未来E时代环境中,企业要想经营成功,必须掌握两种关键能力,即“过程标准化”与“结果个人化”。
有一个人开车到加油站,他停在全套服务区,三个工作人员快速地迎接他。第一位为他洗车窗,第二位为他检查机油,第三位帮他测量轮胎的气压。他们迅速完成这些工作,收了十加仑油钱后,把车子交回主人开走。
不料过了三分钟,车主把车子开回加油站,先前为他服务的三个工作人员又迎向前来。车主开口说:“不好意思,我从加油站开出车子不久,突然觉得好像少做了一件什么事,请问你们三个当中,有没有人为我的车子加油呢?”
三个人面面相觑,你看我,我看你,彼此摇摇头,这才想起原来匆忙间,他们各自忙着进行附带服务的事项,却把最主要的服务项目加油忘掉了,然后尴尬地同声对车主说:“对不起,我们都忘了加油!”于是赶紧弥补过失,完成应有的服务。
第一次读到这个故事,它的批注是说在忙乱的生活中,我们常常会忽略了最重要的事。譬如说,我们可能忙于工作赚钱,却忘了对家人的关怀;或者忙着张罗生活所需的柴米油盐酱醋茶,却遗忘了自己的梦想或理想;或者在团体组织中,我们可能汲汲营营于一些琐碎的事务,却忽略了组织的整体或长远目标。这种舍本逐末的现象,的确时常出现在我们的生活当中。
然而,这个故事让我看到另一个层面的意义,是关乎服务业经营管理标准化的问题。因为缺乏标准化的作业程序,及其相关教育训练与考核,以至于会出现故事中的现象,遗漏了作业流程中某一个程序,甚至遗漏最重要的部分。许多服务上的瑕疵、作业场所的事故或灾害,不都是因为如此而发生的吗?
忘记加油问题还小,顶多是车子停摆。如果是更换汽车轮胎,忘记锁上一颗螺丝帽,导致车行途中轮胎脱落,岂不有造成车祸的危险?
17世纪工业革命以后,机器替代人工生产,虽然对于物质提供的能力大为进步,但仍不能满足市场需求,这时期世界经济是“以生产为导向”,只要生产得出来,不怕卖不掉。
第二次世界大战以后,工业技术快速进步,生产规模大于市场需求,厂商乃必须注重“标准化”以控制生产质量,并采取营销手段以争取消费者青睐,于是世界经济步入“以营销为导向”的时代。
近年来网络经济兴起,生产厂商可透过网络与消费者直接接触,并且应用信息科技进行少量多样化生产,满足每一位消费者“个人化”需求,于是将世界带入“以服务为导向”的知识经济时代。
观察上述趋势发展,我们可以肯定在未来E时代环境中,企业要想经营成功,必须掌握两种关键能力,即“过程标准化”与“结果个人化”。
相对于制造业,服务业的经营管理显然困难得多,因为服务业的产品以及生产过程大多是无形的,质量易受从业人员个人因素影响,以致起伏不定。再者,服务业的生产与产品交易往往同步发生,无法事先生产储备或进行检验,而当进行交易时,顾客发现产品存有瑕疵,即已来不及改善,而招致顾客不满。为此,仿效制造业的标准化经营模式,是提升服务业经营水平的当务之急。
如何进行服务业的标准化?简要而言:
第一步,应当强化服务活动中的有形部分。
第二步,应将无形部分中的重要部分予以有形化(即过程的有形化)。
第三步,是将有形化的过程分解成细部流程,针对每一流程设定作业标准和质量标准。
第四步,则为彻底实施教育训练和管制考核,以确保标准的落实。
以采取蒙特梭利教育模式的幼儿园为例,不论是师资培训或指导学生的过程,皆近似上述四个进行服务业标准化的基本步骤与要求。特别是实施混龄式教学的蒙特梭利教育环境,更符合现代企业经营成功的两种关键能力——过程标准化、结果个人化。
此外,在我经营的幼儿园里,每周提供一份个别学生的蒙特梭利教学纪录给家长,用照片和文字说明该项教学的目标、目的以及孩子的学习过程与成果,这就是“将无形部分中的重要部分予以有形化”的具体作为。