比如说，在邮件的收件人一栏写的是复数的名字，在邮件的正本中的称谓写的是各位这样的表达方式，这种不明白到底是在称呼谁的书写方法会让人困惑，这种情况下，收到邮件的对方的反应率会很低。而在称谓中写上希望给你回应的人名字的邮件的反应率很高。
记忆要点
直呼对方的名字，能够使听者的注意力转向自己，可以促进对方的当事者意识，使倾听更加顺利。
下面两封邮件是过去我发邮件的书写方式，但是相对于左边的5个人中有2个人回信而言，右边因为有指定名字的效果，当事者意识提高了，5个人全部都回复了。
第二个优点是，可以促使对方的倾听。
你作为聆听者，正确地理解发言方的意图的重要性中已经全面地说明了，但是反过来说，如果想让你的意图得到对方正确的理解，那么最好将情况整理为能使对方更易聆听的情况。以直呼其名的方式来促进对方的当事者意识，是此情况的基础。
信息的传达方法之二 弄清楚各个选项的区别一个上司和下属的对话。
记忆要点
提供选项的时候，要向对方提供可以进行判断的信息。
A课长：明年要给员工配备笔记本电脑的机型选择，现在怎么样了？
B：想从过去有采购实际成绩的N公司、F公司、P公司中进行选择。
A课长：是吗？那这样的话怎么选定一个公司呢？
B：因为员工要派遣到全国的营业店去，应该选择就算发生了故障，在哪儿都可以得到解决的厂家吧。
A课长：确实如此啊。那能告诉我就这种观点评价，这三家公司的情况吗？
B：N公司的保修处很多，所以即便出现故障也可以立刻更换新的电脑。F公司虽然没有N公司那么多的保修处，但是数量也不少，也是没有问题的。P公司的保修处虽然很少，但是也能立刻提供替换的新电脑，所以也是没有问题的。
A课长：我说，这样选项之间根本没有差别啊，无法选择啊，那就通过更多的不同点进行选择吧。
这说的是在三个候补选项中选择一个，但是将选项对比之后若没有什么差别，会有无法选定的情况。此后，B被课长教训道：“在提供选项的时候，要提供对方可以进行判断的信息。”
结局是，在之前的交谈中，如下图所示，从蓄电池的持续时间和重量的方面各自排序，决定选择综合性优异的P公司，得到了A课长的认可。
从判断方的角度来看，为以何种基准选择为好而烦恼的选项是没有任何意义的。想要得到判断结果的一方，就必须理解这个，将选项和评价提供给对方。
信息的传达方法之三 避免“空中战”，具体地进行确认因人而异而产生认识上有差异的语言在商务交流中经常出现，而模糊的认识，或者根据错误的理解而导致议论不和的情况就是空中战的表现。
听到到下周为止这句话，理解为下周一之前和下周五傍晚之前的人虽说是同事，但想法不同的事情是很容易想象到的。
回想过去我经历过的空中战的话，多半都是跟期限、频率、程度有关。请看下图。即便是一样，过小捕获者和过大捕获者之间也有很大的差距，这就是导致误解的原因。
记忆要点
为避免“空中战”，应该将期限、频率、程度具体地、清楚地表达出来，同时要确认语言中不存在没有表达的默认的信息。
引起“空中战”的理由有一半都是因为当事者的思维造成了对意思的理解有差异，这是我的经验之谈。在一个会议准备上，顾客曾委托过为了赶上傍晚的会议，在开始前请准备报告书，并传到事务所来。此时，你认为下面哪个反应才是对的呢？
1.比傍晚稍早些将报告书发邮件传给事务局；
2.下午将报告书打印后交给事务局。
其实顾客的意图是2。一般思考的话没有1之外的想法。但是几天前，我不在的时候，曾经说过事务所有相当多的时间空余，还是发纸质资料的好。顾客以此为前提告知了依赖事项。这个时候，对工作内容再次确认，得到了最终答案。
为了避免发生“空中战”，应该将期限、频率、程度具体地、清楚地表达出来，同时需要确认语言中不存在没有表达的默认的前提。
资料的制作方法之一 不制作需要口头说明的资料在口头传达内容过多的情况下，若在商务交流中，能配合事先制作的资料就会省去说明的麻烦。
我曾写过总计数千页的资料，以我的经验来说，经营者、现场负责人灵活运用文章和图表资料，可使口头说明的效率提高大概5倍。如果口头说明需要5分钟，一边看资料一边说明，则需1分钟就搞定了。
也会有人觉得准备资料是浪费时间吧，但是如果对方的时间只有10分钟，应该准备在10分钟内可以说明讨论所用的资料。反之，如果有1小时的时间，前提是口头上的交流很多，那将所需最少限度的信息包含在资料里是很好的。
说明资料大多是使用词语/工作表/幻灯片（或者是这个的互换品）制作完成的。词汇多用于文章主题的条款书写，图表多用于一览表的制作，因此，文章主题的说明资料很简单地做完了，但是自由编排制作的幻灯片就没有那么简单了。
把幻灯片简单当作书签、漫画册来做，肯定会做出文章说明不足的资料。制作资料的人会说“就算有误会，我再口头跟进”吧。但是如果只交出那份资料，根本没有跟进的机会。何况，就算是被误解也无法辩明了，这样就会导致关系恶化了。
记忆要点
提供说明文字不充足的资料，就算造成误解也无法解释。因此，如果对方的时间只有10分钟，就应该准备在10分钟内可以说完并说清楚的资料。
制作简单易懂的资料，不仅是为了提高说明效率，也是用于自我防卫的，请记住这一点。
资料的制作方法之二 对幻灯片资料进行全面的思考前面已经说过，理解困难的幻灯片资料的特征是“说明文字不足”，但是把想表达的事情全都写出来也是不好的。
最大的错误就是把所有的内容都挤在一页里面。也见过有人误解为“资料的页数越少越好”，但是如果这样做，对方会抓到和自己想论述的地方不同的部分，无法清楚地表达自己主张的风险就会增加。
记忆要点
幻灯片资料是将各幻灯片的要旨用信息栏进行表述，调整整体的流程，不能达到目录文章量的幻灯片需综合其他，对无法收纳的内容进行分割。
比如，将“课题报告”和“今后的步骤提案”放在一页上，您是想提出今后的步骤，但是如果别人对你说“在这之前，告诉我这个课题的情况”，就有可能会调换讨论的顺序。讨论白热化的结果是只讨论这个就到会议结束的时间了，你就失去提出方案的机会了吧。
为了避免这样的情况，在用幻灯片来制作资料时，我的经验是：将资料的要点用幻灯片做最初的整理，在此基础上，书写目录的目录记述法。
请看上页的图表。目录记述法是使用在页面左侧显示的提纲，在每个幻灯片中输入信息栏。
重要的是，对各幻灯片的要旨用信息栏进行记述，调整资料的整体流程。确认不存在前提过于欠缺、理论跳跃的情况，并作精炼的说明。
信息栏的字用三号字体，2～3行为宜。如果过少，就无法正确表达传达方的意图；如果过多，就有可能会造成跳读。将无法达到目标的内容，和其他幻灯片进行结合，总结成一个框架的形式较好；如果无论如何也无法归纳为3行，由于目录过多，就把幻灯片进行分割吧。
资料的制作方法之三 邮件只用邮件名就可以传达你一天要阅读多少封邮件呢？
如果和对方面对面进行的工作可能不会有那么多的邮件，但是如果对方和你有一定距离，邮件就会很多了吧。作为统筹组织的课长和部长，一天要阅读上百封邮件的也大有人在吧。
收到如此多的邮件，越来越多的人开始只看邮件名来判断这封邮件是要阅读还是不读。如果要用邮件向这样一个人传达你的意见，你就必须做到让对方看到邮件名就产生“这封邮件好像需要读一下”的想法。
开放题目
回答：回答提问
无须回信：无须回信
附件：请查看附件
质问：有提问
保存：请保存
参考：请了解※FYI就可以
案内：有通知
要回信：等待回信
1/17迄：1/17之前请回信※写上截止时间
NRN：No Reply Necessary（无须回信）
RYN：Reply With“Yes”or“No”（使用“Yes”or“No”回复）ATC：Attachment is Important（需要确认附件）WFR：Waiting For your Reply（希望联系）AET：Answer Expected Today（今天之内）记忆要点让接收邮件的人只看到邮件名就觉得这个邮件是有阅读的必要的。用邮件名标明重要性和回应期限，则可提高对方的回应速度。
就我而言，标明邮件的重要性，回应期限的邮件名可以促使对方快速地回应。
邮件名上写上参考或者是FYI（For Your Information的简写），就作为信息共有，或许有使用这样的规则的经验吧。但是相同的邮件，也有利用记号标注邮件类别的方法。这种方法被称为开放题目，不仅在国内，即便是英语圈的邮件也经常使用。以下是使用频率很高的内容。
这些也可以组合起来使用。比方说必须在4/10之前对资料进行评论，邮件主题可写成“重要：4/10迄资料评论委托”。
资料的制作方法之四 保留工作交流的证据发生纠纷肯定有已经说了/没有说过这样无休无止的争论。
这是在对于决定事项，ToDo互相认识相悖时出现的，如果留有证据，从一开始就不会出现纠纷了。
记忆要点
为了不使将来的当事者误会，在日程的交往中发生的TODO，要用书面形式的邮件发送，最后再口头或者电话确认。
决定事项，ToDo发生的时机一般分为会议和其他。在会议中，将证据做成议事录分发给相关人员是可以的，但是这之外的日常交流中发生的ToDo，就有必要有意识地发一份邮件将其变为书面性质的东西了。
完全没有必要觉得很难再说一次“发个邮件留下证据”这样的话。就像下面这样，进一步的说明只会很好。
A课长：打扰一下，上次站着闲聊时商量的X公司的报价一事，那个时候我说优惠一折OK，但是在我的裁定范围内可以处理的是优惠2折，把这标注一下吧。
你：明白了。把报价修改为优惠2折。为了安全起见，作为备忘录，我发邮件共享给各个负责人吧。
通常这就足够了，但是对方如果忙得顾不上看邮件，或者因为繁忙把交谈着的事忘了，这样的情况也会屡次发生，要预先想到这样的情况。就我而言，我会如下面这个例子一样，一定口头或者用电话做最终的确认。
我：A课长，刚才口头上您说的打折变更一事，我已经给各个负责人发了邮件以作备忘。
A课长：刚才的谈话怎么了？
我：是您说的给X公司的报价由优惠一折到两折的事情。我在15点30分给您发了邮件。
A课长：啊，看见邮件了，是啊，我确实知道打折变更这件事了。
证据是发生纠纷时候用的，但是，证据应该怎样留下来，这如果在相关者间传达，就变成了认识不同的本体。正确地传达意见，是指不仅要考虑传达给眼前的这一个人，也要得到将来的当事者的正确理解。