在传真机的接收端将图像电信号还原成光学图像，这一过程称为图像信号的记录。感热记录是目前大部分三类机使用的记录方式。在三类机技术中，记录器件也是固体化的。记录器件主要是一个用大规模集成电路制成的1728或2048位的固体记录头。用这种固体记录头，记录位置精确，图像的复制质量好。当然，这种方式要使用经过特殊处理的感热纸。有两种化学固体附着在感热纸纸基上，在常温下它们都不显颜色。若纸上某一部位经过记录头的发热点，两种化学固体熔化成液体并发生化学反应，反应的生成物通常是黑色的。所以，当感热纸沿着固体记录头移动时，固体记录头上一排微小的发热点（其热量受控于图像信号）在感热纸上留下无数的小黑点。通过这些极细的小黑点重构一幅完整的图像。这幅图像就是传真副本。
感热记录方式的优点是记录过程简单，记录一次成像，可使整机体积轻巧，复制图像清晰鲜明，且成本低；缺点是传真副本容易褪色，不能长期保存。现代也有使用普通纸作记录纸的。但是这种传真价格较贵，因为其记录部分或是用喷墨方法或是用激光印字，设备结构都较复杂。
3、传真机的主要技术指标 适用性：G1、G2、G3表示不同的组别，数字越高越好，高组别的可兼容低组别的传真机，现在一般均为G3。
扫描方式：主要有CCD及接触式图象传感器，CCD为光电耦合传感器属模拟式，后者为数字式。所以，接触式图像传感器比CCD的扫描要清晰，速度也更快。
分辨率：DPI即每平方英寸的点数，如：360×360DPI，720×720DPI。
ECM：是一种纠错方式协议，可保证所传文件准确无误。
图像处理：如UHQ为一种中间色过渡方式，可保证图片传输效果更好。
打印速度：速度越越好。
3.3.3传真机的使用
1、一般使用常识
（1）机器摆放：机器应置于干燥清洁处，避免热源和阳光的直射。放于水平面上，要远离振源。最好使用单独电源供电。机器上避免放置文件或其它物品，以免影响散热，机器应距离墙壁最少10cm。出纸口处不应有障碍物。机前和机上方至少留有90cm空间，两侧面及后面至少留有250mm空间。
（2）对原文件的要求：墨水字迹文件和用胶水粘的文件要待原墨水或胶水干燥后再传输。文件应平整干净。厚度大于0.45毫米的文件、金属片、布块、复写纸、蜡纸、塑压纸不能传输。必须将原文件用普通纸复制出来后再进行传输。要去掉文件上的曲别针、订书钉和大头针等装钉物。
（3）发送文件：发送过程中切勿用力拉文件原稿，以免损坏机器或文件。发送时要根据对方有无细密功能（G3、G4机有，G1、G2机无），选用细密或标准工作状态。发文完毕后要挂上电话听筒。原稿给进不正常时，应取出原稿重新放入。
（4）文件接收：检查机器是否接通电源，是否处于接收状态，是否安放了复印的记录纸，是否有纸张阻塞。自动接收时，应当接通机器的电源，使传真机处于自动接收状态。
2、传真机中文操作简介 以松下KX-200/F210传真机为例进行说明；
（1）输入用户数据
设定日期及时间：按MENU，#，0，1及START/COPY/SET，然后输入月、日、年，按START/COPY/SET，再输入时及分(12小时制），重复按* 选择AM或PM，最后按START/COPY/SET及MENU完成；用户名号输入（最多30个字符)；输入用户传真号码：按MENU，#，0，3及START/COPY/SET，再按*，8，5，2，及#( #代表空格)，然后输入用户传真号码（最多20个位)，最后按START/COPY/SET及MENU完成。
名号打印位置：按MENU，#，2，1，及STAT/COPY/SET，按上箭头键或 下箭头键，选择OUT或IN，再按START/COPY/SET及MENU完成。注：IN代表印在对方接收的副本内，OUT代表印在对方接收的副本外。
输入电话记忆：单触拨号，重复按MENU，直至荧幕显示“STORE TEL NO.”，按单触拨号键第2至9其中一个单触键；简易拨号，重复按MENU，直至荧幕显示“STORE TEL NO.”，然后按#，再选择由00至99其中一组简易拨号代码，输入对方传真号码（最多30个位)，再按START/COPY/SET，输入对方名称（最多10个字符)，最后按START/COPY/SET及STOP完成。
打印出电话记忆表：重复按MENU，直至荧幕显示PRINT LIST，再按#，3及START/COPY/SET，打印完毕后，请按MENU。
清除已输入的电话记忆：重复按MENU，直至荧幕显示“STORE TEL NO.”；如需取消单触拨号记忆，请按该单触拨号键。如需取消简易拨号记忆，请按#及该组简易拨号代码；当荧幕出现该传真或电话号码时，按STOP及START/COPY/SET键，当荧幕出现对方名称时，按STOP 删除对方名称，最后按START/COPY/SET及STOP 完成。
（2）传送文件方法
传送效果设定：可提供3级解像度及1个64级灰度调校，先把文件放在文件架上﹝在同一次传送最多可放上15张A4文件﹞，文件面朝下，重复按RESOLUTION键选择以下其中一种解像度：
标准 STANDARD（适合传送一般文件）；
清晰 FINE（适合传送附有图文的文件）；
超清晰 SUPER FINE（适合传送附有精细图表的文件）；
灰度 HALF TONE（适合传送附有彩色或黑白图片的文件）；
注：解像度越高，传送效果越好，但传送时间亦较长。
传送方法：直接拨号传送：先将文件面朝下，放在文件架上，按对方传真号码，再按START/COPY/SET开始传送。
使用电话记忆传送﹝单触拨号或简易拨号记忆﹞：先将文件面朝下，放在文件架上，按单触拨号键或DIRECTORY及#，再按由00至99其中一组简易拨号代码，文件便会自动传送。
手动传送﹝使用听筒﹞：先将文件面朝下，放在文件架上，提起听筒，然后按对方传真号码，当听到传真讯号时，按START/COPY/SET开始传送，然后放好听筒。
手动传送﹝使用免提听筒键﹞：先将文件面朝下，放在文件架上，按SP-PHONE，然后按对方传真号码，当听到传真讯号时，按START/COPY/SET开始传送。
使用定时传送：先把文件放在文件架上，文件面朝下，按MENU，#，2，5及START/COPY/SET，按上箭头键，选择 ON，再按START/COPY/SET，按对方传真号码、单触或简易拨号记忆键，再按START/COPY/SET，输入传送时间，然后按*选择 AM（上午）或 PM（下午)，最后按START/COPY/SET及MENU完成。
取消定时传送：按MENU，#，2，5及START/COPY/SET，再按上箭头键，选择OFF，最后按START/COPY/SET及MENU完成。
使用多站传送：若用户需要把同一份文件传送至多个接收站，请参阅[多站传送]部份。
独立传送报告：按MENU，#，0，4及START/COPY/SET，重复按上箭头键，选择ERROR、ON或OFF，最后按START/COPY/SET及MENU完成。注：ERROR传送出现问题时，才会印出。
ON每次传送后自动印出，OFF不会印出报告。
（3）接收文件形式
对于不使用“家居传真3”的用户有以下几种形式：TEL/FAX 电话及传真自动分辨形式：若来电是电话，传真机会发出提示鸣声通知用户接听；若来电是传真，传真机会自动接收文件。按MENU，#，0，8及START/COPY/SET，按上箭头键，选择TEL/FAX，最后按START/COPY/SET及MENU完成。
完成设定后，按AUTO RECEIVE键令指示灯熄灭即可使用上述接收形式。
TEL手动形式：无论来电是电话或传真，传真机都会长鸣以待用户接听。如有来电时，用户需提起听筒接听。若听到传真讯号声，按START/COPY/SET键后放下听筒，便可接收文件；若提起听筒听到对话，可直接与对方谈话。
按MENU，#，0，8及START/COPY/SET，按上箭头键，选择TEL，最后按START/COPY/SET及MENU完成。完成设定后，按AUTO RECEIVE键令指示灯熄灭即可使用上述接收形式。
ANS/FAX使用电话录音及接收传真：若来电是电话则会自动录音；若来电是传真则会自动接收文件。按MENU，#，0，5及START/COPY/SET，按上箭头键选择 ANS/FAX，最后按START/COPY/SET及MENU。
完成设定后，按AUTO RECEIVE键令指示灯亮起即可使用上述接收形式。
FAX传真接收模式﹝只适合使用独立传真线用户使用﹞：所有来电只作传真接收处理，不能接听电话。
按MENU，#，0，5及START/COPY/SET，按上箭头键选择FAX，最后按START/COPY/SET及MENU。
完成设定后，按AUTO RECEIVE键令指示灯亮起即可使用上述接收形式。
使用“家居传真3”用户：家居传真3是由香港电讯提供的一项服务，使用该服务的用户会拥有两个独立的号码，其中一个是电话号码，另一个为传真号码。完成设定后，若对方使用用户的电话号码致电予用户，传真机会发出铃声以待用户接听；若对方使用传真号码传送文件予用户，传真机会自动接收该文件。
无纸接收形式：本机已预先设定可以在缺纸或缺打印色带的情况下，仍可接收约28张A4文件。当荧幕显示“FAX IN MEMORY”时，即代表传真机已为用户接收了文件并储存在记忆内，只需放好纸张或换上新色带便可自动印出文件。
记忆接收提示响声：当传真机自动使用无纸接收形式的时候，文件会储存于记忆内，而传真机会每隔数秒发出1次“Bi”声。按MENU，#，4，4及START/COPY/SET，按上箭头键选择ON或 OFF，再按START/COPY/SET及MENU完成。
注意：ON代表发出响声，OFF代表不发出响声。
（4）其它功能设定
自动印出35次收发记录：请按MENU，#，2，2及START/COPY/SET，重复按上箭头键，选择ON或OFF，再按START/COPY/SET及MENU完成。注：ON代表自动印出，OFF代表不印出。
设定电话传真辨别后的电话提示铃声次数（只适用于非家居传真3用户）：按MENU，#，3，0及START/COPY/SET，重复按上箭头键 选择铃声次数（3至6次），再按START/COPY/SET及MENU完成。
用户必须在选定的提示铃声次数内接听，否则传真机会进入接收文件状态，发出接收讯号。
记录纸张设定﹝本机已预设为A4纸﹞：按MENU，#，1，6及START/COPY/SET，重复按上箭头键 选择A4或LTR/LEGAL，再按START/COPY/SET及MENU完成。
多站传送使用方法﹝最多117个接收站﹞：如用户经常需要将同一份文件传送到多个指定的接收站，可预先将接收站的数据储存于单触拨号键及简易拨号键内﹝请参阅第1部份有关输入单触及简易拨号方法﹞。然后将这些单触或简易拨号记忆登记在多站传送键BROADCAST内。以后只须放好文件并按BROADCAST键，传真机先把文件储存于记忆内，然后自动逐一传送。
设定多站传送功能：按MENU两次，再按BROADCAST键﹝即第1个单触拨号键﹞，重复按上箭头键键，直至荧幕出现“PROG MODE”，再按START/COPY/SET键；若使用单触拨号键，请按所需的单触拨号键；若使用简易拨号键，请按#及两位数字简易拨号代码；重复前一步骤直至完成输入所有接收站；最后按START/COPY/SET及STOP完成。
使用多站传送功能：把文件放在文件架上，按BROADCAST键，传真机会先把文件储存在记忆内（记忆容量最多28页A4纸），然后自动逐一传送。
终止多站传送：按STOP，荧幕会出现“CANCEL BROAD”，然后按START/COPY/SET，重复按上箭头键，直至荧幕出现“=YES”，最后按START/COPY/SET即可。
更改或清除多站传送键：依上述设定部份重新输入新的数据，旧有的数据会被取代。