明确的指令，包括做该事项的目的、内容、有关的时间和地点，以及建议的处理方法。有时候，总经理本身的疏忽，令下属不仅不能预期做妥工作，这反而被领导指责。总经理在分派任务时，发出的指令要明确，不能模棱两可，不能有“可能”二字的介入。有些人喜在指示句之前，加上“也许”的字眼，这往往令人无所适从。例如：“明天有个会议，也许你应该去听听。”在下属听来，好像是可去可不去似的。如果不去的话，又怕是重要会议；但如果去的话，又怕是不重要的会议，阻碍了做其他事情。下属总不能反问总经理：“也许是应该去，还是不去？”这样问，无疑是批评领导的指令不明确，但是不问清楚，又怕被总经理指为擅作主张。
秘书感到沮丧，因为在这件事中，她根本没有做错或遗漏，问题只是总经理的指令不明确，欠缺了提及找张先生的大概目的，以致秘书在张先生提及去英国时，未能做出及时反应，要张先生直接与总经理联络。作为总经理要认真想到自己所要说明的内容，并注意你面前的对象，你是在分派下属的工作，还是在对外联系业务，还是在进行商业谈判。但是不论你在从事哪一项工作，你都必须记住，必须把内容记清楚，这样才能达到你的目的。
一位总经理对秘书说：“给我致电总行的张经理，约他下星期五到我的办公室来。”秘书小姐如言电约，但对方称下星期五要开重要会议，而他过两天便要到英国出差一星期，建议不如将约会改在明天。秘书想将张先生的话向总经理转述，但是一连两天，总经理均在度假，秘书根本没有机会提及。待总经理上班时，秘书才将张先生的话复述，此时张先生已身在英国，该总经理责怪秘书何以不早说，因为他找张先生，就是要商谈有关他到英国后，有事相托的事。如果说简明扼要是总经理的首要语言要求的话，那么第二个要求就是浅显易懂，对于员工，只要能让他明白你想让他做什么就可以了，不必过分强调深奥，用过多的技术性语言，不必要显示自己的语言修养，词语过于刻凿，使人听后反倒不自在。
作为总经理如果连所要说的内容都搞不清，那么从语言素质看就不够领导的资格。但在明确的基础上还要注意简明，把问题说清楚即可，除非什么重要的问题。不必翻来覆去啰嗦没完，给人一种厌烦的感觉，让听话的人觉得领导办事不够精明强干，总是拖泥带水。有的总经理喜欢高高在上的感觉，总是喜欢卖弄一些流行的管理词汇，殊不知这种短视行为无助于上下团结一心把工作搞好。为人和善、容易交流，这才是员工心目中渴求的领导人形象。从某种意义上说，那些故弄玄虚的总经理，往往是因为缺乏自信，才需要用华而不实的语言装点门面。
总经理要努力塑造自己平易近人的形象，因此在日常生活中与人交往、沟通的时候，要善于进行形象说明。通过生动比喻、鲜明对比，把自己的意图恰当准确地表达出来，往往能够收到良好的效果。总经理在与下属沟通的时候，应该尽量使用简洁的语言，使用形象说明的方法，这样才能架设起良好沟通的桥梁。如果使用过于专业、深奥的术语，不但不能让下属充分理解自己的意图，还会拒人于千里之外，不能给对方留下平易近人的良好印象。
当然，除了摆正心态，用平易近人的方式与下属交流外，总经理还要注意提高自身口才表达水平，将那些复杂问题用形象说明的方式表现出来。对此，领导人要注意锻炼自己形象表达的技巧，并且在与下属面对面接触时，注意考查他们的工作特点和心理状态。