书城管理物流企业规范化管理全书
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第116章 物流组织行政管理制度与表格(1)

(第一节)行政部门人员岗位职责

一、总经理岗位职责

⑴负责物流组织总体事务的全面处理,带领所有员工共同努力,及时完成所拟定的各项目标。

⑵建立、健全物流组织的管理体系,使之合理化、精简化、高效化。主持每周总经理室的办公例会,并针对各种问题进行指示和讲评。传达政府或总经理室的有关指示、文件、通知,协调各部门之间的工作,使物流组织有一个高效率的工作系统。

⑶选聘、任免副总经理、总经理助理、部门经理等;拟定企业机构设置、员工编制及重要人事变革;负责管理人员的录用、考核、奖惩、晋升等,

⑷制定物流组织的经营策略与管理目标,包括制定各种规章制度和服务操作规程,规定各级管理人员和员工的职责,并监督贯彻执行。制定市场拓展计划,带领营销部进行全面的推销。制定物流组织一系列价目等。详细阅读和分析每月报表,检查营业进度与计划的完成情况,并采取适当对策,保证企业业务顺利进行。

⑸负责制定并健全物流组织的各项财务制度。阅读和分析各种财务报表,检查分析每月营业情况,督促财务部门做好成本控制、财务预算等工作,检查收支情况、应收账款和应付账款等。

⑹定期巡视公众场所及各部门的工作情况,检查员工服务态度和服务质量,及时发现问题、解决问题。

⑺培养人才,指导各部门的工作,提高整个物流组织的服务质量和员工素质。

⑻加强物流组织的维修保养工作和安全管理工作。

⑼关心下属,以身作则,使员工具有高度凝聚力,并要求员工以高度热情和责任感去完成本职工作。

⑽与社会各界人士保持良好的公共关系,树立优秀的企业形象,并代表物流组织接待重要顾客。

二、副总经理岗位职责

⑴协助总经理做好物流组织总体性的重大问题和根本性的工作,比如经营战略、管理组织、选人用人等工作,有效地做好技术性的日常工作(计划、指挥、协调、控制、激励、考核等),保证物流组织各项目标的完成。

⑵对物流组织实行具体的经营管理,对外代表物流组织,对内任免下属人员。

⑶制定各项经营目标、管理章程、经济指标及各项规章制度。

⑷检查、督导各级管理人员的工作,协调物流组织内各部门之间的关系,主持召开每周工作例会。

⑸审核和-上报物流组织的年度财经预算,向各部门下达年度工作指标。

⑹保持和发展物流组织与各界良好的公共关系,树立和提高物流组织的优良形象,开拓各项经营业务。

⑺不定期拜访客人,了解客人投诉情况和反馈的各种意见,以便于进一步改善、提高管理和服务水平。

⑻检查、督导物流组织的人事培训工作,加强人力资源部门建设,发现和培养人才。

⑼努力改善员工工作条件,不断改善员工的工作环境和生活条件,加强物流组织的安全保卫工作。

三、总经理室主任岗位职责

⑴协调各部门的具体工作,协助总经理监督、检查各项方针、政策、上级指示及各项规章制度的执行情况。

⑵安排总经理办公会议,并负责检查会议决定事项的执行情况。

⑶组织起草各种业务报告,起草和修改工作计划、制度、报告、总结、请示、通知等文件,并审查签发前的文稿。

⑷做好物流组织的信息管理,开展市场调查研究,做好综合分析和统计工作,制定物流组织的各项规章制度和决定供总经理参考。

⑸组织制定物流组织内部行文管理的各项规定,努力使公文管理规范化、全面化,从而提高工作效率。

⑹加强本部门的自身管理,抓好员工的政治、业务学习及考评等,提高工作质量。

⑺掌握市场动态,收集行业信息,为总经理决策提供咨询和参考。

⑻领导有关人员做好文件打印、收发、归档,对外接待、用车管理和印章管理等工作。

⑼协调各部门关系。发生矛盾时,应及时疏导,调查分析,明确责任,并做出正确处理。

⑽完成总经理临时交办的各项工作。

四、总经理秘书岗位职责

⑴按物流组织发展的要求及规划;起草综合性的业务报告、计划、总结、决议简报及本部门的公文函件。

⑵代为总经理处理来文、来函,并按其意图撰写信函、电报、电话稿件,核对无误后交总经理签署。

⑶负责安排并参加行政例会、总经理苏公会议,做好会议记录。

⑷按总经理的指示打印、复印各种文件、资料和信函;将总经理批阅后的内、外部文件及时上传下达,并定期归类整理,装订成册。

⑸及时上传各部门递交给总经理批阅的请示、报告等,并按批示的 意见及时处理。

⑹汇总各类报表,做好企业大事记和外事活动日志。

⑺分类保管各类文件、简报、通知等资料,并做好保密工作。

⑻根据总经理的指示编排好重要活动日程表,做好来访客人、重要会议和活动的预报,安排好各项接待活动。

⑼按规定管理和使用印章及介绍信,做好登记工作。

五、总经理室文员岗位职责

⑴负责总经理办公室文稿的打印、发送、归档工作。

⑵协助总经理秘书处理来往信件、传真,及时上传下达,接听电话并做留言记录。

⑶负责物流组织内部各类文件签收、呈送、发文,做好记录,确保无遗漏。

⑷做好总经理办公室的有关行政接待事务。

⑸负责印章、介绍信的管理工作。

⑹负责总经理办公室人员的考勤和工资、福利事务。

⑺负责办公用品的领取和统计。

⑻负责保管和借阅文件档案。

⑼完成总经理办公室主任交付的其他任务。

六、总经理室值班秘书岗位职责

⑴为总经理提供秘书性服务。

⑵负责物流组织内各类文件的呈报及批复后的传送。

⑶负责检查信函的处理、登记和回复。

⑷负责总经理室的档案整理和装订工作。

⑸传送总经理室的文件和报纸。

⑹负责总经理室日常电话的接转。

⑺承担总经理的日常来访接待工作。

⑻每日与值班经理交接班。

⑼负责总经理外出的准备工作(如开具介绍信、生活安排、接送安排及车旅费报销等)。

⑽完成总经理和总经理室主任临时交办的其他工作。

七、部门经理考勤制度

⑴按规定的作息时间上下班,由总经理室负责考勤。

⑵总经理室统计考勤情况,每月及时上报总经理。

⑶因公外出,事前应通知总经理室,说明外出原因并记录在案。

⑷因病、因事不能上班的员工,应到总经理室请假并说明原因,以便总经理室记录备案。

⑸因病、闲事、因公不到岗又未及时说明者,按旷工处理。

⑹部门经理考勤情况将作为考评及工作绩效的依据之一。

八、办公室主任岗位职责

⑴全面领导办公室工作并具体主持物流组织的行政事务工作。

⑵召集办公室每周例会,制定每周工作计划。

⑶审核批准1000元以下行政费用开支报告。

⑷审核上报1000元以上行政费用开支报告。

⑸负责防火、防盗及交通等安全管理工作。

⑹负责对外经济合同的审核签章及物流组织法律事务的协调工作。

⑺管理总经理室人员编制。

⑻负责对外联系的工作计划的制定与实施。

九、办公室副主任岗位职责

⑴督办与上报全物流组织各部门每周的工作计划。

⑵落实谈心制度。

⑶反映员工的思想动态,研究、报批与实施引导员工做好本职工作的激励机制。

⑷安排布置企业内部会议的资料准备工作。

⑸组织与安排员工生日庆祝及集会。

⑹负责物流组织的发文管理及报批。

⑺协助物流组织内部各部门的资料整理。

⑻管理办公室的档案资料。

⑼审查文件、记录及内刊。

十、行政主管岗位职责

⑴听从副总经理的指挥,认真执行上级的工作指令,一切管理行为直接向主管领导负责。

⑵严格执行物流组织的各项规章制度,认真履行其工作职责。

⑶负责行政后勤、保卫工作管理制度拟订,完善、监督和执行。

⑷负责组织编制年、季、月度行政后勤、保卫工作计划;编制年、季、月度后勤用款计划,做好行政后勤预算工作,并定期组织检查。

⑸负责员工生活费用管理和核算工作,建立健全员工生活费用成本核算制度,拟定合理的生活费用标准,对员工工作盈亏标准进行考核。

⑹负责做好物流组织的经营用水、电管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作,定期检查和维修计量器具,抓好电器设备和线路的保养维修工作,加强用水、电费用核算,及时交纳水、电费。

⑺负责员工就餐的卫生管理工作。定期询问员工对就餐质与量的要求,以确保员工就餐的安全。

⑻负责物流组织内部治安管理工作。维护内部治安秩序,搞好治安综合治理,预防犯罪和治安灾害事故的发生,保护物流组织的财产安全,确保生产、工作的顺利进行。

⑼负责建立和完善物流组织的安全责任制。建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制,做到组织落实、制度落实和责任落实。

⑽严格门卫登记制度。一切进出企业的物资,门卫严格检查、验证,物证相符方能进出,凡无证或证物不符门卫有权扣留,由保卫科查处。

⑾建立和完善后勤岗位责任制,加大员工考核力度,提高服务质量。

⑿加强内部人员的培训教育工作。协同人事、企管等职能部门,做好员工的日常安全教育和职业道德教育工作,定期开展岗位优质服务评比活动。

⒀按时完成上级领导交办的其他工作任务。

十一、行政内勤岗位职责

⑴认真学习上级有关文件、指示、协助部长拟定工作计划。按照后勤部长要求,负责处理办公室日常事务工作。

⑵负责接待来访、会议通知、起草工作总结和各种报表的填写上报工作。

⑶管理本部和计生办印章,负责本部文件、材料的收发、递送和整理归档。

⑷负责管理分散工作员工。

⑸负责员工住房资料和宿舍管理,收缴房费、暖气费。

⑹负责发放行政部员工奖金。

⑺负责本部办公用品计发。

⑻认真完成领导交办的其他工作。

十二、总经理办公室档案保管员岗位职责

⑴按规定管理办公室的全部文件、档案、证件、执照、资料和印章;切实做好保密工作,各种文件、资料不得遗失、外泄;定期清理各种文件、资料。

⑵做好上级部门和有关单位的文件的登记收发工作,及时送总经理室领导和有关人员传阅。

⑶做好各类文件、档案、资料的收发、借阅、登记工作。外借文件资料要按时收回。

⑷负责物流组织介绍信、印章的保管和监督使用,严格按审批程序管理使用公章、证明和介绍信。

⑸保守物流组织的经营秘密。

十三、总经理办公室通讯员岗位职责

⑴负责有关信件投寄、邮件寄取、内部文件交换工作。

⑵按规定的时间地点投递、交换文件,接到急件通知应立即去取。

⑶取回的信件、邮件应立即交档案保管员或秘书,不得拖延上交或丢失。

⑷严格遵守保密规定,不私自拆看文件。

十四、总经理办公室驾驶员岗位职责

⑴服从办公室主任的用车安排,完成领导交给的正常用车任务。

⑵做好车辆保养维护工作,使车辆处于良好状态。

⑶自觉遵守交通法规,文明行车,确保行车安全。

十五、前台文员岗位职责

⑴接转交换机电话。

⑵负责传真收发与登记。

⑶负责前台接待、登记。

⑷引见、招待、接送来宾。

⑸负责监督打卡和汇总考勤。

⑹负责请假及加班申报单的保管、汇总、制表。

⑺负责锁门,管理电梯,检查灯光、门窗。

⑻收发报刊函件及整理保管报纸。

十六、文书管理人员岗位职责

⑴负责做好物流组织文件的收、发工作。

⑵负责文件序号的编制、文件传递、传阅、收回工作。

⑶负责印鉴、礼品、文具的使用发放与管理。

⑷负责对文件承办情况的了解与催办。

⑸按行文常规严格控制发文数量和范围。

⑹负责行政介绍信的对外开具。

⑺协助主任收集整理和保管物流组织的大事记、场史等有关资料。

⑻完成领导交办的其他工作。

十七、收发人员岗位职责

⑴负责报纸杂志的订购工作。

⑵负责分发报纸、杂志、信函、包裹、特快传递等,做到及时、准确。

⑶及时发信、退信、退函、不丢失信件。

⑷对于电报、特快传递要及时通知各部门,做到不延误。

⑸保密信件,挂号信件要分类进行详细登记。

⑹加强责任心,做好保密工作。不准私拆他人信件,热情周到为用户服务。

十八、档案员岗位职责

⑴认真贯彻执行有关档案工作的法律、法规和方针政策;建立健全各项规章制度。

⑵负责统一管理本组织的档案,并按规定向有关部门移交。

⑶负责对物流组织内部各部门的档案工作进行监督和指导。

⑷负责指导行政文书和业务文书的形成、积累和归档工作。

⑸负责定期对已办理文件的整理、立卷、归档工作。

⑹严格执行保密法规,办理档案材料的借阅手续。

⑺负责过期档案的销毁工作。

⑻完成领导交办的其他工作。

(第二节)行政管理制度

一、行政办公纪律管理制度

⑴员工要佩带员工卡上班。

⑵上班时间员工要坚守工作岗位不能串岗。

⑶上班时间不能看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。

⑷办公桌上应保持整洁,并注意办公室的安静。

⑸上班时穿西装或职业装,不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装,不能在办公室化妆。

⑹接待来访和业务洽谈应在会议室进行。

⑺不能因私事长期占用电话,不能因私事拨打长途电活。

⑻未经批准不得随意上网,不得在电脑上发送私人邮件或上网聊天。未经允许,不要使用其他部门的电脑。

⑼所有电子邮件的发出,必须经部门经理批准,以物流组织的名义发出的邮件须经总经理批准。

⑽未经总经理批准和部门经理授意,不要索取、打印、复印其他部门的资料。

⑾不能迟到、早退,否则酌情罚款。

⑿请假须经部门经理、分管副总经理或经理书面批准,到办公室备案;如假条未在办公室及时备案,以旷工论处,扣减工资。

⒀加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报,凡加班后申报的,办公室将不予认可,不发加班费。

⒁不论任何原因不得代他人刷卡,否则将被开除。

⒂因工作原因未及时打卡,须及时请部门经理签字后于次日报办公室补签,否则作旷工处理。

⒃在月末统计考勤时,办公室对任何空白考勤不予补签,如因故未打卡,要到办公室及时办理。

⒄吸烟应该在卫生间或其他规定的场所,否则将被罚款。

⒅请病假如无医院证明,一律认同为事假,请假条应于事前交办公室,否则将视为旷工。

⒆因当日外勤而不能回企业打卡的员工,请部门第一负责人在当日 8时30分以前统计出名单,由办公室经办人打卡。

⒇凡出远勤达1天以上者,须先填报经领导批准的出差证明单。

21.因故临时外出,必须请示部门经理;各部门全体外出,必须向总经理办公室请假。

22.不得将烟灰缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。

23.无工作需要不要进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务部以及会议室、接待室。

二、行业管理制度

⑴物流组织在运输过程中,应注意各项手续齐备,特别是对方应提供的准运证、调运证、生产许可证、经营许可证、卫生许可证、代理批文、商标注册等各种证件,应在内容上、时间上与实际相符并要有专人负责存档、保管。物流组织经理要切实负起责任,避免造成损失。一旦出现问题要及时向物流组织经营部汇报。对造成不良影响和经济损失的要追究其主管经理及当事者的责任。

⑵物流组织在运输过程中,要严格执行有关政策法规。

⑶为有效地保护消费者的合法权益,切实树立本组织的良好信誉,各运输公司对所运输货物的质量要实行“先行负责制”,避免出现因问题而发生纠纷。