随着社会主义市场经济体制的逐步建立和完善，依法生产、依法经营、依法管理已经成为市场经济条件下石油企业发展壮大的必由之路。作为重要法律手段之一的经济合同，在规范石油企业生产经营行为、维护石油企业利益方面的作用显得越来越重要。因而，加强石油企业对外合同管理工作，使之逐步走上系统化、规范化道路，不仅是强化石油企业内部管理的一个重要内容，而且对于推动和促进石油企业发展有着十分重要的意义。笔者试就石油企业对外经济合同的系统化管理问题谈点粗浅认识。
一、石油企业对外经济合同系统化管理的本质及其特征
1.系统的概念及其分类
所谓系统，指的是由相互作用和相互依赖的若干部分（要素）组成的具有确定功能的有机整体。从组成系统的根本内容划分，有物质系统和观念系统；从系统的形式上划分有大中型系统和巨型系统；从系统的构成与环境的关系看，可以分为封闭系统和开放系统；从组成系统要素性质上来看，可分为自然系统、人造系统以及两者结合的复合系统。其中人造系统又可划分为两类，一是由人们从加工自然物中获得的零部件装配而成的工程技术系统；二是由一定的制度、组织、程序、手续等所构成的管理系统和社会系统。从系统的运动状态、参数与时间的关系来看，又可分为静态系统与动态系统。
2.石油企业对外经济合同的系统化管理的本质及其特征
石油企业对外经济合同的系统化管理就是根据上述的系统观点，把对象（合同）放在系统的形式中，始终着重从整体与部分（要素）之间，整体与外部环境的相互联系、相互作用、相互制约的关系中综合地、精确地控制管理对象（合同），以达到最佳处理问题的一种工作方法。具体地说，石油企业对外经济合同的系统化管理就是指作为市场经济主体的石油企业，为适应市场竞争的要求，把对外发生的生产经营行为作为一个完整系统，用系统完善的制度和网络机构及书面协议的形式进行规范管理，并利用信息反馈渠道对合同管理的方针、政策、组织机构、工作现状，包括合同的签约、履行与结算等要素不断进行适应性调整的一系列工作的总和。从系统的不同分类标准来看，石油企业对外经济合同的系统化管理是一个开放的、动态的管理系统，其具有如下几个显著的特征。
一是整体性。整体性是系统科学方法论的基本出发点，它要求始终要把研究对象（合同）作为一个整体来对待，认为石油企业对外经济合同管理过程不是孤立的、杂乱无章的堆积，而是一个合乎规律的、由各要素组成的有机整体，它要求合同管理人员必须把合同管理工作的诸多环节，如合同管理制度，合同管理机构，合同管理人员，合同管理的签订、履行、结算，合同管理信息的反馈等有机结合起来，形成一个完整统一的整体，这是合同管理系统化的主要特征。
二是可变性。由于合同管理的系统化是把合同管理工作的各个要素视同一个整体来进行的，而整体又必须依据反馈渠道获得的信息，不断地对系统的一些要素加以修改。因此，合同管理工作的系统化又呈现出可变的特点，即合同管理工作的系统是稳定的，而其各环节则又是相对不稳定的，如合同制度可能会因为实际执行中出现的新情况、新问题而不断地得以修正完善。合同网络机构可能会因石油企业经营状况的变化而增加或减少。
三是效益性。合同管理的系统化是市场经济条件下，石油企业为加强内部约束、维护自身利益、提高竞争力而进行的有效管理工作。因此，注重效益就成为其对合同进行系统化管理的重要特征，也就是说，合同管理的各个环节，从制度的订立到合同的履行、结算都必须始终贯彻效益第一的原则。是否签订合同，该合同有什么风险责任，能否为石油企业带来效益等，都是合同管理必须首先考虑的问题。
四是合法性。对外经济合同的系统化管理作为市场经济条件下的产物，其各个要素必然要受到法律、法规的规范、制约，石油企业从合同管理制度的制定到合同管理机构的设置，从合同的签约到履行，都必须符合法律规定。
五是最佳化。对外经济合同的系统化管理是从系统的观点出发，并通过信息反馈渠道不断就合同管理的某个部分（要素）进行修正，以达到最佳处理问题的一种工作方法。因此，石油企业合同管理部门在制定有关合同管理制度、审批签订合同的程序以及监督合同实际履行的各个关键要素中，必须从以往的经验教训中优选出能够有效堵塞漏洞、加强管理和为企业带来效益的方案，并随合同管理实际工作情况的变化而不断进行相应地修改、完善，使石油企业的合同管理系统始终处于适时、有效、最佳的状态，对维护企业利益，促进企业发展起到更好的作用。
二、对合同进行系统化管理的必要性
1.对合同进行系统化管理是出于石油企业自身生产发展的需要
市场经济条件下的石油企业，一切对外经济交往活动都是依赖合同进行的，没有合同就不可能保证经济活动的正常合法进行。石油企业要在激烈的市场竞争中站稳脚跟，占领市场，发展壮大自己，就必须重视对外经济合同的管理。
对外经济合同的系统化管理是市场经济条件下石油企业减少和降低生产经营风险，确保自身利益不受侵犯的有效手段和促进自身发展的重要途径。一个石油企业能不能对合同进行系统有效地管理，不仅是一个石油企业管理水平高低的重要表现，而且与石油企业的发展壮大、生死存亡有着直接的必然的联系。
2.对合同进行系统化管理是市场经济法制建设的需要
市场经济是法制经济，这已经成为人们的共识。依法生产，依法经营，依法管理好、使用好合同，不仅是石油企业自身求生存、求发展的需要，更是经济合同法对待社会主义市场经济法律法规的客观要求。合同依法成立即产生法律效力，任何一方不得反悔或不履行有关义务，否则就要承担相应的责任。如果石油企业对于自己的行为不加限制，或不履行已经产生法律效力的合同中规定的义务，就要依法承担一定的经济责任。
3.市场本身存在着巨大的风险性，客观上要求石油企业要对合同进行系统有效的管理
市场是无情的，市场的法则是优胜劣汰。石油企业在强手如林的竞争中，要立于不败之地，必须加强对市场风险的预测和防范，对合同进行系统化管理正是进行这种防范的绝好手段和有效途径。如通过在合同中约定严格的质量条款，可以保证所购产品的质量。还可以通过合同约定一定比例的违约金处罚一方的违约行为，确保当事人认真履行合同。也可以约定由对方提供保证、抵押或者交付定金来减少经营风险。
4.对合同进行系统化管理是解决石油企业在合同管理方面存在问题的客观要求
由于以前石油企业的生产经营行为大多靠政府的行政命令或上级的行政指示以及双方的关系、信誉维持，因此有的单位对运用合同保护自己的合法权益不重视。有的不作调查，仅凭他人的一张名片或介绍信便与对方签订合同，发生纠纷后，不是没有证据就是找不到对方当事人，造成吃亏上当。这些问题的存在，客观上要求石油企业要通过转变观念、建章立制，杜绝合同管理中存在的各种混乱无序现象，加强对合同的系统化、规范化管理，维护和促进企业发展。如针对石油企业中存在的乱签合同，签人情合同、关系合同、熟人合同、长官意志合同等各种不规范行为，可以通过建立严格的合同审查批准制度，加以制约和纠正。
三、对外经济合同系统化管理的内容
1.对外经济合同管理意识的系统化
石油企业要加强管理、提高效益，在对外经济合同的管理方面就必须树立系统化的观念。首先，领导要树立对合同进行系统化管理的理念。领导在统筹安排石油企业的生产经营活动时，必须把合同管理工作视为一个完整的系统，在制度、组织、人员的安排上，要有一个长远的规划，并要经常性地根据本企业的实际情况，对合同管理工作作出具有全局意义的指示。其次，合同管理人员要时刻树立合同系统化管理的观念。要把合同管理工作的各个环节，如合同的立项、审批、签订、履行等环节有机地统一起来，视作一个完整的统一体去对待；切不可把管理工作的各个环节人为地分割开来，造成审批的不知道产项情况，签字的不知道合同承办人是谁，该份合同由谁来履行，结算付款的不知道合同是否已履行等不利于加强企业管理的混乱局面。第三，合同承办人员要有合同系统化管理的观念。到底合同是否按约如期执行，产品或服务质量是否符合约定条款，履行中是否还存在其他一些问题，这些都要通过合同承办人员迅速及时地反馈到合同管理机构以及主管领导那里。合同管理机构或主管领导对于合同承办人员反馈回来的信息及时作出处理或指示，也要由合同承办人员贯彻落实到合同管理工作的具体环节中去，并通过承办人员完成系统对部分（要素）的处理，达到最佳化。因而合同承办人员的系统化认识是能否达到最佳管理的关键。
2.对外经济合同管理制度的系统化
没有规矩，不成方圆。石油企业要实现对合同的系统化管理，首先要完善合同管理的规章制度，通过建立一套严格、完善、具有长期适应性的合同管理制度来实现系统化的管理。对于目前的石油企业而言，一套完整的合同管理制度应当包括，合同管理的基本原则、方针，合同管理机构及其职责，合同管理岗位和合同承办人员的职责、权限，合同的审查、审批程序，合同履行的要求，合同结算以及合同管理工作的考核奖惩制度等多项内容。石油企业要制定自己的一套完整统一的合同管理制度，必须从石油企业的行业特点和实际出发，结合有关法律法规来考虑。实践中对合同管理的原则可以确定为“事先审查，两级审批，分级管理”。事先审查指基层合同管理岗和本企业合同主管部门签约前对合同进行的法律审查；两级审批指基层领导和本企业的主管领导分别对合同进行审核批准；分级管理指基层单位和本企业合同主管部门分别对合同进行管理。石油企业通过这一原则的确立和实行，可以杜绝合同管理工作中存在的私自签约、盲目随意签约的混乱现象。对于经济合同订立的程序，可以规定严格的步骤，一般来说，订立合同的单位首先要写出合同草本，填写好对方当事人资信情况调查表；其次，基层单位领导签署意见；第三，财务、计划及其他业务主管部门审查签字；第四，本企业合同主管部门审查签字；第五，本企业主管领导审批；第六，加盖本企业合同专用章。通过这些系统程序的执行，可使合同签订的各个环节有机地统一起来，大大降低石油企业经营的风险（石油企业环节有机地统一起来，大大降低石油企业经营的风险。（石油企业合同系统化管理制度如图所示）
3.对外经济合同管理机构的系统化
石油企业在建立合同系统化管理制度的同时，还要在组织机构上建立一套完整的能够与制度相适应的管理网络体系。首先，在各石油企业行政一把手直接负责的职能部门、厂处办公室设立合同及法律工作岗位，使石油企业的合同及法律工作主管部门在行政一把手的直接领导下开展工作，并通过设立在职能部门的法律及合同管理工作岗位，把下属各单位在执行有关合同政策、制度方面出现的新情况、新问题及时反馈到行政一把手那里，做到下情上达，上情下达。其次，要在各有关机关科室及基层单位设立合同专职或兼职岗位。其中在合同比较集中的单位，如物资供应部门、生产及产品销售部门设专职合同管理岗位，由专人负责管理本单位的合同，并负责验收货物和在合同结算通知单上填写合同履行情况小结及评语。在一些合同相对较少的单位和科室如运输、机修等单位及财务计划等科室，设立兼职合同管理岗位管理本单位合同。通过在石油企业各部门、各层次设立专、兼职合同岗位，形成具有本企业特色的合同管理系统化网络体系，使企业的合同管理工作处于企业最高决策层的统一领导、调控之下，对防止纠纷发生，维护企业利益，促进企业发展能够起到积极的作用。石油企业合同系统管理网络机构如图所示：
4.对外经济合同管理过程的系统化
对外经济合同管理过程的系统化最主要的工作就是加强管理过程中的系统控制，防止出现漏洞，减少纠纷发生。首先，要加强对合同产项前的调查论证工作，这主要包括市场调查和对当事人资信状况、履约能力的调查。一个石油企业合同管理的好与坏，履约率高不高，主要取决于双方当事人的合作程度。因而石油企业在订立合同时，必须要打破幻想和情面，认真做好调查。通过市场调查要摸清合同的标的物在国内市场的产供销情况、价格情况、质量情况；通过对当事人资信情况的调查，要搞清签约谈判对象的身份是法定代表人还是委托代理人，信誉是否良好等。在此基础上，结合石油企业实际，选定合作伙伴，做好签约谈判的准备工作，其次，要加强对合同审批过程的管理，这是实现合同管理过程系统化的关键。对每份合同，石油企业都必须要求基层单位在草拟合同文稿之前，同时填写《对外经济合同审查审批表》和《对方当事人资信状况调查表》，并由各单位领导事先对合同进行审查签字。然后，由本单位合同管理人员送本企业业务主管部门和合同管理机构审查签字。业务主管部门和合同管理部门审查并签署意见后，送主管领导审批。对于违反程序签订的合同，合同主管机构要依照合同管理系统化的制度追究有关当事人的责任。第三，加强对合同履行与结算过程的监督管理。在这方面要做的主要工作是狠抓验收与结算环节，把验收与结算统一起来，要根据验收履行情况决定是否结算或结算金额的多少。如购销合同履行后，合同管理人员、承办人员及库房保管人员要三方共同验收货物，确认产品符合合同要求后，由合同承办人员在对外合同结算通知单上填写合同履行情况小结，然后才能由财务人员持合同结算通知单与发票前往本企业合同主管部门审核签字和办理有关付款手续。对于没有填写合同履行验收情况小结的，坚决不予结算；对于违反规定结算的要按规定进行处罚。要通过严把结算与验收关来维护石油企业的权益。
四、对合同进行系统化管理的意义
1.对合同进行系统化管理，有助于彻底纠正和消除合同管理中存在的不规范现象
没有对合同进行系统化、规范化管理的石油单位领导或合同管理人员对合同的法律地位认识不足，有些虽然对合同的法律地位有一定认识，但由于没有系统规范的合同管理制度约束限制，因而乱签合同，签关系合同、人情合同，不做资信调查盲目签约的现象较为常见，这不仅埋下了产生纠纷的隐患，也容易上当受骗。而对合同进行系统化管理，可使上述种种不规范现象得到彻底纠正。首先，通过执行严格的审批制度，可以消除盲目签约、随意签约的现象。其次，通过系统化管理，可提高广大合同管理人员、承办人员对合同法律地位的认识，以及认真进行资信调查和自觉使用国家工商局监制的标准合同文本的主动性、积极性。第三，通过合同的系统化管理，可提高合同管理人员和承办人员草拟合同文本的水平，消除条款不齐全、语言不明确、内容不具体的错误。第四，可增强履约意识，提高履约能力。
2.对合同进行系统化管理，有助于减少纠纷，提高企业效益
通过加强对合同各个环节的管理，可以大大减少石油企业因经济合同引发的纠纷，显著提高石油企业的效益。如石油企业在签订购销合同时，可以明确约定质量及验收条款。在合同履行中，合同管理部门可依照企业对外经济合同管理规定，及时对合同执行中出现的问题进行处理，并可利用石油企业建立的合同管理网络机构，把合同履行情况及时向主管领导反映，在确认合同标的物完全符合合同约定的质量及验收条款后，再办理有关签字、付款手续，以维护石油企业利益，避免不应该发生的损失。