书城励志开会的艺术
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第3章 准备充分,领会开会意图——开会要做什么

1.做好准备——没有准备就没有成功

所谓会议准备,就是在开会前把能想到的准备工作全部做好,避免自己在会议上出现手忙脚乱的情况,切实做到有备无患。

首先,我们必须弄清领导召开会议的真正意图,如果我们暂时弄不清,就要在会上少发言,甚至不发言,更不能轻易表明立场。如果是一些比较重要的会议,我们还需要深入研究会议材料,多方了解会议内容,以便预想可能出现的意外状况,从而尽量确保自己在会上进退有度和取舍得当;其次,我们要做好自己的发言准备,有些会议是检查性的,需要汇报工作成果,发言就成了必要的内容;再者,会议可能用到的工具,也是准备工作必不可少的一项,比如纸、笔、电脑等。

此外,会议期间手机应关机或保持静音,少喝水以防频繁去洗手间,保持良好的精神状态,以及在穿着和用度方面不要比老板更高调等。

至于会议总结,就是在会后进行全面深入地思考,总结会议在进行过程中的利弊得失,一些适当的做法要巩固发扬,一些失当的做法则应尽快改正。这里存在一个比较难以认清的问题,即哪些做法是合理的,哪些做法是不合理的。对此,我们要遵循一个最基本的利益原则,就是绝不能损害老板的利益,更不能损害老板的尊严。

会前做好准备,会后做好总结,在这种自我修养机制的保证下,我们就能够让工作会议成为我们的表演舞台。升职加薪也会成为自然而然的事情。

只是在现实的工作中,我们总是被老板的做法弄得不知所措,很多领导召开的会议,看上去就是在浪费时间。对此,我们应该谨记,任何人做任何事都会存在动机,老板的时间都很紧张,他们从来不会做浪费时间的事。开会同样也是如此,我们没有从中看到意义,只能说明我们还没有从中找到意义,或者我们还没有学会站在老板的角度思考问题。

比如有些老板是理论学者出身,在他们看来,好好商量能够解决所有问题,所以会把大量精力倾注在会议上。一次不行,他们会觉得会议力度不够,或者自己讲述得不够清楚,因而会是越开越多,事情却越来越糟。面对这种情况,我们是和其他同事一起嘲笑领导无能,等着看他的笑话,甚至落井下石,还是积极主动领会老板的意图,帮助他圆满地完成任务,然后和他一起分享胜利果实呢?想法虽然只在一念之间,但是最终收到的效果,却可能是完全相反的。

作为一名员工和下属,我们必须要给自己一个合理的定位,尤其不能主观地想当然。老板要开会,肯定有他开会的目的,哪怕他的会议目的并不在工作上。

会前准备和会后总结还有一个好处,那就是可以让我们随时充满自信,因为我们对会议上的所有问题都了然于胸。很多人都会苦恼于自己无法建立自信,甚至想尽办法来进行锻炼和弥补,在他们看来,缺乏自信只是一种性格缺陷或者技巧不足。

其实,不自信往往是因为不确定,而不确定又往往是因为我们没有进行会前准备和会后总结,或者做了但不充分。我们应该看到,会前准备和会后总结机制是一种学习保障,目的就是为了促成我们不断成长。只要我们切实建立了这一机制,哪怕最初的起点很低,甚至成长过程很慢,也能够始终处于一种成长的状态,最终一定可以完成会议水平的打造。

在我们参加工作和进入行业之初,总是抱着严谨认真的工作态度。在这种状态下,我们的成长总是很快,对于领导的指示也总能不折不扣地执行。然而,工作时间长了以后,随着我们对工作内容和人际关系的熟稔,这种严谨认真的工作态度就会被不断地“腐蚀”,很多人都会过上得过且过的日子。对此,如果我们对自己的事业还有所预期,哪怕仅仅想要提高自己的物质生活,就必须时刻反省自己的工作态度,一旦发现不好的苗头出现,就要立即进行改正。

当我们把这样的思想认识转移到工作会议上之后,接下来需要做的事情,就是做好会前准备,同时做好会后总结,并且持之以恒地坚持下去,直到养成习惯。

2.学会表达——做得好更要说得好

勤劳肯干是中国人的传统美德,很多人因此得出一个观点,觉得只要自己把工作做好了,自然会得到老板的赏识;每次出门之前,父母也难免会祝福我们“少说话,多做事”。久而久之,善于行而讷于言,就成了国人的通病。我们一定要培养自己的语言表达能力,并且在时机恰当的时候进行大胆表述。对此,当领导召开工作会议时,只要我们已经摸清了情况,就应该积极主动地发言,把自己想要表达的想法充分表达出来。当然,在进行会场表达之前,我们先要掌握一些必要的技巧,并且在表达过程中不断地提高和完善。

首先,如果领导说了值得赞美的话,或者做了值得赞美的事,我们要在第一时间予以赞美。然而在具体的工作会议中,很多人却极其吝啬自己的赞美,就担心别人会说自己拍马屁。其实,每个人都需要得到别人的认可,赞美就是最高程度的认可,我们不能因为对方是领导,就在他们应该得到赞美的时候缄默不语。如果我们这样做了,那么在自己需要得到赞美的时候,会场上同样会一片寂静。当然,我们对领导的赞美也不应太露骨,而是要尽量不着痕迹,比如领导表达了一个很好的想法,我们可以说“您这样说让我的思路清晰多了”,而不是直接说“您的想法真是太好了”。

相反,如果出于迫不得已,我们必须要提出不同意见,那么我们必须经过深思熟虑后才能说出自己的想法。我们先要反躬内省,看看问题是不是出在自己身上,或者出在其他什么环节。情况都搞清楚了,如果问题确实出在领导身上,最好也要等到会后去提醒他。要是情况特别紧急,必须在会上进行提醒,我们也要尽量采用委婉的方式,切忌和领导进行争论。我们应该清楚地意识到一点,之所以要提醒领导,是为了帮助他们纠正错误,同时必须兼顾他们的颜面。如果能够做到这些,必定可以得到老板的感激,否则很可能会适得其反。

其次,我们在会上表达自己的观点时,尽量不要说一些否决性、转折性、主观性和教导性的话。很多人没有审视过自己的语言表达,在别人说出一些想法后,总是习惯性地进行否定,然后表述自己的想法,这极易遭到别人非理智的反击;有些人懂得尊重别人的想法,可惜急于自己的表达,总是在肯定之后,立即用“但是”“可是”和“然而”等转折词连接自己要表达的话,这会给人造成迁就感;有些人习惯性站在主观角度思考问题,说话的时候也总是用“我觉得”“我认为”和“我想”等开头,也是容易让人反感的;还有些人习惯了教导别人,当遇到别人出现错误时,完全一副教导的口气,同样是不可取的做法。

在此基础上,我们也要注意自己的口头禅,比如拖长音的“啊——”,会让人觉得你高高在上;再比如句尾加“——啦”,会让人觉得你傲慢无礼;还有接受任务时说“好啊”,而不是说“好”,会让人觉得你不够职业或者不情愿;再有就是“明白吗”会让人觉得你在教训他。这些讲话习惯都是一些细节,在我们的日常生活中没有太大问题,即便是会议讨论中也可以说得过去。但是,如果是在比较正式的会议上,我们面对的人又是自己的领导,这些细节哪怕再不易察觉,久而久之也会给领导留下负面的印象。

再者,当我们提出不同意见时,还应该立即给出自己的建议,并且是经过深思熟虑的可行性建议。如果不能做到这一点,我们宁愿保持沉默,否则就会给人留下挑剔甚至挑衅的印象,反而会让自己面临被动局面。在此,我们还要学会站在对方立场上考虑问题,因为在大多数情况下,所谓意见并无高低之分,甚至没有对错之别,而仅仅是立场不同而已。当我们能够真正做到站在对方立场上思考问题的时候,就会自然而然地知道从哪里入手,同时也知道如何获得别人的好感和认同。

接下来,我们不能把会议当成诉苦的平台,更不能把会议当成解决私人问题的地方。对于有些员工来说,平时可能无法轻易见到领导,或者即便见到了,也不敢说太多的话。到了工作会议上,不仅见到了领导,而且见到了平易随和的领导,于是觉得自己一吐苦水的时候到了,也不管领导的反应,喋喋不休地将自己的不满说出来。我们应该清楚,公司有公司的规定,反映问题也一定有反映问题的机制,没有解决的问题很可能是领导不想解决,或者暂时无法解决,在会议上提出来无异于给领导出难题。工作会议是讨论工作的地方,如果我们不能把握这个大的原则,只能在职场中被莫名其妙地踢出局。

此外,我们说话也不能太满,要给自己留有余地。这不仅是为了避免对方生出抵触情绪,同时也是为了在意外情况出现时,让自己多留一条退路。尤其是在我们对某事不太确定的时候,一定要实事求是地表述清楚,否则不但会让自己陷入不利处境,还可能造成领导的决策误判,从而导致公司利益蒙受巨大损失。

身在职场,做事是本职,说话则是能力。当然,善于表达并不是停留在口头上,对于会下需要完成的工作,一项都不能少,也不能打丝毫的折扣,否则就会让人对我们产生夸夸其谈的印象。我们应该把务实工作和会上表达有机地结合起来,要让务实工作使自己在会上表达时更自信,同时也要让会议表达使自己的务实工作更起劲。总而言之,如果我们想要在职场中立稳脚跟,不仅要在工作中学会埋头苦干,更要在会议上学会“表达心声”。

3.不懂就问——别把问题藏在心里

对于很多职场新人来说,“不懂就要问”是一个很好的习惯,它不仅可以帮助我们快速解决工作中的问题,同时也能够帮助我们尽快地成长起来。但是也恰恰因为如此,一些员工依靠“问”解决了诸多问题后,便开始将解决问题的侧重点放在了“问”上。时间一长,他们便懒得进行思考,只知道按照别人的建议去做事,最终成了彻头彻尾的执行者。严格来讲,“问”是一种学习,只有将它和思考有机地结合起来,才能最终转化为我们自身的工作能力。孔老夫子也曾讲过,“学而不思则罔,思而不学则殆”,如果我们不能学会独立思考,有了问题总是习惯去问别人,工作能力就不会得到提高,迟早也会遭到别人的厌弃。

有些员工总是在开会的时候尽量躲在角落里,即使轮到他们进行必要的发言,也总是生搬硬套地“打官腔”,甚至支支吾吾地说不出话。领导不问,他们绝对不会在会上反映问题,以至于让领导认为没有问题。等到会议结束,他们又会带着问题东奔西走,恨不能问遍每一个人。即使领导开口询问,他们也是一问三不知,一番交流下来,他们还会把问题抛给领导。试想一下,如果我们是一位领导,总是在会上遇到这样的员工,那么我们的心情将是什么样的呢?

在以前,我国劳动人民的素质受历史发展限制,大多只能从事一些体力劳动。在这样的时代背景下,勤勤恳恳地劳动基本就可以胜任工作,多问多说反而不受欢迎。但是到了今天,我国社会工作的性质早已发生了翻天覆地的变化,需要脑力劳动来创造公司价值的企业越来越多,只知道埋头苦干的人逐渐退出了主流职场。而我们作为新时代的人才,必须跟上潮流的发展和变化,要学会抬头看天,更要学会低头想事。

职场哲学早已告诉我们,成功升职加薪的秘诀在于多思考和多做事,而且要把多思考作为首要的任务去做。在现实的工作中,不管时间多么紧张,都要抓空停下来思考一下,看看当下的工作是不是可以做得更好?摆在眼前的问题是不是可以解决?如果答案是肯定的,那么我们就要立即行动起来,并且在行动结果上进行再思考,由此进入一个良性循环的工作状态。如果做了这些前期工作,我们的问题仍然没有得到解决,那么很可能就真是我们的能力问题了。这个时候,我们在会上向领导提出问题时,至少能够保证问到“点”上,同时也不会再引起领导的反感了。

当然,只要我们进行积极地思考,总会得出自己的结论。这个时候,我们就要带着自己的结论去参加会议,而不是带着问题。当谈到具体问题的时候,我们可以大胆地说出自己的构想,即便这不是解决问题的最终方案,至少可以让老板看到我们的用心良苦。何况,工作一线具有绝对的前沿性,是各种因素变化的聚焦点。我们的方案正是建立在这种基础上,很可能会给领导带去一些启发,这样领导在进行方案制订的时候,可能就会考虑我们的建议,那么我们的工作价值就会得到质的蜕变。

与此同时,当问题出现、困难迎面而来的时候,我们还要有迎难而上的勇气。俗话说,“面对困难,问题解决一半;逃避困难,问题增加一倍”,困难作为一种无形的压力,如果我们能够解决,就能把它卸下,然后轻装上阵,去迎接新的挑战;相反,如果我们选择了逃避,压力就会被我们压在肩膀上,无论做什么都会有被掣肘的感觉。尤其是在下次遇到同样问题的时候,我们会像败军之将那样,首先在心理上先输一筹。在这种情况下,我们战胜困难的可能性就会越来越小,直到被压垮。

还有一种员工,他们敢于直面困难的挑战,却不能在失败后正确面对,总是在会议上不断解释。殊不知,解释等于掩饰,掩饰等于事实,解释的结果往往是越描越黑。倒不如正视自己的失败,在会议上坦诚自己的不足,然后虚心认真地听取领导的分析和建议,争取下次取得胜利。众所周知,没有哪个老板愿意听员工的解释,他们想要的只有结果,解释只会让他们更厌烦,从而阻塞我们的成长进步之路,当然也不利于我们个人工作能力的成长。

作为一名合格的员工,我们应该时刻谨记一点,即老板请我们来,是为了让我们帮他解决问题,而不是为了帮助我们解决问题。因此,当我们遇到问题的时候,如果总是找老板来解决,那么我们的工作价值就会大幅缩水,一不小心就会被辞退。在会场上,即使我们必须要问出一些问题,也要保证选择性地问,让老板可以简单地回答“Yes”或“No”。这个时候,哪怕我们的方案是不成熟的,老板也愿意进行完善和修正,这同时也会让我们不断地走向成熟。

因此,对于任何一名员工而言,都不能单纯等着老板来分配任务,然后按部就班地去完成。而是应该主动地去寻找任务,看看自己能做什么,并且在此基础上,去寻找那些可能分配给自己的任务。如此一来,我们就可以在会场上向老板“请战”,这样不仅能够得到自己相对比较擅长的工作内容,也可以给老板留下积极主动的好印象。得到老板的同意后,我们再将工作保质保量和精益求精地完成,并且在验收会议上进行充分的阐述说明。只要我们能够做到这些,就能够赢得老板的赏识,也可以在会议上成为最自信和最耀眼的人。

4.遵守纪律——没有规矩不成方圆

对于职场中人来说,遵守会场纪律是我们的基本职业素养,没有人会故意违反会场的各项纪律。但是也正因为如此,很多人忽视了会场纪律的重要性,从而形成了“大错不犯,小错不断”的会场表现,甚至从来不觉得这样做有什么弊端。其实,会场纪律虽然事小,但如果我们不能遵守到位,就会让我们的负面形象日积月累,直到老板实在忍受不了,对我们做出严厉惩处措施。

会场纪律的遵守其实有很大学问,绝不像我们想象的那样不值一提。简单来说,一个人遵不遵守会场纪律,有些时候是个人的职业素养问题,有时候也可能被老板解读为态度问题。比如在老板讲话的时候,我们无意中打了一个哈欠,老板看在眼里之后,难免会觉得我们是有意为之,目的在于表明他的话很无聊。

与此同时,我们还要注意不要大声喧哗,当然更不能和老板争辩。有时候,我们会被老板误解,或者遇到一些需要解释的情况。但不知出于什么原因,老板就是不愿听我们解释,我们便会在不知不觉中提高音量,甚至和老板争辩起来。其实,老板这样做,一定有他的道理,他不给我们解释的机会,是不希望听到我们的解释,至少是不希望我们在会上解释。这个时候,如果我们非要解释,就显得不够尊重老板。

至于具体的工作会议中,有很多纪律需要我们严格遵守,其中最主要的就是时间纪律。通常来讲,在召开公司会议之前,老板都会让人通知大家会议召开时间。这个时候,我们首先要做的事情就是弄清时间,尤其是在老板召开一些临时性会议的时候。弄清了时间,也不要踩着点入场,一个最基本的原则是我们必须先于老板入场,道理很简单,我们不能让老板等我们。当然,提前入场还有一个好处,那就是和同事进行必要的会前交流。只要方法得当,尺度适宜,必要的交流对我们的会场表现会有很大帮助。

其次,手机等随身物品不要发出任何动静,震动都不要调,直接保持静音或关机。讲话需要思路,而思路最容易被突如其来的事情打断,如果我们的随身物品总在会议上响个不停,必然会引起老板的反感。更有一些员工,养成了手机不离手的毛病,即使开会的时候也会在桌子下面玩个不停。对此,我们要有“玩手机等于玩手雷”的危机意识,否则很可能在不知不觉当中就被“炸”得粉身碎骨。

接下来,不要携带与会议无关的物品入场,包括一些杂志、报纸、书籍和小物件等。不管我们怎么想,老板既然要开会,就一定认为这个会议很重要,如果我们不加以重视,直接引发的后果就是老板也不会重视我们。而重视与不重视之分,不是我们靠嘴来说的,而是必须要靠行动来证明的。如果我们在开会的时候,总是携带一些与会议无关的物品,并借此来消磨会议时间,老板又怎么可能相信我们对会议的重视呢?

再者,找准自己的座位。如果我们看不清形势,随便找个地方坐下,很可能不会引起一点会场反应,但是在大家的心里却已经被踢出局了。通常来讲,案首的位置一定会留给老板,然后按照职位高低顺序往下排列。对此,我们也不必太过担心,因为通常情况下,老板会安排人写好名牌,我们只要对号入座就好了。如果没有名牌,我们也可以暂时入座,只要在职位比我们高的领导入场后,起身让座就是了。

还有,做好会议记录,以便为接下来的执行工作提供指导和依据。俗话说,“好记性不如烂笔头”,会议进行过程中,很可能老板讲解得很清楚,我们也听得很明白,因而自认为全部记住了。结果在执行工作的时候,忽然忘了一点,然后在连锁反应的作用下一片慌乱,直到脑中全部空白。为了避免这种情况的出现,我们要准备一个专门的会议记录本,将领导讲话的内容随时记录下来,哪怕只记录一些重点也好。而且,我们在领导讲话的时候进行认真记录,也表明自己对领导讲话的重视,从而可以得到老板的首肯。

可惜,很多人非但不知记录老板的讲话,还会不停地开小差,以至于人在会场,心思却早已飞到天边去了。这种情况,很容易造成我们的头脑疲劳,接下来就会导致我们精神萎靡,瞌睡连连。其实,克服这一问题的最好方法,就是认真倾听老板的讲话,并且积极主动地进行思考,做好随时回答问题的准备。如此一来,在老板向众人提出问题的时候,我们就可以踊跃回答,得到老板的认可。当然,我们也不能过于活跃,更不能交头接耳,无视老板的存在。甚至有些时候,老板在上面开大会,一些员工却在下面开小会,结果被老板点名发言,却是一问三不知,这样的员工注定不会有所成就。

再有,不要在会议进行过程中随意走动,更不能随意离场。有时候,会议的时间过长,我们不免会有一些私人事务需要处理,这是人之常情,老板也不会见怪的。但是,如果我们随意起身走动或离场,就是目无会场纪律,说白了就是目无领导。其实,只要我们向老板打个报告,甚至给老板一个暗示,在得到肯定的答复后再行动,完全不会给自己带来负面影响。但不知是出于胆怯,还是出于什么原因,总会有一些员工不声不响地离场,然后又不声不响地入场。你当然可以告诉自己,这样做是为了避免打扰领导,但领导却并不一定这样认为。

最后,注意会场卫生。对于很多国人来说,卫生意识都是比较淡薄的,因此被很多人诟病。对于我们来说,虽然没必要做到日本人那样一丝不苟,但也应该像世界上大多数国家一样,具有基本的公共卫生意识。会场也是公共场所,哪怕我们只是在会议桌上留下了一片并不显眼的水渍,也会影响后续人员的使用。对此,我们在开会的时候要提高自己的卫生意识,做到自身物品不留在场内,并且桌面物品和座椅归位。这些虽然都是一些小事,但是被老板看在眼里,也必然能为我们增加印象分。

总而言之,会场无小事,我们只有将每一处细节都关注到位,才能表现出良好的会场作风,从而在职场中站稳脚跟,并最终成就一番理想的事业。

开会必然要进行各种语言表述,因而当众讲话的能力,就成了我们成功主持或参与会议的必要修养。我们也只有能够精确流畅地当众表达自己的想法后,才能通过会议达成自己的预期目的。与此同时,卓越的会场发言能力本身也是一种难得的技巧,当我们拥有这种技巧之后,就可以建立自信,在每一场会议中泰然自若。