书城管理领导一定要知道的沟通艺术
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第4章 讲究原则,善于沟通--优秀领导必备的工作能力(3)

其实,无论是上行沟通还是下行沟通,其主要责任人和发起人都是组织或企业中的领导者,特别是企业高层的领导者,要想实现组织的目标,就得有意识地建立正常的沟通渠道,营造知识共享、信息共享的环境,建立让人们充分表达思想与智慧的文化氛围。只有这样,企业才能成为最善于学习、最善于创新的组织。在实际工作中,领导需要注意把握好以下几个方面:

1.建立沟通意识

组织要想保证正确决策的实施,就得努力在组织内营造沟通的环境,最好建立正常的沟通关系和渠道,也就是说,组织例行的会议制度。在工作中,领导要想使一些重要信息通过正规渠道传递,来避免出现非正式渠道传播一些小道消息甚至谣言,就得在组织内建立一个完善的沟通渠道。通过组织内部的及时沟通,会让一些小道消息和谣言不攻自破。

2.沟通是组织创新的重要来源

有效的沟通能使管理者发现问题并获得宝贵意见和建议,员工的参与是组织创新的巨大动力。在沟通过程中,沟通者相互启发、相互讨论、共同思考,往往能激发出新的创意。

3.重视沟通过程,关心沟通结果,提高沟通效率

对于组织来说,沟通是一种双向的过程,一般会涉及传播者和接收者。从产生想法、发出信息,到接收和接受信息以及使用和反馈,中间会经过一段对信息进行解码、过滤的过程,在这个过程当中,信息可能会出现损失和折扣。所以,组织不能仅仅满足于信息的发出,还要关注信息的传递过程和结果,尽量减少信息的传递层次和无关信息的干扰,以此来保证信息传递的效果。

4.加强平行沟通,促进横向交流,显露出人性的一面

在企业或公司,由于组织内部的沟通以与命令链相符的垂直沟通居多,而部门间、工作小组间的横向交流少,所以,领导只有加强平行沟通,才能增强横向的合作。

5.非管理工作组

当组织发生重大问题、引起组织上下关注时,领导可以授命组成非管理工作组。这个工作组最好有一部分管理人员和一部分职工自愿参加,让他们利用一定的时间来调查组织的问题,并向最高领导部门汇报。最高领导层也要定期公布他们的报告,就某些重大问题或“热点”问题在组织范围内进行有效沟通。

6.勇于并善于面对矛盾和冲突,而不是回避

由于我们每个人的认知差距以及价值观、个人喜好的不同,也由于心理和物理的距离会导致出现误解和冲突,管理者应该正视矛盾,在不违反原则和核心价值观的前提下尽量以相互尊重、相互信任的态度解决矛盾。如果回避矛盾和冲突,只会加重误解和不信任,在思想得不到统一的情况下,便会使很多信息在传递过程中出现扭曲,将孕育更大的矛盾和冲突。坚持沟通的基本原则和目标:在公司内建立和维护一种简单的、积极的、健康的、和谐的人际关系,摆脱和杜绝庸俗的、低级趣味的以及宗派主义的言行。

沟通是领导做出正确决策的前提

在工作中做出正确决策,是每位领导者最重要的基本职能,也是领导工作能力水平的体现。领导要想决策正确市场,就必须多搜集并占有与所做的决策有关的信息。而这些信息的来源,需要领导通过与相关的人沟通来获取。从这个意义上来说,领导良好的沟通能力,是领导做出正确决策的前提。

决策既是领导工作的核心,也是领导工作中最重要的职能,领导者的决策直接关系着组织的生存与发展,是一切事业兴衰成败的关键。因此,每个领导者都必须高度重视领导决策,把握领导决策的特点,掌握领导决策的原则和程序,实现领导决策的科学化、民主化。

在工作中,领导的许多决策之所以失误,大都是有原因的,其中最重要的就是大部分决策是因为用的资料不全、沟通不畅造成的。对于资料不全,还是比较容易解决的,领导可以多花些心思来查一查。而沟通就有点难度了,由于沟通是统一思想、行动一致的工具,是在组织成员之间、特别是领导者和被领导者之间建立良好人际关系的关键,是正确决策的前提和基础。所以,领导一定要重视沟通,把握沟通的技巧。

宇恒是一家公司的副总,工作能力很强,为人刚正不阿,很受上级领导的好评。但由于他经常在下属面前坚持己见,几乎听不进下属的任何建议,所以,下属从不主动找他交流。

起初,宇恒并没有把与下属的沟通当一回事。直到有一次,他向部门布置新任务时,居然有一半的下属没有按时完成任务,使得公司下一步的工作不能如期开展。宇恒为此还被上级给予严厉批评,并警告他下不为例。

这件事之后,宇恒认真反思了一下,发现自己此次失误的根源在于,在布置任务前,没有关注过下属对新任务的工作进展。于是,他决定改变一下工作方式。

有一次,他准备在工作中实施一项决策,为了得到大家的支持和配合,就把几位工作能力强的下属单独叫来商量,但这几位下属的表现令他大失所望:有的表现得唯唯诺诺,不愿意把实情讲出来;有的说话含含糊糊,他听半天也不明白对方想表达什么。事情的结果是,决策是实施了,但效果却不好。

对此,他经常感叹:“现在的领导工作真不好做,不说别的,就是想听下属说说真心话,获取一些真实信息,都难上加难。”

宇恒工作决策的屡次不顺,问题就出在作为领导的他,在平时与下属沟通时太固执,这样才令下属不愿也不敢与他进行沟通。作为领导工作的基本行为方式,可以说沟通是领导工作中必不可少的。领导只要学会与人沟通,才能借助于沟通来传递自己的决策信息。

当今时代是一个沟通协调的时代,戴尔·卡耐基认为,人际关系是取得成功的重要因素,一个人事业的成功,15%靠专业技术,而85%靠人际关系和处事技巧。从某种意义上说,沟通协调已经不再是一种职业技能,而是一个组织和个人赖以生存的重要方式和过程。在现实生活中,我们个人的发展离不开上级的信任、同级的配合、下级的支持以及相关单位的协作。

对于领导者来说,良好的沟通协调能力更是一种必不可少的能力,是领导工作的重要内容之一,也是领导必备的基本素质,无论处于哪个层次的领导,都要善于与人进行沟通。

一般情况下,领导在组织内做出的决策是否正确,会直接影响着领导工作的进展程度,关系着领导事业的成败。有人说,现在科学决策的秘诀是:百分之九十的系统是指由相互联系、相互制约、相互作用,再加上百分之十的直觉。由此可见,信息是决策的相互依赖的若干部分,按照一定结构所组成的具有特定重要基础,它在决策中具有十分重要的作用。而制定功能的有机整体。任何决策的对象,都需要领导来参予决策。

由于沟通是制定正确决策的必要条件。所以,领导决策时要完成三个前提条件:第一是决策要恰当;第二是决策要清晰;第三是决策要认同。

一个领导者恰当的决策,需要谋全局顾大局,同时还要能够把握自己分管工作的要点问题。清晰的决策能够使下属执行工作时尽量少出问题,给他们以明确的目标。一个好的决策还要通过领导者之间的沟通,被大家认同接受后,才有可能有效地实施。

沟通是增进人际和谐的“润滑剂”

卡耐基说过:“和谐的人际关系是一笔宝贵的财富。”沟通是协调上下级及各个体、各要素之间的润滑剂,是工作事业的推进剂,是生活愉快的增效剂,是拉近心灵距离的粘合剂。沟通是我们生活和工作中最重要的组成部分。在一天当中,我们除了睡觉的时间以外,有70%的时间花费在人际沟通上,其中9%以书写方式进行,16%以阅读方式进行,30%以口语沟通方式完成,其余15%花在倾听上。越是成功的人,所花费的沟通时间就越多。

人际关系与沟通是彼此影响的。二者既可以互补,也能够相克。人际关系良好的人,沟通自然也会比较顺畅;沟通良好,能够促进人际关系的和谐。相反,人际关系不好的人,就会增加沟通的困难;沟通不良,就会导致人际关系变坏。

什么叫人际关系?简单地说,我们每一个人都有能量,不同的能量相碰撞,就会产生磁场,产生磁场后,就得调整彼此的频率,形成人际关系。所谓沟通,就是对准频率,频率不对,就会听而不闻、视而不见、沟而不通。我们要想与人进行良好的沟通,就得调整自己的频率,而不是让别人调整频率。要先观察对方的频率,把自己的调得跟他一样,他就很容易跟你沟通。

央视着名节目主持人白岩松曾说:“每个生命都需要表白。”那么,与表白如影随形的便是人际之间的沟通。只有沟通,才能让别人了解自己,同时自己也才能了解别人;只有沟通,才能不断增进彼此的理解,从而减少或避免一些不必要的误会和摩擦。

对于领导来说,沟通不仅是领导的个人能力、魅力的体现,也是每一位领导应该做到的。在生活和工作中,及时的沟通,既可以帮助领导在人际交往活动中增进彼此的沟通和了解,也可以缩短彼此之间的心理距离,建立良好的关系。事实上,社交技巧是多种多样的,如增强人际吸引力、幽默、巧妙批评、语言艺术等。领导只有树立了人际交往的勇气和信心,才能实现成功交往。

领导的心理品质包括诚实守信、谦虚、谨慎、热情助人、尊重理解、宽宏豁达等。语言艺术的运用包括准确表达、有效倾听、文明礼貌等。

领导的人际关系与沟通,也可以简称为人际沟通。在领导的日常生活和工作当中,人际沟通是不可或缺的活动,领导必须勤加练习,多加磨炼,养成小心应对、用心体会、虚心检讨的良好习惯。一方面使自己的沟通能力不断提高,一方面促使自己的人际关系获得改善。与其讨好别人,不如用心保持和谐、互动、互助的良好状态,通过良好沟通来互相感应。若能心意相通,大家都会愉快,那就是良好的人际关系。在愉快中把正当的事情办理妥当,则是共同努力的目标。

王海是公司销售部一名销售主管,为人比较随和,不喜欢与人争执,和同事的关系处得也比较好。但是,前一段时间,不知道为什么,同一部门的副主管魏雷,老是处处和他过不去,有时候还故意在别人面前对他指桑骂槐,王海自恃没有得罪他,也就没有放在心上。

后来,经理让魏雷和王海合作一个项目,在此次合作中,副主管魏雷借机开始跟王海对着干,故意把合作中的工作任务让王海多做,甚至明目张胆地抢了王海的几个老客户。

起初,王海觉得都是同事,没什么大不了的,忍一忍也就算了。但是,看到魏雷如此嚣张,王海实在忍无可忍,就直接告到了经理那儿。经理得知后大怒,心想魏雷作为部门副主管,居然带头做这种事情,如果让下属知道了,会造成多么不好的影响啊!于是他把魏雷叫到办公室,狠狠地批评了他一通,从那以后,王海和魏雷就成了名副其实的冤家对头了。

故事中的这三个领导者,在沟通方面尚有欠妥之处。王海所遇到的是在工作中常常出现的情况。之所以出现与魏雷矛盾升级的局面,就是因为他们不懂得沟通。比如说王海,当他在一段时间里发现魏雷对他的态度大有改变时,应该有所警觉,然后留心一下是不是自己哪里出了问题,找出原因后,再好好地与魏雷沟通一下,说不定就能缓解冲突和矛盾。特别是当他们合作项目时,王海应该主动及时和魏雷进行真诚的沟通,比如问问魏雷是不是自己什么地方做得不对,让他难堪了。任何一个人都不喜欢与人结怨,如果在他们之间误会和矛盾不深的时候,进行这种及时沟通,就不会有后来的冲突了。然而,王海却没这样做,只是一味地忍让,最后在忍无可忍时,向经理告了状,才导致了这样的结果。

其实,王海找经理来说明一些事情,不能说方法不对,关键要看经理怎么处理。但是,在这里,王海、经理、魏雷三人犯了一个共同的错误,那就是他们之间没有坚持“对事不对人”,经理做事也过于草率,没有起到应有的调节作用,才让他的一番批评不但没有起到平息冲突的作用,反而加剧了二人之间的矛盾。由此可见,只有正确地沟通,才能消除双方之间的误会、矛盾;只有正确地沟通,才是增进人际和谐的“润滑剂”。