1.3 记账
1.记账的凭证依据是什么？
记账的凭证依据即会计凭证，是指记录经济业务发生和完成情况的书面证明，包括原始凭证和记账凭证两种。
2.记账程序是怎样的？
记账程序是指账簿组织和记账的步骤。在实际工作中，常见的记账程序有：记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、多栏式日记账账务处理程序、日记总账账务处理程序等。
（1）记账凭证账务处理
记账凭证账务处理程序的特点是，直接根据记账凭证，逐笔登记总分类账。它是最基本的一种会计账务处理程序，其他各种账务处理程序，都是以它为基础发展演化而成的。
表示编制凭证或登记账簿（下同）；表示钩稽与核对（下同）。
注：
[1]根据原始凭证编制汇总原始凭证。
[2]根据审核无误的原始凭证或者汇总原始凭证，编制记账凭证（包括收款、付款和转账凭证三类）。
[3]根据收、付款凭证逐日逐笔登记特种日记账（包括现金、银行存款日记账）。
[4]根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证编制有关的明细分类账。
[5]根据记账凭证逐笔登记总分类账。
[6]月末，将特种日记账的余额以及各种明细账的余额合计数，分别与总账中有关账户的余额核对相符。
[7]月末，根据经核对无误的总账和有关明细账的记录，编制会计报表。
（2）汇总记账凭证账务处理
汇总记账凭证账务处理程序是记账凭证账务处理程序的发展，它的基本特点是先定期将全部记账凭证按照种类不同分别归类编制汇总记账凭证，然后再根据汇总记账凭证登记总分类账。
注：
[1]根据经审核的原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证（收、付、转三类）。
[2]根据收款凭证和付款凭证，登记特种日记账（现金、银行存款日记账）。
[3]根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记有关的明细账。
[4]根据一定时期内的全部记账凭证，分别汇总编制转账凭证汇总表。
[5]根据定期汇总编制的特种日记账和转账凭证汇总表，登记总分类账。
[6]月末，将特种日记账的余额以及各种明细账的余额合计数，分别与总账中相应账户的余额核对相符。
[7]月末，根据经核对无误的总账和有关的明细账记录，编制会计报表。
（3）科目汇总表账务处理。
科目汇总表账务处理程序同汇总记账凭证账务处理程序一样，也是由记账凭证账务处理程序发展而来的。在该种账务处理程序下，要先根据记账凭证填制科目汇总表，然后根据科目汇总表登记总账。采用科目汇总表账务处理程序，需要设置的各种账簿与汇总记账凭证账务处理程序基本相同。
注：
[1]根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证或转账凭证。
[2]根据收款凭证、付款凭证登记现金日记账、银行存款日记账。
[3]根据原始凭证或原始凭证汇总表、收款凭证、付款凭证、转账凭证逐笔登记各种明细分类账。
[4]根据收款凭证、付款凭证、转账凭证编制科目汇总表。
[5]根据科目汇总表登记总分类账。
[6]月末，将现金日记账、银行存款日记账的余额以及各种明细分类账的余额合计数分别与相应的总分类账户余额核对相符。
[7]月末，根据总分类账、各种明细分类账的有关资料编制会计报表。
（4）日记总账账务处理。
日记总账账务处理程序的主要特点是：设置日记总账，所有经济业务都必须在日记总账中进行登记。日记总账既要根据业务发生的时间顺序登记，又要将所有科目的总分类账核算都集中到一张账页上。
注：
[1]根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证或转账凭证。
[2]根据收款凭证、付款凭证登记现金日记账、银行存款日记账。
[3]根据原始凭证或原始凭证汇总表或记账凭证登记各种明细账。
[4]根据记账凭证登记日记总账。
[5]月末，将现金日记账、银行存款日记账余额以及各种明细分类账余额合计数与日记总账相应科目的余额核对相符。
[6]月末，根据总分类账、各种明细分类账的有关资料编制会计报表。
3.记账需要注意什么？
会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。登记账簿的基本要点是：
（1）记账时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。记录的数字要准确，摘要要清楚，登记要及时，字迹要工整。
（2）记账后，要在记账凭证上签名盖章，并注明“√”符号，表示已经记账。
（3）账簿中书写的文字和数字一般占格宽的1/2。
（4）记账不得使用圆珠笔或者铅笔书写，要使用蓝、黑墨水或碳素墨水书写。除了在用红字冲账凭证、冲销错误记录、在不设借贷等栏内结出负数余额的情况下可以使用红色墨水记账外，其他一律不得用红字记账。
（5）各账页应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，并写上“此行空白”或“此页空白”的字样，盖上记账人员私章以示负责。
（6）各账户的余额，应写上“借”或“贷”字样，没有余额的要在余额栏内写上“0”表示。
（7）每一页应结出本页合计数和余额，并在最后一行写上“过次页”。在下一页第一行摘要栏内写出“承上页”的字样，并将上页余额抄在下页第一行的余额栏内。
记账中，发生账簿记录错误时，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水等消除字迹，应按规定进行更正。
4.账簿是什么，有什么种类？
（1）会计账簿的定义。
会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、互有联系的若干账页组成的，以会计凭证为依据……用以全面、系统、序时、分类记录各项经济业务的簿记。
由于各个单位经济业务和经营管理的要求不同，因此，设置的账簿种类也就多种多样。
（2）账簿的种类。
[1]账簿按其用途分类：
序时账簿。在实际工作中，序时账簿是按照会计部门收到凭证的先后顺序也就是按照记账凭证编号的先后顺序逐日进行登记的，所以序时账簿亦称日记账。
序时账簿有两种：一种是用来登记全部经济业务的，又叫普通日记账；另一种是用来登记某一类经济业务的，又叫特种日记账。在会计核算发展的早期，最常用的是前一种。
分类账簿。
分类账簿又称分类账，是对全部经济业务分类登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度划分，分为总分类账簿和明细分类账簿两种。总分类账是根据一级会计科目设置的……总括反映全部经济业务和资金状况的账簿，简称总账；明细分类账，是根据二级或明细科目设置的，详细记录某一类中某一种经济业务增减变化及其结果的账簿。明细分类账（简称明细账）是对总账的补充和具体化，并受总账的控制和统御。
备查账簿。这种账簿是对某些不能在日记账和分类账中记录的经济事项或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿，因此也叫辅助账簿，如“应收、应付票据备查簿”、“租入固定资产备查簿”、“代销商品登记簿”等。
[2]账簿按其外表形式分类：
订本式账簿。订本式账簿又称订本账，是在未使用之前就把编有顺序号的一定数量的账页固定装订成册的账簿。
活页式账簿。该账簿是指在使用前和使用过程中都不把账页固定装订成册，而将账页用账夹夹起来，可以随时增添、取出的一种账簿。明细账多采用活页式。
卡片式账簿。卡片式账簿是利用卡片进行登记的账簿。这种账簿是由多张账页格式的硬纸卡组成，并且这些硬纸卡被存放在卡箱中。
[3]账簿按其账页格式分类：
三栏式账簿。三栏式账簿就是在账页上设置“收入”（或增加）、“付出”（或减少）和“余额”三栏或“借方”、“贷方”和“余额”三栏，只记录金额的账簿。
多栏式账簿。多栏式账簿是在账页上设置多栏，只记录金额的账簿，一般适用于费用、成本等明细账，如“制造费用明细账”、“管理费用明细账”等。
数量金额式账簿，就是在账页上设置“收入”、“发出”和“结存”三栏，各栏内分设“数量”、“单价”和“金额”三栏，既记录金额又记录数量的账簿。
[4]横线登记式账簿。
即在账页上分设增加、减少两大部分，采用横线登记法，在同一行上反映同一项经济业务的增减情况，以便于分析和检查某项经济业务发生和完成情况的账簿。
5.如何设置账簿？
账簿账册的选择应视企业规模的大小，经营业务的繁简，会计人员的分工，采用的核算形式等来决定。
大中型企业单位（一般纳税人）科目汇总表核算形式，汇总记账凭证核算形式序时账；固定资产、材料、应收（付）账款、其他应收应付款、长（短）期投资、实收资本、生产成本、费用等明细账；总账（购货簿、销货簿）
收付款业务多、转账业务少的大中型企业多栏式日记账核算形式四本多栏式日记账；明细分类账；总账（购货簿、销货簿）
收付款业务多、转账业务亦多的大中型企业多栏式日记账兼汇总转账凭证核算形式四本多栏式日记账；其他账簿转账业务较少的企业科目汇总表兼转账日记账核算形式序时账簿；必要的明细账、转账日记账；总账6.启用账簿有哪些基本要求？
（1）填写启用日期和启用账簿的起止页数。如启用的是订本式账簿，起止页数已经印好不需再填；启用活页式账簿，起止页数可等到装订成册时再填。
（2）填写记账人员姓名和会计主管人员姓名并加盖印章，以示慎重和负责。
（3）加盖单位财务公章，以示严肃。
（4）当记账人员或会计主管人员工作变动时，应办好账簿移交手续，并在启用表上明确记录交接日期及接办人、监交人的姓名，并加盖公章。
7.账簿如何保管和替换？
（1）账簿的保管。
各种账簿是重要的经济档案，必须按规定妥善保管，不得丢失和任意销毁。否则，原有债权、债务无法理清，重要的经济资料和经济信息将丧失，经济责任将无法明确，故妥善保管账簿意义重大。账簿的保管，既要安全、完善、机密，又要保证使用时能及时迅速查到。年度终了更换新账后，旧账页应清点整理，所有活页归档保管。账簿归档保管要做到五防：防火、防盗、防潮、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬。存档后的会计账簿，调阅时必须提出理由，经会计主管人员批准，在保管员陪同下方可查阅，原则上不得借出。
账簿的保管期限如下：
[1]现金和银行存款日记账保管25年。
[2]总账和明细分类账保管15年。
[3]涉外账簿应长期保存。
账簿保管期满，需要销毁时，由档案保管部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编造销毁清册，报本单位领导或上级批准方可销毁。销毁时，应由档案保管部门、财务部门和有关部门共同监销。
（2）账簿的更换。
为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果，每个会计年度开始时，一般都要启用新账簿，并把上年度的会计账簿归档保管。
现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账都要每年更换新账簿，但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用，不必每年更换新账簿。
年终结账后，有期末余额的账户，应将其余额结转至下年度新账簿的相应账户中去。结转时，将有余额账户的余额直接记入新账簿中相对应的账户中的余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方，使本年有余额的账户余额为零。
下年度新开账簿的第一行，填写的日期是1月1日，“摘要”栏注明“上年结转”字样，同时，将上年结转余额记入“余额”栏，并标明余额方向。上年度该账户的借方余额，转至本年度新账簿内仍为借方余额，上年度该账户的贷方余额，转至本年度新账簿内仍为贷方余额。
8.什么是日记账？
日记账可以用来记录全部经济业务的发生情况，也可以用来记录某类经济业务的发生情况，前者泛称日记账，后者称为特种日记账，在会计工作中，多使用特种日记账，在我国，为了加强对货币资金的监督和管理，各个单位对现金和银行存款的收付业务，要求必须设置现金日记账和银行存款日记账。
9.如何设置与登记现金日记账？
（1）现金日记账的设置。
现金日记账是用来对库存现金的日常收支变动和结存情况按时间先后顺序逐笔登记、连续反映的账簿。利用现金日记账的记录，可以对现金的保管、使用及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督，可以检查现金收款凭证、付款凭证有无丢失情况，保证账证相符、账实相符。
现金日记账的格式一般有两种：一种是三栏式，一种是多栏式。三栏式现金日记账，现金的收入、支出和结余同在一张账页上，各收入栏和支出栏的对方科目，另设专栏反映。
多栏式现金日记账，是在三栏式日记账基础上发展建立起来的。现金支出数应按应借科目分设支出专栏、收入专栏。这样，各有关专栏的合计数，就可用来登记有关的总账。这种现金日记账的收入栏和支出栏，如果分别按照对应科目设置专栏，并列入一本账簿，则账簿篇幅势必太大，因而一般将这种日记账划分为现金收入日记账和现金支出日记账。
（2）现金日记账的登记方法。
[1]三栏式现金日记账的登记方法。
现金日记账。一般是由出纳人员逐日顺序登记，为了坚持内部体制原则，实行钱账分管，出纳人员不得负责现金收入日记账和银行存款日记账以外的项目账簿，这是出纳工作中重要的环节，也是考核出纳员工作成绩的重要依据之一。出纳员应根据现金日记账来管理现金，做到以账管钱，完备出纳核算系统，同时明确出纳员的责任。
出纳员根据审核后的现金收款凭证或现金付款凭证进行登记。对于从银行提取现金的业务，应只编制银行付款凭证，根据银行付款凭证登记在现金“收入”栏。
每日终了，都要结出当日的收入合计数和支出合计数，分别记入“收入”栏和“支出”栏，并结出当日的结存余额，记入“结余”栏。
每日结账的时候，出纳员将现金日记账同库存现金相核对，以查明二者是否相符，若有不相符的地方，应及时查明原因，报告会计主管人员。
月份终了，应结出本月收入合计数、支出合计数及月末余额；每年年终，应结出本年收入合计数、支出合计数和年末余额。
[2]多栏式日记账的登记方法。
多栏式现金日记账的登记方法。
与三栏式现金日记账的登账方法大体相同，都是由出纳员根据审核后的记账凭证进行登记，并在每日终了进行结账，同时与库存现金核对相符；月份终了进行月结，年份终了进行年结。
多栏式现金收入日记账的登记方法。
其登记方法同一般的多栏式现金日记账基本相同，只需注意的是，多栏式现金支出日记账中的支出合计款应转入本账户中的“支出合计”栏中，因此，每期的结余数也在本账户中列示。此外，在根据现金收入日记账登记总账的时候，凡是涉及“银行存款”账户的，都不能据此登记银行存款总账，因为这笔业务在银行存款日记账中也有记录，如果据此登记则会造成同一笔业务的重复登记。
多栏式现金支出日记账的登记方法。
其登记方法与多栏式现金收入日记账的登记方法大致相同，需要注意的是，在根据现金支出日记账登记有关总账的时候，还应登记“银行存款”总账，同时期末应将其支出合计数转记到现金收入日记账的支出合计栏内。
三栏式现金日记账的登记方法，是由出纳人员根据现金收款凭证和现金付款凭证直接逐日逐笔登记。登记时，应填明业务日期、凭证字号、摘要、对方科目、收入或支出金额。对于从银行提取现金收入的业务，应根据银行存款付款凭证登记。每日终了，应及时计算出当日的收入数、支出数和结余数，与库存现金实存数核对。多栏式现金收入和现金支出分别反映在两本账上。根据现金付款凭证登记现金支出日记账，按日结出每天的现金支出数填记在支出合计栏内，同时将现金支出日记账上的支出合计数转记到现金收入日记账上的支出合计数栏内。根据现金收款凭证登记现金收入日记账，按日结出每天的现金收入合计数，登记在收入合计栏内，同时结出当天现金的结余数，与库存现金实存数相核对。
10.如何设置与登记银行存款日记账？
银行存款日记账是用来逐日反映银行存款的增减变动和结余情况的账簿。通过银行存款日记账的设置和登记，可以加强对银行存款的日常监督和管理，并便于与银行进行账项的核对。
银行存款日记账的格式，也有三栏式和多栏式两种，其基本结构与现金日记账类似。三栏式的银行存款日记账，为了避免多栏式银行存款日记账的篇幅过大，在实际工作中，一般也将这种日记账划分为银行存款收入日记账和银行存款支出日记账，其格式与现金收入日记账和现金支出日记账基本相同，区别在于没有“结算凭证种类”栏。
银行存款日记账同现金日记账的登记方法大致相同，这里不再详述。
银行存款日记账是由出纳人员根据银行存款收款凭证、银行存款付款凭证逐日逐笔顺序登记的，对于现金存入银行的业务，只编制现金付款凭证，不编制银行存款收款凭证，因而此时的银行存款收入数，应根据相关的现金付款凭证登记。每日终了，应及时计算出当日的收入数、支出数和结余数，以便检查监督各项收支款项，并便于定期同银行送来的对账单逐笔核对。
11.如何设置与登记总分类账？
为了全面、总括地反映经济活动情况，并为编制会计报表提供核算资料，任何单位都应设置总分类账。在总分类账中，应按照一级科目的编码顺序分设账户，并为每个账户预留若干账页，以集中登记属于各账户的经济业务及其增减变动。总分类核算只运用货币计量，采用三栏式和多栏式账页两种格式记录各账户增减金额，以三栏式最为常用。
（1）三栏式总分类账。
所谓三栏式总分类账，是指其格式设有“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏。三栏式总分类账的格式设计通常有两种。
第一种是对某一账户只设有借、贷、余三栏，而不反映对方科目。
（2）多栏式总分类账。
所谓多栏式总分类账，是将所有的总账科目合并设在一张账页上。典型的多栏式总分类账，是一种序时账与分类账相结合的联合账簿，也称日记账。
字号摘要发生额科目科目科目……借方贷方借方贷方借方贷方……
总分类账登记的依据和方法取决于所采用的会计核算组织程序。在不同的会计核算组织程序下，总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔进行登记，也可以将各种记账凭证先汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记，还可以根据多栏式日记账登记。无论采取哪一种方式，会计人员每月都应将全月已发生的经济业务全部登记入账，并于月末结出总分类账各个账户的本期发生额和期末余额，作为编制会计报表的主要依据。
12.如何设置和登记明细账？
为了详细地反映经济活动情况，并为编制会计报表提供详细核算资料，各单位应在设置总分类账的基础上，根据经营管理的需要，设置必要的明细分类账。明细分类账应分别按照二级科目或明细科目开设账户，用以分类、连续地记录有关资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润的详细资料。明细分类账的设置对于加强财产物资的收发和保管、资金的管理和使用、收入的取得和分配、往来款项的结算以及费用的开支等方面经济活动的监督起着重要的作用。
各个单位应根据经营管理的需要，为各种财产物资、债权债务、收入、费用及利润等有关总分类账户设置各种明细分类账，如材料明细账、应收账款明细账等。明细分类账一般采用活页式账簿，也有的采用卡片式账簿，如固定资产卡片账可作为固定资产明细账。明细分类账的格式，应根据它所反映经济业务内容的特点，以及实物管理的不同要求来设计。一般有三栏式、数量金额式和多栏式三种。
（1）三栏式明细分类账。
三栏式明细分类账的账页格式与三栏式总分类账的格式基本相同，账页内只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于那些只需要进行金额核算的资本、债权、债务等类科目，如“应收账款”、“应付账款”、“其他应收款”、“短期借款”、“长期借款”、“实收资本”等科目的明细分类核算。
（2）数量金额式明细分类账。
数量金额式明细分类账的账页，在收入、发出和结存栏内，分别设有数量栏、单价栏和金额栏。这种格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资科目，如“原材料”、“产成品”等科目的明细分类核算。
（3）多栏式明细分类账。
多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和管理需要，在一张账页内按某一总账科目所属明细科目或明细项目分设若干专栏，用以在同一张账页上集中反映某一总账科目所属各有关明细科目或明细项目的核算资料。而前述三栏式和数量金额式明细分类账则是按有关的明细科目分设账页，这一点与多栏式明细分类账有所不同。多栏式明细分类账适用于只需要进行金额核算而不需要数量核算，并且管理上要求反映项目构成情况的成本费用支出、收入、财务成果类科目，如“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“财务费用”、“营业外收入”、“本年利润”等科目的明细分类核算。多栏式明细分类账的格式设计及登记方法因科目类别及核算内容不同而分为三种情况。
[1]成本费用支出类科目。
在每一成本费用总账科目下，都有若干明细科目或明细项目，反映成本费用支出的构成。由于这类科目在会计期间内发生的经济业务主要都应登记在该账户的借方，因此成本费用支出类明细分类账按借方设多栏，反映各明细科目或明细项目本月借方发生额，如发生冲减事项则用红字在借方登记。月末，将借方发生额合计数从贷方一笔转出，记入有关账户。
[2]收入类科目。
其总账科目所属的明细科目或明细项目，反映出某一收入指标的构成。由于这类科目在会计期间内发生的经济业务主要都应登记在该账户的贷方，因此收入类明细分类账按贷方设多栏，反映各明细科目或明细项目本月贷方发生额，如发生冲减有关收入的事项用红字在贷方登记。月末，将贷方发生额合计数从借方一笔转出，记入有关账户。
[3]财务成果类科目。
这类科目在会计期间内既发生贷方业务，也发生借方业务。为反映财务成果的构成，借方和贷方都要设多栏，登记各明细科目或明细项目本月借方发生额。
各种明细分类账的登记方法，应根据各个单位业务量的大小、经营管理上的需要以及所记录的经济业务内容加以确定。登记明细分类账的依据主要为原始凭证或记账凭证。一般情况下应逐笔登记经济业务，也可定期汇总登记。