书城管理商务礼仪100堂课
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第57章 涉外商务谈判礼仪全攻略

随着国际商务交往的日益频繁,许多商务人士开始转变成经常飞来飞去的“国际人”,与世界各地的商人交往,你需要充分了解各国的商务礼仪,这会对你的商务工作提供很大的帮助。

在涉外商务谈判中所涉及的情境不外乎两种情况:一是华人到国外进行谈判;另一种是外商来华与我们谈判。那么,涉外谈判所涉及的礼仪也就应该在不同的情境中有着不同的表现。

当外商来华与我们谈判时,我们应不失“礼仪之邦”的名号。在这种谈判情境下,关于礼仪方面我们首先应该做好迎接外商的准备工作,由负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。

外商来华或回国时,应安排职位相同的相关人员迎送,并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。如果是身份较高的客人,应事前在机场(车站、码头)安排好休息室、备好饮料;最好在客人到达前就把房间和乘车表告知客人,若做不到,应在客人到达后立即将住房和乘车表告诉客人,或请对方联络人转达。

外商来本地区(单位)参观时,对本地区(单位)介绍应简明扼要、实事求是;内容要真实、材料要丰富、形式要活泼多样,既不夸大成绩,也不掩饰不足。外商参观工厂、学校不应停工、停课,工作和学习都要照常进行。当客人主动与我方人员握手、攀谈时,应热情地做相应表示。外商参观的单位不应自行悬挂标语、国旗和外国领袖像等,应听从接待单位的统一安排。陪同参观人员不宜过多,同时应做好保卫工作。指定陪同人员不应半途离去或不辞而别。参观时,不仅要照顾好主宾,还应照顾好其他客人,防止队伍首尾不接。我方陪同人员应利用有益于对外宣传的事物,及时向客人介绍。

还有就是最好能指派专人按规定协助客人办理入境手续及机(车、船)票和行李提取等事宜。应该注意的是客人到达住处后,不宜立即安排活动,应先请客人稍事休息,至少要留给客人更衣整容的时间。

如果有需要到外商的住所或办公室去的话,也需要注意礼仪。首先应事先约定或通知,并按时到达。无人迎接的情况下应敲门或按门铃,在经过主人允许后方可进入;若无人应声,则可再次敲门或按铃,但敲门声音要轻,按铃时间也不宜过长。无人或未经允许,不可擅自进入。

若因事急或未有约定又必须前往,也应尽量避免在深夜打搅对方,万不得已在休息时间约告对方时,见面后应立即致歉,再说明打扰原因。

经主人允许或邀请后,即使所谈事情需要的时间很短,也不要站在门口谈话;若主人未邀请入室,可退至门外,进行室外交谈。室内谈话若时间较短,不必坐下,事毕也不宜逗留,若谈话时间较长,可在主人邀请后入座。如果事先未有约定的,谈话时间都不宜过长。

当遇到华人到国外进行谈判的情况时,在礼仪方面所要做的工作就更加复杂了,必须做好充足的准备工作,你所前往的国家不同,就会遇到不同国家所具备的各自特色的礼仪与风俗,那么,在你出发前往相应国家谈判时,就必须对相应国家的礼仪与风俗了然于心,也只有这样你才能在进行相应的商务谈判过程中做到不失礼节。下面列举几个国家,来看一下都应该注意哪些相应的商务谈判礼仪。

匈牙利。

匈牙利居民大半是马扎尔人,具有东方人豪放的性格。商人大多都非常重视商业道德。到匈牙利进行商务活动,最好穿深色保守式样西装。拜访政府部门或大公司,绝对需要提前定时间。匈牙利和其他东欧国家一样,在商务谈判时,喜欢讨价还价,一般情况下都要打折扣才行。

匈牙利的货币为福林,禁止出入境,外币入境不限,但需严格申报数额。官方不鼓励给小费,但私下仍受欢迎。

泰国。

访问泰国各级政府机构宜穿西装,但商人见面时穿讲究一点的T恤衫、系领带即可。拜访大公司或政府部门必须提前预订时间,并持有用英文、泰文和中文对照的名片,当地两天即可印好。泰国进出口商以华人为主,目前泰商也日渐增多,但大多数是做政府生意。如果需要在曼谷市内四处谈生意,最好包一辆计程车,这样会既方便又省钱。

同泰国人打交道,千万不要夸耀自己国家的经济如何发达,否则他们会认为你太傲慢。因此,在泰国商人面前,显得越谦虚越好,他们才能很好地与你配合。另外,在泰国进行商务活动,最好携带旅行支票,少用或尽量不用现金支付。

在泰国进行商务活动,必须尊重当地的教规。如果你对泰国的寺庙、佛像、和尚等作出轻视的行为,就被视为是有罪的,拍摄佛像尤其要小心,比如依偎在佛像旁或骑在佛像上面,就会惹出轩然大波。进入寺庙必须赤脚而行。到当地人家作客,如果发现室内设有佛坛,要马上脱掉鞋袜和帽子。初到泰国,要注意当地人所行的合掌见面礼,你也可以仿照着做。

泰国人非常重视人的头部,他们认为头是神圣不可侵犯的,因此,千万不要轻易抚摸别人的头部。即使是喜爱的小朋友,也绝不可以用手去摸他们的头,否则将被视为是对此小孩所带的神的不尊重。

如长辈在坐,晚辈必须坐在地上或者蹲跪,以免高于长辈的头部,否则就是极大的不尊敬。人坐着的时候,忌讳他人拿着东西从头上面经过。在泰国人面前盘腿而坐是不礼貌的,如进行商务谈判坐下时,千万别把鞋底露出来,这样也被认为是极不友好的表示。用脚踢门会受到当地人的唾骂,更不能用脚给别人指东西,这是泰国人最忌讳的动作。

瑞士。

瑞士位于中欧南部,面积约4万多平方公里,人口近700万,德语、法语和意大利语均为官方语言。按照瑞士的商务礼俗,平时适合穿三件套的西装,拜访各大公司或政府机构,必须先预订好时间,并且记住一定守时。一般公司或政府机构主管人员在早晨7点~8点上班。

瑞士人作风严谨、保守并讲究信誉,但有时也带有顽固的一面,与他们洽谈业务,必须要有耐心。一旦对方决定购买你的产品,几乎就会无限期地一直买下去。相反,如果对方流露出了“不”字,你也就没有必要继续努力了,因为他们很少轻易改变主意。

遵守契约,诚实不阿,瑞士人堪称楷模。瑞士的大公司多半设在苏黎世,它是全国最大城市,也是工商业、金融、文化和陆空交通枢纽。瑞士银行业非常发达,全国共有大大小小银行5000多家,其中有五分之三的总部设在苏黎世。

给瑞士公司写信,信封上只写该公司的名字即可,不要写主管人员的姓名。因为,如果该人不在,这封信别人是不会拆看的,那只有放置一边了,这样很可能误事。切记,瑞士商人对“名牌”产品很感兴趣,如果你的产品牌子很硬,一定要在信封或信纸上注明该公司设立的年份,这样会大大提高该产品的身价。

按照瑞士的礼节习惯,千万不要在见面的第一天就邀请对方共进午餐或晚宴。应待双方接触几次,甚至相熟之后,再提出邀请,最好在离开瑞士之前邀请对方共进晚餐。万一对方拒不赴约也不要紧,生意照样可以成功。

瑞士商人一般不愿主动邀请客人到家中吃饭,如果你接到邀请,切记:第一,带上鲜花或糖果送给女主人;第二,准时赴约。如果送红玫瑰,可送1支或20支,但不要送3支,因为通常情况下3支意味着送给情人的。

到瑞士进行商务活动,最好安排在3月、5月、9月至11月为佳。圣诞节前一周至后两周,复活节前后各一周,一般不安排任何活动。6月~8月以及2月多为休假时间。瑞士进出海关没有严格的货币管制。

日本。

和日本商人交朋友或做生意,必须要有一套办法。日本人坚信“优胜劣汰”的道理,他们绝不同情弱者,如果你能拿出一套切实可行的办法,他们会给你提供最大的帮助。

日本人属内向型很强的民族,他们尊敬的是强者。同他们打交道、做生意,必须多花时间去了解他们的理念和想法,如能建立互信关系,就会有很好的发展前景。

日本人普遍很讲究礼节,尤其外出参加各种活动,男士一般是西服革履,女士必须穿和服。日本人的严谨态度是举世公认的,他们参加任何活动都非常准时。

到日本进行商务活动,以春季和秋季为宜,日本气候虽四季分明,但属海洋性气候,因此长年不干不燥。

奥地利。

随着我国与奥国经济往来不断增加,前往奥国访问的商人逐年递增,与奥地利商人接触,必须特别注意各种礼节,因为奥国商人相当正式、严肃。

在从事商务活动时,尤其要注意头衔。比如:外商若把部长误称为处长,那么在以后的商谈中会麻烦百出。如果与奥地利人通信更要细心,务必正确无误地冠上他的正式头衔。如果他的名片上同时印有几个官衔,要提前问清楚,哪一个是最重要的,另外还要加上博士、教授、工程师、经济学家等头衔。

无论拜会公私单位,均需提前预约。参加商务谈判一定要守时。见面或分手时,切记与每个人亲切握手。如应邀去吃午餐,千万不要抢着付钱,否则会认为你瞧不起他们,最好找机会回请一次午饭。若应邀吃晚饭或餐后听歌剧、看戏,并不需要回请,但如请你去家里作客,切记带上一束鲜花,以示对主妇的尊敬。

到奥地利从事商务,2月~4月和9月~11月为宜。7、8两个月为全国度假期,圣诞节和复活节前后两周各大公司一般不举行商务谈判或其他活动。奥国货币为奥地利先令,出入境有严格的限制。

法国。

法国人似乎天生就充满着人情味。他们非常珍惜人际关系,但绝不会把交际同贸易联系起来。无论是在自己家里招待或者是在饭店里请客,他们都不会把这看作是交易的延伸。

法国人的人情味在谈判中,往往会表现为大而化之的风格。他们似乎不像德国人那样细致谨慎,法国人在谈妥大约50%的条款时,就会在契约上签字。不过,昨天才签的契约,明天他就可能会要求变更。他们的想法是:“既然要点已经谈妥了,细节的事以后再说也无妨。反正讲一下就行了。”这种行为看来是不守信用,不过根据专家的研究,这也是法国的一种人情味。

法国人的人情味还表现在:谈判不能只顾谈问题,否则会被嘲笑为是个枯燥乏味之人。除非在最后做决定时可以一本正经,在其它的时间里,多谈一些关于社会新闻或文化等方面话题往往受大家欢迎。就是杂货店或肉店的女老板,也会时而滔滔不绝地谈论艺术,一下子又会把话题扯到政治上去。

不过,法国人的人情味也绝不是浪漫无边的。对于地位不同的人,他的反应可能很不同,尼克松回忆,当他作为副总统访问法国时,戴高乐的接待是严肃而认真。之后,尼克松当选为总统后,与戴高乐的会谈便更多地充满了随意亲切和无拘无束。

法国是“存在主义”的发祥地,对于个人权力还是很珍视的,即使在商业谈判中,法国人也很注重同个人的关系。而且认为,以个人为基础的关系要比公司的信用重要得多。除此而外,法国人的谈判风格还有三个特点:

1、立场非常坚定,他们都具有戴高乐的依靠坚定的“不”字以谋取利益的高超的本领。

2、他们对自己的语言有一种很强的优越感,往往要求用法语作为谈判的语言。

3、他们明显地偏爱横向式谈判。也就是说,他们喜欢先为协议勾画出一个大致的轮廓,然后再造成原则协议,最后确定协议的各个方面。他们把谈判的重点放在拟订一些重要的原则上,而不注意细节。这与美国人的一个问题一个问题地谈判的风格正好相反。

美国。

美国人喜欢边吃边谈,一般洽谈商务,最好在吃早餐时开始。

同美国人谈生意,不必过多的礼节。美国人一般精力充沛、外向、热情、自信、果断,在贸易谈判中,以取得最大效益为目的。

另外,美国人善于讨价还价,并能及其自然地把话题引到这个方面。美国人对包装极感兴趣。谈判时,他们很重视包装。因为在美国,包装对商品的销路十分重要。

英国。

英国人有自己的特点:讲礼仪、友好和善于交往,并使人感到愉快。

同英国人谈生意有三忌:一是不要佩带有条纹的领带;二是不要以英国皇室的私事作为话题;三是不要直接称呼他们为“英国人”,要说“大不列颠人”,这样会使他们非常高兴。

德国。

德国人做事很严谨,很少和你讨价还价,一经出价,就不喜欢再还价了。他们比较缺乏灵活性,不会做出重大让步。

德国人注重选择合适的谈判对象,很善于和你一起去解决问题。重视体面,注意形式。对有头衔的商人,一定要称呼他的头衔。

另外,见面和告别时要和他们握手。

北欧。

芬兰、瑞典、丹麦、挪威等一些国家商人比美法商人都文静得多。谈判开始,常沉默不语,听你说完后,才提出他的问题,谈吐坦率,善于发现并抓住能达成生意的机会。

北欧商人看重老牌公司,如果你的公司成立很久了,一定不要忘了告诉他们。

加拿大。

加拿大商人不喜欢做薄利多销的生意,不喜欢价格变来变去,喜欢长期合作。

澳大利亚。

澳大利亚商人喜欢有决策权的人来和他们谈判,不喜欢价格变来变去,价格一旦确定,就不再讨论价格问题了。

涉外商务礼仪复杂多变,在具体的谈判中需要当事人及时并准确地了解谈判对手的各种习惯、风俗及禁忌。因此,在谈判前一定要做好调查,收集相关的材料,做到知己知彼,方能百战不殆。

温馨提示:

礼仪禁忌:

1、不可丧失原则国格,应具备坚定的政治立场,严格遵守组织纪律,执行请示报告制度,保守国家机密,维护国家利益。

2、在外商参观的过程中,有的陪同者只光顾着自说自话,而冷落了外商。应留意外商对于你所接受的内容是否感兴趣,对于外商所提出的问题,要知之为知之,不知为不知,切忌不懂装懂。

3、有些人会随意许诺送给外商礼物、产品、资料等,其实,这不仅不能显示什么,反而会让人觉得你是个很随便的人,应该注意内外有别,遵守保密规定。

礼仪技巧——

1、每次谈判前都应确定与对方主谈人职位大致相等的主谈人。其他谈判人员在谈判中非经我方主谈人同意,不得随便发言或向对方提意见。有意见可书面提交主谈人。若几个单位参加同一谈判,应事先统一意见。在谈判中的不同意见可会后研讨,必要时可作相应示意,不得当场争论;谈判中要维护主谈人的意见。

2、谈判前应充分准备所谈的问题,可制定不同方案,避免因仓促上阵造成失误。如果外商是熟人,不必介绍,仅上前握手问候即可;如果外商是初次晤面且又互不相识,接待人员应主动上前询问并做自我介绍;如果迎接的是大批客人,则需事前准备标牌或小旗,让客人在远处就能看到并主动前来接洽。