餐厅采购的意义和目标
餐厅的采购主要是指食品原料的采购，也就是根据要求实施订货，并以最低价格购买到保证质量的食品原料。餐厅采购包括订货和购买两层意义。餐厅业由于采购的商品繁多，而且数量巨大，加上对新鲜度、品质、保存期限的要求严苛，这些都形成对餐厅采购的艰巨挑战。
餐厅采购的任务是艰巨的，同时它的作用也是不可限量的。假设一个公司的盈利目标定为5％，也就是每销售100元需赚取5元的利润，此时其采购效益每增加1％（降低1％的进货成本），则相当于增加20％的营业额利润。处在目前高度竞争下的餐厅业，要想增加20％的营业额是非常困难的。由此可以看出正确的采购策略与优秀的采购人才对餐厅经营有举足轻重的作用。
一、餐厅采购在酒店中的作用
1．为酒店的运营提供物质保证
餐厅采购要根据酒店的生产经营主向，按时、按质、按量提供各种采购，确保酒店正常运行。
2．为酒店提高服务质量创造重要条件
提高酒店的服务质量，有赖于员工素质和采购的品质以及两者的结合程度。
3．餐厅采购是控制经营成本，提高经济效益的重要环节
搞好采购管理，可以节约采购耗用，提供价格合理、质量优良的原材料，实现尽可能少的资金占用，对降低酒店经营成本有重要意义。
二、餐厅采购的基本任务
餐厅采购的基本任务是：对全酒店的物品采购工作进行计划、组织和控制，保证全店采购供应，直接对酒店总经理或主管经理负责；贯彻勤俭节约的方针，提高酒店的经济效益。
其具体的工作是：
1．负责采购采购计划的编制，在职权范围内，负责制定审批物品采购申请计划。
2．按质、按量。按时并能以合理、有利的价格采购到酒店所需各项物品。
3．负责对本酒店各类物质进行采购、验收、促存和发放。
4．收集、分析物质在流动中各环节的情况和各方面的信息反馈，提供和改进物质管理和使用的各项措施。
餐厅采购是以金钱换取物品或服务的行为，它的重要性在于能在适当的时间内将物品或服务提供给使用单位，能产生高效率的生产成果。故对采购人员来说，低的采购价格、高的进货品质与好的售后服务，将是其永无疆界的追求目标。
但同时采购又是智商和情商的结合。采购人员必须具有丰富的社会经验，涉猎充足广泛的专业知识，才足以应付餐厅业繁琐且随时更迭不定的采购任务，也才能发挥强大的后勤支援力量，协助配合其他的餐厅作业，为餐厅谋取最大的利益。
餐厅采购的组织及职责
餐厅采购的规模通常依餐厅经营规模的大小，或为单一经营或为连锁式经营，而加以决定。采购部门可由一个主管和数个采购人员组成。若公司为一连锁性餐厅的经营形态时，采购部门则常与仓储、配送部门合并为一个组织更大且完善的后勤物料管理部门，其功能从厂商的选定、货品的议价、订货工作的进行、统一验收质检、仓储管理、配送服务到提供财务部门完整的物料成本资料，都是其工作职责范围。公司总经理直接管理采购主管。
一、餐厅采购的组织形式
餐厅原料采购，包括订货和购物两个基本环节，根据餐厅的管理体系及餐厅规模和人员等情况，餐厅原料采购主要有以下三种组织式：
1．餐厅采供部负责采购。
（1）这种采购组织形式是由餐厅部门提供采购的申请和要求，由餐厅采供部统一采购。
（2）餐厅原料有餐厅采供部负责采购的优点是利于专业化管理，便于资金和采购成本的控制。
2．餐厅部负责采购。
（1）这种采购组织形式就是餐厅部负责所有餐厅原料的订货和购物业务。
（2）该形式的优点是能根据餐厅业的业务状况，灵活及时地采购，便于控制数量和质量。不足之处是缺乏制约，容易出现财务漏洞。
3．餐厅和采供部分工采购。
（1）分工采购，即由餐厅部负责鲜活原料的采购，采购部负责可储存原料和物品的采购。
（2）餐厅部和采供部分工采购的优点是比较灵活，及时满足餐厅业务活动的需要，踏实也有利于采购成本的控制 。不足之处是多头采购，管理与协调带来不少麻烦。
二、餐厅采购的具体职责
1．明晰市场供应情况和物资采购计划
了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部及采购部对各种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉各种物资采购计划。编制餐厅部预算，拟定各厨房的收入、成本、费用开支和利润计划，报中心领导审批，然后组织贯彻实施。
2.制定采购计划，特事特办，优质采购
各部门急用的物品要优质采购，要做到按计划采购，认真核实各部的申购计划，根据仓库存货情况，定出采购计划，对定型、常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，
3．计划采购
防止物资积压，做好物资使用的周期性计划工作。
4.价廉物美、择优采购
采购物品应做到价廉物美、择优录取。时鲜、季节性物资如部门尚未提出申购计划，应及时提供样板、信息供经营部门参考选用。
5.严把采购质量关
采购物资应严格把好质量关，拒收不符合质量的，对货源也要积极争取，保证货源的充足。
6.贯彻执行合同法
认真贯彻执行合同法，严格审核合同款项，订购业务，必须上报经理或主管级，研究后方可实施。
7.以销定购
经常到柜台和仓库了解商品销售情况，以销定购。积极组织适销对路的货源，防止盲目进货。尽量避免积压商品，提高资金周转率。经常与仓库保持联系，了解库存情况，有计划、有步骤地安排好日常工作。
8.做好组织工作
负责伙食产品的生产加工及出售活动的组织工作。具体包括：食品原材料的采购、验收；厨房生产加工的组织；食堂就餐及经营情况的预测；伙食产品的出售和服务等工作。
努力做好宴席宣传、预订和宴席活动的组织工作，不断提高宴席质量，增加伙食收入，创餐厅部品牌。
9.组织、调配人力
合理地组织、调配人力，制定人员培训计划和新员工招聘计划。充分调动各级人员积极性，确保饮食产品质量和服务质量，满足师生餐厅消费需求。
10.建立健全成本核算与成本控制制度
从原材料购进、验收、入库、出库、加工制作到产品销售，形成成本管理体系，控制实际成本、降低消耗，提高经济效益。
原料采购的原则
原料采购的目的在于以合理的价格，在适当的时间，从安全可靠的货源，按规格标准和预定数量采购餐厅餐厅服务所需的各种食品原料，保证餐厅业务活动顺利进行。因此制定原料采购的原则对于规定餐厅原料采购的方向和重点有重要意义。
具体的原料采购原则有：
一、采购方式及供货商的确定原则
（一）采购方式的确定原则
1.采购人员采购的方式
对于不便于集中采购，使用频率较低的货物。
2.供货商送货的方式
对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料。
3.外地发货、计划定期申购
对于一些特殊的原材料。
（二）供货商的确定原则
1.供货商初选
要遵循广泛培植，重点培养的原则。广泛选择有代表性的供货商，在进行深入细致的市场调研基础上，综合考察，重点了解供货商的综合实力，专业化程度，货物来源稳定性，价格、质量极其目前的供货状况。
2.供货商试用
遵循货比三家的原则。对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试，通过比较，择优选用。
3.供货商确定
遵循少数服从多数的民主评议原则。在使用两个月的基础上、由总经理、副总经理、财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定。
4.签订供货合同
遵循审慎细致的原则。确定供货商后，由总经理与供货商签订供货合同。
5.供货商的更换与续用
一切以经济效益为原则。在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中讨论决定是否更换、续用。
二、市场调查原则
1.市场调查存档原则
由总经理、财务人员、采购人员、广泛进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档。
2.典型性原则
调查时间、地点的选择要具有典型性和代表性。
3.调查的方法和程序
调查应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则。
调查中要坚持集中调查的原则。
调查时应实行看、闻、摸多种手段相结合的原则。
4.综合论证原则
调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过。
三、采购的定价原则
1.对供货商所供物品的定价
在广泛的市场调查基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。
2.定价程序
遵循在市场调查的基础上，由总经理和采购人员一起与供货商讨价还价后予以确认，并由总经理、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行。
3.价格管理原则
实行最高限价制。
4.春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。
四、采购数量的确定原则
为提高经济效益，降低成本，减少资金占有，应根据勤进快销的原则，按单采购的原则来确定日常的采购数量。
（一）鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。
此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。
（二） 库存物品（干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易耗品等）的采购数量。1.此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因素，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。
2.库存量的计算公式：
最低库存量=每日需用量×发货天数
最高库存量=每日需用量×15天
采购人员的工作职责
采购起着举足轻重的作用，没采购就没货源，没有了货源，一切都是白谈，同时采购还担当着开发新产品的重任，要不断地给外销推荐新产品。相应的采购人员的工作职责就异常重要。因此采购人员对产品要熟悉，专业，同时也要敬业，尽责，要整理出一套适合自己的方式，和工厂关系处理好关系。
一、采购人员的细分职责
采购人员的工作职责包括采购部门、采购人员、采购主管、采购主管助理、采购工程师、采购文员等等的工作职责及内容
（一）采购部门的职能
1.分析行情
公司原材料市场质量、价格等行情。
2.寻找来源
寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握。
3.与供货商的业务活动
与供货商洽谈，并安排工厂参观，建立供货商的数据。
4.报价、议价、估价
要求报价，进行议价，有能力可进行估价，并作出比较。
5.采购物料
采购所需的物料，并检验物料的数量和质量。
6.综合评估
对供应厂商的价格、质量、交期、交量等作出评估。
7.分析价格、控制成本
掌握公司主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本。
8.确定交货期
依采购合约或协议确定交货期。
（二）采购员的工作职责
1.数据记录和货物分类
建立供货商数据与价格记录；对采购物料进行ABC分类。
2.采购决定、订单下达
采购方式的决定；订购单的下达。
3.调查行情，交期控制
市场行情的经常性调查；物料交期的控制：交期的进度控制；与供货商有关交期、交量等方面的沟通协调。
4.查证进料、处理进料
查证进料的质量和数量；进料质量和数量常的处理。
5.询价订购
询价、比价、议价及订购作业。
6.差价提供
内外销差价、退数据的提供。
7.付款整理、审查
（三）采购主管的工作职责
1.创意寻找、收集开发
新产品、新材料供货商的寻找、资料收集及开发工作。
2.评估认证
对新供货商质量体系状况（产能、设备、交期、技术、质量等）的评估及认证，以保证供货商的优良性。
3.比价谈判
与供货商的比价、议价谈判工作。争取价格优势，确保自身利益的最大化。
4.综合审核，确保供货稳定
对旧供货商的价格、产能、质量、交期的审核工作，以确定原供货商的稳定供货能力。
5.掌握行情、提升质量
及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及质量情况，以期提升产品质量及降低采购成本。
6.计划编排、交期控制
采购计划编排，物料之订购及交期控制。
7.管理培训
对员工的指导、管理和培训工作。
8.沟通协调
与供货商以及其他部门的沟通协调等。
二、采购人员的具体职责
（一）供应商的确定
采购人员的基本责任就是替公司采购物品，不论采购的项目是什么，必定得有供应商，选择一个信誉良好、配合意愿高的供应商，对于餐厅来说，是非常关键的一环。
（二）货品的采购
1．熟悉渠道、掌握方法
熟悉采购渠道，熟练掌握各类副食品及原料质量的鉴别方法。
2.落实细节、规避浪费
落实食品采购的规格、品种、数量，避免差错，减少浪费。
3.核实库存、把好质量关
经常与仓库保管员取得联系，核实当前库存储备情况，防止积压。把好进货质量关，杜绝假冒伪劣食品流入。
4.票据、凭证认证
在正规厂家采购的主副食品，必须取得合规的原始票据；在农贸市场、个体商贩采购的，必须有供货商出具的原始凭证。
5.以采促销，以销定采，勤采勤销
采购员在主任的组织领导下，分工负责采购供应各食堂的主副食、调料、厨具、劳保和必需的原材料。坚持以采促销，以销定采，勤采勤销的原则。