签字仪式是各种组织之间通过谈判，对某专业领域的合作事务达成的相互协议进行书面签字，以确定其法律依据的活动。作为秘书，在举行签字仪式时，应做好如下工作。
第一，做好准备工作。
双方经过谈判达成的协议、合同等，在举行签字仪式前，必须最后定稿。同时还要准备签字用的文具（如签字笔、墨水、砚台、吸水纸等）、代表双方组织的旗帜或标志牌等物品。
第二，做好签字人员安排。
参加签字仪式的，按照惯例，基本上是双方参加过会谈的全体人员，但双方参加人数和身份应大体相同或相当。在仪式进行之前，双方还应商定各自的助签人员。
第三，做好签字场地的布置。
一般在签字厅内放一张长桌作签字桌，桌面铺深绿色台布，以面向门方向为准，座位按照主左客右的惯例安排，座前摆放签字双方各自保存的文本，文本上方分别摆放签字文具。国际商务谈判协议的签字桌中间摆一个旗架，悬挂签字国双方的国旗。
第四，举行签字仪式。
参加签字仪式的双方人员进入签字场地时要互相致意，并按照主左客右的原则一起进入座位。
“升职笔记”签字仪式虽然很短，但是接待活动的成果和高潮，要认真筹备，确保圆满结束。