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第21章 用心做事,做个效率专家(3)

找方法提高工作效率

同样是在工作,有些人只懂勤勤恳恳、循规蹈矩,终其一生也成就不大。而聪明的人却在努力寻找一种最佳的方法,在有限的条件中发挥才智的作用,将工作做到最完美。

将一半时间用于思索,一半时间用于行动,无疑是优秀员工的成功之道。不善于思考的人,就不能举一反三,触类旁通,享受创新的乐趣。赢得一切、拥抱成功的关键,则在于你能否积极、持续、科学地思考,用思考赢得高效。

有个小村庄,村里缺少水源,为了解决这个问题,村里的人决定对外签订一份送水合同,以便每天都能有人把水送到村子里。村里的长者把这份合同同时给了两个愿意接受这份工作的人。

得到合同的两个人中的一个人叫王强,他立刻行动了起来。每日奔波于一里外的湖泊和村庄之间,用他的两只桶从湖中打水并运回村子,并把打来的水倒在由村民们修建的一个结实的大蓄水池中。每天早晨他都比其他村民起得早,以便当村民需要用水时,蓄水池中已有足够的水供他们使用。由于起早贪黑地工作,王强很快就开始挣钱了。尽管这是一项相当艰苦的工作,但是王强很高兴,因为他能不断地挣钱,他对这份工作感到满意。

另外一个获得合同的人叫侯鑫。自从签订合同后侯鑫就消失了,几个月来,人们一直没有看见过侯鑫。这点令王强兴奋不已,由于没人与他竞争,他挣到了所有的水钱。

侯鑫很有头脑,他做了一份详细的商业计划书,并凭借这份计划书找到了几个投资者,一起开了一家公司。六个月后,侯鑫带着一个施工队和一笔投资回到了村庄。花了整整一年的时间,侯鑫的施工队修建了一条从村庄通往湖泊的大容量的不锈钢管道。

每当你要做出工作决策时,这个故事或许能给你以启发,所以我们应时常问自己:“我究竟是在修管道还是在运水?”“我是在拼命地工作还是在聪明地工作?”

许多人确实试图延长他们的工作时间,以完成更多的工作,却没有用。工作需要弹性,它就像是一种气体,会自动膨胀,并填满多余的空间。

时间管理专家并不鼓励你为解决时间问题而延长工作时间。如果一个计划到下班时还没写完,也许你会自然地想到晚上继续加班,你把晚上当作了白天的延伸,不仅影响家庭和社会生活,它还降低工作效率,你成了整个事件中唯一的受害者。

科学家牛顿说:“无头绪地、盲目地工作,往往效率很低。正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间。”然而,很多人却充当着“消防员”的角色,自觉或不自觉地把大部分时间用于处理急事,他们每天都在处理危机、四处救火。每天下来,他们总是身心疲惫不堪,但收效甚微。

时间是公平的,每个员工一天的时间都是24小时。但是,有些人用同样的时间做了比别人更多的事,这些人显然更有掌握时间的窍门。这种窍门是我们可以获得的,它可能成为高效能人士最有价值的工作方法。

玛丽·凯创办玛丽·凯化妆品公司初期,听到一则有关“如何提高工作效率”的故事,这个故事对她后来事业成功起了重大的推动作用,故事的精义是“每天写下六件最重要的事,然后按顺序执行”。玛丽·凯心想,如果这个方法对吉尔而言值2.52万元,对我也会有同样的价值。因此,她开始在每天下班前也写下明天做的六件重要的事情,而且也鼓励业务员这么做。

今天的玛丽·凯化妆品公司拥有十多万名业务员,她为他们印制了上百万份的粉红色的小便条本,每一张便条纸上写的都是:“我明天必须做的六件重要事情。”

玛丽·凯说:“我在这些年的工作中收集了一些自己安排时间的最佳技巧。每天留出一段不受干扰的时间来做计划,坚持不懈的确有点困难,不过拿出20分钟不受干扰的时间来做计划,效果与90分钟总被打扰的时间相同。如果你挤不出20分钟的时间,留出10分钟也可以。你对时间的投资会有丰厚的回报的。

“集中处理,把事情放在一起做,把所有的语音邮件都一次做完;把所有的电话都一次回完;把备忘录和信都一口气写完。尽量减少从做一件事转到做另一件事的次数。

“检查放入文件柜中的每份报告。真的有必要看这份报告吗?如果没必要,扔到一边去。

“对回复电子邮件进行控制。把回复邮件放进时间表中,这样电子邮件就不会干扰我的时间了。

“清理办公桌。混乱不堪的办公桌会让人觉得你没有条理——你不得不在桌上翻来翻去地找东西。

“制定可操作性强的工作计划表,既要尽可能注重成本效益,也要尽可能将精力集中,把每项可能的工作推向前进。”

从某种意义上可以说效率胜于完美,时间决定成败。完美主义的人常因过度在意无法达到百分之百,而使得不完美的部分反而愈来愈多。在这个变化迅速的时代里,你必须学会运用高效的方法赢得胜利。

主动找方法解决问题

主动寻求方法解决问题的员工都会像金子一样光芒四射。哪怕他没有刻意去追求机会,机会也会主动找上门来。

碰见困难迎难而上,主动去寻找方法解决问题的员工,是职场中的稀有资源,更是经济社会的珍宝。

福特汽车公司是美国创立最早、最大的汽车公司之一。1956年,该公司推出了一款新车,尽管这款汽车式样、功能都很好,价钱也不贵,但销路平平,和当初设想的情况完全相反。

公司的管理人员绞尽脑汁也找不到让产品畅销的方法。这时,在福特汽车公司里,一位刚刚毕业的大学生艾柯卡,却对这个问题产生了浓厚的兴趣。

当时艾柯卡是福特汽车公司的一位见习工程师,本来与汽车的销售毫无关系。但是,看到公司老总因为这款新车滞销而着急的神情,他开始不停地琢磨:“我能不能想办法让这款汽车畅销起来呢?”终于有一天,他灵光一闪,于是径直来到总经理办公室,向总经理提出了一个新的创意:“我们应该在报上登广告,内容为:花56元买一辆56型福特。”即:谁想买一辆1956年生产的福特汽车,只需先付20%的货款,余下部分可按每月付56美元的办法逐步付清。

艾柯卡的建议得到了采纳。“花56元买一辆56型福特”的广告引起了人们极大的兴趣。

因为“花56元买一辆56型福特”的这种宣传,不但打消了很多人对车价的顾虑,还给人留下了“每个月才花56元就可以买辆车,实在是太合算了”的印象。

短短的三个月,该款汽车在费城地区的销售量从原来的末位一跃成为冠军。

而艾柯卡很快受到了公司的赏识,总部将他调到华盛顿,并委任他为地区经理。

后来,艾柯卡不断地根据公司的发展趋势,推出了一系列富有创意的方法,最终脱颖而出,坐上了福特公司总裁的宝座。

在工作中主动去想办法解决问题的员工最容易脱颖而出,也最容易得到公司的认可!

在美国,年轻的铁路邮递员佛尔,曾经和许多其他的邮递员一样,都用陈旧的方法分发信件,这样往往使许多信件被耽误几天或更长的时间。佛尔想尽办法去改变这种现状,于是,他发明了一种把信件集合寄递的方法,极大地提高了信件的投递速度。

佛尔升迁了,5年后,他成了邮务局帮办,接着当上了总办,最后升任为美国电话电报公司的总经理。

在工作中,都认为工作只需要按部就班做下去的时候,偏偏有一些人,会主动寻找更有效的方法,将问题解决得更好!也正因为他们善于主动地去寻找方法,所以他们也常常最容易获得成功!

1793年,守卫土伦城的法国军队叛乱。叛军在英国军队的援助下,将土伦城护卫得像铜墙铁壁。土伦城四面环水,且有三面是深水区。英国军舰就在水面上巡弋着,只要前来攻城的法军一靠近,就猛烈开火。法军的军舰远远不如英军的军舰,根本无计可施,法军指挥官急得团团转,以至前来平息这次叛乱的法国军队怎么也攻不下。

当时 24岁的拿破仑在平息叛乱的队伍中任炮兵上尉,他灵机一动,当即用笔写下一张纸条,交给指挥官:“将军阁下:请急调100艘巨型木舰,装上陆战用的火炮代替舰炮,拦腰轰击英国军舰,以劣胜优!”

指挥官一看,连连称妙,赶快照办。

果然,这种“新式武器”一调来,英国舰艇无法阻挡。仅仅两天时间,原来把土伦城护卫得严严实实的英军舰艇被轰得七零八落,不得不狼狈逃走。叛军见状,很快也缴械投降。

经历这一事件后,拿破仑被提升为炮兵准将。

像很多成功的人一样,可以说拿破仑的成功,就在于他遇到问题时,主动去想办法,抓住解决问题的关键,最终走上了人生巅峰!

只有想办法去解决工作中遇到的各种难题,你才会有更大的舞台,才能吸引更多的人向自己看齐,才有更多的资源向自己汇集,才能迈向更大的成功。

高效执行不拖延

把握住现在,把握住身边的每一分、每一秒,每天都保持一种时不我待的紧迫感,那么我们将远离拖延。