对于那些刚刚开始创业的人来说，我这儿有一条最好的建议：从第一天开始，就使用手工记账。亲手跟踪记录你每月的销售额和毛利率，不要使用电脑。根据产品类别、服务类型以及客户的不同分类写下相关数据，自己把数字算出来，不要使用比计算器更复杂的工具。
这也是我对博比以及海琳·斯通反复强调的（详情请参见第1章），包括我自己在刚开始创业的时候也是这么做的。如果照做的话，你可以大大降低受挫的可能并且能大大提高成功的几率。说到底，不管你做何种生意，要想取得成功，就必须具备对数字敏感的特质。你得非常清楚数字之间的关系，了解它们之间的内在关联，并且能够判断哪些是重点数据，需要特别监控。我们通过数字来经营业务。它能帮助我们在最短的时间内花最少的力气来赚取更多的钱--这也应该是每一位企业家的目标。至于把赚到的钱花到哪里又是另一回事了，如果你愿意你可以把它全都送人。但是首先你必须得赚到钱，这些数字就能帮助你更有效率地赚钱，只要你能学会数字的语言。
手工记账是我所了解到的破译数字语言的最好办法，至少当你将其应用到一些特定的业务中时，你就会发现这个方法的实用性。一旦你掌握这个破译方法，就可以通过电脑来做账。但是刚开始的时候就使用电脑只会让你错过一些东西。只有通过手工记账我们才能发现数字之间的潜在关联。事实上，如果我们没有尽早启用手工记账的方法，我们的业务很可能根本就无法立足。
我们参考一下艾妮莎·特尔沃的例子，她刚开始创业的时候是1992年，也就是现在的艾妮莎国际公司。创业4年以后，她的事业还是处在水深火热之中，于是她找到了我。她当时告诉我她的化妆用品业务的销售额已经从0开始做到了150万美元。“……而我并没有从这样的业务成长中获得什么利益。”她当时认为她需要一些更强大的促销工具，而我则怀疑问题出在别的什么地方，不管怎样，我答应了与她见面。
很快我就发现艾妮莎做的是亏本生意。她也意识到出了问题，因为她在每月付款的时候都感到捉襟见肘，但是却找不到问题的根源。她了解产品的成本，也明白产品的定价。可是为什么会长期出现资金短缺的问题呢？她断定是因为没有足够的销售额。而真正的问题是她没有收集到某些简单易得的信息，这些信息往往能够帮助她了解业务中发生的各种情况。
对于她的这种状况只有两种假设。一种假设是她销售的产品的毛利率不够高，没法平衡她的花销，她仍然在亏本。另一种假设就是她赚的钱并没有存入银行，而是挥霍到别处了。根据她的业务特点，第二种假设不太可能成立。她批发化妆刷、粉扑、化妆盒以及礼品系列，并把它们销往美国的大型百货商场。当艾妮莎取得订单后，就会给远东的生产厂商下单，厂商生产出来之后直接把货发到客户手里，在艾妮莎收回货款后，她再安排给厂商付款。
这下我明白了，她手头的现金压根儿就没法入账：她手头根本就没有现金。而且我怀疑她在应收账款方面有很大问题，同时在给供应商付款方面也存在很大压力。我猜测她接了一些低利润的订单。但是究竟是哪些订单呢？为什么会这样呢？是否是某些产品定价太低了呢？还是她针对某些客户的让利空间太大？由于她自己并没有跟踪销售情况，所以我无法帮她找到原因。于是我让她回去把最近三个月的销售情况写下来，上面要记录每一个客户的发票总额，以及每一批订单的货品成本。清单拿来以后，我只看一眼，就了解到她存在客户问题。在一些订单中，她实际上是在亏本经营，而另一些订单中，她所赚取的利润太低，无法维持业务的良性运转。
下一步，我给她一个表格，让她根据产品种类记录每一次的销售额以及利润额。每到月末，她都要分别写下每一类产品的当月以及当年累计得出的销售额、成本、毛利润以及毛利率（也就是毛利润占销售的百分比），然后再算出总额。她每个月只花了不到30分钟所做的这些工作，让她一眼就能看到赚了多少钱，是怎么赚到的。同时她还另外做了一份记录，用来跟踪每一个客户逐月的销售额以及毛利润。
这些报表无疑是很好的提示。艾妮莎后来告诉我，她感觉现实在她脸上重重地掴了一巴掌。她第一次明白应当采取什么方法来赚钱，在这之前她一直都是在有限的条件下尽量凑合，从此以后她才开始了解如何进行控制。她面临的并不完全是低利润销售的问题，她也拥有一部分相当不错的客户和产品，却被其他客户和其他产品拖了后腿。我告诉她基本上有四种方法解决这类状况：提价；缩减生产成本；向低利润的业务说不；找到新的高利润产品。艾妮莎决定四种方法都用上。
大家要了解一点，我并不认为艾妮莎一开始的时候完全不应该销售薄利产品。就像我之前提到过，在刚开始创业的时候，我们要保持一定的灵活性。你得一点一点地发掘和整合各项业务，就好像我们玩拼图一样。刚开始的时候，通过薄利多销的方式可以帮助艾妮莎与那些生产商建立良好的关系--由于她能提供大笔订单，生产商也就愿意让她赊账，而这成为艾尼莎保持资金链完整和企业存活的关键所在。
但是一旦学会如何通过做生意来谋生之后，她就应该立即将注意力转向如何增加利润。可是她没有这样做，因为她根本不清楚当前的业务发展正处在什么阶段，她甚至没有意识到自己必须作出决定，她没有掌握任何有效的信息，只是凭着直觉和猜测做事，而事实上真正能帮助企业生存下来的恰恰是那些信息。
你在创业伊始就应该收集这些信息，特别是要密切跟踪毛利润的变化，高毛利润就意味着高额毛利率，而毛利率才是我们赖以生存和发展的主要资金来源。
千万不要将这一跟踪过程交给自动化的工具，比如电脑。你必须亲自写下这些数字并且算出百分比。如果是电脑作业，这些数字就变得抽象。它们将会混在一起，扰乱你的注意力，让你没法专心分析其中的关系。如果你真的想掌控你的业务，那你对它们的???解就应该尽可能深入。
不要误解我的意思，我不是反对电脑。相反地，我在从事投递业务时就已经开始使用电脑，在这方面可谓是行业先驱。我一直使用最先进的技术来辅助业务发展，我自己拥有各种功能强大的电脑工具，更不用提会计这个档次的电脑应用了，而且我也创立了好几家公司。但是在我创办档案托管公司7年以后，我仍然更愿意坐下来亲手记录和跟踪每个月的关键数据--当时我们的销售额高达上百万美元。
这些全部都是商业教育过程中不可忽略的重要部分。即使你是哈佛的MBA，在麦肯锡工作了10年，你仍然需要手工跟踪这些数据。我保证你能从中有所收获。艾妮莎就已从中受益。在这些新知识的武装下，她掌控了自己的命运，并且把艾妮莎国际打造成了全美美容刷行业的领头羊。2006年被塔吉特百货公司 美容部提名为年度最佳供应商。该奖项主要是针对那些能为公司提供卓越的商务体验、创新的产品设计以及优质服务的供应商。我相信艾妮莎如果没有充分掌握业务数据，根本就无法取得如此出色的成绩。创业初期进行手工记账的做法帮助她成就了一个杰出的企业。
控制杠杆
我真的不得不再次强调对数字的敏感力有多么重要，特别是在事态还不是太严重的情况下，我们是可以通过分析数字来辨别出一些潜在问题的。这样我们才能及时作出一些决定来防止问题进一步恶化。
拿我的档案托管公司的例子来说吧，那是在2003年的春天，我们公司的业务发生了迅猛的增长，每周一早上我都会收到一份长达两页纸的报告，这份报告涵盖了我们公司业务的方方面面，除了其他信息外，档案托管业务的报表中记录了上一周存入的新箱子的数量。几个月以来，曼哈顿地区客户托管的箱子数量呈现稳步上升趋势--这部分客户主要是律师事务所，会计师事务所以及医院--这些客户在“9·11”事件之后开始尽可能多地把他们的重要文档保存工作外包给我们。这样一年之内，我们的业务量增长了55%。但是有一天早上看到报表的时候，我着实大吃一惊，上一周的新收箱子数竟然比上上周减少了70%。
这简直让我惊呆了。新收箱子的数量是业务中的关键数据--是一周以来实际总销售额的可靠指标。尽管新收箱子的数量只代表了总收入的一个方面，但在那时我已经明白，我们的销售额的增长应该与任何指定时间段的新增箱子数量直接成正比。如果你在9月1日告诉我整个8月份增加了多少个箱子，我就能立刻告诉你8月份的实际销售总额，实际误差只有1%～2%。如果新箱子的数量下跌到如报表显示的水平，那我们的总体增长率就会出现明显的下滑。
这个信息非常重要，但如果不是因为事先发现了在新箱增加数的基础上计算总销售额的公式，我们是无法这么快得出结论的。在一开始的时候，谁也没想到存在这样的公式。我们有许多创收渠道，除了一直专注的托管服务外，我们还提供一些客户自选的收费服务，此外还有移出费用、特殊项目的收费等。新箱账户只占我们销售总额的一个很小的比例。如果没有掌握关键数字，我就得把每一项收入来源中的销售额累加起来得出一个总量。而在实际操作中，我们要等到每月的账单全部都做出来以后才能知道总体销量是多少。
但是我并不想等那么长时间，如果我能找到与销售总额成一定比值的数字，就根本不需要等。经过几年的研究，我只要瞄准新箱数量就能根据公式算出销售总额，这个数据与实际销售总额总是八九不离十的。为什么是通过新箱数量呢？我也不知道，有点类似于只要知道百货商店卖出鞋子的数量就能推算出这家店的销售额。当然，公式也起着重要作用。
我认为每一种生意都有类似这样的关键数字。我认识的一位饭店老板是通过在晚上8点半的时候顾客等位的时间来推算出晚上的收入。我的朋友杰克·斯戴克是SRC控股集团公司的合伙创始人以及CEO，也是开放式管理的先行者。他告诉我有一个齿轮制造公司的老板，通过发货重量就能算出销售额。仅仅是通过重量来计算，而不是通过赚到多少美元，或者做成几笔订单，或是齿轮类型的数量。
事实上，我所认识的最棒的生意人都有他需要每日每周追踪的关键数字，它是成功经营企业的关键要素。关键数字带给你的财务信息能帮助你及时采取措施。业务的变化速度比会计做月报表、季报表、年报表的速度快多了。如果等到业务结束后的几个星期甚至几个月后再来查看报表的话，你很有可能要付出巨大的代价来处理遗留的问题。同时你也极有可能失去很多的机会。你需要实时信息，获得实时信息的唯一方法就是总结出一些简单的评测参数，利用这些参数来分析指定时段的业务变动情况，随时把握业务的脉搏。
当然，销售额也是评测参数之一，不过，它并不是唯一指标。如果你只是一味地把目光放在销售上，那么你可能会陷入严重的困境。帮一个公司走向成功的关键要素不是销售额，而是利润和现金流。很多公司陷入破产的困境，就是因为他们的老板一味地追求提高销售额，事后才追悔没有重视利润和现金流。
关键数字在销售中是非常重要的。但是每一类业务的关键数字都不尽相同，而且找到它也并不那么简单。我通常要花几年的时间来追踪各项数据，最终找出一个参数来辅助我了解销售情况。
拿我在2000年春天开始创业的文档销毁业务为例吧。就像我之前提到过的，我的公司是通过两种服务来赚钱的，一种是所谓的清除服务，就是我们把客户长期积累下来的大量的敏感文件处理掉。另一种服务就是为客户定期处理日常工作中产生出来的文字材料。在后一种情况下，我们会在客户办公室周边放置带锁的箱子。
每个月做清除服务的次数并不多，所以清除服务所得到的收入是很容易追踪的。因为箱子的种类不同，尺寸不同以及更换次数等等的不同，箱子生意要灵活多变得多。所以很多因素都会影响销售总额。我花了3年时间跟踪这些箱子业务，却仍然无法确定销售中的关键数字。一种可能性是新增箱子的数量，另一种就是外置箱子的总数量。或者可能是更换箱子的频率。或者也可能是其他某些因素。我追踪了所有这些数字，同时也跟踪观察了其他几项数据，最终我确定，每周扫描的箱子数量是最能和整体销售额挂钩的。而在这之前，我们是花费了大量的时间才逐渐积累了足够的经验和足够的箱子数，从而最终成功确定二者之间的正比关系的。
找到关键数字到底有多重要呢？让我们看一下在我的新箱数量急剧下降以后，我的档案托管业务面临了怎样的情况吧。在那一天之前，我们一直在不停地招人。我们需要大量人手来打理新收进来的托管箱，因为新员工当中只有大概四分之一的人会留下来长期工作，所以新招进来的员工数目是我们实际需要人数的四倍。当我看到新箱数量的下跌后，立即就联想到我们的业务增长速度降下来了，这就意味着预期的现金流量减少了。当然，这样的下跌可能只是一周的不正常表现而已，但是我不想抱有任何侥幸心理。如果我们的年增长率真的跌到了这个地步，那么就意味着我们目前配置的人手已经超员30人。即使把这种下跌现象看成是自然的回落，我也不能再按照原定的计划继续招人了。如果销售额不反弹回去的话，我们可能还得裁掉一批人。
于是我根据这一周的数据，临时停止了招聘。“我想保住每个人的饭碗，”我说，“让我们静观其变吧。”我们在期待业绩复苏，但销售额仍在继续下滑。这种情况从一个星期持续到一个月，再到四个月，事实很明显，我们面临的不是什么自然的回落。市场发生了改变。客户们显然已经把所有该托管的文档都已经全部托管出去了。虽然我们的销售额仍在上涨，但是年增长速度已经从55%跌落到15%了。
为增长买单