大凡高级职业经理人的跳槽和变动,往往归结为高层之间的沟通不畅。很多企业的衰落、沉浮和个人职场的磨难有时也归结于此,沟通在企业中的战略地位可见一斑。
本章从5个角度,全方位阐述了如何用原则、工具、规则、技巧和企业文化来进行有效沟通,搭建沟通桥梁。用这5种方法来指导日常生活中自身和组织的特定沟通方式,恰当地使用这个沟通的“5角星”,你会发现,沟通其实很简单!
本节要点
1.组织沟通中的二双原则
2.创造性沟通原则
3.三角传球沟通原则
管理沟通必须有明确的目标,遵循必要的原则,学会适度沟通,才能达到预期的沟通目的。没有良好的沟通原则,企业的管理沟通活动将无法有效进行。所以遵循沟通原则对于沟通很重要。
沟通原则有很多,这里主要介绍三个:一是双赢原则和双向沟通原则,即组织沟通中的二双原则;二是创造性沟通原则;三是三角传球沟通原则。
2.1.1组织沟通中的二双原则
组织沟通中的二双原则,指的是组织沟通中的双赢原则和双向沟通原则。
所谓双赢原则,就是本着平等互利的精神,使双方都能获利,你赢我也赢,合作共存、互惠互利、利己利人的原则。
而所谓双向沟通原则,则是具有反馈渠道的信息沟通。相反,不具有反馈渠道的沟通,就是单向沟通。在双向沟通过程中,双方不断变换自己的角色位置,同时扮演信息的发出者和接收者的角色,直到双方对信息有了共同的了解,沟通双方的认知不断扩大和深化,呈现一种螺旋上升的认识过程。
1.双赢原则
最有效的沟通来自双赢的沟通。
在《高效能人士的七个习惯》中,史蒂芬·柯维是这样解释双赢的:“双赢思维是一种基于互敬、寻求互惠的思考框架与心意,目的是更丰盛的机会、财富及资源。”“双赢思维鼓励我们解决问题,并协助个人找到互惠的解决办法,是一种信息、力量、认可及报酬的分享。”
双赢沟通,重在攻心。
经营了几十年的毛纺厂濒临倒闭,几百个工人面临失业,不但拿不到遣散费,连欠的工资也拿不到一分。愤愤不平的工人们聚集在现任吴厂长的办公室门口抗议,要工厂拿出解决的办法。
“工厂就在大家眼前。”吴厂长说,“你们都看到了,也看到过去两年生产的低落。现在把工厂拍卖,只怕都没人买。就算卖掉,也要先还银行贷款,大家也分不到多少钱。”怎么办?是丢了饭碗,把厂长绑起来,然后把厂里的电脑、空调抢回家,再把工厂烧了泄愤,还是冷静善后?
吴厂长又说:“工厂是大家的。工厂欠大家钱,现在我们组成专案委员会,把工厂按比例分给大家,大家都是股东、都是老板。少拿点薪水,努力工作,撑几个月看看。赚了,是大家的。赔了,再关门也不迟。”
工人们想,现在把工厂砸了,什么也拿不到,还不如自己当老板,做做看。
半年下来,因为人人觉得是在为自己做事,特别卖命,工厂居然起死回生,不但还了债,而且扩张成了更大的工厂。
要么一起输,要么一起赢,吴厂长将即将破产的毛纺厂与工人一起结成了一个利益共同体,通过双赢原则,最终带领毛纺厂争取到了生存时间,也成功将工人的不良情绪转换成了生产的动力,达到了双赢的结局。
2.双向沟通原则
一个完整的沟通过程是这样的:首先是信息的发送者通过“表达”发出信息,其次是信息的接收者通过“倾听”接收信息。但对于一个完整且有效的沟通过程来说,仅靠这两个环节是不够的,还必须有反馈,即信息的接收者在接收信息的过程中或过程后,及时地给对方回应,以便澄清“表达”和“倾听”过程中可能存在的误解和失真。这就有了双向沟通。反馈使双向沟通与单向沟通有了质的区别,它们之间的优劣势比较。
要实现双向沟通,首先,要求沟通双方必须存在一定的共识区域,即沟通双方具有共同的经验范围。双方拥有越多的共同经验,沟通时就会有越多的共同语言,信息分享程度也就越高,失真率也就越少。
其次,沟通双方必须具有反馈意识。所谓反馈意识就是沟通双方在理解了所接收到的信息后做出的反应。反馈意识包括信息反馈要主动、及时、适路和适量。反馈时不仅需要对所接收到的信息简单地表示赞成与否,而且还需要主动提出自己的意见或补充、修改原始信息,这叫做主动;反馈迅速,不延误沟通的时机,这叫做及时;适路,是指反馈的内容不要偏离中心;适量,是指为了避免冲淡主要信息的传递,反馈的信息量要适当,不宜过多。
沟通双方应根据反馈信息进行自我调节,这才是有效且高效的沟通模式。
2.1.2创造性沟通原则
1.沟通误差决定启用创造性沟通原则
由于组织活动的两个必不可少的要素——领导者、被领导者和作用对象(即客观环境),经常处于动态变化之中,这就给决策工作带来许多不可预知的复杂因素。这些复杂因素,往往造成决策者与决策者之间、决策者与作用对象之间,出现一连串难以避免的“误差”。
作为创造型领导人才,他对面前遇到的各种“误差”应采取的态度绝非回避和视而不见,而应正视、积极消除。
在组织沟通中,常见误差有6种。
新观念与旧观念的误差;
个体与群体的误差;
眼前与长远的误差;
局部与整体的误差;
主观与客观的误差;
上级与部属的误差。
以上列举的6种“误差”,是对某项决策方案和领导行为大胆表示“怀疑”和“不满”的始发点,也是创造意识在沟通中的“最早”运用起因。有了可靠的创造性沟通,才能让沟通更有效地进行。
2.实现创造性沟通的有效原则
原则一:要善于怀疑。创造性沟通要建立在“怀疑”和“不满”的基础上。当接收到信息时,要有所判断,不要听之、随之,要了解这个问题,搞清楚信息的准确性、时效性、可行性,然后再做出决策,是传达,是反馈,还是建议等,一定要判断分析后,再做决定。
原则二:练就自己的应变能力。无原则的灵活“应变”,是圆滑世故的政客伎俩。高人一等的应变能力,应该建立在科学判断事物的基础上,灵活的审时度势,按照预定的信息,在不放弃原则性的前提下,根据不断变化的客观事物提供的一切可能条件,尽可能提出科学灵活的“应变”对策,做到“你变我亦变”,从而达到最终的沟通目标。
原则三:坚持原意,进行创造。作为部属,尤其中层领导,在传达、贯彻、执行高层领导的命令、指示中,不能只当“传话筒”、“扬声器”,而要将上级的命令、指示等同实际情况结合起来,在不违背高层领导正确意图的基础上进行创造,将信息以最简单、准确、明了的方式传达给第三方。这个过程强调:绝不是篡改和背离信息本来的意图,搞所谓的“另一套”,必须是贯彻执行原信息、命令、指示的升华。
2.1.3三角传球沟通原则
三角传球沟通原则是需要越级沟通时要遵循的原则。例如,紧急的事情必须向直属经理报告时,经理正好外出不在,但若等到经理回来再报告,在时效上又不被允许。此时,部属应该向更上一层的经理报告,以求尽快获得反应。但是当直属经理回来之后,部属必须尽快向其补报告。
若部属提出意见后,经过与直属经理充分沟通、讨论后,仍未被其采纳。如果部属认为自己提出的意见很重要,未获直属经理采纳的原因可能是其思考上的盲点所致,此时,部属就可以酌情采用三角传球沟通原则,越级向更高一层的经理报告。
确切地说,三角传球沟通,即越级沟通,既存在于上级对部属越级沟通,也存在于部属对上级越级沟通。常见的引发越级沟通的原因。
在组织沟通中,讲究的是广义的组织伦理,主管可以越级指挥,部属也可以越级报告,但是这两种状况都要遵守三角传球沟通原则。如此一来,组织的运作便能在组织的制度与伦理之中,兼具应变的弹性,保持运作的灵活度。
如果要想既不伤害中层领导,又能有效地进行越级沟通,可以参考以下5要点。
(1)要肯定部属的越级沟通行为。部属相信高层领导会引起重视才实施了越级沟通,因而可认为这些人对组织具有较高的信心,尤其是以组织发展为沟通目标的越级沟通行为。
越级沟通面临着巨大风险:组织高层领导不采纳自己建议的风险;直接上级,如主管知悉此事的负面压力;引起周围同事的警惕、疏远以及冷眼旁观;引起部属更大范围的模仿等。
(2)要善于分析。只有通过分析,才有利于找到解决问题的有效方案和途径。
孙明是一家图书公司的编辑部主管,其主要职责是监控整个图书的编辑流程,以及监督其部属编辑的日常工作。然而孙明的上级领导却发现很多事情孙明都处理不当,他的部属经常直接把事情汇报给上级,进行越级沟通。经过调查发现,并非公司的沟通体制不完善,问题出在孙明自身,孙明处理不好与部属编辑的关系,在向部属传达上级指导时总是神色倨傲,并且对员工非常苛刻,以至于办公室的敌对情绪非常浓厚,部属编辑对孙明所下达的指令经常不予执行,办公室的工作氛围也不积极。所以,很多事情不得不由上层出面安排,日常的工作也要由上层下达。孙明丧失了应负的管理职能,在公司的位置变得非常尴尬。
(3)上级领导对部属的越级沟通,要根据组织规模、结构层次实施越级沟通分层管理体系,不可事事亲力亲为。基层员工对于上级领导的越级沟通,也要认真分析沟通动因,三思而后行。如果是某个上级领导对某一阶层的多个员工、组织进行越级沟通,可成立组织进行专项讨论,制定最佳措施来执行任务或指示。但事后一定要向直接管理层报告。
(4)强调越级沟通是不是针对个人。对涉及的问题要先从组织全局、部门工作入手,切勿直接针对个人,甚至作为个人报复的依据。
(5)高层领导对越级沟通内容要进行信息加工和处理,然后即时反馈给部属,切不可石沉大海。反馈有两种:一种是正面的反馈,另一种是建设性的反馈。正面的反馈就是对对方做的好事予以表扬,鼓励其好行为的再次出现。建设性的反馈就是针对对方不足之处,提出相应的改进意见。注意,建设性的反馈是一种建议,而非批评,这点是非常重要的。
王副经理容易武断地给部属的意见或想法下结论,挫伤部属主动沟通的积极性。但总经理李刚却恰恰相反,在与部属沟通时,态度积极,常以建设性的、鼓励的口气给部属反馈,比如“小王,你的意见很好,尽管有些想法目前还不能实现,但是,你很有想法,很关心本部门业务的开展,类似这样的建议以后还要多提啊!”
最终王副经理被调离了该部门。
李刚既肯定了部属的越级沟通行为,让部属吃了一颗定心丸,同时也能鼓励到其他员工效仿这种行为,从而共同为企业的提升做出努力。
工具 测试双向沟通中的反馈技巧
案例讨论 米丽的尴尬
米丽是西安某大学人力资源管理专业的毕业生。她认为,经过四年的学习自己不但掌握了扎实的人力资源管理专业知识,而且具备了较强的人际沟通技能,因此她对自己未来的期望值很高。为了实现自己的梦想,她毅然只身赶赴广州求职。
经过将近一个月的反复投简历和面试,在权衡了多种因素的情况下,米丽最终选定了东莞市一家研究生产食品添加剂的公司。
但是到公司实习一个星期后,米丽就深陷困境。
原因是该公司是一个典型的小型家族企业,企业中的关键职位基本上都由董事长的亲属担任,各种裙带关系充塞其中。尤其是董事长给米丽安排了他的大儿子吴晓做她的临时上级,而吴晓先前主要负责的是产品研发工作,他对管理毫不热心,更不用懂得人力资源管理理念。在他的眼里,只有技术第一,产品只要能赚钱,其他的一切都无所谓。米丽对于这个毫无管理才能的领导也根本不放在心上,觉得他越是这样,自己发挥能力的空间也就越大。因此,在到公司的第五天,米丽就拿着自己的建议书走向了董事长办公室。可恰巧她的直接管理者吴晓也在,看着米丽手里拿着的建议书,公司这两位有亲属关系的高层都困惑了,而米丽更是进退两难!
案例提示
米丽是有抱负的,她也是因此而南下广州去求发展。来到新公司后,发现这家家族式企业在沟通管理上存在很大的弊端,这更激发了米丽的抱负心——她希望以自己的所学来帮助公司改进管理沟通的方法。但是,显然她没有掌握好越级沟通的时机。
讨论题目
1.如果你是吴晓,你该怎么做?
2.在这个案例中,你觉得米丽的做法对吗?有哪些欠缺?换做你,你该如何与上级进行有效的沟通?
思考
1.如果你发现你的薪水在同行业的同类工作中处于中等水平,而与你同行业同职位的其他公司的一位朋友,工资比你高很多,你不想跳槽,但又很想上司给你涨工资,这时你会怎么办?
2.你有一个好项目需要跟一家公司合作,对方也答应跟你合作,但是开具的报酬却低于你的期望值,你要怎样沟通,才能保证双方双赢,而又能愉快地合作呢?
说说你的计划。