书城管理商务礼仪100堂课
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第24章 遇到特殊商务电话时的应急妙计

做秘书工作的商务人士在工作中经常会接到出乎意料的电话,如推销员或一位怒气冲冲的同事,或不知所云的人打来的电话……

遇到以上情况,为了保持公司的形象,也为了体现你良好的素质,都需要你采取最佳的处理方式,合理合情地解决诸如以上的问题。那么,在遇到这些“特殊”的商务电话的时候,你应如何应付呢?

当你拿起电话时,无论你接电话前精力如何集中,总有些时候你会遇到诸如“你们公司的招标书,今天能送过来吗?”或“这笔款项,你们今天能给结了吗?”的问题,这时候你或许需要考虑更长一点的时间才能向对方做出有效的答复。那么在遇到此类“特殊”的商务电话时如何为自己赢得考虑的时间呢?其实很简单,你完全可以运用下列的权宜之词,帮助自己赢得时间:

“对不起,我办公室有客人在,我一会儿再给您打过去好吗?”

“对不起,我手机响了,请您稍等,我一会儿给您回电。”

“对不起,您能否给我点时间,我去财务核实一下吗?”

“对不起,您能给我点儿时间去查查资料吗?”

“这件事很重要,我需要与其他主管商量一下,以后答复您,好吗?”

“对于这件事我有许多想法,我能过一会儿再打电话跟您讨论吗?”

“很抱歉现在我很忙,我知道这件事对您非常重要。明天下午四点您有空吗?那时我再跟您详谈好吗?”

“这个消息我并不知道,我能落实一下,明天答复您,可以吗?”

……

但是,你不能总是重复使用上面这些说法,因为绝大多数商务人士都明白这些“托辞”的用意。

有时,你可能还会遇到一些更“特殊”的商务电话:你接到一个电话却不明白对方在说什么这样的情况;打来的电话中使用一些你并不理解的词语和表达方式的情况;要求你回答问题,并要求你承担自己并不知道的责任的情况。尽管对于对方所说的内容你可能一无所知,但对于这些情况,你也可以有很多应对之策,比如你可以言辞模棱两可:

“对不起,您能否再解释得更清楚一点?我不太明白您所表达的意思。”

“对不起,您所指出的细节我并不完全清楚,可以容我核对一下再回复您好吗?”

……

当你在公司接电话时遇到“打错电话”这样的“特殊”商务电话时,应该礼貌地告知对方“这里是某某公司,您是不是打错电话了?”,这样既可以让对方明白自己确实是打错了电话,并且你友好的形象会连带着提升公司形象,这也是你体现高素质商务人士的一个平台。遇到接听对方打错电话这样的特殊商务电话时,有些人会粗鲁的用一句“你打错了”回绝对方,或“你怎么拨电话的”就重重地挂断,这些行为都是极其错误的。

在一般情况下,结束商务通话的人应该是打来电话的人。但是当你接到一个商务电话却变成了东拉西扯,或是漫无边际的话,你应该礼貌地说:“跟您通话很愉快,现在我有点事要处理,等有时间我们再通电话好吗?”或者其它更加得体的话。这样对方一般都会立即结束“漫长”的商务电话。当遇到一时无法答复的特殊商务电话时,不可毫不客气地说“我不知道!”或粗鲁的一句“过几天再打来吧!”。

当你遇到不得不打断通话这样的特殊情况时,你应该处理完事情后要立即给对方回复电话,表示道歉并说明通话中断的原因。

商务电话对于每天忙碌着的商务人士来说,实在是再平常不过的事情,但在大堆的来电中总难免会遇到这样或那样你一时无法处理的“特殊”来电,然而,面对这些“特殊”来电,只要你沉着冷静,懂得必要的商务电话礼仪,就能应付自如,不失个人在商业中的良好形象。

温馨提示:

礼仪禁忌——

1、当你接电话遇到一时无法回答的商务问题时,应该运用文中提到的类似托辞为自己赢得考虑和核对的时间,切忌粗鲁的一口回绝。

2、或许你在接听商务电话时,会遇到被罗嗦的通话者缠上的经历,打这种特殊商务电话的人也许是一位喜欢长篇大论的商务合作伙伴,也许是一名执着的推销员。当你想尽办法中断通话,但所有的努力都失败时,你可以采取更为积极的措施:可以先做停顿,再采用打断的办法,切忌说“我没时间跟你瞎聊了!”或一句“先这样吧”就挂断电话。

礼仪技巧——

1、当你遇到一时无法答复的商务电话时,你可以先说:“真不巧,我不得不先办完手头的这些事。”或更加坦率一点,“我知道这是一件非常重要的事,但我的确不能立即做出答复。”在有些特殊的商务电话中,如果你的答复过于迅速,会让对方误认为你并没有经过慎重考虑。而你多花十五分钟、一天或者更长的时间去严肃、仔细的思考一下,然后再打电话向对方作出答复,这样更能赢得商务信誉。

2、在你接听商务电话时,还有些特殊的场合必须迅速结束通话,比如突然有客人来访等。当你有客人来访时,仍然长时间通话是非常不妥的。当你知道这个电话不可能很快结束时,你应当暂时推一推,在其后更合适的时间再打。作为商务人士遇到这样的特殊情况,应该告知对方:“我有一个客户过来,如果你能留下你的号码,我一会儿有时间会再给你打过去的。”

3、如果你知道这次商务通话会需要一段较长的时间,一个好的办法是:在开始谈话时就对你的商务朋友说:“现在打电话合适吗?”或“你有时间吗?”如果能让你身边更多的商务朋友都采用这种方式,那么那些无聊和打扰的特殊商务电话就会减少许多。