书城管理一本手册管公司
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第67章 行政办公管理(29)

(1)住旅馆。一般企业的商旅人员租住中等旅馆即可。客房内有冰箱,备有饮料、酒类及小食品,旅客消费后可结账统一付款。住旅馆要先行登记并交验护照。一般不预付房费,离旅馆前结账付费。过夜到第二天上午12时以前按一天计算,延至下午则按两天计算。旅馆内一般不允许洗大量衣物,而应填好单子交洗衣房付费洗衣,若洗少量小件衣物,可在卫生间晾干。

同行人员的住房最好安排在一起或同一层,如不可能,企业办公人员应将自己的房号和领导、翻译的房号告诉每位随行人员,以便及时联系。

(2)乘出租汽车。国外出租汽车一般都有特殊标志,如有的车顶部有一个写着TAXI或T的牌子,有的车身涂有特殊颜色。如果住在旅馆,可让服务台帮助叫车。出租汽车均按计程收费。车子到达目的地后,乘客根据计程表上计价付款。

(3)上厕所。在国外,除机场、剧院、电影院、车站、码头等地方有公共厕所外,其他地方很少有,街上也不易找到。厕所往往设在较偏僻的地方或地下。国外的厕所一般注有TOILET字样。男厕画有男子头像或GENTLEMEN、MEN字样,女厕画有女子头像或LADIES、WOMEN字样。凡收费的公厕,使用时要将一枚合适的硬币塞入门上一滑槽中,才能开门。某些国际机场的厕所内虽有打扫卫生的服务员,但旅客上厕所可不付小费,但如果接受了他(她)们的服务,递给擦手毛巾等,要付少量小费。

(4)打电话。很多国家的公共场所备有公用电话间。打公用电话要付费,所以应准备一定数量的硬币。打电话前,先在电话间查看费用表。电话费用因地区不同、昼夜时间不同而有所区别。

(5)摄影。有些国家规定某些禁区或某些地方禁止照相,一般设有明显的标志。在边境口岸、机场、博物馆、新产品展览、古文物、私人住宅等处禁止照相,也不能随意对着不相识的外国人照相。

(6)行走和游园。当今世界各国对环境保护非常重视,很多国家制定了有关天然动物保护法。违法者轻则受到人们的申诉或罚款,重则会被追究刑事责任。在西方的街心公园、动物园、甚至大的庭院,常有天然动物如:鸽子、松鼠、鸥、天鹅、候鸟在活动,但禁止行人用手抓捕和挑逗;有花草树木的地方,包括:街道两旁私人宅院、街心公园、动物园等,不要采花摘叶、攀登树木;有些地方的绿色草坪也禁止践踏。

(7)购物。很多国家有超级市场或无人售货商店。在这类商店中,商品分类包装、品种齐全。设备现代化,整个商店由闭路电视监视控制。顾客进入商店前,应把手中的物品放在寄存处,然后进入商店,自由选购物品;但要注意在这些商店参观时不宜多摸、挪动商品;如选购,也不得打开包装。

(8)付给小费。世界上多数国家都有付小费的做法,有的称服务费;但各国做法不一样,收小费的比例差距较大。有些国家的旅馆、饭店账单上列有10%~15%的服务费,则可以不付小费;有的国家不收小费,可酌情赠小纪念品。

四、出差管理工作考核

(一)出差管理工作责任划分

出差管理由行政总监负总体责任,具体责任以行政部为主,同时其他部门须积极配合并接受检查。

(二)出差管理工作考核指标

出差管理考核指标是与责任划分相对应的,具体指标如下:

1行政部考核指标

(1)定性指标。

①年度差旅计划汇总、初审、上报情况。

②审批出差、出国申请情况。

③协同各职能部门和人力资源部做好出差、出国派遣安排情况。

④差旅费标准制订、测评和修订情况。

⑤差旅成本控制情况。

⑥差旅书面报告审批、归档,资料归档保管情况。

(2)定量指标。

①当月公司差旅成本降低率:

当月公司差旅成本降低率=当月差旅成本-上月差旅成本÷上月差旅成本×100%

②当月部门差旅成本降低率:

当月部门差旅成本降低率=当月部门差旅成本-上月部门差旅成本÷上月部门差旅成本×100%

2人力资源部考核指标

(1)定性指标。

①出差人员工作考勤、工资计算情况。

②本部门出差计划制订和出差审批情况。

③本部门出差工作安排情况。

④本部门差旅成本控制情况。

⑤本部门出差报告审批、资料审查情况。

(2)定量指标。

当月部门差旅成本降低率:

当月部门差旅成本降低率=当月部门差旅成本-上月部门差旅成本÷上月部门差旅成本×100%

3财务部考核指标

(1)定性指标。

①出差人员费用借支和报销工作情况。

②本部门出差计划制订和出差审批情况。

③本部门出差工作安排情况。

④公司及本部门差旅成本控制情况。

⑤本部门出差报告审批、资料审查情况。

(2)定量指标。

①当月部门差旅成本降低率:

当月部门差旅成本降低率=当月部门差旅成本-上月部门差旅成本÷上月部门差旅成本×100%

②当月公司差旅成本降低率:

当月公司差旅成本降低率=当月公司差旅成本-上月公司差旅成本÷上月公司差旅成本×100%

4其他部门考核指标

(1)定性指标。

①本部门出差计划制订和出差审批情况。

②本部门出差工作安排情况。

③本部门差旅成本控制情况。

④本部门出差报告审批、资料审查情况。

(2)定量指标。

当月部门差旅成本降低率:

当月部门差旅成本降低率=当月部门差旅成本-上月部门差旅成本÷上月部门差旅成本×100%

(三)出差管理工作考核方法

注参考评分方法:

(1)定性指标。

①年度差旅计划汇总、初审、上报情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

②审批出差、出国申请情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

③协同各职能部门和人力资源部做好出差、出国派遣安排情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

④差旅成本控制情况:优秀10分,良好6分,一般2分,差0分。

⑤差旅费标准制订、测评和修订情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

⑥差旅书面报告审核、归档,资料归档保管情况:优秀10分,良好6分,一般2分,差0分。

(2)定量指标。

①当月公司差旅成本降低率:以上月为基数,达到上月给30分;每低于上月1%则在30分基础上加1分,40分为上限;每高于上月1%则扣1分,扣完为止。

②当月部门差旅成本降低率:以上月为基数,达到上月给15分;每低于上月1%则在15分基础上加1分,20分为上限;每高于上月1%则扣1分,扣完为止。

2人力资源部考核分值表

定性指标(1)出差人员工作考勤、工资计算情况10

(2)本部门出差计划制订和出差审批情况5

(3)本部门出差工作安排情况5

(4)本部门差旅成本控制情况15

(5)本部门出差报告审批、资料审查情况5

定量指标当月部门差旅成本降低率60

合计100

注参考评分方法:

(1)定性指标。

①出差人员工作考勤、工资计算情况:优秀10分,良好6分,一般2分,差0分。

②本部门出差计划制订和出差审批情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

③本部门出差工作安排情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

④本部门差旅成本控制情况:优秀15分,良好10分,一般5分,差0分。

⑤本部门出差报告审批、资料审查情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

(2)定量指标。

当月部门差旅成本降低率:以上月为基数,达到上月给50分;每低于上月1%则在50分基础上加1分,60分为上限;每高于上月1%则扣1分,扣完为止。

3财务部考核分值表

注参考评分方法:

(1)定性指标。

①出差人员费用借支和报销工作情况:优秀15分,良好10分,一般5分,差0分。

②本部门出差计划制订和出差审批情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

③本部门出差工作安排情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

④公司及本部门差旅成本控制情况:优秀10分,良好6分,一般2分,差0分。

⑤本部门出差报告审批、资料审查情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

(2)定量指标。

①当月公司差旅成本降低率:以上月为基数,达到上月给30分;每低于上月1%则在30分基础上加1分,40分为上限;每高于上月1%则扣1分,扣完为止。

②当月部门差旅成本降低率:以上月为基数,达到上月给15分;每低于上月1%则在15分基础上加1分,20分为上限;每高于上月1%则扣1分,扣完为止。

4其他部室考核分值表

注参考评分方法:

(1)定性指标。

①本部门出差计划制订和出差审批情况:优秀10分,良好6分,一般2分,差0分。

②本部门出差工作安排情况:优秀5分,良好3分,一般1分,差0分。

③本部门差旅成本控制情况:优秀15分,良好10分,一般5分,差0分。

④本部门出差报告审批、资料审查情况:优秀10分,良好6分,一般2分,差0分。

(2)定量指标。

当月部门差旅成本降低率:以上月为基数,达到上月给50分;每低于上月1%则在50分基础上加1分,60分为上限;每高于上月1%则扣1分,扣完为止。

五、出差管理制度范本

出差管理制度

第一条经理出差,必须经主管领导及有关经理同意;其他人员出差,必须经主管经理批准。

第二条出差要填写“出差申请报告表”。出差报告包括:工作任务、往返时间、到达地点。该表按上述审批权限审查批准后,交办公室留存。凭出差报告表,填写借款单,并经办公室主任签批后到财务处办理借款手续。

第三条出差应遵守的事项。

(1)必须按计划前往目的地,无特殊原因必须在规定时间内返回。如有变动需事先请示并获批准。

(2)乘坐火车必须按正常路线,不得无故绕道。出差途中,因私事绕道者,需事先由领导批准,其绕道部分的车船费由本人承担。

(3)乘坐飞机人员要从严控制,出差路途较远或出差任务紧急的,经领导特许方可乘坐飞机。

第四条其他各项,如住宿标准、出差标准等,按有关规定执行。按照规定,除经理外,市内不准乘坐出租车,特殊情况(如夜间没有公共汽车等)可酌情处理。

第五条出差结束,应写出详细的出差汇报,送有关领导和处室批阅。

第六条出差回来上班后4天内向财务处办理报销手续。逾期不报者,如无特殊理由,按动用公款处理,财务处有责任检查。报销前须由处长审核签字。原借款未报账时,一般不再办新借款。

第七条出差期间,严禁用公费游山玩水、请客送礼,严禁收受礼品,不得请求代购紧俏商品、土特产、优惠商品。对违反者各级领导有责任给以批评教育,所需费用一律由本人承担。

假日出差者,原则上可补休同等时间。

出差管理办法

总则

第一条为实现本公司经营目标,并培养员工廉洁、勤勉、守纪、高效的精神,特制订员工出差管理办法。

第二条员工出差按如下程序办理。

(1)出差前填写“出差申请单”,期限由派遣主管按需予以核定,并按程序审核。

(2)凭“出差申请单”向财务部预支一定数额的差旅费。返回后1周内填具“出差旅费报告单”并结清暂付款,在1周以外报销者,财务部应于当月薪金中先予扣回,待报销时一并核付。

(3)差旅费中“实报”部分不得超出合理数额,对特殊情况应由出差人出具证明。否则财会人员有权拒绝受理。

第三条出差审批程序和权限如下。

(1)国内出差。1天以内由经理核准,超过1天由总经理核准。经理(含副经理和相同级别的技术人员)以上人员一律由总经理核准。

(2)国外出差。一律需由总经理核准。

第四条出差行程中除特殊情况外一般不得报销加班费,假日出差可酌情加薪。

轻重给予纪律处分。

国内出差

第六条出差旅费分为交通费、住宿费、伙食补助、杂费等特别费(包括邮电、交际等费用)。

(1)交通费需依票根或发票(如出租车)认定,车票丢失者应说明丢失原因,使用公司交通工具者不支付交通费。

(2)住宿费需依凭证按上述标准核报,本公司备有住宿场所时不支付住宿费。

(3)伙食补助应依支付标准报销,但由公司供应餐食或已报销交际费者,不再支付。

(4)杂费依第八条规定支付。

(5)特别费依凭证核报。

第七条出差返回超过午夜12时者,可在标准外增发交通费和餐费××元。

第八条杂费及伙食补助计算标准。

(1)出差杂费按离开公司所在地实际天数计,超过10小时不足1天者按1天计,不足10小时者不计。

(2)上午7时前出差者,应报销早餐费,于下午1时后返还者报销午餐,于晚上7时以后返还者报销晚餐费用。

(3)出差1日者不受以上标准限制。

第九条随同高职人员出行的低职人员,伙食补助、住宿费可按高职人员出差旅费标准支付。

第十条因时间急迫或合理成本考虑而需搭乘飞机时,须经总经理核准。

第十一条因时间急迫或交通不便根据业务需要必须乘坐出租车时,须经经理同意。

国外出差

第十二条国外出差旅费分交通费、生活费及特别费,支付标准如下所示。

(1)出国人员如夜间恰在旅途中,不得报销住宿费。

(2)报销旅费凭车船机票,住宿费凭发票。

(3)特别费报销方法等同于国内出差。

(4)接受招待或报销交际费者,核减相应的餐费。

第十三条员工派赴国外受训考察等,其食宿由其他公司安排者,每日支付生活费×××元。

一概由个人负担。

第十五条出国人员计划外的行程,交通费须由总经理核批,方可报销。

第十六条出国人员出国前应提出出国申请计划书,并于回国后10日内提出出国人员工作计划检查报告。

差旅费支付制度

第一条本制度除适用于本公司正式员工外,还适用于:

(1)顾问(原则上适用于公司高级主管的有关规定)。

(2)特约人员(依具体职位确定)。

(3)试用人员。

(4)退休人员(如为处理遗留业务而出差)。

(5)为公司业务而出差的其他人员。

第二条车费包括。

(1)认定路线的车费。

(2)特殊认可的汽车费。

第三条部门负责人3日以上的出差,需经公司总裁批准。但依照公司指示,参加会议不在此限。一般员工出差,需经直属部门主管批准,并上报相关部门。公司、分公司、驻外机构人员出差,需经公司总裁批准。

第四条私人旅行需办理以下手续。

(1)事先填报申请,并经直属部门主管批准。

(2)旅行过程中,需与直属部门主管保持联系。

第五条利用飞机出差,必须在出差申请书上明确说明。

第六条在下列情况下,可乘坐卧铺出差。

(1)同行者乘坐卧铺。

(2)出差途中患病。

第七条原则上长距离出差可乘坐快速列车。

第八条对长期滞留出差的处理是,在同一地区连续滞留10日以上时,对超过日数,减付10%的出差补贴和住宿费合计额。

第九条特例出差是指按照出差地单位的习惯,由对方提供住宿条件或提供住宿费。

第十条差旅费超支是指:

(1)超出差旅费基准的规定。

(2)实际费用超支。

第十一条出差出发时间为上午,出差归来时间为下午时,支付当日全额差旅费。计算基准为交通工具的票根。

第十二条预支手续。

(1)从概算额中扣除预付额,预付额不得超出对客户收款额。

(2)超出预付额部分,凭有关凭证报账结算。

(3)特殊情况下,需经财务主管批准,凭出差日报领取和结算。

第十三条出差报告原则上应包括。

(1)出差地、日程和出差单位。

(2)出差处理事项。

(3)出差条件及意见。