作为秘书，打电话虽然不是面对面地和别人直接交谈，然而必要的风度却是不可忽略的。使用电话时所讲究的风度，主要是要求人们在态度、语言、语气等各个方面，都要对通话对象礼貌、谦恭。
在一般情况下，秘书接听电话时应注意以下几个方面：
首先，发音要清晰，吐字要准确，切勿说话含混不清，鼻音太重。如果自己说话带口音，或是明显地感到对方听起来有困难，那么应当有意识地放慢说话的速度。
其次，通话时要求面含微笑，这是一种风度。如果坚持这样做，既可以有效地调控自己的情绪，又可以“带动”自己的声音、语调，使对方感觉和蔼可亲。
再次，应当遵循“铃响不过三”的原则。其含义是：接听电话时，以铃响三次左右拿起话筒最为适当。
最后，尽量不要让来电话的人等候。如果需要等候较长时间才能接通，最好是叫打电话的人先挂断，你接通后再给他回电话，以节省对方在打电话上所耗费的时间。
“升职笔记”接听电话时，秘书最好在手头准备一本记事本和一支铅笔，以便记下有关事项，用左手拿听筒，这样可腾出右手写字。