关于抵制爬行式开支，我认为有两点要注意。这两点同等重要，而且都与企业文化有关。第一点涉及创造良好的工作环境。在这种工作环境中，大家都以公司利益为重，时时处处做到开源节流。仅靠制定预算，指派总经理监督预算实施情况是不够的。这只是等式的一部分。但是，你也不能忽视总经理以下的公司各层员工。你根本想不到钱都是在哪些地方被轻易浪费掉的，所以，只要有心，很多开支都能节省下来。一旦下决心要对抗爬行式开支，你就得让所有员工都参与进来。只有当你的员工能够真正关心公司，而且知道公司也真正关心他们时，员工们才会心甘情愿参与这种抵制行动，助你一臂之力。
我可以给大家讲讲帕蒂·莱特福特的故事。她在我们公司做总经理助理已经很有些年月了。帕蒂刚来公司三个月后不久，我听伊莲说起过她。我知道她除了做助理，还负责办公室的清洁工作。“她每星期能多赚75美元。”伊莲说，“她说，她要把这些钱都存下来，将来有机会再回学校念书。”
那时候，我们已经看出帕蒂这个人很不错，为人可靠，头脑灵活，办事也很得力。我们当然是想让她一直干下去。一般情况下，没有做足六个月的话，她是不会提出来让我们给她涨工资的。但我却看出这是个大好机会，能给她传递一个信息。“大家想想看。”我对其他几位经理说，“要是从现在起三个月后，我们给她涨工资，这当然不错。但是如果我们现在就给她涨的话，她一定会不胜感激的。”他们都表示赞同。
第二天，我把帕蒂叫到我办公室。她进来后，我请她坐了下来。“我了解到，你现在利用晚上的时间做了另一份工作。”我说。
“嗯，是这样的。”她试探性地回答道。
“这个嘛，恐怕我们不能允许你这样继续做下去。”我说，“我们想看到的是，你每天早晨来公司上班都精神焕发，充满活力。”听我这么一说，她身子陡然沉了下去，一屁股坐到椅子上。“我知道你多做一份工，能多拿75美元。这个没问题。我们可以按这个数给你涨工资，这样你就不会有任何损失。”
她的脸一下子亮了起来，难掩内心的欣喜。“噢，太谢谢您了。”她说。
“还有一件事你得知道。”我说，“公司有个政策。工作满一年的员工都有机会去进修。只要每科成绩都能拿到B或B以上，学费都由我们来承担。”可想而知，帕蒂离开办公室时是多么高兴啊。我相信，她已经知道了公司对她是很关心的。
我后来注意到，这还只是成功的一半。还有一半则跟公司文化的另一个方面有关。你得让大家都明白，开源节流是公司的首要任务。这个道理不是随便说说就能让大家接受的。关键要自上而下，从公司最高层做起。身教重于言传。你的实际行动更能有效地向员工传递这个信息。
就拿我们创办完美快递公司的头几年来说吧。随着公司业务的不断发展，我开始看到公司内部出现了一些不好的迹象，比如员工懈怠，资金浪费。这让我感到深切的担忧。特别是后来当我知道公司仅在新钢笔这一个项目上就严重超支，我的这种担忧到了极点。当时，公司有40名员工，购买新笔的数量是每星期40支。我对员工说，这简直就是胡搞嘛。他们听我这么说都觉得很奇怪，甚至有人问：“这算什么大事吗？”
“你们好好算过这笔账吗？咱们就按每支笔1美元算，一个星期就是40美元。”我说，“一年下来就是2000美元。这还只是笔！你们想想，还有多少东西在浪费我们的钱？”
当然，我不得不承认，至少在钢笔这件事上，我可能是最没有底气同别人争辩的。我借了你的钢笔用，这支笔最后一般都会收到我的口袋里。我甚至根本就没意识到我拿走了你的笔。我只不过顺手放进口袋，然后就忘了这事。一天下来，我的口袋里可能装了六七支笔，我还压根儿不知道它们是从哪里混进来的。
话说回来，我确实很担心这种爬行式开支，决定想办法杜绝公司的浪费现象。所以，我在公司内作了规定，以后凡是申请领取新笔的员工必须拿一支旧笔来换。想知道结果怎么样吗？很不幸，这一政策失败了。大家都是空着手过来领新笔的，说是急用。为什么没带旧笔来换？借口自然有一箩筐，说什么的都有。比如，笔落在家里了，明天一定会记得带过来；笔忘在车上了，待会下去拿上来；还有的说，笔被诺姆拿走了。就这样，两个月后，我们还是得每个星期买四十支笔才够大家用。
我真受不了了。“好了，到此为止。”我说，“每个人手头都有一支笔，对吧？从今天开始，公司不会再添一支新笔。我们要把省出来的钱攒起来，设立一项特殊员工基金。到了年底，大家一起讨论决定怎么使用这笔基金。”
大伙一听都吵翻了天。“你不能这么做！”他们说，“你这么做，大家怎么干活啊？到时候全公司的人都在到处找笔用。”
“放心吧。”我说，“肯定不会缺笔的。”
我说的没错，每个人都有笔用。事实证明，公司不添购新笔也没出现什么乱子。大家很快就适应了这种新政策。我也不知道他们那些笔是怎么来的。我猜想，有些员工是自己买的，还有些是把过去公司买的那些笔找出来了。与此同时，这个钢笔政策成了我们公司文化的一部分。而且，它还成了员工之间一个经久不衰的笑话。特别是当我开会不带笔时，他们就会打趣道：“诺姆，你不是在开玩笑吧？你不带笔就来上班啊？”没办法，我只得硬着头皮回办公室去取一支过来。
20年了，我们公司都没买过一支新笔。直到后来公司从曼哈顿迁到了布鲁克林，情况才有了变化。尽管这个钢笔政策没能彻底解决爬行式开支的问题，但它确实起了不小的作用。通过这样严格限制钢笔使用的规定，我们消除了少量的资金浪费，但同时我们给全公司员??传达了一个重要的信息。只要一谈到笔，我们就能感受到大家控制成本的决心。后来，我也抓住其他机会给大家灌输这种节约意识。不过，我不确定它们能否像钢笔政策那么有效果。
然而，若是没有第一阶段的成功奠定基础，也就是让员工知道公司对他们很关心，那么，后面这个阶段采取的诸如钢笔之类的政策也不会有什么实质意义。一旦员工有意愿帮助公司，而且也了解你是怎么看待爬行式开支的，他们就会不遗余力地杜绝浪费。全公司一起努力，节约下来的费用总额之高，是你做梦都想不到的。这真是一件令人欣慰的事。
这让我再次想起了帕蒂。有一天，我刚好留意到有一位我们的Nextel销售代表与公司总裁路易斯在办公室交谈。销售代表离开后，路易斯过来见我。“哇！我们刚从Nextel得到一大笔好处。”他说，“我们的月租费少了24美元。”这真是值得庆贺。我们大概有125台双向无线电设备，过去我们每台电话的月租费是49美元。但实际上，Nextel是有优惠套餐活动的，我们只需要每月付25美元就能获得1万分钟的通话时间。“我们其实打不了这么多电话的。”路易斯说，“如果按照这个标准，我们之前付的月租费足够我们打3万分钟的电话。”
也就是说，按照新的月租费标准，现在我们每月可以节省3000美元，一年就是3.6万美元。“真棒啊，路易斯。”我高兴地称赞他。
“这可不是我的功劳。”他说：“你得感谢帕蒂。”帕蒂的工作之一是核查Nextel的使用情况。在核查过程中，她发现了Nextel有这项优惠套餐服务。然后，她把这个情况告诉了路易斯。我倒不是说，帕蒂是因为我们之前给她加薪，才会想到要替公司节约开支。她刚来工作时，我们就知道她是一位责任心很强的员工。即使我们没有给她涨工资，可能她也会想办法帮助公司省下Nextel账单上浪费的这笔钱。
然而，她知道公司对她有多么关心，这无疑是给了她更强的动力，想为公司谋利。谁知道呢？如果当初我们没有让她放弃第二份工作，她也许会劳累过度，结果就错过了Nextel的这项优惠活动。不管怎么说，我们都可以看出，企业文化对一家公司的财务状况有着非常直接的影响。
要点
第一点：公司的企业文化是你吸引和留住杰出员工最强有力的工具。每天都会出现塑造企业文化的机会，千万别错过了。
第二点：有一件事你无法指望别人替你完成，那就是，你得承担起确保公司只有一种统一文化，而不是几种文化并存竞争的职责。
第三点：从长远来看，公司的开支会呈一种爬行式上升的趋势。如果你想有效控制这种局面，你就需要调动公司所有员工共同努力。
第四点：你要抓住所有可能的机会向员工们传递一个信息：你是真心地关爱他们，你希望他们也能关心公司，帮助公司降低各项开支。