下来,并制定目标以逐步实现。但在理想与现实之间,目标却渐渐模糊,究竟要如何才能使理想落实?

“把最重要的事视为当务之急”是人生一大课题。

每个人几乎都会被理想、责任、别人的期望撕扯得痛苦不堪。每一天每一刻,我们都必须面对“如何善用时间”的挑战。

如果时间的运用只需在“好”“坏”之间选择其一,问题当然很简单。我们很容易辨别某些事情是浪费生命、麻醉心灵,甚至自甘堕落。然而,时间的运用往往不是在好坏之间取舍,而是好与最好的抉择。“最好”的敌人,常常便是满足于“好”的心态。

你的“最佳选择”是什么?你为什么没有倾注更多的时间与精力在最佳选择上?是因为时间、精力都花在其他“不错”的选择了上吗?很多人正因为此而常觉得没有把最重要的事情视为当务之急,自然难免烦躁不安。

时钟与罗盘是我们生活中两个重要的指引工具,两者对立正可说明如何把最重要的事情视为当务之急这一问题。时钟代表的是我们的承诺、时间表、目标,也就是我们为人处事所采取的方法与时间管理。罗盘则代表远见、价值、原则、信念、良知、方向等,就是我们的价值观与生活方式。

当我们感受到时钟与罗盘之间存有时差时,问题便产生了,这表明我们没有对生命中最重要的事付出应有的精力。

对某些人而言,这种时差是很痛苦的。那是一种“只能坐而言,不能起而行”的无力感,仿佛老是被其他人或事所局限、控制,因而只能被动地应付突发状况。一个永远为琐事所困的人,只能担任救火队队长,绝对无法有大作为。这种人的生命是为别人而活的。

对多数人而言,这种时差造成的是模糊不安。在理想、现实与责任之间永远找不到平衡点,只能在其中进退两难,对于未完成的事情愧疚难安,对正在着手的却又无法乐在其中。

有些人不免会产生空虚感。人们向来对发挥潜能的定义就是功成名就,然而成功却未能带给我们预期的满足感。我们辛辛苦苦一级一级爬上成功的阶梯(学历、加班、升迁是垫脚石),没想到爬到梯子最顶端才发现付出的代价是破碎的人际关系,错失了生命中最美好而丰富的生活。因为在往上爬的竞赛中,我们根本无暇停下来想一想生命中最重要的是什么。

有些人则是浑浑噩噩的,浑然不知生活的意义何在。

人生成了机械地一个动作接一个动作,只是偶尔不禁怀疑自己所做的到底有什么意义。

有些人知道自己的生活已经失衡,但对选择其他的生活方式又没有把握,或是认为改变的代价太高,或根本没有改变的勇气。维持失衡的现状总是比较容易。

8.意识生命危机

我们可能会在一场巨变后,才警觉问题的存在。比如说至爱的人突然去世,我们才发现过去自己忙于攀爬成功的阶梯,对于一份深挚的情感竟疏于呵护与珍惜。

又或者我们突然发现正值青少年的儿子吸毒,于是脑子里浮起一幅幅情境,过去几年来原本可以花更多时间与儿子共处共享的,只因为我们忙于工作、忙于营造人际关系,甚至忙于看报纸。

又或者公司要裁员,你的饭碗岌岌不保;或医生告诉你只剩几个月的生命;或是婚姻面临破碎,往往在某种危机出现时,我们才警觉到对时间的安排与自己真正的价值观多么不符。

警钟未响之前,多数人根本没有意识到生命的危机。

因此,不懂得找寻长期的病根,一有疼痛宁可用阿司匹林,只求短暂的止痛,接着又为了各种“不错”的构想忙得晕头转向,却永远无法停下脚步来问自己:生命中最重要是什么?