在正式交涉阶段，必须遵循一定的程序及规则，讲究各个程序的方法和艺术，使交涉的进行和完成合情、合理、合法，力求各方满意，如愿以偿。交涉，一般要顺序经历报价、还价（及讨价还价）、签约等基本程序。
正式交涉始于报价，交涉者须出好这第一张牌。报价是指进行商务交涉的一方通过口头或书面形式向另一方提出以价格或资金额为主的各项交易或合作条件，并表示愿按所提出的条件达成协议，签订合同。报价者可以是卖方，也可以是买方。但在交涉中多为卖方向买方先报价。报价是商务交涉中十分重要的一个程序，须把握好报价的策略。
人们的购销心理对商务交涉中的价格确定具有较大的影响。比如，在卖方的交易不显得很热心或急于求成时，就容易降低其价格；迫切需要获得对方所售的商品，多半会接受其提高的价格；就高价、低价的心理反应而言，高价会使人产生高品质的理想，低价可能给人造成低品质的印象。因此，在交涉时，不要以为降低售价就能得到买方的青睐。交涉人员应利用人们的购销心理，在报价时提出符合己方的意图又能满足对方需要的价格。
交涉中报出的最优价，并非一厢情愿的最高价（卖方）或最低价（买方）。无论卖方还是买方，只有在己方的报价为对方所接受的情况下，才能达成交易，由此可见，最优报价应当是双向的，不仅要考虑己方所能获得的利益，还需考虑所报的价格能否被对方接受。对卖方来说，如报价过低，会有损自己的利益；而报价过高，则会使对方认为你缺乏诚意，甚至因毫无还价的余地，在一开始就终止交涉。因此，报价必须充分考虑对方的可接受性和双方的可磋商性。寻求最优报价，就是从交涉双方的利益需求出发，设法找到己方最好的报价水平与该价被对方接受的可能性之间的最佳结合点。简单地说，即卖方报出最低可行价，买方报出最高可行价。最优报价，需要通过对交涉双方的交易所涉及的一系列相关因素与数据进行全面地分析、比较和权衡来加以确定。
卖方如何报价？交涉专家在这一点上取得共识：喊价要高，让步要慢。作为卖方交涉人员，交涉前应在遵循上述要求的前提下，确定一个有利而合适的报价范围，规定上限与下限。在交涉时则要喊出最高价，即上限价。商务交涉的实践告诉我们，买方出价低，往往能以较低价格成交；卖方出价高，则往往能以较高的价格成交。当然喊价要高得合理。