流行趋势——网络沟通
网络沟通是一个效率极高的沟通手段，它可以惊人的速度进行信息传播，它是商业沟通的主要媒介。由于速度快、性能可靠且经济实惠，为我们的沟通提供了极大的方便，也极大地提高了沟通的效率。
网络沟通的优势
网络的优点表现在以下几个方面,这几方面同时也成为用于内外沟通的几点优势。
1网络资料格式统一,公司各类文档均能以HTML格式表现出来,这样就为广泛沟通提供了可能。浏览器的使用为网络的崛起提供了保障。因为以往的系统,不同的软件、硬件之间很难沟通。而通过网络,浏览器成为真正的跨平台操作系统。
2网络内的资源都可以共享,信息的提取和更新速度非常快。公司管理上基本上可实现无纸化操作。这样可为公司营运节约大量成本。配合传感器和监测器的使用,甚至可实现远程管理。
3由于连接在国际互联网上,从而为远程通讯和电子会议提供可能。经理人员远在千里之外,只要通过电话拨号就可以向公司本部汇报工作、提供数据或者索取资料,十分方便。
4防火墙的使用,确保了网络安全。防火墙对不同的人给予不同的授权。低级别的授权用户无法进入高级别的用户数据区,这就为分级管理提供技术上的支持。
5网络可以通过国际互联网将部分公司信息传达给外部公众。如产品信息、招聘信息、服务信息等。股份公司可以定期将它的财务报表寄发给它的股东。通过对用户一定程度的授权,允许他们部分地进入内部网,增强内外部沟通,提供交互式咨询。
6在内部沟通上,各部门都可以利用网络进行磋商协调。电子公告牌上可以传达各种公共信息。讨论组可以具体探讨某些问题,网上谈话可以进行跨部门交流。强大的查询功能可以帮助人们即刻找到所要访问的部门。
7网络使用非常方便,只要经过简单的培训,所有企业员工都可以驾轻就熟地使用。
8电话和E-mail的出现,使得跨国公司总部和分部的沟通更加便捷,而且大大降低了沟通成本。
由于以上的优势，使得网络成为现代沟通手段的首选。
网络沟通存在的问题
网络沟通为企业内部沟通、外部沟通创造了许多利益和便捷。因此,许多企业,越来越多地使用着网络。然而,网络沟通也带来了某些问题,企业在倚重网络沟通的同时,也要认识到存在的问题。
1沟通信息呈超负荷态
信息以前所未有的速度在组织与组织、组织与个人、个人与个人间进行流转。信息流速加快的必然结果之一就是：对于组织中个体所接收到的信息数量远远超过其所能吸收、处理的能力。
2口头沟通受到极大的限制
在传统的组织沟通中,口头沟通是重头戏。在没有电话的时代，口头沟通是纯粹意义上的口头沟通,沟通的各方面对面,通过口头表达进行信息交流。随着电话的出现,口头沟通扩展至沟通各方通过电话线,进行口头上的信息交流,然而各方不能谋面。在这种意义上的口头沟通,已经逊色于最初意义上的口头沟通,不能原汁原味地传递交流各方的感情和理念。而进入网络时代,电话时代意义上的口头沟通的使用也受到了极大的限制。人们愈来愈青睐电子邮件和电子公告板。这两种方式虽然有着快捷又廉价的优势,但是,他们使沟通更具非人性化、虚拟化。人们常说:在互联网上，甚至没有人知道你是一条狗。正如前所述,沟通不仅是表达事实,也可以传递情感和意见。而且,令人遗憾的是,弥补因口头沟通不足带来的工作情绪不高的窘境的手段和途径还未得到充分的开掘。
3纵向沟通弱化,横向沟通扩张
当我们将人们视为网络中的知识资源而不是一定范围的所有者时,纵向沟通向横向沟通的转变是一种显而易见的过程。当然,仍然会存在纵向沟通。但当以任务为中心的核心团队在公司各处带动知识进步时,居于主导地位的将是横向沟通形式。
在网络环境中的横向沟通由于减少了官僚体制的阻碍而显得更加自由、更加流畅。同时,也增加了发现意外的可能性,使得我们可能在不经意中发现问题的关键所在。网络时代,组织结构形态发生变化,随之衍生的组织文化也发生了变化。管理沟通必然也发生很大的变化。这些变化有好的一面,也有坏的一面。鉴于此，改进组织沟通的思路，在新的数字化时代真正提高组织沟通的效率就迫在眉睫了。
关键问题，是否使用电子邮件
有些人每天都在花费时间阅读和回复电子邮件，电子邮件已经成了如今工作场合中交流的一个基本部分，但是什么情况下使用电子邮件，而什么情况下可以不用呢？
什么情况下要用电子邮件
罗斯从事桌面出版工作。她有一个大家族,兄弟姐妹散居在好几个国家,由于时差的关系,不可能采用实时交流形式的网络聚会。为了让所有成员及时了解到家族动态,大家提议办一份家庭通讯。通过Interent以电子邮件和网络传真的方式,发送到各个成员。罗斯善于出版,便承担了这份家庭内部连续出版物的工作。自此,有关家庭成员的各种动态、趣事、生活教训乃至家庭成员写的故事、诗歌和言论等,源源不断地汇聚到罗斯手中。罗斯利用休息时间,不定期编辑成一份精美电子小报用电子邮件发给家庭成员。当一年结束后,成员们翻翻过去的通讯,几乎整个家族的所有事件均记录在册,俨然是一份珍贵的家庭事务编年史。
凯蒂是一名主修口语的大学生,上中学的时候,凯蒂的英语老师想通过在英国的朋友为全班同学介绍英语笔友,但算来算去只好作罢。因为按每个星期通信一次计算,邮费昂贵也是相当的负担。现在通过E-mail,可以以市话费向世界各地发送邮件或传真,发一封电子邮件竟比发本地的普通邮件还便宜,真是做梦都没想到过。现在凯蒂通过E-mail交友,结识了好几个不同国家的朋友。通过邮件,她对对方国家的风土人情、生活习惯都有了一个深入、全面的了解,自己的英语书面表达能力大有提高。
教师节到了,学生们给自己的老师送上一份祝福。新年将至,人们给自己的朋友送上一份祝福。过去表达的方式,就是寄送贺卡。然而,1998年北京的大中学生们发出了不送贺卡的倡议,因为4000张贺卡就是一棵参天大树。网民们用网上贺卡代替传统的贺卡,传达心中的真挚情意,这样既节约又环保,还迎合青少年的时尚心理。
导致电子邮件使用如此受欢迎的一个重要因素就是它的高速度和易于操作。仅仅在你的键盘上敲击,然后几乎不需要时间,你就能够对其他人发送一个短信息——你发送出去后,这个人立刻就能够收到它。使用电子邮件比写一封信并将它寄出(蜗牛似的邮寄)要容易得多。结果,电子邮件就成了许多沟通场合中的工具,比如以下这些场合:
1传送办公室之间的备忘录
办公室内的书面沟通总是没有新内容。许多工作场所都习惯于使用备忘录。如今,你可以通过电子邮件使用备忘录来传送信息和关于商业、私人或者公司策略的通知。这种方式较之以往会方便、快捷的多。
2发出邀请
电子邮件对于发出邀请能够起到很好的作用。或许你就某个项目会需要帮助或者你想要组织一个会议。人们通常会对这种类型的邀请作出较快的回复。
3询问问题
有时,找到一个问题的最快最容易的方式就是通过电子邮件提问。如果询问不会涉及过多的问题并且不需要过多的解释,电子邮件是获得答案的一种便捷的交流方式。
4保持联系
电子邮件让你能够快速地与客户、其他部门的员工和其他的商业伙伴取得联系。这种简单的方式完成了“我这里发生了什么事”、“你最近怎么样”之类的沟通,从而让你不经常见到的关键的商业伙伴知道你很在意他们正在做什么。
5管理商业事务的处理路线
有些商业关系,如客户和供应商的关系是建立在特定的过程基础之上的。这种场合中,电子邮件可以提高商业事务处理的效率。
6叙述状况和表达信息
如果你是一个经理,你在不同的地点有很多销售人员或者你检查服务领域技术人员的工作(你没有机会经常见到你的员工)时,你就可以使用电子邮件查看他们工作的努力状况。如果你想要老板始终关注你最近的项目,或者你处理的最近发生的重要客户问题,也应该首选电子邮件来传送和强调信息。这种类型的信息更新和状态描述有助于让相关的职员了解情况。通常这种信息都可以通过电子邮件来处理。
7概括协议和讨论的内容
电子邮件一个最好的用途就是加强口头的交流,尤其当口头决定或者作出协议或确定采取某种行动的时候,不必费力记住会议得出的结论,你可以使用电子邮件概括这些重要的观点通知给组员，这将大大增加你的工作效率。
8搜罗建议
使用电子邮件来搜罗建议通常不需要深入的讨论或者会议,这样能够节省你的时间。
9关于他人的工作给出简单的回复
简单的回复是指别人要求你做的评论,你写的不长,不具有争议性。许多场合中,人们需要得到你对于他们的计划、方案或者其他工作的想法的回复。如果这种回复不需要很多的解释,电子邮件通常是传递你的评论的一个快捷方式。
总之，当你并不需要真正的接触时,电子邮件是传递和接收不同形式的新闻和信息的有效的方式。
什么情况下不用电子邮件
有时候,与人交往的最大错误是:我们选择了错误的交流方式。你也许很难相信,一些信息,在企业并不少见的信息,仅仅因为传递方式的选择错误,可让公司的股票下跌20%。这的确有点骇人听闻,但却是事实。
一家公司的首席执行官喜欢用电子邮件与下属联络。一天,他给手下400名领导者发了一封电子邮件。信中写道:“我们的员工大多数每周工作不到40小时。停车场早上8点还是稀稀疏疏的。在下午5点也是这样。作为领导者,你要么不知道你的员工在干什么,要么就是你不关心。你必须解决掉你面临的问题,否则我就炒了你……你们的所作所为让我恶心。”
另外,信中还建议领导者的工作例会安排在早上7点,下午6点和周六的上午;同意裁员5%以及实行打卡上下班。这位首席执行官还打算,如果员工未经批准就缺勤的话,要在假期中补回来。
这封邮件发出数小时后,复制件就被放到YAHOO上去了。由于邮件的消极影响,在3天内,公司的股票价格跌了20%。
以上，就是使用电子邮件所带来的后果。其实，许多与电子邮件相联系的沟通问题都是由于人们应当讲和听的时候使用了电子邮件。请记住电子邮件是一种沟通的方式,它不总是生动活泼的。当你使用书面的信息时,别人清晰地理解你的信息的机会就会比真实谈话时少。因为你不能使用声音语调和肢体语言来传递信息。实际上,对于敏感的事情,人们对电子邮件信息的严重程度的理解比你真正的意思要轻得多。
所以，为保持工作关系的建设性并增加工作效率，以下场合你不应该使用电子邮件。
1需要你对他人的表现给予有建设性的回复意见时
有两种类型的有建设性的回复:关于良好的表现的正面回复和表现有待改进的负面回复。虽然正面的回复通过电子邮件给出,别人也会很好地接收。但与当面讲出来相比,电子邮件仍然显得影响力小且缺少真诚感。当面的正面回复出现的频率越少,这种正面回复就越显得不真诚。