称呼是人际交往的第一道门，称谓是否得当，直接影响着谈判效果和交际基础。因为看似简单的一声称呼反映了对方身份、地位等综合状况以及对对方的态度和亲疏程度，所以，称呼对方时必须遵循礼貌原则，这也是人际互重的基本原则。人人希望被尊重，合乎礼节的称呼恰是对他人表达尊重的最好也是最简单的方式。
在外事场合，对成年男士一般称“先生”，对已婚女子或有地位女士多称“夫人”，对未婚或婚否不明女士称“小姐”，对部长以上男女官员可酌情称呼“阁下”。
对知识界人士应称职衔，或同时冠以姓氏并加“先生”，如“XX律师先生”、“XX博士先生”。对神职人员可称职衔，也可同时冠以“先生”，如“牧师先生”。对男女服务员可分别称“先生”和“小姐”。需要特别提醒的是，外国人一般不用行政职务如“某某局长”、“某某校长”、“某某经理”等称呼别人。
称呼外宾时一定准确记住对方姓名，中国人姓名特点是姓前名后，外国人则各有不同，主要分为四种类型：一是姓前名后，如日本、朝鲜、韩国、越南等国均为此类，不过日本人的姓氏多为双字，如田中、山口等，与日本人交往一般可只称姓，为表对男士尊敬，可在姓后加“君”，如福田君。二是名前姓后，欧美人（除匈牙利外）和加拿大、澳大利亚、新西兰等英语国家、阿拉伯人及泰国人均为此类。英美人士姓名，第一节是本人之名（教名），最后一节为姓氏，中间一节是母姓或与家庭关系密切者的名字，也有的是好友或名人之名。比如约翰·斯图尔特·史密斯，即为姓史密斯，名约翰。俄罗斯人姓名一般由三节组成，排序为本人名、父名、家族姓。如弗拉基米尔·伊里奇·乌里扬诺夫（列宁），第一节是本人名，第二节是父名，第三节是姓。西班牙人姓名由三或四节组成，第一、二节是本人名，倒数第二节为父姓，最后一节为母姓，简称时，多用第一节本人名和倒数第二节父姓。缅甸人则有名无姓。三是西方女性未婚前使用父姓，婚后改为夫姓，如玛丽·琼斯嫁给约翰·史密斯后，她便被称为玛丽·史密斯太太。四是英美人常有父子、祖孙同名，为加以区分，常在称呼晚辈时冠以“小”字。