无论是什么样的工作，很重要的一点就是，要在最初考虑通向目标最合适的通道，对所做的事情进行“划分”，以使其可以遵守期限不致徒劳而终。
在本章中，我们学习四个工作当中有效率地划分工作的方法。作为社会人，让我们来学习如何决定工作中优先顺序的方法吧。
分步技巧的框架和6个技巧
为了从始至终对工作进行良好划分，我们需要快速地判断处理事情的优先顺序。被称为优秀的商务人士，灵活运用了下面提到的框架和技巧，实践了“划分”一事。
“杀手”框架：GTD
在一次性梳理很多工作的时候，不要对眼前的工作盲目行动，先想一想“在何时必须完成何种工作呢”。并且，商务人士的做法是对优先顺序进行排列然后快速地整理。
盘点你现在正进行的所有工作，如果能首先判断出“这是不是现在该做的事”，就不会困惑该从何着手了。对此有效的解决办法是GTD。GTD是Getting Things Done（尽管去做）的缩写。
GTD中有四个要领，详细内容会在后文进行阐述。
（1）将全部的工作分解为“一个一个的工作”。
★★★
（2）立刻应对不花费时间的委托。
★★★
（3）决定工作的处理顺序。
★★
（4）熟练应用模拟和数字。
★★
记忆要点
不要对眼前的工作盲目行动，先意识到“在何时必须完成何种工作”，对优先顺序进行排列，并快速整理处理顺序。
“划分”的6个技巧
商务人士经常实践的“划分”技巧有6个。在最初不要全部都着手，建议从标注★多的项开始一个一个进行实践。
★★★：所有的社会人都应该记住
★★：工作5年需要掌握
★：工作10年需要掌握
[GTD] 将全部的工作分解为“一个一个的工作”
你现在用什么样的单位来掌握工作呢？
一般来说，用“书写报告”“设定会议”等单位来考虑的人很多吧。这种认识是没有问题的，但是就这样粗略地划分是无法处理工作的。
记忆要点
对工作进行良好的划分，就是将工作分解为“一个一个的工作”，考虑各个工作在什么时候完成。
比如，“书写报告”这样的工作，在最初“收集必要的信息”时就是必须要做的。如果不知道这个信息是什么，就需要从“如何调查必要的信息”开始，作为掌握信息的办法，或许有必要“给A发邮件询问”“给B打电话确认”。
此外，如果需要制作分析信息的表格，就会发生“分析信息”“制作表格”这样一连串的工作。
对深入研究“掌握内容”和考虑高效率的顺序进行了说明。为了良好地划分工作，需要将工作分解为“一个一个的工作”，并要考虑各个工作在什么时候能够完成。
请看下一个图。如果将“书写报告”这样的工作进行分解，可以分为3个阶段和连带的4个操作。像这样，就能理清具体的操作和工作的流程了。
为了良好地划分工作，还是再将工作划分为无法想象的一个一个的操作单位吧。
立刻应对不花费时间的委托
站在委托方的立场上，做事迅速的人在需要的日期前会作出成果，这一点会让委托方对其产生信赖感。这种类型的人，如果在截止日期前可能无法完成，他会在早期便告知这件事，所以委托方也会有时间准备替代方案。
“虽然很明白，但是因为工作太多了，没赶上时间……”
如果你对此感到烦恼，GTD这样的框架能帮你解决这个烦恼。
GTD是将工作进行区分，提高工作效率的管理手法。但是，因为这是纯粹地为了提高工作效率衍生出来的方法，所以如果原封不动地利用，可能就会感到有一些不便。鉴于此种原因，我在本书中介绍我自己活用后改编版的GTD。
GTD是从将自己现在的工作做成一览表进行排列开始的。届时，不是写出具体的内容，而是首先只列举工作的发生时间/工作名/概要/日期等。
在这些工作中，标示必须立刻着手或者是马上就要超过期限的内容，把它们整理成立刻进行列表吧。之所以这样，是因为如果优先着手这些工作，就会大大减少失去周围人信任的风险。
记忆要点
只列举工作的发生时间/工作名/概要/日期等，针对现在必须着手的工作，整理出立刻进行列表。
并且，从制作出的工作一览表中，检查有5分钟就可以完成的工作，添加到立刻进行列表。
比如，向某人传话，或者发送简单的回信邮件，即便是这样的事情，能够在委托后立刻进行回应，对方就会有工作迅速，拥有好感的感觉。即便是一个个细微的工作，这样持续10次或20次，周围的人就会觉得你是个办事迅速的人了。
决定性工作的处理顺序
GTD的首要步骤是，对现在立刻着手的工作进行标示，但是，不知道该什么时候做的工作就归入何时进行列表中。
记忆要点
按照①立即着手列表、②委托列表、③下次进行列表、④计划列表、⑤日历、⑥何时进行列表的顺序妥善处理工作是基础。
然后，将认为很复杂的划分内容归入计划列表。比如，假设有一个制作自己岗位的下一年度活动计划的工作。这是决定岗位在下一年进行何种工作的重要文件，所以，必须征询很多关键人物的意见，从相关人员那里收集必要的信息，反复评论才能做成。这样复杂的工作，可以用GTD方法决定组合顺序后分解为小的部分来一步步完成。
整理成这样的话，剩下的就只有大小适中的操作了。其中，将别人委托的工作收入委托列表，最好是随后再做的工作，计算准备时间（所需时间）后，将开始和完结的日期录入日历。
最后，将剩下的工作整理到下次进行列表中，GTD的流程就完成了。上一页中对一系列的流程进行了整理。按照编号顺序妥善处理工作吧。
熟练应用模拟和数字
因为GTD是工作整理方法，所以没有必要准备特别的记录本和工具。PC上的任务管理应用程序，无论是Google日历、Outlook（微软公司），还是Notes（IBM公司）都可以使用。或者平时用惯了的记录本也可以。
我是使用常常随身携带笔记本和笔中介绍的方法，将ToDo和决定事项在笔记上进行标示，将这个用后述的每日更新ToDo列表全部一览化。
其中，对于会议和如果延迟将会对相关人员有很大影响的任务的截止日期，为了能够在视觉上意识到它们的时间，将其登记到Outlook的日历表中。请看下页的图表。
记忆要点
如能将笔记本上书写的所有ToDo和计划与任务管理应用程序一起使用，就可以实现记录本与机器并用的模式了。
允许和智能电话进行数据同步的公司越来越多了，这样在其他地方也可以登录更新和删除日程。如果你所在的公司符合这种情况，如能将笔记上写的所有ToDo和计划与任务管理应用程序一起使用，就可以实现记录本与机器并用的模式了。
基本姿态之一 每日更新ToDo列表
现在接触到的GTD，是指通过使用各个列表（①立即着手列表、②委托列表、③下次进行列表、④计划列表、⑤日历、⑥何时进行列表），对工作的发生时间/工作名/概要/对应日期进行整体管理，从而高效率地妥善处理工作。
但是，你周围的工作环境是日新月异的。如果不定期更新，在列表外的工作会越来越多，就算看好不容易做好的表格，也不能有效地处理工作。
虽然在GTD中有每周对ToDo列表更新一次的规则，但是这个周期有些过于滞后。
我推荐的做法是对第二天做的事情要在前一天掌握。也就是说，对前面提到的各种列表进行总览，每天更新。将容易被延缓的工作定期进行更新，划分并良好地推进每天的工作，这种方式是最合适的。
把ToDo列表制作成Excel表，然后每天进行更新，这样就可以很容易地发现哪里更新过了。和上次的差别只有一天而已。这样回想起今天都做了什么、发生了什么也不是很困难的事情了，花费10～20分钟就可为了划分并良好地推进每天的工作，需要将第二天要做的事情在前一天准备好。这时，也要将容易被延缓的工作在ToDo列表中更新。