书城励志开会的艺术
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第4章 利用好每次会议提升自己——修炼开会的基本功

1.克服恐惧,学会当众说话

早在20世纪初期,科学家就已经断言:对于大多数普通人来说,我们只用了自身全部潜力的极小部分。在进一步的调查研究中,科学家还发现了造成这种现象的原因,其中最主要的一点,就是来源于我们每个人内心深处的恐惧。我们为什么会恐惧?恐惧来自哪里?我们又将如何战胜恐惧从而成功激发出自己的无限潜能?这是长久以来科学家们一直在研究的课题。

在潜意识里拒绝与人交流,尤其是与陌生人沟通,以及害怕当众讲话,并不是某个人独有的心理特征,而是大多数人都如此,只是程度有所不同。因此,害怕在会场上当众发言,是一件再正常不过的事情。科学家已经证明,“恐惧交流”是人类与生俱来的弱点,并且和我们的性格有很大的关系。

亚利桑那州州立大学曾经做过一项调查,调查对象是一对大学生孪生姐妹。这对双胞胎姐妹的外貌极为相似,先天遗传的基因也基本相同,后天的家庭生活和所受教育更是如出一辙。然而,让人感到意外的是,这对姐妹的性格完全相反,姐姐性格外向,善于人际交往,而且充满自信,行事风格也很果断勇敢;而妹妹却性格内向,缺乏独立自主的思考和处世能力,基本上每时每刻都跟在姐姐身后。调查员对她们进行采访时,几乎所有的问题都是由姐姐来回答,妹妹最多只是表示赞同,或稍微进行一些补充而已。

经过进一步调查,研究员很快发现,双胞胎姐妹的父母对她们态度迥异:在他们看来,姐姐应该是疼爱妹妹,处处为妹妹着想,处处让着妹妹的。姐姐不仅要照顾妹妹,而且要做妹妹学习的榜样,家务活也要帮妹妹多做一些;而妹妹则是应该被照顾的一方,她可以少做多拿,遇到什么问题和困难都由姐姐帮忙解决。久而久之,姐姐就形成了自信果敢的外向型性格,处理任何事情都能游刃有余;而妹妹则完全成了姐姐的附庸品,如果没有姐姐的帮助,她简直无所适从。

可见,性格对表达能力的影响确实很大,不过,当我们的性格最终形成后,决定我们性格的关键因素就成了心态。换句话说,如果我们能够改变自己的心态,就能够相应改变自己的性格,继而改变自己的人生。因此,在我们掌握当众说话的技巧前,必须首先调整好自己的心态,我们要克服恐惧,建立自信,然后才能最大限度激发自己的潜能。只要我们能够取得进步,哪怕只是小小的进步,也能够在大家的肯定下聚集信心,直到把自己的心态调整到积极乐观的状态。

相信很多人都曾有过这样的经历,当我们当众站起来讲话时,立即就会觉得很不自在,一股莫名的恐惧源源不断地从心里涌出来。这让我们的脑海立即变得一片空白,我们根本不能清晰地思考,也不能集中自己的注意力,于是语无伦次,不知道自己想说什么。我们想要获得自信,想要泰然自若地站在大家面前,想要逻辑清晰地思考,直到能够在大家面前侃侃而谈。

为了拥有这种能力,我们首先必须清晰地认识到,当众说话时产生的恐惧感对于我们的表达是有益的。因为人类的身体天生就有一种强大的适应能力,当我们意识到自己的脉搏和呼吸加快时,千万不要过于紧张,这只不过是身体在进行自我调整,以便增加我们应对挑战的能力。如果你足够细心,就会无比惊奇地发现,当我们处于一种恐惧状态下的时候,警觉性会随之提高,眼睛看得更清楚了,耳朵听得更明白了,行动也变得更敏捷了。所以,大脑的空白和思路的混乱并不是一种病态表现,恰恰相反,这说明我们的身体在对我们的精神状态进行积极调整,只不过我们一时之间还未适应而已。

事实上,即使是再优秀的演说家,他们也不可能完全克服自己的恐惧。在开始讲话的前几分钟,他们或多或少都会感到胆怯,但是他们很快就能够战胜这种恐惧,然后进入到理想的讲话状态。了解这一点,我们就可以对自身的恐惧建立起科学认识,即产生恐惧是不可避免的,而战胜恐惧又是完全可能的——只要我们足够勇敢地放手一搏,不怕出错后的嘲笑,不怕失误后的讽刺,不怕任何形式的负面信息反馈。

与此同时,加强自己的知识储备也是战胜恐惧的有力手段。不难想象,所谓的恐惧,其实就是不自信,而不自信往往来源于不作为和无准备。当我们形成强大的知识储备之后,做好充足的思想准备,恐惧心理则无空可钻。如此一来,我们的大脑自然可以完成各个知识点之间的不断跳转,从而保证我们能够言之有物,进而表述得连贯流畅。再加上我们对会议进行了充分准备,包括整理成书面文字的资料,以及内化到脑海中的知识,一定可以将恐惧心理一扫而光。

2.打造自信,敲开会场大门

科学家曾经做过调查,世界上有3/4的人,在靠近陌生人时,都会感到局促不安。究其原因,居然是因为每个人都有不同程度的自卑感,当我们面对未知的陌生人时,这种自卑感就会不由自主地爆发出来。由此可见,自卑是我们每个人都有的心理,并不是因为我们存在某种不足和缺陷,只要我们能够积极主动地进行训练,找出自卑的根源,就能够将其克服。从某种程度上来讲,没有什么比自信更容易帮助我们走向成功,而自信又需要一点一滴地积累,这就要求我们必须积极主动地进行自我训练。如果能够完成不自信到自信的心理转变,你就会惊奇地发现,当众表达并不是什么难事。当然,自信的形成需要一个自然而然的过程。开始的时候你会觉得完全没有自信,经过一段时间的训练,你会觉得自信在不断加强,直到完全建立起自信。

法国著名登山家克里斯托夫早已闻名遐迩,但是在他光辉的人生中,也曾遭遇低谷。一次,由于过分自信,他在没有佩戴任何安全护具的情况下,进行了一次攀岩。结果不慎摔落,造成左腿小骨骨折。

这次事故对克里斯托夫的自信造成严重创伤,以至于他看到岩壁就会感到恐惧,连游乐场里的休闲娱乐岩壁都不例外。不过,克里斯托夫是很坚强的一个人,他并没有放弃自己的登山运动生涯,而是每天都坚持做足够多的训练,战胜恐惧的信心也在一天天增长着。

与此同时,法国的登山运动家们正在发起一个新挑战,那就是攀登阿尔卑斯山。这对于克里斯托夫而言无疑是巨大的挑战。几次收到主办方的邀请函,他都没有勇气参与挑战。

终于有一天,克里斯托夫的学生看到桌上的邀请函,主动请缨去参加攀岩。虽然有些不放心,但是克里斯托夫还是答应了,让他感到意外的是,学生居然取得了攀岩比赛的第一名。这让克里斯托夫信心大增,在经过一番精心的准备后,他参加了新一届的攀岩比赛,把自己的学生远远抛在了后面,其他参赛者则被他抛得更远。

自信不会凭空产生,也不会凭空消失,因而我们必须建立积累信心的意识,哪怕曾经受到过严重的创伤,也不要轻易放弃。

美国著名心理学家威廉·詹姆斯曾经说过:“行动和自信是相辅相成的,成功的行动能够促使我们拥有更强大的信心,而信心的不断增长,也能够让我们面对并战胜更大的挑战。”因此,在我们面临挑战的时候,做好充足的准备工作,就成了获取成功和自信的必做功课。通常会方都有明确的主题,围绕这个主题,我们要全方位地准备论证、论述和论据,每一项内容都丝毫马虎不得。这些准备工作当中,包含了我们的深刻思考,每一个思考的结晶,都可能发光发亮,为我们赢得赞美与喝彩,从而极大地催发我们的自信心。

当我们将发言的内容全部烂熟于胸,随便一个话头就能够引发出全部发言内容,那么我们的自信就会空前高涨。起身之后,我们只要做一次深呼吸,和与会者进行一下短暂的眼神交流,便可以完全把握住会场的气氛,紧张的感觉自然会被驱赶得无影无踪。演说界有一个很好的建议:我们要把自己当成债主,所有听众都欠我们的钱,他们的眼神充满了可怜,只想求我们宽限还款时日。这个建议虽然有些夸张,但是在建立自信方面,对于我们的帮助还是很大的。

如果我们的讲话存在某种不足之处,就要针对具体的不足进行训练,如果没有明显的不足,也要针对自己的短板进行训练,直到建立起强大的自信。

名列古希腊“十大演说家”之首的德摩斯梯尼,从小就有口吃的毛病,而且在说话的时候,他的肩膀还总是上下起伏,紧张的时候甚至会剧烈抖动。以这种情况进入演说界,德摩斯梯尼受到了所有人的冷嘲热讽,这也让他陷入了自卑的情绪中。不过,德摩斯梯尼并没有被自卑打倒,而是以超常的毅力不断地进行训练。每天清晨,他都会跑去海边,口里含着石子大声朗诵。晚上回到家,他又在椅背上插两根针,只要肩膀一抖动,就会被狠狠地刺痛。就这样经过近三年的训练,德摩斯梯尼不口吃了,紧张的时候肩膀也不抖动了,最终成为一名自信的演说家。

除了具体的练习方法,不断地自我暗示也很有用,即告诉自己:我一定能行。想要通过不断暗示来提高自己的信心,主要可以参考以下几个方面:

(1)我们的发言内容很有价值。

既然需要我们在会上发言,就说明我们的发言存在一定的价值,因而我们必须相信自己的发言内容独一无二,会对每个人提供应有的价值。当然,在会议的主题确定之后,我们也必须进行充分的素材搜寻,然后进行整理和筛选,并向各级同事虚心请教,确保发言内容确实存在价值。

(2)发言时不要分心。

我们在发言时为什么会紧张,其中一个很重要的原因,就是每个人都盯着我们看。别人盯着我们看,我们也盯着自己看,那么大家关注的目光就会聚集到一点了,这个时候我们会担心自己出现任何纰漏,而这种担心也会导致我们必然出现纰漏。如果我们能够把目光放在别人身上,和他们进行眼神上的交流,让他们看到自己的泰然自若,就能够有效避免紧张压力的不断增大。

(3)不断地进行自我激励。

我们每个人的身上都会有缺点和优点,在当众说话方面同样如此,我们可能在咬字、吐字方面很在行,但是思维逻辑比较混乱,又可能思维逻辑比较清晰,但是咬字、吐字又比较模糊。在这种情况下,我们就要做到扬长避短,把关注的目光放在自己的长处上,在确立主题、进行演讲和相互交流时,也要尽量把话题引到自己擅长的方面和领域。如此一来,我们的信心就会不断增强,直到我们把自己的缺点全部改正和补足,也就自然建立起完整的自信了。

3.树立榜样,向发言高手学习

对于那些能够在众人面前侃侃而谈的人,我们每个人都会心生敬佩,同时希望自己也能够拥有这样的能力。但当我们在当众讲话的时候,总是会莫名其妙地被紧张感包围,甚至最终选择了逃避而一溃千里。因而很多人都曾有过这样的抱怨:“我也知道自己在这个时候需要勇气,但是当我想要开口说话的时候,却总是不能如愿以偿。”实际上,只要我们能够在那些讲话高手的身边待一会儿,就会发现那着实不是一件难事,同时也能够让自己建立强大的信心。如果我们能够向他们虚心请教,并且得到他们的倾囊相授,那么我们成长为一名说话高手的梦想,很快就能实现了。

顾顺利是一家公司的部门经理,虽然他的工作中有很多时候需要当众发言,但是他始终没有克服当众发言的恐惧心理。顾顺利的一名下属同样面临这一困扰,他不仅在当众发言的时候非常紧张,甚至在看到顾顺利的时候也会远远躲开。有时候实在躲不过去了,打招呼的声音和蚊子声相似,顾顺利也因此认为当众紧张是不可避免和不可改变的。

然而有一天,这种情况忽然改变了,这名下属不仅开始试探着主动和他打招呼,而且在工作会议上还开始颤颤巍巍地发言。包括顾顺利在内,都在极力地帮助他,因而给了他很大的勇气,最终使他能够在众人面前表现得非常从容。顾顺利对此感到很奇怪,便把他找来询问究竟,那名下属说自己参加了一个培训班,这个培训班专门帮助学习者解决当众讲话紧张的心理问题。

在那名下属的帮助下,顾顺利也参加了专业的培训班。在课堂上,顾顺利结识了很多语言方面的专业人才,并且得到了他们的热心帮助。本来,顾顺利对于自己的改变还没有多大信心,因而一直抱着犹豫的心态。但是三个月之后他确实改变了,短短三个月后,当众发言对他来说已经像家常便饭一样。

由于当众发言的能力得到认可,顾顺利的事业发展也上了一个台阶,成为新一届公司总经理的热门人选。

当众发言是需要我们掌握一定技巧的,尤其是一些成长经验,对于后来的学习者尤为重要。如果我们学习方法得当,并且得到循循善诱的教导,就会发现当众发言并不是一件难事。相反,如果我们只是闷头钻研,甚至轻言放弃,当众发言就会成为一座不可逾越的大山,永远挡在我们面前。正如案例中的主人公那样,如果不是因为偶然的机会,他可能要在公司部门经理的位子上苦干一辈子。

其实,我们想要克服当众说话的恐惧感,最好的办法就是首先获得成功的经验,并以此来不断地激励自己。要知道,即使是看上去堪称伟大的人,他们当众说话的能力也不可能是与生俱来的,也一定经过了不断地学习,然后在前人成功的经验上,逐步蜕变成为一名优秀的演讲者。而作为一名普通企业员工的我们,也就更没有理由不向说话高手学习和请教了,尤其是在我们进入职场之初,绝不能轻易放弃改变和进步的信心。为了让自己获得初步信心,我们可以选择向身边的同事学习,既然他们能够掌握当众发言的能力,我们也没有理由做不到。要知道,不管我们面临的恐惧有多大,那都是曾经被别人面临并战胜了的。

具体来讲,克服当众发言恐惧的方法包括心理暗示法、肌肉训练法和深呼吸法等,这些方法都能够帮助我们有效缓解恐惧和紧张心理。其中,心理暗示法要求我们持之以恒地坚持。多想象一下自己信心十足时的样子,以此来强调自己一定能够打败恐惧和紧张。这就像是逆水行舟,如果我们能够坚持划到终点,胜利就属于我们。如果我们在中途选择了放弃,则必定前功尽弃,一溃千里;肌肉训练法并不是让我们锻炼肌肉,而是要学会让自己的肌肉放松,从而为自己营造良好的心理状态;深呼吸就更简单了,就是尽量加大我们吸入的空气量,从而为身体提供更多的养料,借以缓解紧张状态下的能量透支状态。当然,我们还可以通过一些激励人心的故事来帮助自己摆脱困境。

其实,当众说话并没有那么难,只要我们做好充足的准备,就能够拥有信心,最终在信心的促使下克服紧张和恐惧心理。当然,在我们达到这一理想境界之前,必须虚心请教和耐心学习,尤其需要总结和汲取那些成功者的经验,努力提高和完善自己。同时,还要有持之以恒的耐力,以及不达目的永不罢休的决心,把提高当众说话的能力当成自己毕生的修行,争取早日具备当众表达的能力,从而成为一名合格的职场人士。

4.深入实践,抓住每一次机会

曾荣获诺贝尔文学奖的爱尔兰剧作大师萧伯纳曾经说过:“为了提高自己的口才,我参考了自己学习滑冰的方法,即一次又一次地在众人面前滑动,然后在大家的嘲笑声中爬起来继续滑,直到能够游刃有余为止。”其实,我们在实际的工作会议中之所以会产生逃避和退缩的心理,往往是因为我们害怕出丑。因此,只要我们像萧伯纳一样,不怕自己出丑,并且能够在众人的嘲笑声中坦然自若,将使自己在众人面前的表现取得大幅进步。这就要求我们在日常的工作会议中,抓住每一个机会进行实际锻炼,让自己在不断地“出丑”中逐步走向成熟和成功。

如果我们对演讲培训课有所了解,就会发现这样一个有趣的现象,即不论演讲课的教材内容如何改变,学生们每天都会被赶上讲台演讲。这不仅是为了检查他们的作业完成情况,更是为了培养他们当众讲话的能力,很多著名的演讲大师,也正是从这样的课堂,走向自己辉煌的人生舞台。语言能力需要日积月累,语言的当众表达能力尤其如此,因而我们不应放弃任何一次当众表达的锻炼机会。否则,就算我们把所有语言类书籍通读一遍,在众人面前进行表述的时候,同样会陷于哑口无言的状态。要知道,理论只是一个指导方向,实践和练习才能让理论知识内化为自己的真正本领。

事实上,我们每个人对自己的形象都会有一个理想的认识,同时希望得到别人的认可和赞美。当我们和陌生人接触、与异性交往、与权威人士交谈或者当众讲话的时候,这种认识尤为强烈,以至于我们的内心会不由自主地处于紧张状态。实际上,我们是担心自己的形象受损,担心自己因为一时的疏忽而出现错误言行,从而导致当众出丑,并因此招致大家的嘲笑与恶评。于是,在我们的内心深处,避免这种危机的最好方法就是缄默不语,不给众人嘲笑与恶评的机会,而这一做法同时也放弃了自我成长和表现的舞台。其实,这种担心是完全没有必要的,我们应该谨记,即使在当众表达时出现纰漏,天也塌不下来。同时也恰好能够暴露我们的不足,显现我们的缺点,从而为我们的成长和进步指明方向。

当我们能够拥有适时锻炼当众说话能力的意识后,就会发现机会多得俯拾即是,而此前我们却都因为胆怯而选择了逃避和退缩。除此之外,我们还可以有意识地参加一些组织和活动,主动承担一些当众讲话的工作。在各种各样的聚会上,我们也可以站起身来,当众说几句祝福语,哪怕只是附和别人说几句话也好。

尤其到了参加工作会议的时候,我们要勇敢地走进众人的视线,自信地表达自己的观点。只有这样,我们才能了解自己的真实能力,才能不断取得进步,从而最终掌握当众讲话的能力。

当我们开口说话的时候,最初也许并不能流畅地进行表达,甚至无法讲明自己的观点,更谈不上什么文采和修饰。但只要我们站起了身,张开了嘴,就迈出了最重要的一步,就已经取得了质的飞跃。所谓“万事开头难”,只要我们开了头,就已经成功了一半,最终的成功将在我们的不断进步中指日可待。这个时候你会发现,自己平日里积攒的知识,都能够如有神助地派上用场。自己和朋友聚会时的从容和幽默,也能够尽情发挥,从而让众人对自己的语言表达能力感到钦佩。

在很多人看来,当众讲话是一种考验,就像学生时代的各种考试一样。其实,我们大可以换一种思维方式,把考验当成我们的征服对象,然后在征服过程中和征服胜利后,充分享受其中的快乐和成就感。相反,如果我们对实际生活和工作中的锻炼机会视而不见,甚至主动选择逃避和放弃,那么将永远无法体验到其中的快乐和成就感,甚至让自己的整个事业和人生裹足不前。其实,对于任何一件事来说,最艰难的时刻都是我们下定决心去做的前一秒,只要我们躲过了这一秒,接下来的艰难险阻都会成为我们迫切征服的对象。

有些时候,我们真应该具有一定的冒险精神,如此才能不断地发展和创新。冒险可能会导致失败,但是,如果我们始终故步自封,将永远没有成功的希望。就好比大海的汹涌澎湃,让很多人都望而生畏,最多只是做一些近海的航行。但是麦哲伦和哥伦布却敢于冒险,因而他们帮助我们认清了地球,也发现了美洲新大陆。如果没有他们的冒险精神,今天的美洲大陆也许还是一片原始生活图景,更不要说强大美国的建立,以及美国所派生出来的各种科学文化。

因此,当我们错过了生活和工作中的机会时,应该感到强烈地悔恨,以便在下次遇到同样机会时能够及时抓住。我们应该谨记,如果自己不开口,就永远提高不了说话能力。锻炼的机会也会留给别人,如此就会使别人当众说话的能力得到提高,就会使他们超越我们或者把我们抛得更远。而如果我们能够抓住每一次机会,即便进步并不像我们预期的那样大,至少能够让自己增加一分信心。俗话说:“如果不下水,就永远学不会游泳。”说话能力也是如此,如果我们不开口在众人面前讲话,就永远无法提高自己的讲话技巧,我们的职场进步和事业发展也将无从谈起,理想和目标更是会与我们渐行渐远。

会场上的事情瞬息万变,相互之间的沟通也存在各种不畅,这种情况看似复杂难解,其实仍然有迹可循。只要我们了解几条基本的心理学常识,就能够准确抓住对方的真实想法和意图,然后据此做出自己的准确判断。相反,如果我们对这些心理常识熟视无睹,不仅自己会在会场上感到无所适从,同时也会对别人的发难毫无招架之力。