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第36章 妥善安排你的时间(2)

拿破仑·希尔向他们出示1857年11月13日《波斯顿环球报》的头条标题,结果他们都目瞪口呆。这个标题是这样写的:《能源危机如火如荼》,下面小标题则写着:《全世界将陷入黑暗?汽油短缺》。同时向这些美国高中孩子描述了一个典型的美国家庭在那个阴冷、严寒的11月早晨,头一眼看到这个头条标题时的反应情景。“嗨!玛莎”,那位男子可能会如此向他可爱的妻子大叫:“你看到报纸了吗?我们看来已经遭遇到有史以来最严重的能源危机了。”

这些可怜的孩子开始了解,并开始强调这个世界的阴暗面。从他们的父母双亲、老师以及朋友们的抱怨方式来看,仿佛这个世界愈来愈糟了。他们向拿破仑·希尔询问有关核子毁灭以及核能发电厂的一些问题。拿破仑·希尔十分诚实地回答他们。日本是一个十分依靠核能发电的国家,而苏联所需电力,将近6成,即60%来自核能发电厂。拿破仑·希尔本人则盼望这个世界能赶快进入镭射时代,确切地讲是镭射融合时代,因为目前的核子分裂发电是比较危险的。拿破仑·希尔同时也相信,著名的新闻播音员保罗·哈维对能源的看法是正确的。他说:“如果世界上使用电力的第一种产品是电椅,那么我们今天甚至不敢插上我们的烤面包机的插头。”

我们回头到历史中去寻找时,可以得知最坏的时代中也能发现最美好的事物。这完全要看我们所寻找的是什么。

成功的秘诀就是:抓住现在,不要沉湎于过去。

每一代人都会哀叹他们生活在历史上最困苦的环境下,他们只想抱怨这个残酷的世界,并且像逃难的鸵鸟一样,以为把头深埋在沙中,就可以永远不需要挽起袖子来解决他们自己的问题了。他们可以把问题归咎于长辈或政府,然后大玩美国当前最流行的游戏——“捉迷藏”。在这种游戏中,每个人都要拼命奔跑,并且想方设法地躲藏起来,被捉到的人只好当倒霉的“鬼”,然后再去找另一个人来代替他。

拿破仑·希尔对年轻朋友发表演讲,或在研讨会上,总要对这些未来的领袖们说:“所谓美好的古老时光,就是今天。就因为这才是我们的生活、我们的日子,也是我们在历史上惟一一段生存的时间。这是属于我们的时代。我不曾向你们描绘生活中美好的一面,也不曾向你们诉说生活悲惨的一面。我不会向你们灌输过度的乐观主义,只是要告诉你们,生活中的变化是无可避免的。

那么如何才能抓住今天呢?我们要心存这样的信念:

就在今天,我要开始工作。

就在今天,我要拟订目标和计划。

就在今天,我要考虑只活今天。

就在今天,我要锻炼好身体。

就在今天,我要健全心理。

就在今天,我要让心休息。

就在今天,我要克服恐惧忧虑。

就在今天,我要让人喜欢。

就在今天,我要让她幸福。

就在今天,我要走向成功卓越。

二 制订先后顺序

所有功成名就的人都会为自己将要办的事情订立先后顺序。

《世界主义者》编辑海伦、格利、布朗,总会在桌子上放一本杂志。每当她想挥霍时间去做对《世界主义者》没有直接贡献的事时,看一眼那本杂志就可以帮她回到正轨。布朗说:“你可能会非常努力地工作,甚至因此在一天结束后感到沾沾自喜,但除非你知道事情的先后,否则可能比开始时距你的目标更远。”

你必须了解,你的日程表上所有的事项并非同样重要,不应对它们一视同仁。这是很重要的一点,也是很多将成为时间策略专家的人会因此而误入歧途的地方:他们会尽职尽力地列出所有的日程表,但是当他们开始进行表上的一项一项的工作时,却不能按照事情的轻重缓急来处理。

标出急需处理事项的方法有:

1.限制数量;

2.可制成两张图表,一张是短期计划表,另一张则是长期优先计划顺序表。你可在最重要的事情旁边加上着重号、星号或英文A、B、c亦或阿拉伯数字1、2、3等。

在确定了应该做哪几件事之后,你必须按事情的轻重缓急开始安排活动或实施计划。但大部分人是根据事情的紧迫感,而非事情的优先程度来安排先后顺序的。这样的方法太被动、不积极、欠缺主动精神,成功人士决不能这样工作。如何按优先程度来开展工作呢?以下两个建议可供参考:

1.每天开始都安排一张先后表

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普先生承认自己曾会见过效率专家艾维‘利。会见时,艾维.利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说他懂得如何管理,然而事实上效果却常不尽人意。他说,我需要的不是懂更多的知识,而是要赋诸于更好的行动。他说:“应该做什么,我们自己是明白的,如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理的范围之内,价钱由你说了算。”

艾维·利说可在10分钟之内给舒瓦普一件东西,这东西能使他公司的业绩提高至少50%,然后他递给舒瓦普一样东西,是一张空白纸,说:“你把明天要做的6件最重要的事写在这张纸上。”过了一会儿又说:“现在用数字来标明每件事情对于你和你公司重要的优先顺序。”这大约花了5分钟。

艾维·利接着说:“现在把这张纸放入你的口袋。明天早上的第一件事就是把纸条拿出来,作第一项,别看其他的,专心致志地着手办这一件事,直到最终完成而止;然后用同样的方法做第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第五件事,那也不必担心。你总是做着最重要的事情。”

艾维·利说:“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验随你做多久就做多久,然后你再给我寄支票过来,你认为值多少就给我多少。”

整个会见过程历时不到半小时。几星期后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万元的支票,还附了一封信。信上说,从金钱的观点来看,他上了这一生中最有价值的难忘的一课。后来又有人说,5年之后,这个当年鲜为人知的小厂一跃而为世界上最大的独立钢铁企业。艾维·利提出的方法功不可没,这个方法还曾为查理斯·舒瓦普赚取了1亿美元的利润。

人们有个不按事情的重要性顺序办事的错误倾向,多数人宁可做些令人感到高兴或方便的事。但是没有其他办法比按事情重要性办事更能有效地利用时间了。试用这个方法一个月,你会取得“士别三日,当刮目相看”的惊人效果。人们会忍不住地问,你从哪里得到那么多精力?但你知道,你并非得到了精力,而是懂得了应把精力放在最重要的地方。

2.按时间的先后顺序给事情制定进度表

合理安排好一天的时间,这对于你的成功十分关键。这样,你就可以每时每刻集中精力处理需要做的事。但把一周、一月、一年的时间进行合理的安排也是非常重要的。这样做会给你一整体方向的把握,使你看到自己的宏图,有利于达到你想要的目的。

坚持每个月开始,都静下心来看本月的日历和主要任务表,然后把这些任务填入日历中,再定出一张进度表,依照这种方法去做,你就不会无意中错过一段时间的最后期限,抑或忘记一项任务。

三 写出你的目标

想知道做事的优先顺序,最关键的一个问题就是:是否能帮助我达到人生的某些重要目标?著名的旅馆业者康拉德·希尔顿将他的成功全归于目标的魔力。但在目标达到之前,康拉德·希尔顿还要写出他做事的先后顺序。下面来介绍一下关于他的故事。

经济萧条曾一度使希尔顿遭受身心的巨大打击,自1929年股市大崩盘以后,没有人想要出去旅行,就算少有的那么一些人,他们也决不会住进希尔顿在20年代收购的那一些旅馆。到了1931年,他的债主威胁要撤销抵押权。不但他的洗衣店被典,更为潦倒的是他甚至不得不向门房借钱聊以糊口。在这时,一个偶然的机会,他看到了沃尔多夫饭店的照片:自此就被保存在他的皮包里,6个厨房,200名厨师,500名服务生,2000间房间,还有附属的私人医院以及地下室旁的私人铁路。他将这张照片剪切下来,并在照片背面写上了“世界之最”。

希尔顿事后回忆道:“这段迷失而混乱的日子真是让人想都不敢想。”但那张沃尔多夫饭店的照片自此就珍藏在他的皮夹里,激励着他鼓舞着他,使他没有消沉下去,而当他再度拥有了属于自己的书桌后,他就将照片压在书桌的玻璃板下,以便随时看到它。当他的事业渐有起色,而又买下了新的大桌子后,他仍把那张珍贵的照片放在玻璃板下面。18年后,1949年10月,功夫不负有心人,希尔顿终于如愿以偿,他买下了沃尔多夫饭店。一张照片给希尔顿的梦想画下了具体的雏形,让他有了一个明确的、可全力以赴的目标。这张照片就像一张提示卡,不断地激励着他向目标一步步地靠近。

荷马·赖斯同希尔顿一样,也是在一明确的目标鼓舞下而成功的人。荷马’赖斯是乔治亚科技大学黄夹克队的常驻运动总监。因为赖斯的成就突出,美国全国大学运动协会的同僚们便以他的名字设立了一奖项,每年分别发给那些全国最优秀的运动总监。

赖斯曾在肯塔基一乡下中学任教,后又转到一较大中学继续他的教练生涯。在那儿,他缔造了十分辉煌的纪录:101胜、9负、7平、7季全胜,50场全胜及连续5年的冠军!在目标达到之后,他又当上了大学教练、专业教练和大学的运动总监。

他是如何取得这么辉煌成就的呢?

首先,赖斯翻遍了所有找得到的关于如何成功的书,他发现这许多书中都有一个共同的特点,它们都建议读者完成诸如下面希望达成的事,它们是:你的渴望、目标及梦想。

于是,年轻的赖斯便依葫芦画瓢,并且认真地在旁边标明达成目标的期限,以及达成目标的计划。像是遇到了奇迹,赖斯一步步地完成了他写下的目标。他本人对于这种目标的结果非常满意,还乐此不疲地告诉他的队员们也依照这样去做。

赖斯有时会被邀请去发表演讲。有一次,他给同学们出示了一组3×5cm大小的卡片,然后他微笑着告诉同学们:“上面都是我的目标,一张一个,我随时随地都带着。当我等着登机时,便会将这些卡片拿出来温习。而我真正的乐趣便在于实现这些目标。”他相信目标应该清楚而明确,“并且每天至少大声念出两次。”他坚信目标清楚明确必会有助于将这些目标融入潜意识里。他说:“有耐心,放轻松,保持信心;该是你的,自然跑不掉。”这是他的心得。

四 制作一份身体力行的计划

(一)不要考虑自己的记性

我提供一个好的建议即在熄灯以前确定第二天的工作计划,这是因为:

记下所有的工作,只有这样你才可以安安稳稳地睡一觉;否则你就会在临睡之前想:“千万别忘了!千万别忘了!”

记下工作后,你的大脑才有时间去考虑如何解决问题,而不只是把它记住而已,这只是利用大脑的潜意识解决问题。

人的大脑就像平行的处理器,幕前幕后的工作可以同时运行,一旦你写下这些东西,大脑就会将这些东西转移到幕后,然后开始解决问题。

如果一件事不值得记下来,那么这件事大概也不值得去做。

(二)计划表应简单明了

不要把自己的计划表随处乱贴,如果你的这份备忘录七零八落,那么往往会制造出许多漏洞来。

应该确定自己至少能在一个地方看到所要办的事项,并能够及时检查进展情况,这也许是在你随身携带的万用册中,或是在电脑里以及其他任何方式。但要记住:别让它们变成你的主要方法,否则你将会犯大错误。

如果你将计划表与约会记录放在一起,最好能在你的办公室或电脑中存一备份,以防其中的一份遗失或失窃,否则会给你带来不必要的麻烦。

另外,办公室的那一份应该每天更新,这样做对你来讲是相当有帮助的。

(三)定期检查计划表

拿破仑·希尔个人认为,要定期检查计划表。

早晨起床的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事情全都列在计划表上,而且每天固定检查计划表,你就不会“忘记”这个计划当中还有事情没有完成。

福布斯二世的书桌上总是放着一张记录重要事件的卡片,他把它作为管理系统的中心:“每当我踌躇犹豫的时候,我就会看着这张表,思考这件事情值不值得我动摇。”

通常在福布斯二世的卡片上大约有20件事,包括电话、信件、传真,以及他口述的小段专栏文章。他曾告诉我:“如果你用一个较为固定的记事本来记录你想做的事,那事情将永远也无法解决。”

当然,他这样讲确实有些片面,不过这是管理其他事情时十分有用的技巧。

每当你分配工作给下属时,应要求他们把你所交代的事情记在工作计划表上。在随后的会议中,也要请他们带计划表来开会,并以此作为推进报告的根据。只有这样,你才会放心而不至于遗漏工作中的某些环节。

在工商企业或社会中,“可靠”这一优质的品格是相当重要的。

当然,我们也必须承认,有少数人已经误导了别人,使得别人相信他们是粗心而且没有组织性的人,可以随便忘记他们并不想做的事。

经理喜欢指派工作,以便他们能专心去干别的工作或事情。

(四)限制计划表上的项目

计划表的范围要广泛,但也不能像大百科全书,否则你会觉得力不从心。

一名企管顾问艾·维·李对施瓦布说:“我可以帮你提高公司的效率。”施瓦布问:“费用是多少?”李说:“如果无效,则免费。如果有效,希望你支付我因此省下费用的1%即可。”

施瓦布同意:“这很公平,那怎么做?”李说:“我需要与每一位高级主管会面,面谈10分钟。”

李于是开始与所有高级主管会面,他告诉每一位主管:“请在下班离开办公室之前,写下6件你今天尚未做完、而在明天你却必须做完的6件事。”

主管们都同意这种观点,并把这一计划付诸实施。这样一来大家做事都十分专心,正是由于有了这张计划表,他们努力完成了表上的事情。

这样实施不久,公司的效益明显得到改善。几个月后,施瓦布开了张35000美元的支票给李。

玛丽·凯在听到这条经验以后,开始每天下班前写下6件明天要做的重要事情,而且也鼓励业务员这样去做。

今天,玛丽·凯化妆品公司拥有20多万业务员,印制了100万份粉红色小便条本,每一张便条纸上都写着:“我明天必须做的6件重要事情。”

(五)在计划项目旁注日期和时间

拿破仑·希尔认为,时间日记并不总是灵丹妙药,只有真正下定决心完成计划表上的事,时间日记才能发挥作用。而要下定决心完成计划内的事,最好的办法莫过于限定完成计划表上每项工作的时间。

大多数人的工作日记只是用来记录会议和约会的,而拿破仑·希尔则是利用它来规划会议和约会的。

重要的工作和访客、会议都是一样的,应全部记录下来。

(六)帮你的部属制作日程表