(1)初步方案汇报会
向地方政府汇报现状调研情况和主要分析结论，阐明规划程序和构思，详细说明比选方案的成本、发展方向、城市结构、重大用地调整等内容，以框架式介绍为主，提交规划目标(经济发展目标、人口、用地、城市化水平等)，以粗线条表示，精度误差可在10%~20%之间。汇报后，认真听取地方政府各部门的意见，并做好会议纪要，粗选纲要阶段需要深化的方案。如果地方意见与推荐方案误差较大，可按地方意见汇总形成一个方案，将推荐方案完善形成另一个或多个方案，两个或多个方案都进行深化，并详细进行可行性和科学合理性的对比分析。
(2)准纲要汇报会
准纲要汇报会即纲要汇报的预演示，提交纲要深度的成果，邀请当地各部门或部分专家参与，与地方政府各部门全面接触。在初步方案意见与委托方不统一的情况下，召开准纲要内容讨论会十分必要，委托方负责召集地方各部门参加会议，听取汇报后针对部门行业管理内容展开讨论，对城市结构、用地布局、城市性质和城市职能等提出明确的意见，形成书面形式的(附带专家签名表)会议纪要。编制规划的技术人员会后要将各方意见分类，属于现状调研失误的及时确认并更正；属于地方误解或不理解的规划构思应负责在纲要阶段加强解释与描述；属于意见主观不统一的应保留并逐一作出答复。
(3)准成果汇报会
从调研到纲要汇报常规要4~6个月，受地方政府换届、行政变更、全市会议安排等多种外界条件的影响，纲要汇报有时会历时6~24个月。中小城市发展快速，半年的变化都十分惊人，规划期超过一年就要在成果汇报前补充重大变化的现状资料，进行必要的数据更新(按最新颁布的公开统计数据)。因此，准成果汇报会是与地方政府和建设厅双方的协调，就成果汇报的上报要求和标准达成一致，也相当于成果汇报会的预演。
5)关于总体规划进度的协调
城市总体规划的周期一般为8~12个月，但受到许多客观原因的影响大都会有所延误，降低规划的可操作性。解决好这类矛盾必须靠委托方和编制方双方的努力才能完成，应尽可能压缩各个阶段的周期，提高工作效率，及时由编制方上报给地方政府各阶段成果和汇报的意图与意义，委托方应积极配合各阶段汇报会的及时召开和意见的及时反馈，减少各环节的用时。由于规划进度难以精确把握，在编制方提交项目准备书时，应尽可能在进度上增加一定的时间弹性，一般增加1~3个月的时间以满足不可预测因素带来的时间延误。
3.3.2与评审审批方协调
中小城市总体规划评审方由所在省建设厅承担。因此，总体规划编制组进驻现场前后应在几个阶段与建设厅主管规划评审的部门和人员接洽，就城市总体规划的各个环节交换意见。
(1)进驻现场前后的协调——了解地方建设部门的要求
接受地方城建部门委托开始调研时，应要求委托方出示省建设厅同意该城市修编总体规划的函或书面通知，正式步入法律渠道。受不同省域情况的限制，不同省份对本省各城市总体规划的编制有成文或不成文的特殊要求。例如，江苏省建设厅对长江沿江城市有沿江统一开发规划的要求，对省域苏北、苏中和苏南地区有不同的城市经济发展目标、城市化水平目标以及用地指标等标准。安徽省建设厅则对城市化、城乡协调、城市用地指标等内容有所侧重，其标准也因省份不同而不同。这些行业要求对于整个规划工作十分重要，及早掌握可以避免规划编制人员走弯路，造成时间上和精力上不必要的浪费。
(2)纲要汇报前的协调——对规划要点的协调
在编制规划过程中，纲要汇报前有许多关于城市发展的重大问题，包括规划期、规划范围、城市性质、城市发展方向、城市规模、城市发展战略等内容。纲要汇报会前应与建设厅主管规划的人员接洽一次，可以通过主动登门拜访，邀请参加地方初步方案会或准纲要汇报会等形式与其对话，向他们展示规划编制方所理解的规划深度、规划期以及重要的规划决策和规划成果形式等，并尽可能将规划中编制方与委托方不统一的规划思路展示出来，认真听取评审方的意见，并进行规划成果的相应修改。
(3)成果汇报前的协调——规划成果修改内容的协调
通过规划纲要成果评审会后，根据建设厅组织的专家组形成的会议纪要进行修改完善工作，同时地方政府也会针对时事政策、城市发展需求和外界一些客观变动因素提出相应的修改意见。编制方应以纲要评审会议纪要为主，并适当考虑地方补充意见进行成果完善工作，并于成果汇报前提交准成果内容，同时征求地方政府和建设厅两方面的意见，在继续修改完善后提出规划成果评审的要求。
城市规划是城市发展和城市建设的龙头，城市中各个利益群体都十分关注。作为城市规划工作者，应认真操作每个协调的环节，争取做到规划失误最小化。尤其是在建设厅与地方政府意见不统一的情况下，规划编制人员必须找到根源，做好协调，满足双方的要求。
3.3.3与合作方协调
编制总体规划的合作方式主要包括两种形式：一是委托方同时邀请多方合作总体规划的形式，简称分工合作式；二是编制方就单方面问题邀请专业部门或人员参加的形式，简称协助合作式。
1)分工合作式
为了更科学合理地编制总体规划，编制方通常会聘请不同设计部门分担部分总体规划工作。按主要规划内容分类，包含城镇体系规划、用地布局规划和工程设施用地规划三类。而按不同的专业背景分类，经济地理专业人员擅长城镇体系规划，城市规划专业人员擅长用地布局规划，市政工程专业人员擅长工程设施规划。针对这种情况，委托方可能会同时委托2~3家共同修编总体规划，参与协作的专业人员身份、专业背景有别，但规划的主要结论和标准要一致。由于受到参与人员专业背景和规划主观性的客观因素，协调工作存在一定困难，协调不好将直接影响成果分析中论据与结论的不配套。因此，有序进行工作分解与按时段协调是调节矛盾的关键，这中间主要分三个步骤。
(1)初步方案阶段
由城镇体系规划人员在前期投入主要精力于区域分析、经济分析和区域城镇发展目标预测，并提供以区域交通为主的重大基础设施的部门规划情况和城市SWOT分析(优势、劣势、机遇和挑战分析)。与此同时，工程设施用地规划人员负责提供对城市布局有重大影响的市政设施及现状隐患，以及搬迁改造可行性分析等内容。而用地布局规划人员应在详细分析现状调研资料的基础上，充分吸收城镇体系和工程规划人员提供的初步分析资料，才能构思方案。
(2)纲要阶段
城镇体系规划和用地布局规划作为总体规划最重要的两部分内容在纲要阶段继续深化，搭起纲要成果构架的同时，工程设施用地规划人员配置给水、雨水、污水、电力、电信、燃气、综合防灾、环境卫生等各项专项规划。各项专项规划必须多次与地方相关业务部门进行协调，尽可能吸收纳入地方专业部门成果，以城市规划行业规范的要求形成成果。此后，以用地布局规划人员为主负责汇总汇报成果，包括文本和附件(说明书、图集和基础资料汇编)，有些城市规划要求有专题研究报告内容。在纲要汇报前，将规划建设用地平衡表统一核对，由各专业人员统一修改，最终形成纲要汇报成果。
(3)成果阶段
该阶段的协调相对比较简单，重点是根据纲要评审意见分别进行修改，并提交修改的说明和解释。汇总后再统一核对，核对无误后，综合各项规划内容形成上报成果。
2)协助合作式
协助合作形式一般是在编制方规划工作进行到一定程度时，对城市的某些方面进行深入研究，这样有利于方案构思，有利于提供更多依据。此时通常会委托专业人员参与某领域的专题研究，同时在内容深度、研究周期上提出较高要求。研究周期一般为1~3个月，视规划周期而定。研究周期短，切中要害的难度大，避免这种后果除了要及时彼此沟通，还要采取两种方法：一是在调研期间要求专题研究人员参加，并提出初步研究构思，与编制方协商并粗定初稿内容；二是要求专题研究人员分两次交付成果，第一次是初步成果，第二次为最终成果。初步报告提交后，编制方应与专题研究人员座谈，充分沟通交流达到供需平衡、目标一致，待专题研究人员修改完善后上交最终成果，作为方案构思的依据之一。
3.3.4与地方各专业部门协调
与地方各专业部门协调是规划工作中的一个必要环节，也是协调工作中参与部门和人员最多的，协调方式以召开座谈会和部门访谈为主。
1)召开座谈会
现场调研期间按各部门的相关性召开各类座谈会，要求各部门技术骨干参加，并准备好行业相关资料。会议主题提前发给各部门做好会前准备，主要内容包含：现状介绍、各行业问题描述、解决方案或对规划的期望。
2)部门访谈
针对第一次接洽会议资料汇总内容，补充必要的行业资料，挑选重要部门访谈，以提问题和讨论的方式取得更符合规划要求的行业资料。在访谈过程中要向被访部门详细说明意图，态度要诚恳，以取得对方的支持，并乐于为规划出谋划策。在许可的情况下，向被访部门索要准确的数据资料。
此外，规划各阶段成果形成后，及时在地方政府的帮助下召开各部门协调会，请各部门技术骨干参与讨论，直接对方案提出相关意见，编制方应认真分析并充分吸收有益的意见，并完善成果。
3.3.5与公众的协调
城市总体规划不仅指导城市建设，还是一项公共政策，应增加规划决策的公开性、透明性。与公众协调有助于规划实施的顺畅性，以及规划政策的顺利推行，规划成果向公众的发布一般采用两种方式。
1)公示展览
规划成果展览或网上公布一般在纲要审查前后进行，创造多种渠道为公众提供评议规划的平台，并将展示的内容和期限在媒体上及时公布，意见较多时要延长展示的时间。
2)问卷调查
问卷调查一般在调研期间进行，将城市规划中的一些重大问题向市民征询意见，将汇总的结论纳入总体规划方案构思中。
除了上述五种协调方式，编制小组内部的协调也十分重要，城市总体规划是一项技术性强、工作量大、多专业融合的庞大工作，小组各成员的相互支持配合才是构成科学合理方案的基本保证。
因此，城市总体规划的编制如何逐步改变垂直型、封闭型模式，充分利用好咨询、讨论、谈判、交流、参与、公示等途径，广泛吸收各阶层、各利益代表(包括政府部门、企业、个人、其他组织)参与规划的编制，共同协调规划中各种利益冲突，制定出透明度高、广泛反映社会意愿的规划，是一个令规划师十分重视的课题。广泛协调社会各界、政府各部门共同参与规划，一方面可以巩固、提升规划的综合、统筹地位，另一方面可增强社会各方履行规划的自觉性和主动性，同时也有利于规划实施的监督和管理。
3.4修改完善阶段
经历了各个阶段的规划协调工作后进入修改完善阶段，从外业转向内业，从座谈转向总结，并最终确定深化方案。
3.4.1意见整合
由于规划阶段广泛征集的意见是来自多方面的，所以要进行分类汇总，以确定具体修改内容。
凡收集的各方面意见，无论是委托方还是审批方，不管是哪个部门，都代表着单方向的利益。在汇总庞大的意见条目时，应反复推敲，分类整理，最终疏理出三类：一是明确听取意见修改的，对于规划工作中的失误，或者设计条件的变更等问题应列入进行修改的类别，确定需要修改的意见应一一列出，并作为进一步说明书的完善补充，以及下一阶段汇报强调的主要内容之一；二是对部分意见改良后明确修改的内容，即一定幅度的修改，是对各方意见的调整，兼顾大众利益而进行的规划微调，并将修改原因详述在说明书中；三是不予采纳的意见，一般是片面的意见或是对规划的误解导致意见的偏差，应说明不接受的原因，并再次与提意见的部门交换意见，并最终达成一致。
例如，在安徽宣城市总体规划的初步方案交流中，项目组曾经提出改良城市中心区交叉口的不良交通形态，但据委托方说明，自行改良部分道路，并大量投入财力，搬迁部分居民，如果按照项目组提出的方案，刚刚搬迁的居民不得不再次搬迁，将极大影响居民情绪和造成财物的浪费，最终项目组取得折中意见，并相应调整了整体路网结构，在此基础上深化了方案。
3.4.2深化方案
在综合意见分析后确定深化方案及对比方案。进入深化方案阶段，在城市规划编制办法中规定了城市总体规划纲要阶段的内容和成果。
城市总体规划纲要应当包括以下四项内容：①论证城市国民经济和社会发展的条件，原则确定规划期内城市发展目标；②论证城市在区域发展中的地位，原则确定市(县)域城镇体系的结构与布局；③原则确定城市性质、规模、总体布局，选择城市发展用地，提出城市规划区范围的初步意见。④研究确定城市能源、交通、供水等城市基础设施开发建设的重大原则问题，以及实施城市规划的重要措施。城市总体规划纲要的成果包括文字说明和必要的示意性图纸。