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第8章 工作

私人空间

606 每晚定时清理办公桌:把杂乱的纸张分门别类,将笔和其他文具各归各位,把便条上的信息誊抄下来,好好保存。刚刚结束一天的工作时,肯定最讨厌做这样的打扫工作。但清理好一切,却能让你在第二天开始工作时拥有清晰的思路。

还可以更进一步,在午饭之前清理桌面(607)。这样不但能为下午的工作做好准备,还有额外好处:若是在你离开午休之时,有人将什么东西摆在你的办公桌上,便可一目了然。

608 效仿手工业时期的工匠,尊重手头的工具:电话要保持纤尘不染,电脑屏幕也必须洁净如新。传统观念认为,剥夺工匠的工具等于是违抗了上帝的旨意,会遭到天遣。把自己对工作设施的疏忽看作是同样应遭谴责的罪行。

609 装一台离子发生器,平衡空气中被电气设备扰乱的正负离子。

610 放一块水晶在电脑之上。水晶,特别是白晶或茶晶,能够帮助吸收电子设备产生的有害电磁辐射。挑选一块自己喜欢的水晶,将其放在清水中浸泡二十四小时,然后放在电脑之上或是屏幕之前便可,并不要忘记在每月对其进行一次净化。

611 在工作场所养一盆植物,没有的话可以去买一盆。每天按时查看植物的状态,为其浇水、除去枯叶。每个工作环境都需要有一种成长的氛围。从培养植物做起,渐渐你就能看到,其他同事也开始受到这种氛围的影响了。

612 在办公桌上摆放一碗水果,能让你从中获得三个好处:一份健康的小食品、一件可供欣赏并能让大脑得到暂时休息的静物,以及一些可以在同事或访客找你讨论事情或进行简短会议之时派发的慷慨小礼物。

613 在桌上摆放一些不协调或是可笑的小物品,逗自己发笑,并提醒自己,生活中不仅仅只有工作,让压力见鬼去吧。

614 为你的电脑设置新的字体和背景颜色,换上全新的工作界面。

干好本职

615 遵循惯例。有时候,老一套的东西只会让人失望,但不妨按惯例行事,而不去管那些似曾相识的过程。惯例能够给我们安全感,为梦想的实现铺下坚实的基础。

616 每天写一页日记,记下那些需要记住的事情。在以后进行回忆之时,只需稍稍回忆一下事情发生的日期,然后翻开日记本进行查阅便可。把那些需要临时记住的事情写在备忘录上——比起打印在便笺上夹进备忘录和信件而言,这种方式更易于保存。

617 制作一个“忘却之盒”,用来存放那些不确定该不该扔掉的文件,然后定期进行清理。这样让自己有足够时间考虑一份文件是否有用,不用再让这种小事占据大脑,也无需再为扔掉了不该扔的文件而烦恼了。

清理盒子之时,记住确认一下盒子中的文件(618)有没有得到及时处理。

619 四选一。从以下的四个选择中选择一个:自己来做,让别人做,抛到一边,或是晚点再做。不能立即完成的工作,或是让别人代为完成,或是抛到一边不管,或是推迟一段时间再做。学会平衡肩上的工作担子是一项重要的管理技巧,能够保证最高的效率。当你面对这四种选择之时,记住,即使让别人帮你做事,最终的责任还在自己身上,因此你完全有责任协助助手,保证任务的圆满完成;若是将事情抛到一边,说明你认为这件事不需要任何人来处理,并愿意对自己的这一决定负全部责任。如果事情并不紧急,并且需要你亲自完成,便可以选择延迟处理。尽管在日常生活中,人们有时会将拖延事情看作是自欺欺人的表现,但在工作之中,拖延手头的事情却说明当事人能够辨别事情的轻重缓急——当公文包被塞得满满当当之时,将某些事情推迟一段时间确实是一种十分有效的策略。

620 偶尔也要对老板说“不”。如果你的上司把应由他们自己完成的工作交给你做,而你的时间却已安排得满满当当时,不妨清楚而镇定地向他们解释。

621 每天完成一件自己不喜欢的工作。每件工作都有令人感到不快或无趣的一面。把这些任务平均分配到每一天各个击破不失为最好方法。工作不会自动消失,一拖再拖只会让它们堆积成山,折磨你的神经。

622 无需事事精益求精。当你被大量工作压得喘不过气时,那些次要的工作就没必要高标准严要求了——只需做到让人满意即可。你的精力应该放在手头那些最为重要的工作之上,以保证能够将其高质量地完成。

623 制定每日计划,督促自己处理信件和回复电子邮件,完成那些没有时间限制的工作,设定厨房定时器、手表、或是电脑上的闹钟(624),在某件事的完成期限到来之时提醒自己。

625 在首次进行一项重要任务的过程中,将自己的错误和发现记录下来。以后再碰到类似工作时,就可从以前的记录中吸取教训,防止犯相同错误,并帮助自己作出决策。

626 打电话时把所有相关资料摆在面前,以免突然忘词,出现僵局。

627 将商务伙伴的姓名和电话号码记下,以方便今后进行联系。

628 随身携带重要人士的电话号码。例如,赴约时须随身携带对方的电话号码,若不能按时赴约,预先打电话通知对方,对方定会欣赏你的周到。你也可以在知道对方不会心急或生气的情况下,宽心欣赏沿途风景。

629“呼入等待”。正在处理重要事务时,不妨把电话设置成“呼入等待”,让对方在你的语音信箱里留下重要信息。等到事情处理完毕后,再专心和对方谈论事情。

630 玩转你的电脑。若是不会处理电脑的技术问题,也不会使用电脑的特定功能,会带来很多麻烦,增添不少压力。多读读电脑说明书,能够了解电脑的工具箱和附带软件的作用。

不妨花些时间试用(631)不同的程序,探索电脑的特性,并找到一些捷径。

632 随时保存电脑上的工作。养成每几分钟保存一次文件的习惯,并在每天工作的结束之时进行备份,能够轻松防止文件丢失,避免因浪费工作时间而带来的压力。

633 学会快速阅读,便于吸收一篇文章的精髓,以免迷失在字里行间找不着北。

634 遵守自己制定的规矩,能够增强自己的自尊和自律。例如,你可以对自己在上班时间拨打私人电话的次数进行限制,或是减少非工作原因使用因特网或是影印机的次数,而不管公司是否对此进行了明文规定。

635 鼓励积极竞争,反对消极竞争。例如,在加班的时候,将注意力集中在工作的挑战性之上,而不要总想着怎么打发掉这段无聊的时间。若是一心希望时间快点过去,时间只会更加沉重地压在你肩头。

同事之间

636 全身心投入到工作之中。在工作场所自然不能发泄个人情绪,但你也无需掩盖真实的自我。让同事们都看到,你正尽自己所能地全身心投入到手头的工作之中。

637 学会分辨移情。移情是一个心理学术语,用于描述人们将某种对于某事的不良情绪转移到最接近的无辜目标上。迁怒是移情的一种。在工作场所之中,最常见的移情实例便是人们将对上司的不满发泄到下级身上。首先要认识到自己正在迁怒于他人,才能避免这种情况的发生。

638 将“批评”邀至脑中,就像是邀请一位陌生人来家中做客。和“批评”交谈,看看能否发现你们之间有什么共同语言,所持何种相同观点,并以此为据,改进手头的工作。若把批评看作是对自己的侮辱,将其拒之门外,只会加剧愤怒和紧张感,同时还让自己无法接收到有用的反馈信息。

639 互相从所犯错误中吸取教训。鼓励人们勇于汇报所犯的错误,不要害怕被责备——创造出这样的工作环境,不但能改善工作氛围,还可以将每个人的经验汇聚起来,让大家都能从中获益,更有效率地开展工作。

640 对他人的生活表示出兴趣,不要把人看作是没有血肉的头衔。记住,每个人身上都能发掘出让你吃惊的东西。

641 礼貌得体。在我们看来,身边的同事太过熟悉了,有时甚至会认为他们所做的一切都是理所应当,而把礼貌这一维持良好人际关系的必需品抛之脑后。要时刻谨记礼貌二字,待人得体,才能让他人在与你相处之时感到舒心。

642 度假归来记得为同事稍上可口小吃。这说明你离开岗位时仍把一同工作的同事们记在心中,是表达善意的大好方法。

643 自愿担当公司社交活动的组织人。例如,你可以开办急救课程,或是组织有意愿的同事一同观看电影。这些活动能让同事之间不仅仅是工作上的伙伴,还能在私底下成为朋友,从而让工作场所充满人情味,并破除上下级之间人为的隔阂。

644 有意为谈话添加润滑剂。也就是说,在某些特定的工作谈话之中——特别是和客户的谈话中——加入一些闲聊的话题作为润滑剂,让谈话进展得更加顺利。

在主动谈论自己的一些私事之后,不妨也问对方一个私人问题(645),让职业的交谈变得更有人情味,更加亲密。但同时也不要大谈特谈私人话题,失了礼貌和分寸。

缓解压力

646 对着电脑屏幕工作之时,每十分钟让眼睛休息一下。让视线在房间里随意游走,并眺望远方。眼睛与电脑屏幕相隔七十厘米以上(647),并使用防眩护罩保护眼睛免受电磁辐射的伤害。

使用腕垫(648)和可移动键盘(649),并不定时更换键盘的位置,避免造成手腕的习惯性劳损。

650 双手十指相扣,高举过头顶,做一次快速的办公室伸展运动。高举手臂的同时,靠在椅背上(双脚着地),身体向上伸展二十秒,并配合缓慢的深呼吸。

双手平举,向外伸展手臂(651)。弯曲手腕,使手指朝上,并配合深呼吸。这个小运动能够保持手腕的柔软,预防手腕的习惯性劳损。

652 伏案长时间工作时,每小时调整一次姿势:变换身体姿势,或只是做一些简单运动,伸直脊椎,放松肩膀。

653 伸展肩膀,释放一天的伏案工作累积在肩部的压力。挺胸坐在椅子上,挺直背部。吸气,右臂举过头顶,弯曲肘部,手掌朝内,将手贴在背上。左臂则从背部下方往上伸,手掌朝外,勾住右手手指,双手在背后相扣。保持这一姿势,平稳地呼吸三至六次,然后双手交换,重复一次。如果双手无法在背部反扣,不妨握一条领带(654)。

655 在桌前进行坐式扭腰运动。侧坐在椅子上,呼气,双臂朝后伸展,抓住椅背。保持这一姿势,呼吸三至六次,然后换到椅子的另一侧,重复这些动作。这一柔和的伸展运动能够减缓后腰因长时间静坐而产生的疼痛感,并清除脑中的杂念。

656 剪断你和电脑之间的“脐带”。如果你的手指整天都放在电脑键盘上,手臂和手腕便会感到疲劳。在桌上放一些可以抓握的物品,如橡胶球或是凝胶质地的握力球,随时在手上揉捏,能够放松手臂肌肉。网球因其质地和形状特别,不妨用来按摩总是被忽视的手掌。

657 暂时告别单调乏味的工作,去做一些性质完全不同的事情。例如,如果你一直都在埋头进行书面工作,不妨出去找人畅快地聊聊天;如果你总是在室内久坐不起,可以去停车场或是街上散散步。

658 在盥洗室时,将凉水溅在脸和手腕上,清醒大脑。

将湿纸巾(659)摁在太阳穴或是后颈处,也能够起到提神效果。

还可以将一瓶装有清水的喷雾器(660)放在办公桌上,打瞌睡时就摁动喷嘴,将提神的水雾喷洒到脸上。

661 午饭后的片刻小憩可以恢复精神。大脑在消化食物之时效率最低。只需休息半个小时,便足以为大脑充电。久睡无益,只会让你感到头昏眼花。

662 困倦时不妨花上几分钟在桌前打个小盹,振作精神。当意识在睡梦和清醒之间徘徊时,欣赏那些从脑中闪过、让人昏昏欲睡的画面吧。有时候正是在这种半睡半醒的状态下,大脑最容易有灵光闪现。

663 午饭后逛逛商场,找寻美的踪迹。大型百货商场可谓是一道视觉盛宴。在其中随意闲逛,让视线被一件件美丽的物品或是好看的图案吸引过去。你可以关注小型物品,如钢笔;也可以看看大型物件,例如有四根床柱的卧床。品味其中蕴涵的高超技艺:既保证了商品的美观漂亮,又能够物尽其用。

664 午饭后的休息时间不妨去参观艺术展。寻找一幅既让人心情轻松又美观好看的图画,对其至少凝视五分钟。画的内容的可以是辽阔的原野,色调宁静,形态抽象,还可以是感觉至高无上的宗教画。买一张印着这幅画的明信片,将其带回到工作场所,时刻提醒自己这次平静的经历。

665 找到工作场所附近的公园。在公园里度过午休这段温暖愉快的休憩时光。留意公园中四季景色的变化,认准自己最喜欢的长凳,和园丁们谈天说地。感受闹市和自然统一的双重体验,让身心得到放松。

666 不坐电梯,只爬楼梯——或将二者结合。爬楼梯是一种有氧运动,好处多多。不但能够加快新陈代谢,促进含氧的血液在人体中的流动,还能加强人体细胞(包括脑细胞)的活力,让人更加努力、更有效率地进行工作。

667 对于工作上存在的问题抱有正确态度。不要带着太多个人情绪看待问题,一味认为这些问题不该发生在自己身上。许多工作其实都需要解决问题。出了问题大可直面挑战,并珍惜这个证明自己没有白拿薪水的机会。

668 学会放弃,给自己创造时间和空间去体验生活,以追求更大的事业。曾有一段智语,大意是说:“要评价一个人的成功,只需看看他为得到成功所放弃的东西。”诚然,成功本身,还有一味争取成功的做法,往往都无法带来幸福感。

669 每天晚上下班前,把你在工作中扮演的角色“脱下”,留在公司的衣帽架上。这个简单的冥想能够让你将工作中的烦恼留在办公室里,而不是带回家。就算当晚你想在家中继续工作,也可照做不误——这样至少能为你在日夜的工作之间营造一段有益的过渡期。

670 一周休息/一周上班/一周休息。如果拥有两周的假期,不如按这种模式,在中间插入一周的工作时间。这样你便能拥有四个双休日,而不是三个。而且,在两个假期中间插入一个工作周,能够防止在假期遗留的工作堆积成山。