偏差信息是实际工作情况或结果与控制标准要求之间所发生偏离程度的信息。了解和掌握偏差信息,是控制工作的重要环节。如果无法得到这方面的信息,就无法知道是否应该采取纠正措施,无法知道应采取多大力度的纠正措施,控制工作也就无法正常开展。因此,采取纠正措施前,首先需要了解工作出现的偏差情况,了解偏差的相关信息,这样才能针对出现的偏差,采取应对措施。从这个意义上来说,偏差信息的收集和整理就成了控制的前提和基础。
进行生产运作控制,不仅需要做好生产过程中各个环节的工作,还需要采取有效措施,建立快速有效的信息反应机制,这样才能及时对照生产运作控制的标准,找出与实际进展状况存在的偏差,发现偏差产生的原因,为制订纠偏措施提供科学依据。
3生产运作控制的纠偏措施
制订纠偏措施时,一定要结合出现偏差的原因进行深入分析,从而制订出有效措施,确保将偏差控制在可以接受的范围内。制订出纠偏措施后,关键是要将纠偏措施落到实处,让纠偏措施真正发挥作用,这样才能实现预期的控制目标。此外,在实施纠偏措施时,还需要进一步收集相关信息,根据纠偏措施的实施情况,及时作出调整,确保纠偏措施能够切实符合生产运作的实际状况。
二、生产运作控制的类型
根据控制在生产运作过程中发生时间的不同,可以将控制分为事前控制、事中控制和事后控制。
(一)事前控制
事前控制也称预先控制、前馈控制,是在生产运作活动开始以前就进行的控制。这种控制在问题出现之前就可以预先告知管理人员,使他们从一开始就可以采取各种预先防范措施,预防或尽可能地减少偏差和失误的出现,从而把偏差和失误可能带来的损失降到最低程度。事前控制的目的,是在工作开始之前就对问题的隐患提前做好准备,未雨绸缪,做到防患于未然。
1事前控制的要点
(1)以对扰动因素的预测作为控制的依据。
(2)对生产运作系统的未来行为有充分的认识。
(3)依据前馈信息制订计划和控制方案。
(4)尽可能控制住扰动因素。
2事前控制的优点
由于事前控制是在工作开始之前进行的,所以避免了事后控制对已铸成差错无能为力的弊端,避免了失误带来的不良后果,节省了修正错误的成本。同时,由于是在工作开始之前针对某项计划行动所依赖的条件进行控制,不是针对具体人员,不易造成对立性的冲突、不易造成对立情绪,易被职工接受并付诸实施。而且,这一控制手段执行起来较为容易,容易得到员工的支持和配合。
3事前控制的缺点
一般来说,要进行事前控制,需要及时准确地掌握相应的信息,并充分了解事前控制的关键因素,提前预知计划执行中可能出现的问题,想到可能出现的偏差,要做到这些确实是有一定难度的。
(二)事中控制
事中控制也称现场控制、即时控制、过程控制,是在生产运作过程之中进行的同步控制。事中控制主要有监督和指导两项职能。监督是按照预定的标准检查正在进行的工作,以保证目标的实现;指导是管理者针对工作中出现的问题,根据自己的经验指导下属改进工作,或与下属共同商议矫正偏差的措施,以便使工作人员能正确地完成规定的任务。事中控制常常是基层管理人员现场管理采用的一种方法,主管人员通过深入现场,亲自监督和检查,可以约束并指导下属人员的活动。
1事中控制的要点
(1)以计划执行过程中获取的信息为依据。
(2)要有完整的、准确的统计资料和完备的现场活动信息。
(3)要有高效的信息处理系统。
(4)决策迅速,执行有力,保证及时控制。
2事中控制的优点
事中控制兼有监督和指导两项职能,可以确保工作能够按照预期计划进行、确保工作中出现的错误能够得到及时改正,可以提高员工的工作能力及自我控制能力。
3事中控制的缺点
事中控制容易受管理者自身时间、精力、业务水平的制约。如果管理者无法保证投入充足的时间、无法对现场出现的问题及时发现并及时提出正确的解决办法,那么,事中控制就不会得到很好的贯彻执行。此外,事中控制的应用范围也相对有限,由于受到控制执行人员的数量、时间、精力的限制,其大规模推行的成本过高;并且由于其需要现场直接指明出现的问题并马上作出改正,所以容易造成员工心理上的对立并激起他们的不满情绪。从这个意义上来说,事中控制很难成为日常性的控制办法,它只能是其他控制方法的一种补充。
(三)事后控制
事后控制,也可称为反馈控制,是一种在生产结束、生产成果已经完成之后进行的控制。这种控制方法是把注意力集中在生产最终结果的取得上,通过对前一阶段取得的生产成果进行测量、比较、分析和评价,找出工作中的不足,发现存在的问题,以此作为下一次工作改进的依据,并为下一次工作的提高提供经验和教训。
1事后控制的要点
(1)以计划执行后的信息为主要依据。
(2)要有较为完整的统计资料。
(3)要分析内外部环境的干扰情况。
(4)对计划执行情况的分析要客观,控制措施要可行,以确保下一轮计划执行的质量。
2事后控制的优点
在某些特定情况下,往往难以做到事前控制与事中控制,因此,事后控制常常是唯一能够采取的控制手段。这是因为很多事件只有在发生后才可能看清结果,才可能认识到事情发生的规律和教训。因此,事后控制尽管有某些不尽如人意的地方,但却是最为常见、最为实用的控制手段。此外,由于事物的发展往往是循环往复,并呈现出一定的规律性,所以,事后控制也能为以后类似事件的发生提供经验和教训,以改进工作,更好地完成组织目标。
3事后控制的缺点
事后控制的一个致命缺点是它的滞后性。在事后控制中,从结果的衡量、比较、分析到纠偏措施的制订和实施,都需要时间,而这容易贻误时机,增加控制的难度,导致惨重的损失。因此,对事后控制来说,往往是“事后诸葛亮”,不管怎样,它对已经形成的损失往往是无济于事了。此外,事后控制是通过对已经发生的事情作出反馈性行动和采取应对性措施来调整组织行为的,这往往会造成事后控制总是比现实情况要慢半拍,容易造成一些难以避免的损失。
三、生产进度控制
生产进度控制,是指对原材料投入生产到成品入库为止的全过程的进度进行控制,是生产作业控制的中心环节,是确保生产有序进行、实现预期计划的重要手段。具体地讲,生产进度控制包括投入进度控制、工序进度控制、出产进度控制三个内容,可以从时间和数量两个方面进行控制。通过生产进度控制,可以确保生产运作实现均衡和稳定的发展,实现生产运作的顺利进行,取得企业预期的经济效益。
(一)影响生产进度控制的因素
企业在生产管理过程中、在内外部因素的作用下,生产进度往往会受到一定的影响。比如,由于灾害天气的影响,企业获取原材料的交通设施瘫痪,无法及时获得相应的原材料供应,结果使得企业生产无法按原计划实施。这些外部因素的影响,企业往往是难以左右、难以控制的,因此,可以将这些外部影响因素归为企业的不可控因素。但对企业内部一些因素的影响,比如设备故障、生产效率低下等,企业完全可以通过有效的管理措施,进行有效干预,以减轻或避免这些内部因素对生产进度造成的影响。这种情况下,企业就有必要进行有效的生产进度控制了。具体地说,影响企业生产进度的内部因素主要表现在以下四个方面:
1设备故障
企业设备是生产运作赖以运行的基础,因此,设备的完好率对生产运作的正常运行具有十分重要的作用,是生产运作管理需要关注的一项重要指标。如果企业设备得不到良好的维护,一旦出现故障,就会严重影响正常的生产运作流程,影响到生产的进度。因此,企业必须时刻注意了解生产设备的运行状况和配备情况,根据生产要求,随时注意更新设备,提供有效的设备维护,确保企业能够达到正常的生产能力,将设备故障控制在企业可以接受的范围内,这样才能确保设备运转正常,为生产进度提供坚实的物质保障。
2物料供应
生产需要投入原材料、能源动力,这就要求企业必须确保提供充足的物料供应保障。如果物料得不到及时供应,企业就不得不面对停产、停工的窘境,从而会影响到企业的生产进度,出现停工待料的状况。因此,做好生产运作过程中的物料供应,也是确保企业生产进度的一个重要方面。
3质量问题
生产进度不仅会受到生产数量的影响,而且会受到生产质量的影响。如果生产的产品废品率过高,就会有大量产品无法达到交货要求,这一方面会造成原材料和人员投入方面的浪费,另一方面还会使企业无法按期完成既定的生产任务,影响到交货的数量和期限。因此,要确保生产进度符合既定要求,一方面需要提高生产效率,另一方面还需要提高生产质量。这样才能生产出足够多的高质量产品,及时发送到客户手中。
4员工效率
生产运作过程中,人力投入是一个极为关键的要素。由于人力资源是生产过程中投入的所有资源中唯一具有能动性的要素,因此,做好人力资源管理工作就成为生产运作控制的一个极具挑战性的工作。人力资源管理工作是一把双刃剑。如果员工能够积极参与,以饱满的热情投入到工作中,生产进度无疑就会得到相应的保障。反之,如果员工消极怠工,甚至出现工作散漫、缺勤率高等各种恶劣表现的话,生产进度就会受到一些不利影响。因此,注重生产运作过程中具有能动性的人的因素,就成为确保生产有序进行的一个重要环节。
(二)生产进度控制的内容
按照生产运作过程的先后顺序,可以将生产进度控制的内容分为如下三个方面:
1投入进度控制
投入进度控制指的是对产品(或零部件)的投入日期、数量、品种,以及原材料、毛坯零部件投入等相关要素所做的前期控制。投入进度控制是一种预防性的控制。其作用是通过对生产运作过程中投入资源的控制,达到生产正常进行的目的,从而避免出现物料供应不足、产品积压或产品供应紧张等不良后果。通过投入进度控制,可以实现投产的均衡性、成套性和连续性,确保生产均衡、稳定地进行。
2工序进度控制
工序进度控制指的是对产品(或零部件)在生产过程中经过的每道加工工序进行控制的一种做法。完成生产投入的相关工作后,生产就进入到具体的制造过程,此时,就需要对生产的各个工序进行有效控制,从而确保生产过程中的每道工序都能够得以顺利进行,最终实现预期的生产计划和目标。
3产出进度控制
产出进度控制指的是对产品(或零部件)的出产日期、出产数量、出产产品的均衡性和成套性等要素进行控制的一种做法。产出进度控制相对比较简单,它主要是根据投入进度控制和工序进度控制以及产品产出的相关信息对生产最终取得的成果进行控制。通过出产进度控制,可以有效保证按时按量地完成预期的生产计划,实现生产各个环节的有序衔接,做到稳定、均衡生产。
总之,生产进度控制三个方面的内容都是相辅相成、相互促进、相互影响的。如果投入进度控制和工序进度控制得到了很好的落实,产出进度控制面临的压力和挑战会小一些;反之,如果产出进度控制加强了,就会及时了解到投入进度和工序进度的相关信息,从而可以采取相应的措施,做好投入进度和工序进度的控制。
(三)生产进度控制的方法
根据生产的不同性质,常用的生产进度控制方法有生产均衡性控制方法和生产成套性控制方法两类。
1生产均衡性控制
在生产运作过程中,企业要想连续而有节奏地进行生产,就需要每个生产环节和每种产品都能在规定的时间内完成生产任务,这就需要做到均衡生产。在这种情况下,生产的前道工序不能出现延误,否则后道工序就无法按计划进行;同理,如果前道工序生产的产品超出了后道工序的加工能力,就会造成半成品的积压,致使企业的在制品数量增多,占有资金加大,影响企业的经济效益。要避免上述两种现象的出现,就需要实现均衡生产,有序、协调地进行生产进度的控制。
通常,为了做好生产均衡性控制,可以通过图表法和均衡率系数法对生产的均衡性作出分析,从而及时发现问题,采取措施,消除生产失衡的隐患。
所谓图表法,指的是根据企业在各时期的计划产量和实际产量,绘制产量动态曲线图和产量计划完成曲线图,通过对照两者之间的差距,找出生产失衡的趋势,以便及时采取措施,实现生产的均衡性。
所谓均衡率系数法,指的是通过计算企业的生产均衡率指标,即计算报告期每日产量计划完成百分数的平均值,或实际产量之和与计划产量之和的比率,对生产的均衡程度进行量化处理,从而用数字对生产均衡程度给予明确表示。
2生产成套性控制
在生产运作过程中,企业要想及时准确地完成一些多品种、小批量、需要零件多的产品的生产任务,就需要克服产品生产工序复杂、生产周期长、零件品种多的不利影响,顺利实现成套产品按期保质生产。这就需要进行生产成套性控制。一般来说,进行生产成套性控制,需要从成套性投料控制和成套性出产控制两方面入手。
成套性投料控制指的是在产品生产的各个工序中,要根据产品装配要求及当前生产状况,合理控制各工序的投料。这一方面可以充分利用企业现有的生产能力,另一方面又可以充分考虑产品的配套要求,确保出产的零件能够与成批产品配套,减少在制品占用量,避免资金积压,提高企业的经济效益。这是从源头入手进行成套控制的一种重要手段。
成套性出产控制指的是将零件实际出产的品种、数量与计划中规定的品种、数量进行比较,检查出产的零件能否实现成批产品的配套要求,如果发现零件实际出产与成批产品不配套,就可以立即采取纠正措施,补齐所缺的零件,确保成批产品的出产能够在既定的时间内完成。
通常,为了做好生产成套性控制,可以通过图表法和零件配套率法对生产的成套性作出分析,从而及时发现问题,采取措施,消除生产不配套的隐患。具体地讲,可以通过成套性甘特图来对零件生产进度进行控制。成套性甘特图通过列出各种零件的生产数量和可以组装的最终成批产品的数量,发现生产不配套的情况,以便及早采取措施,确保生产的成套性。