书城成功励志超级时间整理术
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第2章 “拖延症”是一种文艺病(2)

亲爱的朋友,在你的间隔年开始之前,请你认真地想一想。如果决定开始了,那么就勇敢地向前出发吧!

说走就走,酷

没想明白就贸然出发的人是愚者,思考清楚却迟迟不动身的人是弱者。人生在世,还是做生命的强者会幸福一点儿。

想想,如果你为一个决定而感到犹疑不决,不知道该选择哪一方,或是不知道该不该放手去做的时候,你会找怎样的朋友来帮忙呢?一定是平日里果断明确、说做就做的那种朋友吧,如果找一个举棋不定的选择困难症朋友,那想必你最后也只能“垂泪到天明”了。

曾经有一个朋友小A,就是这样一个敢想敢做的人。大学读的专业不是自己的最爱,于是铆足了劲儿多面发展获得不错的成绩。在确定自己想要从事人力资源方面的工作之后,他就在毕业前突击学习人力资源的相关知识,并且通过人力资源培训师的考试来证明自己的努力不是一句空话。在广州工作近五年后,家人希望他回北方发展,他在认真分析考虑之后,决定向公司争取开拓北方的业务,除了自己的本职工作,一有空就跟着销售代表开会,还趁着休假时间亲自外出了解公司产品的销售情况,硬是史无前例地成了公司在北京办事处的第一位主管,简直是行业里的一个传奇人物。

然而大多数的人还是茶余饭后用羡慕的语气聊聊小A,却不愿意真的像他一样,想做什么,就铆足了劲儿地去完成它。

在西方的文化中,“酷”是一个很大的褒奖。当人们认为你“很酷”的时候,很大程度上是因为你做了他们想做却不敢做的事情。在经典美剧《老友记》当中,菲比就是一个很酷的人,敢想敢做,不按常理出牌,用最诚实的态度面对自己的人生,不愿意浪费每一个“想”和“做”的机会,于是“很酷”的人也就拥有了“很酷”的人生。

做一个“很酷”的人真的有那么难吗?可能倒也不会。只不过在成为这样一个人之前你需要问问自己下面的三个问题:

问题1:你真的想做这件事吗?

问问你的内心是不是对这件事有着足够的热情和渴望,因为“想做就做”的下一步,就是“坚持做下去”,而这一步需要有足够的信念来支撑着你。

问题2:为什么这件事情如此地吸引你呢?

我们做任何一件事情都是有原因的,或许你说没有什么原因,只是觉得高兴就好,那么这种顺其自然的“高兴”,也是这件事吸引你的原因。

问题3:你准备付出怎样的努力来做成这件事?

没有足够的行动力,只是想,这样可没那么“酷”。在行动之前,我们需要想一想自己究竟愿意作出多么大的努力和付出,你愿意把多少精力投入到这件事中呢?你愿意经受别人质疑的眼光吗?你愿意放下架子找更多的人寻求帮助吗?

下一次下了决心之后,也来一次说走就走的旅行吧,尝试做一个“很酷”的人。

跟我做--生活管理小妙招

办公室的时间小贴士(一)

Tip1:所有的事情只做一次

如果我们每做一件事情就想着“没关系,反正还可以再做一次”或者“现在先这样吧,以后再改”的话,那么一次次返工的概率就会非常大。重复做同一件事情不仅会直接浪费掉我们的时间,而且还会让我们对这个工作的信心有所下降,也会感到倦怠。所以,不管是资料、文件还是来往的书信,尽量都锻炼我们自己只看一遍的能力。在第一次做这件事情的时候,就考虑清楚,用心去做,把这当做是我们处理这件事情的唯一机会,这样,我们的效率就会大大提高了。

Tip2:随时想到,随时记录

我们的背包里或者桌面上应该放一本随手可及的笔记本或者便签纸,这样的话,当我们有突然而来的想法、临时想到的待办事项,或者接下来需要做的事情的时候,就可以马上记录下来。

俗话说:好记性不如烂笔头。事情太多、节奏太快容易让我们变得混乱,写下来就是最好的整理方法。在随时记录的时候要注意,并不需要把这些记录写得特别的整齐详细,只要自己能够看清楚、看懂就好,不要因为过于注重形式的完美而浪费了时间,大多的事情,只要写下时间地点和内容的关键词就好。

还要注意把我们习惯的记录格式固定下来,比如按照“时间→地点→人物→事件→其他”的顺序,这样我们在熟练之后就可以直接按着顺序把关键词排列出来,省时省心又省力!

Tip3:在时间节点进行回顾、检查和更新

什么是时间节点呢?就是一个项目和另一个项目之间进行交接的点或者是中间的空白期。比如每天下班的时候,每周周末的时候,每个月月末的时候,或者是季度末期等等。也可以是一个小黄金假期,或者一个旅游度假周。

在这些时段,我们应该抽一部分时间出来进行回顾、检查和更新工作。看看自己定的计划是不是每一项都完成了,按照自己定计划时候的要求来检查核对,然后再更新一下下一个阶段的计划和任务。这样,即使是我们去旅游度假的时候,对自己的工作和生活也有着很好的掌控,不至于因为一段小间隔就打乱自己原有的节奏。

Tip4:找出最重要的

我们几乎每时每刻都面临同时处理很多事情的情况,那么首先在制定计划的时候就要考虑到这些事情的轻重缓急,把最要紧的事情放在前面,这也是符合“二八定律”的。

如果我们发现,自己原先计划的时间不足以完成所有的任务,那么就再次在这些任务里进行筛选,看看最重要的部分是哪一块,只要在有限的时间里尽可能地实现最大的价值,保住了“西瓜”,就可以为我们之后的行动争取主动。

“拖延症”们没完没了的完美主义

一枚硬币的两面

如果一个人衣衫不整,体味不佳,蓬头垢面,那么这样“不洁”的形象一定遭受大多数人的“不待见”,可是一个爱好干净的人就一定招人喜欢了吗?却也不尽然。

一个朋友曾经苦恼地向我描述过他的一个爱干净到几乎有洁癖的朋友,那朋友每次洗手都要把水龙头开到最大,洗手三分钟以上,即使仅仅是因为手背不小心碰到了墙壁;衣服一定要重复洗三次,所以她的衣服损坏率还是很高的;水果在削过皮之后还要放到流动水下面去冲洗才放心,显然她不知道这样也会让细菌残留,并且很容易吃坏肚子;桌面上一定要整洁到一尘不染,每天擦桌子不下十次。

显然我的这位朋友被他的朋友折磨到几乎难以忍受,但是每个人都有不同的生活方式,只要不违法、不损害他人的利益就可以自由地选择。所以我问他为什么要一直忍受着,干脆离远一点儿,眼不见心不烦嘛。

他嘴巴一扁,有点委屈:“哪能远离得了啊,她是我女朋友啊。”

我只好两手一摊,不作评论。

然而很多时候我们对于一件事情的态度也像是洁癖者对于整洁环境的要求一样,坚持到有些偏执。这种人在工作和生活中,当面对等待着处理的事情时,往往有一种“宁为玉碎,不为瓦全”的态度,或者说是“宁当鸡头,不做凤尾”的意味,觉得要么就做到最好,如果没有完全的把握做到最好,那还不如不要开始。

这类人在小时候完成家庭作业的时候,要把书本文具全部准备整齐,少一样都要费老大劲儿好好寻找,少一样都不能开始写作业,即使圆规在他写语文作业的时候被用到的概率很小。从“小拖延”长到了“大拖延”,再长到“老拖延”,颇有延续“小糊涂神”“老糊涂神”和“老老糊涂神”动画片的意味。

但是,是不是只有准备好了一切才能开始行动呢?这倒不见得。“准备周全”和“热爱整洁”一样,都是拥有一个硬币的两面。俗话说“磨刀不误砍柴工”,但是“磨刀”的最终目的是为了“砍柴”,不能在磨刀的时候一心想着要磨出一把最锋利、最完美的刀,却错过了砍柴的时间。进行准备的时间越长,我们在物质上和心理上的把握就会越大,也会觉得越有底气,可是,就像是希望穿戴最完美再出席宴会一样,很有可能当你用惊艳全场的容貌迎接众人眼光的时候,却发现原来宴会早就结束了。

把握好了度,就可以漂漂亮亮地达成目的,把握不好,就会过犹不及,只能眼看着白白浪费了时间、错过了机会。

真假完美主义

虽说拖延症产生的原因很多时候是来自人们的完美主义心理,然而我们还是要辨别一下,这种完美主义是真还是假。

有一种典型的拖延事例是,当你要完成一份PPT的时候,在内容和数据斟酌完成前,却先在字体和图片的选择上花了很多时间。你先在搜索引擎里疯狂寻找最好的字体网站,然后下载几百兆的字体包,依次试用几百种不同的字体,在各种稀奇古怪的字体名字里不知所措;然后为了选择配图,你又打开了若干个图片网站,不断地“右键”“另存为”,然后换下页图片继续选择,非要找到完美的那一张。到了选择颜色搭配的时候你更像是被“完美之神”附体,亲自打开配色宝典探寻每一种颜色搭配背后的含义,这种搭配能够体现职业性,但是那种方案更加亲切,另外一种又显得年轻时尚。你不知道该作何选择,于是又打开了最新的综艺视频,放松一下焦虑的心情。

然而,亲爱的,这不是真正的完美主义。

如果你的工作是完成一份PPT,那么你的主要任务是敲定其中每一页的内容,尽量让文字精练简洁,让叙述有条理有逻辑,让图表和数字精确真实。然而你却花了大把的时间来进行字体、颜色和图片的选择,当然这些也是有效的,但是对于次要细节的过度纠结却会让你陷入本末倒置的境地,原地打转,走不出来。

下一次当你发现你的工作任务已经有很长时间没有向前推进的时候,一定要问问自己是不是走在了“伪完美主义”的道路上。提高效率的关键在于抓住重点,各个击破。

可能你会看到身边的很多人都存在这样的现象,这种“伪完美主义”的流感已经蔓延到不同的办公楼里,蔓延到各个高校的教室和宿舍里,简单喷喷消毒水是祛除不掉的。但是,这场绵延不断、持续良久的“流感”却也给了好多人逃班、逃课的借口,拖延着不去完成工作和学习任务,因为“我病了”。

然而似乎有很多人都把“完美主义”当成是一种褒奖和赞扬,一个完美主义的人似乎能够得到别人更多的赞许和宽容,上交成果的时间比原计划推迟了,有什么办法,谁让我是一个完美主义的人呢?原来想要做的事情隔了一年都还没有开始,资源没有到位,谁让我是一个完美主义的人呢?

但是“完美主义”并不是永远的保护伞,如果背着重重的压力和焦虑来做一个“伪完美主义”者,倒不如做个有效率、有效果的平常人。

“去伪存真”的路,还要走好远

如果你能够大方地承认自己并非一个真正的完美主义者,那么接下来我们就该踏上一条“去伪存真”的道路了。对于个人而言,这条路并不比当年红军的长征路好走多少,毕竟改变时有发生,只有坚持才能胜利。

首先,要明确任务的范围。在接到一项工作或者任务的时候,我们要明白我们的工作范围是什么,也就是“知彼”。可以用6W1H(What,Why,When,Where,Who,Which和How)来自问自答,或是写在纸上一条一条列出来,在视觉和心理上都更清晰。

其次,要明白工作的重点在于何处。辩证法告诉我们解决矛盾要善于抓住重点,还要分清主次矛盾。就这一点而言,可以对任务的不同方面进行重要性分析。比如现阶段的工作主题是什么,这个任务的目标是要实现怎样的效果,要给目标群体怎样的满意度,等等。知道这些之后,就可以明白我们应该在哪些方面做足工夫,哪些方面可以不用过于苛刻要求。

第三,要知道身在何方,也就是自己现在处于怎样的进度阶段。每向前走了一段时间之后,就要看看自己现在的阶段,一是确保时间上可以充足地保质保量完成任务,二是方向上没有偏离计划轨道,这是“知己”。

所谓“知己知彼,百战不殆”,坚持下去就可以脱离“伪完美主义者”的群体了。

心理医生还提供了下面三个建议,帮助我们从追求完美的困境中解脱出来。

第一,一次的挫折并不是永远的失败。完美主义者的心中总是有着比较重的“得失感”,他们容易把每一次事情的完成情况作为评价自己的标准。于是在开始做事的时候心里会有很大压力,这些压力常常成了他们的阻力。所以要把得失的心态放轻松,不要害怕挫折。

第二,对自己有一个正确的认识和评价。也就是我们既要勇于追求目标,又要有自知之明,对自己有一个正确的估计,这样就可以做合适的事情,并且有平常的心情。

第三,为自己积累信心。如果我们对自己的能力认识不足,那么通过小事积累信心就是一个很好的方法。找一件自己可以做得很好的事情,然后按照计划完成它,这样的成就感会给我们的信心增加指数,从而形成一个良性循环。

除此之外,在这里我们还可以应用一下人力资源管理中的STAR原则,也就是背景(Situation)、任务(Task)、行动(Action)和结果(Result),你在什么样环境和团队中,做了哪些具体工作,担任了怎样的角色,获得了怎样的成果。虽然你并没有在接受别人的面试,但也可以用这个方法来进行自我回顾和总结。

很显然,就像我们养成其他的习惯一样,摆脱“伪完美主义”的习惯也要坚持很久,不断做着纠正才能形成。就像做健体康复的时候,要一遍一遍地重复那些基本的动作,肢体有疾病的人们才能最终获得身体的新生。

但是还好所有这些努力都是值得的,即使要走很远,你我都在走向“更好的自己”的道路上。请记住,我们可以完善自己,但并不能完美自己,轻松上路,微笑前行吧。

跟我做--生活管理小妙招

办公室的时间小贴士(二)

Tip1:资源最大化

时间资源也是一种一次性的资源,用掉了现在的这一分钟,虽然还会接着有下一分钟,可是已经是完全不同的一段时间了。所以我们要珍惜这些珍贵的资源,达到资源价值利用的最大化。比如我们在这段时间里付出了自己的努力,就应该有所产出和回报。在工作上不能保持“过程胜于结果”的态度,而要以结果为导向,不要让自己的时间和精力白白浪费掉。

Tip2:一次只做一件事

这并不是说我们要放弃同时面对很多事情的能力,而是说我们在做一件事情的时候,把所有的精力集中到上面去,不要用同一份精力去处理多件事情,那样会导致我们很快感觉到疲乏和压力,而且注意力不集中也会使得效率低下。

Tip3:放弃你的“计算机依赖症”

虽然我们倡导电子化、信息化,但是决不能因此就凡事都依赖电脑,因为在很多时候我们自己的身体要比电脑好用多了。比如临时记录一件琐碎小事,如果你要经历“打开电脑→打开软件→敲击键盘→保存”的过程的话,倒不如直接用笔在便签纸上记录下来。高级技术和形式不是重点,达成目的才是重点。

Tip4:使用让你提高效率的方法