创建好传真文档后，将其放入传真即时应答邮箱中，拨号者才能选择、接收，其步骤为：在“语音管理器”窗口中，打开“传真即时应答邮箱”。点击菜单“传真文档/添加…”，出现“即时应答传真文档管理”对话框。按下“选择传真…”按钮，从“传真文档”列表中，选择新添文件，并按下“确定”按钮。填入文档ID（如1，注意与该邮箱问候信息所报的数字统一）。最好在“注释”栏针对该文档内容，写一个简短的说明。选择“确定”。重复以上步骤，直到添加完所有传真文档为止，这样，传真即时应答邮箱内的传真文档就准备妥当了。步骤四，启用语音和传真应答系统：通过前面的三大步骤，你已经建好了语音及传真邮箱，并配置好了语音信息、准备好了传真文档，总之，你的语音应答系统已基本建成了。不过，为了让打进电话的人更容易操作，最好在“语音管理器”窗口再作一个小小的设置，步骤为，点击菜单“设置/语音系统…”，弹出“语音系统安装”对话框，选中“播放语音/传真/数据选择信息”。
现在，正式启用该语音、传真应答系统，看看其运行情况：在BitWare主窗口，按下“接收”按钮，启动“接收管理器”，出现“接收管理器”窗口，在测试调制解调器后，进入等待呼叫状态。此时如果有人打电话来，那么，他首先会听到“留言，请按1；传真，请按2；电脑连线，请按3”这一类的语音信息。接下来，有三种情况，如果拨号人按1，表示他（她）要留言，他（她）会随后会听到“邮箱目录”介绍，如“要给××留言，请按1，然后按#键；要给××留言，请按2，然后按#键；要给××留言，请按3，然后按#键；要接收最新产品信息，请按4，然后按#键”。在他输入邮箱号码后，如果该邮箱是语音应答邮箱，可能会听到诸如“请在…嘀…声后开始留言，结束后请按#键”的语音信息，如果该邮箱是传真应答邮箱，则可能会听到类似“请输入文件号码，结束请按#键”的语音信息。随着操作进展，还有其它一些操作提示信息及最后的道别信息。如果拨号人按2，表示他要发送传真给你，接下来会有相应的语音提示，拨号人只需按提示进行有关操作即可。如果拨号人按3，表示他要与你连机，BitWare会自动启动BitCom模块，他可以与你实现屏幕对话或文件交换。顺便说一下，如果对方通过Modem拨电话号码，且在号码后面增加“，，，D，，，”字符，如“9，15105551212，，，D，，，”，这样，当受话方电脑接收并检测到“D”时，BitWare会自行启动BitCom，进入远程连机模式。
经过以上过程，别人可能已经在你的语音邮箱留言了，现在的问题是，如何接听这些留言呢？如果你就在自己的电脑旁边，那很好办，点击“语音管理器”中的“播放”按钮，就可以一一接听留言，然而，如果你一天到晚都守着自己电话和电脑，建立语音应答邮箱似乎就没有多大意义了，相反，建立语音邮箱的好处正是在于，当你在外地（如办公室、出差期间）时，可以随时通过普通按键式电话，接听他人给你的电脑留言，要实现这个功能，可按以下步骤操作：从外地直接拨打你与电脑连接的电话号码。听到欢迎词、邮箱目录、个人邮箱问候信息后，按“#”键进入语音邮箱。输入邮箱号码，然后按“#”建。注意，如果你设置了口令保护语音邮箱，先输入口令，然后再按“#”建。按“1”键，播放给你的留言信息。播完后，根据提示操作即可。
（4）数据功能
这部分功能主要通过BitWare主窗口中BitCom模块来实现。BitCom可以让你实现远程连机，进行网上交流、传送文件，也可以让你登录BBS站或其它服务器，甚至还可以让你将自己的电脑很方便地变成一个小型BBS站，提供给他人访问。下面就分别说明其具体操作步骤。
远程连机及登录BBS条件是双方电脑都安装了BitWare或类似软件，且一方计算机处于应答状态。
在BitWare主窗口中，按下BitCom按钮，打开BitCom窗口。确保被叫方电脑处于应答状态。如果被呼叫方是BBS联机服务或大型主机系统，则你不必操心，一般随时都处于应答状态，你可以在任何时候拨号连接。如果双方都是个人电脑，则需要先电话联系一下，让被呼叫方在BitCom窗口中点击菜单“动作/自动应答”，进入自动应答模式。注意：个人电脑互连时，请依次按下“电话薄/编辑./终端…”按钮，在“终端设置”对话框中，选中“本地回显”及“自动换行”两个选项。呼叫方按下“电话簿”按钮，选中要呼叫的远程计算机或BBS电话号码。如果对方还没有在你的“电话簿”中，可以先按下“添加…”按钮，创建其电话记录。呼叫远程计算机。选中电话号码后，单击“拨号”按钮，开始拨号，当与远程计算机成功连接后，BitCom窗口左下方的状态行会出现“联机”提示。连机成功后，对于BBS站，你可以浏览、写信、下载，与使用Windows的“超级终端”等上站没有什么区别。对于个人电脑，双方可以传输文件，也可以交流聊天。为方便交流，双方可以点击“动作/通话模式：开始”菜单，启动“通话模式”，这时，将出现两个对话窗口，一个显示对方信息，另一个显示本地信息。如果要传输文件，建议双方选择ZMODEM协议，一方先在BitCom窗口点击“接收”按钮，等待接收文件，另一方则点击“发送”按钮，选中要发送的文件（可多个），然后，再次按下“发送”按钮即可。
建立小型BBS站 在BitCom窗口中，按下“主机”按钮，进入主机模式即可。注意，他人登录你的BBS站，实际是访问你的\bitware\xfer\目录内的文件。首先，你可以给每个申请登录的人，设置不同的口令，以防止非法访问。方法是，在BitCom窗口中，点击“主机/设置…”菜单，进入“主机模式设置”对话框，选中“允许口令保护”，这时，会自动弹出“用户管理”窗口，按下“添加”按钮，出现“用户信息”窗口，分别在“名字”、“姓氏”和“口令”栏键入相应信息。注意，口令不分大小写。接下来，将口令通知本人，并将你的电脑置于主机模式（即BBS），他就可以上站访问了。
通过以上介绍，相信大家对BitWare传输、接收、语音三个最主要的模块已经基本掌握了。BitWare还有一个重要的模块，它就是BitPhone，下面也对其进行一些介绍。
BitPhone，即电话拨号器或扬声器电话，可通过Modem拨打电话，与普通电话没有大的区别，其最大的优点在于，有一个功能强大的“电话薄”，可以让你方便、快捷地管理、查找电话记录，对于联系对象众多的个人或单位尤其有用。其操作步骤为，打开Modem（对于外置式而言），在BitWare主窗口按下“BitPhone”按钮，出现BitPhone拨号器面板，此时，你可以用鼠标直接在面板拨号（记得按“发送”钮），但这样就没有发挥出“电话薄”的功能，你需要按下面板上的“菜单”按钮，再按“电话薄…”按钮，选择要拨打的电话（如果还没加进去，那就马上按下“添加…”按钮吧），按“确定”离开，此时，按下“回车”按钮即开始拨号。这里注意，电话号码格式为：国家代码+地区代码+电话号码。
3.3图文传真机
传真机是一种将图像或文件作远距离实时传送的通信设备。它利用电话线路传输静止图像或文件，例如，将普通文件、图表、图纸、图片传输到远方。
传真机可以说是电话机、复印机、打印机、电脑等的组合体。G3机一般采用半双工式通讯方式，收、发两用，热感记录显像，能自动受信，自动传输文件，定时录音等。新型传真机的自动化程度很高，如有自动拨号、会话预约、自动应答等。一般由主机和一部按键电话组成，具体的功能如：扬声，音乐，暂停，留守，应答，自动/手动受信，自动出纸，复印/传真和自动中断，会话预约，换纸告知，原稿浓淡调整等。
就通信技术而言，传真的历史比电话早33年，比电视技术早78年，但在办公自动化领域里广泛使用传真机还是近十几年的事。1980年后出现的“文件传真三类机”使传真通信进入大众化阶段。本节主要讨论的是“文件传真三类机”的工作原理和使用方法。
3.3.1传真通信业务概述
20世纪20年代传真技术由英国发明。我国在40年代开办传真通信，到40年代末仅建成上海至南京真迹传真电路和上海至旧金山国际上片传真电路。中华人民共和国成立后，传真通信在技术上、业务上有了较大发展。1981年我国有31个城市开放了相片传真业务，并通过北京、上海国际终端局转接国际相片传真业务。到1989年，除拉萨、海口市外的所有省会城市都开办了公众真迹传真业务。
1974年我国报纸传真机研制成功和微波大通路干线建成后，正式开放了报纸传真业务。到1991年底，经电信部门传送的业务发展到10种报纸，每天322版，传送地点达16个城市，对加快报纸的印刷、发行起到了积极作用。从1992年开始，不少新闻单位陆续组建了VSAT网，通过卫星电路传版，使报纸传真业务受到一定影响。
用户传真业务比较适合我国汉字和少数民族文字通信特点。三类传真机的使用，促进了业务发展，到1992年底，已登记的用户已达8.9万个。随着我国长途自动电话网的发展，用户传真业务会有更大的发展。
业务种类：传真通信根据不同的传送、服务方式，分为公众传真和用户传真两大类。
公众传真业务是由电信局将发报用户交发的传真内容传送到收报地点，投送给收报用户的传真业务。根据不同传送内容又分为相片传真业务、真迹传真业务和报纸传真业务三种。
用户传真业务是收、发报用户利用本单位专用传真设备，通过公用电话网自行传送的一种传真业务，收、发报用户之间有一端使用电信营业片的公用传真设备传送或接收时，称为公众用户传真业务。
计费方式：公众传真业务按传送面积或报纸版面计费；用户传真业务按传送时间和国内、国际电话价目计费。
3.3.2传真机的类型、结构与工作原理
1、传真机的类型
迄今为止，传真机共有5个类型，按它们出现的时间先后依次为一类机、二类机、三类机、四类机和彩色传真机。
一类机简称G1（Group-1）机，又称为六分钟机，使用调频和模拟传输。它传送的信号不用特殊的频带压缩方法，所以速度慢，需要六分钟传送一页A4幅面的文稿。它属于早期产品，目前已淘汰。
二类机简称G2机，又称为三分钟机，使用调频和频带压缩技术。二类机在控制程序方面也与一类机有所不同，它的标准传输速度是三分钟传送一页A4文稿。
三类机简称G3机，又称为一分钟机，使用频带压缩技术和减少冗余度编码技术，使传输的数据量大大减少，可在一分钟内传送一页A4标准文稿。三类传真机是目前生产量和应用量最多的机型。
四类机简称G4机，利用专用的数字数据网（如DDN网）传真。在传输前，它进行减少信号冗余度的处理，并采用适合专用数据网的传输控制程序，可以实现无错码接收。
彩色类传真机能够传送彩色图文。在发送方，它的工作方式类似于彩色摄像机，使用分色镜将来自彩色图像的反射光分解成3种基色，进行光电转换，并给予必要的补偿和信息压缩，然后送上信道进行传输。在接收方将分解的基色信号提取放大并还原成像。目前记录彩色图像的方式是利用彩色喷墨方法。彩色传真机需要发送3种基本色调，其带宽是普通黑白二值传真的3倍。若用目前的载波电话网传输，就需要3倍的时间，不适宜快速传输。只有利用宽带化的数字数据网，彩色传真才能达到高速传输。
2、图文传真三类机的工作原理
目前使用的传真机多为三类机。
在发送端，传真机内置的荧光灯作为光源照射到原稿图像上，对原稿图像（或称文件）进行逐行扫描。原稿各像素的反射光依次投射到电荷耦合器件（CCD）上。CCD将不同强度的反射光转换成相应的电信号，这样就形成了图像原始电信号。图像原始电信号经过处理后形成图像数据。由于一幅图像的数据量很大，为了节省传输时间，要用编码电路将图像数据进行压缩。压缩后的图像数据还要经过调制，才能转换成模拟信号发送到电话线路上进行传输。
在接收端，传真机对接收到的信号进行解调和解码（调制和编码的逆过程），恢复出图像信号，最后对恢复后的图像信号进行记录，产生图像副本。目前三类机中使用的记录方法主要是感热记录。