会议是洽谈商务、布置工作、沟通交流的重要方式，在企业内部与外部工作中具有不可忽视的作用。会议礼仪是参会人应注意的事项，懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大促进作用，并且是会议圆满成功的强有力保障。
对会议流程要有清晰认识
1．筹备工作
负责筹备会议的工作人员应围绕会议主题，将会议的规模、时间、议程等事项逐一落实。在一般情况下，要组成专门的会议筹备组，明确分工，责任到人。
（1）起草文件。会议上所用的各种文件材料，应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程表、开幕词、闭幕词、主题报告、典型材料、背景介绍等。
（2）布置会场。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要做好安排，对于开会时所需的各种设备应提前进行调试检查。根据会议的需要，与外界搞好沟通。比如，向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。采办会议用品，如纸张、笔具等。
2．会议服务
（1）例行服务。会议举行期间，一般应安排专人负责迎送、引导。对与会的贵宾或者有特殊情况的客人，往往还须进行重点照顾。
（2）会议签到。为掌握到会人数，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。负责此项工作的人员，应及时向会议负责人进行通报。
（3）餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间工作餐和饮料。如果必要，还应为外来与会者在住宿、交通方面提供便利。
（4）现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录。负责手写笔记会议记录时，要力求做到完整、准确、清晰。
（5）编写简报。有些重要会议，要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效。准，是要求其准确无误。简，则是要求文字精练。后续性工作会议结束，应做好必要的后续工作，使之有始有终。
（6）处理材料。会议结束后，应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例。
（7）协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来与会者提供返程便利。当团队与会者或与会特殊人士离开时，还可安排专人为其送行，托运行李。
座位安排不可掉以轻心
排列位置座次是商务会议礼仪中很关键的一个环节。小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议，它的主要特征是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。一般情况下，会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形。这可以体现主次。在这种会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的一侧，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，里侧是主人的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就座，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。
除此之外，还有以下几种设座的方式可以参考。
1．自由择座
它的基本做法，是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。
2．面门设座
一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座。
3．依景设座
所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。其他与会者的排座，则略同于前者。
还有一种是为了尽量避免主次分明的安排，以圆形桌为布局，在这种会议中，可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。
根据商务会议一般规定，当领导面向会场时，左为上，右为下。当领导人的数量为奇数时，1号领导居中位，2号领导排在1号领导的左边，3号领导排在右边，其他依次分别排列。当领导同志的数量为偶数时，1、2号领导同时居中，1号领导排在居中座位的左边，2号领导排右边，其他依次排列。
假如会议中有特殊的情况，例如，如果有其他公司来的代表时，其座位应被安排在长会议桌一侧的中央，本公司的高级管理人员则应被安排坐在他们的对面，一般是，在自己的身边坐着自己公司的职员，而会议桌两端的位置则空着。
在大型会议上，主席台之下的一切座席均被称为群众席。群众席的具体排座方式一般有以下几种。
1．自由式择座
即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。
2．按单位就座
它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低。若分为不同楼层，则楼层越高，排序越低。在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自前往后进行横排；二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排。
会议主持人：大局执行，小处着眼
人们常说，主持人是一场会议的核心，也是目光的聚集点。那么，假如我们有幸成为一位会议主持人的话，那就更应该注重一些自己的礼仪了。这样既不辜负众望，也能让自己显得熠熠生辉。
首先，主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满。如果是联欢会或者晚会，则可以尽可能穿得漂亮一些，适当地化妆以显得更加精神。
其次，走上主席台应步伐稳健有力，表现出胸有成竹、沉稳自信的风度和气概。行走的速度因会议的性质而定，主持庄严隆重的会议，步频要适中，以每秒约2步为宜，步幅要显得从容；主持热烈、欢快类型的会议，步频要快，每秒约2～2.5步，步幅略大；平常主持工作会议，可根据会议内容等具体情况决定步频、步幅。一般性会议，步频适中、步幅自然；紧急会议、重要会议，可以适当加快步频。行进中要挺胸抬头，目视前方，振臂自然。主持纪念、悼念类会议，步频要放慢，每秒约1～2步，步幅要小，以表达缅怀、悲痛之情；行进中步速不能过快，不能跨大步，以免显得紧张、不安。
重要会议开始前，在步入主持位置的过程中，不要与熟人打招呼。一般性工作会议，如果时间未到，落座后可适当与邻座寒暄，与距离远的人微笑点头示意。如果特殊情况因故来迟，不要破门而入、跑步到位或大喘粗气，应该以手轻轻推门，进门后快步到位，放下文件袋、落座，先向等候者道歉，简要说明原因，求得大家谅解，并立即主持会议。
坐姿主持时，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作，以免显得紧张，不够沉稳。
在主持联欢会等集会典礼中，主持人以站立姿势主持。站立主持时，要双腿并拢，腰背挺直，右手持稿底部中间，左手五指并拢自然下垂。需要双手持稿时，要与胸等高，与身体呈45度角。脱稿主持时应两手五指平伸，自然下垂，身体不能晃动，腰背挺直，目视前方。两腿不能叉开，不能抖动，两手不能上抬、晃动等。
另外，主持人与一般讲话者不同，一般不需要手势。在一些小型会议进行总结概括时，可以加入适当手势，但是动作不能过大。
最后，主持会议要通过语言表述来进行。因此，主持人应特别注意语言的礼仪规范。下面几点希望大家注意。
（1）主持风格或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼，但所有言谈都要服从会议的内容和气氛的要求。
（2）主持人一定要明确开会的目的，要做到口齿清楚、思维敏捷，起到积极启发、活跃气氛的作用。比如，开座谈会、讨论会等，主持人要阐明会议宗旨和要解决的问题，切实把握会议进程和会议主题，勿使讨论或发言离题太远，而应引导大家就问题的焦点畅所欲言；主持记者招待会，主持人、发言人要对记者提出的问题，做出敏锐的反应，流利地回答，不能支支吾吾；同时，要切实掌握会议的时间，不要使会议拖得太长。
（3）会议进行过程中，出现空场、冷场时应及时补白，或选择思想敏锐、外向型的同志率先发言。有时可以提出有趣的话题或事例。活跃一下气氛，以引起与会者的兴趣，使之乐于发言。出现僵局时要善于引导；对持不同观点、认识的人，应允许其做充分解释；请人发言时，态度要诚恳，用语应有礼貌；要处处尊重别人的发言和提问，有人发言时，应看着发言人，仔细聆听。不能以任何动作、表情或语言来阻止别人，表示不同意见要用平静的语言、缓和的口气、准确的事实来阐述正确主张，使人心服口服。
（4）主持人应随时掌握会议进程。在会议中，主持人就像交响乐团的指挥，随时控制、掌握会议进程。
总之，会议主持人是宣布开会、散会、休息及主持会议进行的人，会议的气氛是否融洽、顺利，与会议主持人角色扮演得好坏有很大的关系。所以，会议主持人在主持会议时应公平、公正，客观地行使其职权，方能显现其不凡的气质。
及时打破商务会议中的尴尬
开会时，常常遇到老板不满意某位同事的报告或观点，或会议进行一半时，同事因意见不同而造成尴尬的气氛。
身为与会者的你，该怎么打圆场，好打破僵局，继续进行会议呢？
1．异中求同，化解尴尬
若是公司内部会议进行一半时，上司因不同意某位同事的想法而加以斥责时，其他同事可以试着先以“异中求同”的方式来化解僵局。
由于与会者都是针对某一特定议题，通过会议来彼此讨论观点，其中必有部分相似之处，而非只有“零”或“一百”两个极端的战争。因此，其他人可以先分析主管的想法，再罗列另一位同事的观点，例如，“主管，你的想法有A、B、C，而他的意见是A、C、D，其实你们都认为A与C是可行的。”找出中间交集之处后，特别针对相似之处加以讨论来和缓尴尬的气氛。
2．暂停会议，彼此冷静
如果上司当时是对某位部属的情绪反应，或是同事间意见不同时，那么最好的方式是停止争吵，由会议主持人宣布休会5～10分钟，先让双方冷静一下，气氛稍稍和缓之后再继续会议讨论。
此外，会议主持人也可以先跳开这个争议的话题，选择有趣的议题或争议性较低的议题来讨论，同时，个性较为活泼、广为大家接受的同事可以主动胡扯些适宜的话，来化解突然冷却的气氛，打破僵局。当气氛和缓后，再继续进行议程。
3．对外会议，事前推演
除了公司的内部会议时有尴尬情景发生，对外的会议，尤其是对客户报告或讨论的会议，也常会有意见相左而争执不下的情形。
同样地，异中求同是一个最有效化解尴尬的方式。先综合列出客户的想法，再聚焦点出双方意见相近之处，特别集中讨论，同时提出适宜的解决方案。
但所有打圆场的方式都不如事前做好准备工作、避免僵局的方式来得有效。在与客户开会前，公司内部先预演，设定好讨论议题的顺序，针对可能会受到客户质疑或较为敏感的议题，先做好沙盘推演，甚至先假设客户可能提出的各式问题，准备最为合宜的答复，并且及时提出解决之道。
会议前若有充分的准备，就能尽量避免会议僵局，也就不用时时出来打圆场了。
商务沙龙所不能少的礼仪
沙龙，本来是法语之中“客厅”或“会客室”一词的音译。由于在法国大革命前后，法国人对哲学、文学、艺术、政治、经济和社会问题异常关注，经常喜欢聚集在某些私人的客厅里，进行私人之间的室内聚会，并逐渐成为一种时尚，后来还传到了欧洲和世界上其他地方。相沿成习，人们便将这种主要是在室内进行的专门的社交性聚会称之为沙龙。它形式自然、内容灵活、品位高雅，可以使渴望友谊、注重信息的人们，既正规而又轻松愉快地与其他人进行交际。
按照人们在聚会中所讨论的中心话题或从事的主要活动来区别，沙龙又有许多种类。具体来讲，包罗万象，内容众多的，叫做综合沙龙；亲朋好友、同事、同学相互之间以保持联络为目的的，叫做交际沙龙；主要是为了接待来访者，意在相互了解，加深认识的，叫做联谊沙龙；以学术讨论为主要内容的，叫做学术沙龙等。
在沙龙盛行的时代，我们应该了解在组织或参加这样的活动时，应该注意哪些方面的社交礼仪呢？
在通常情况下，交际型沙龙的地点、时间、形式、主人和参加者，均应事先议定。它可以由一人发起、提议，也可以由全体参与者群策群力，共同讨论，决定。
1．举办沙龙的地点
应当选择条件较好的某家客厅、庭院，或是宾馆、饭店、餐馆、写字楼内的某一专用的房间。它至少应当做到面积大、通风好、温风适中、照明正常、环境优雅、没有噪声、不受外界的干扰。
2．举办时间
一般应为2到4小时。在具体执行上，则不必过分地“严守规章”。如果大家意犹未尽，那么将其适当地延长一些是完全必要的。通常，为了不影响正常工作，沙龙以在周末下午或晚间举行为好。
3．举办形式
应根据具体目的，而加以选择。如果大家只想“见一见”，或是“聚一聚”，那么就应当选择较为轻松、随便的同乡会、聚餐会、联欢会、节日晚会或家庭舞会。要是打算好好地“谈一谈”，或是“聊一聊”，则不妨选择不宜“跑题”、分神的咖啡会、座谈会、讨论会等形式。当然，在具体操作上，这几种形式也可以彼此交叉，或同时使用。有时，不确定具体程序或具体“议题”，而听凭参与者们任意发挥，也是可行的。
4．沙龙主持人选定礼仪
如果是在某家私宅内举行，其主人自然就是此次沙龙的主人。如果它是在外租用场地举行的，则一般应由其发起者或组织者担任主持人。若他独身未婚或配偶不在本地，则应由其父母、子女、同事或秘书来临时充任男主人或女主人。按惯例，沙龙的主人应当有男有女，以便“对口”去分别照顾男宾、女宾们。
5．沙龙的既定参与者礼仪
沙龙的参加者，大体上应当事先确定好。在某些较为正式的沙龙上，参加者彼此之间相识者居多。惟其如此，才有助于大家多交流，少拘束。当然，它也不绝对地排斥“新人”加入。只不过“新人”的加入，应提前征得主人的首肯，并以不会同有前嫌的人在沙龙上“狭路相逢”为前提。
按规定可以携带家人或秘书出席。此外，临时邀请其他人同往，则是不适宜的。若无明确的要求，未成年人的家人，最好不要带着他们“见世面”。沙龙上的“议题”与他们距离太大还不说，如果他们不听管教，四处跑动，打打闹闹，哭哭啼啼，东摸西碰，可是挺碍事的。
6．前去参加沙龙的服饰妆容礼仪
参加沙龙前应认真对自己的仪表、服饰进行必要修饰与斟酌，这样既可体现自己的生活品质，也是参加者对与会人员的尊重。在选服饰和妆容时可根据沙龙主题的内容对应选择赴会的着装和修饰。
作为东道主，男女主人的穿戴，应当尽可能地向自己的身份靠拢。应当指出的一点是，要求主人讲究着装，并不是要求他们力求“高、大、全”，非要豪华到“脱离群众”的程度不可。主人的穿着打扮，如若刻意要在沙龙上“力克群雄”，其实反而是“失职”之处。
7．沙龙会的守时礼仪
恪守规定，就是要求参加沙龙时，遵守时间，按时赴约，不得无故迟到、早退或是爽约。准时到场或迟到三五分钟，是比较规范的。万一临时有事难以准点到达，或不能前往，需提前通知主人，并向大家表示歉意。迟到太久了，一定要向主人和大家说“对不起”。制造任何借口，都不能“以理服人”。
8．与会时的尊重礼仪
尊重妇女、长者。主动自觉地尊重、照顾、休谅、帮助、保护妇女和长者，并积极地为其排忧解难。许多人平常津津乐道的绅士风度和高尚修养，其实都不是空谈，它们在现实生活中，是与尊重妇女、尊重长者紧密联系在一起的。要尊重妇女、尊重长者，就不允许在他们面前胡言乱语，行为嚣张。不应当在妇女、长者面前说“脏”字，开无聊过头的玩笑，不准把“小姐”、“漂亮姐”、“老头儿”、“老爷子”、“老太太”之类失敬于人的话语挂在嘴上。不允许与妇女、长者动手动脚，打打闹闹。行走时，应请其优先。就座时，应让其为尊。携带物品时，应为其代劳。安排活动时，应首先考虑他们的状况。
体谅与尊重主人。所谓体谅主人，就是要求在参加沙龙活动时，应当设身处地地时时处处多替主人着想，并尽可能地对其援之以手。参加沙龙之初，不要忘了去问候主人。在沙龙举办期间，可以找机会向主人询问一下“我能做一些什么”。在沙龙结束时，在向主人道别之后，方可告辞。在沙龙举办期间，即使有些事情不一定尽如人意，也要保持克制、别说怪话。不要对主人所作的安排，品头论足，说三道四。不要当着他人的面，大算让主人难堪的“历史旧账”，或是指责、非议、侮辱主人。在主人家中参加沙龙时，不要自以为与主人过从甚密，便可以不讲公德。比方说，不管主人有无要求，都不可吸烟，随地吐痰或乱扔东西。不允许擅自闯入非活动区域，例如书房、卧室、阳台、储藏室等处“参观访问”，翻箱倒柜，乱拿或乱动主人的物品。
“好礼”保证洽谈成功
在人际交往中，很多人参加过洽谈会，也都知道洽谈会对于成功的重要性，然而却很少有人能做到“洽谈有礼”。
在一些洽谈会上，我们经常会看到这样一些人，男的穿夹克衫、牛仔裤、短袖衬衫、T恤衫，配旅游鞋；女的则穿紧身装、低胸装、露背装、超短装、牛仔装、运动装或休闲装，并在浑身上下戴满各式首饰，从耳垂一直“武装”到脚脖子。这样穿着打扮的人，留给他人的印象是，不尊重自己、不尊重别人、不重视洽谈、自以为了不起，甚至严重些就是没有涵养。
这样的洽谈结果成功率肯定不会高于“好礼”洽谈。经过实践证明，在洽谈时，“好礼相待”，洽谈更容易成功。
一项调查结果表明，在洽谈会中，面带微笑、态度友好、语言文明礼貌、举止彬彬有礼有助于消除对手的反感、漠视和抵触心理。在洽谈桌上，保持“绅士风度”或“淑女风范”，有助于赢得对手的尊重与好感。
与此相反，假如在洽谈的过程中，举止粗鲁、太多刁蛮、表情冷漠、语言失礼，不知道尊重和体谅对手，则会大大加强对方的防卫性和攻击性，无形之中伤害或得罪对方，为自己不自觉地增添了阻力和障碍。
所以洽谈时一定要礼敬对手。要求洽谈者在洽谈会的整个过程中，排除一切干扰，始终如一地对自己的洽谈对手讲究礼貌，时时、处处、事事表现出对对方不失真诚的敬意。
在洽谈过程中，不管发生了什么情况，都始终坚持礼敬对手，无疑能给对手留下良好的印象。而且在今后的进一步商务交往中，还能发挥潜移默化的功效，所谓“你敬我一尺，我敬你一丈”。
让礼仪贯穿交接仪式始终
在商务交往之中，商务伙伴之间合作的成功，是值得有关各方庆幸与庆贺的一桩大事。实事求是地说，在激烈的竞争环境之中、泾渭分明的利益关系之下以及变幻莫测的商界风云之内，商务伙伴之间的合作的确来之不易，因此，它备受有关各方的高度重视。举行热烈而隆重的交接仪式，就是在商务往来中通常用以庆贺商务伙伴们彼此之间合作成功的一种常见的活动形式。
交接的礼仪，一般是指在举行交接仪式时须遵守的有关规范。通常，它具体包括交接仪式的准备、交接仪式的程序、交接仪式的参加等三个方面的主要内容。以下，就分别对其加以介绍。
首先要做好交接仪式的准备。准备交接仪式，主要要关注下列三件事，即来宾的邀约、现场的布置、物品的预备，等等。
来宾的邀请，一般应由交接仪式的东道主——施工、安装单位负责。在具体拟定来宾名单时，施工、安装单位亦应主动征求自己的合作伙伴——接收单位的意见。接收单位对于施工、安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔，不过可以对此酌情提出自己的一些合理建议。
在一般情况下，参加交接仪式的人数自然越多越好。如果参加者太少，难免会使仪式显得冷冷清清。但是，在宏观上确定参加者的总人数时，必须兼顾场地条件与接待能力，切忌贪多勿得。
从原则上来讲，交接仪式的出席人员应当包括：施工、安装单位的有关人员，接收单位的有关人员、上级主管部门的有关人员，当地政府的有关人员，行业组织、社会团体的有关人员，各界知名人士、新闻界人士，以及协作单位的有关人员，等等。
在上述人员之中，除施工、安装单位与接收单位的有关人员之外，对于其他所有的人员，均应提前送达或寄达正式的书面邀请，以示对对方的尊重之意。邀请上级主管部门、当地政府、行业组织的有关人员时，虽不必勉强对方，但却必须努力争取，并表现得心诚意切。因为利用举行交接仪式这一良机，使施工、安装单位、接收单位，与上级主管部门、当地政府、行业组织进行多方接触，不仅可以宣传自己的工作成绩，而且也有助于有关各方之间进一步地实现相互理解和相互沟通。
若非涉密，或暂且不宜广而告之，在举行交接仪式时，东道主既要争取多邀请新闻界的人士参加，又要为其尽可能地提供一切便利。对于不邀而致的新闻界人士，亦应尽量来者不拒。至于邀请海外的媒体人员参加交接仪式的问题，则必须认真遵守有关的外事规则与外事纪律，事先履行必要的报批手续。
举行交接仪式的现场，亦称交接仪式的会场。在对其进行选择时，通常应视交接仪式的重要程度、全体出席者的具体人数、交接仪式的具体程序与内容，以及是否要求对其进行保密等几个方面的因素而定。
根据常规，一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场。有时，亦可将其酌情安排在东道主单位本部的会议厅，或者由施工、安装单位与接收单位双方共同认可的其他场所。
将交接仪式安排在业已建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场举行，最大的长处，是可使全体出席仪式的人员身临其境，获得对被交付使用的工程项目或大型设备的直观而形象的了解，掌握较为充分的第一手资料。倘若在交接仪式举行之后安排来宾进行参观，则更为方便可行。不过，若是在现场举行交接仪式，往往进行准备的工作量较大。在此百废待兴之地忙里忙外，绝非轻而易举之事。另外，由于将被交付的工程项目或大型设备归接收单位所有，故此东道主事先要征得对方的首肯，事后还需取得对方的配合。
将交接仪式安排在东道主单位本部的会议厅举行，可免除大量的接待工作，会场的布置也十分便利。特别是在将被交付的工程项目、大型设备不宜为外人参观，或者暂时不方便外人参观的情况下，以东道主单位本部的会议厅作为举行交接仪式的现场，不失为一种较好的选择。此种选择的主要缺陷是：东道主单位往往需要付出更多的人力、财力、物力，全体来宾对于将被交付的工程项目或大型设备缺乏身临其境的直观感受。
如果将被交付的工程项目或大型设备的现场条件欠佳，或是出于东道主单位的本部不在当地以及将要出席仪式的人员较多等其他原因，经施工、安装单位提议，并经接收单位同意之后，交接仪式亦可在其他场所举行。诸如宾馆的多功能厅、外单位出租的礼堂或大厅等处，都可用来举行交接仪式。在其他场所举行交接仪式，尽管开支较高，但可省去大量的安排、布置工作，而且还可以提升仪式的档次。
在交接仪式上，有不少需要使用的物品，应由东道主一方提前进行准备。首先，必不可少的，是作为交接象征之物的有关物品。它们主要有：验收文件、一览表、钥匙，等等。验收文件，此处是指已经公证的由交接双方正式签署的接收证明性文件。一览表，是指交付给接收单位的全部物资、设备或其他物品的名称、数量明细表。钥匙，则是指用来开启被交接的建筑物或机械设备的钥匙。在一般情况下，因其具有象征性意味，故预备一把即可。除此之外，主办交接仪式的单位，还需为交接仪式的现场准备一些用以烘托喜庆气氛的物品，并应为来宾略备一份薄礼。
在交接仪式的现场，可临时搭建一处主席台。必要时，应在其上铺设一块红地毯。至少，也要预备足量的桌椅。在主席台上方，应悬挂一条红色巨型横幅，上书交接仪式的具体名称，如“某某工程交接仪式”，或“热烈庆祝某某工程正式交付使用”。
在举行交接仪式的现场四周，尤其是在正门入口之处、干道两侧、交接物四周，可酌情悬挂一定数量的彩带、彩旗、彩球，并放置一些色泽艳丽、花朵硕大的盆花，用以美化环境。
若来宾所赠送的祝贺性花篮较多，可依照约定俗成的顺序，如“先来后到”、“不排名次”，等等，将其呈一列摆放在主席台正前方，或是分成两行摆放在现场入口处门外的两侧。在此两处同时摆放，也是可以的。不过，若是来宾所赠的花篮甚少，则不必将其公开陈列在外。
在交接仪式上用以赠送给来宾的礼品，应突出其纪念性、宣传性。被交接的工程项目、大型设备的微缩模型，或以其为主角的画册、明信片、纪念章、领带针、钥匙扣，等等，皆为上佳之选。
其次，要拟好交接仪式的程序。不同内容的交接仪式，其具体程序往往各有不同。主办单位在拟定交接仪式的具体程序时，必须注意两个方面的重要问题。其一，必须在大的方面参照惯例执行，尽量不要标新立异，另搞一套。其二，必须实事求是、量力而行，在具体的细节方面不必事事贪大求全。从总体上来讲，几乎所有的交接仪式都少不了下述五项基本程序。
第一项，主持人宣布交接仪式正式开始。此刻，全体与会者应当进行较长时间的鼓掌，以热烈的掌声来表达对于东道主的祝贺之意。在此之前，主持人应邀请有关各方人士在主席台上就座，并以适当的方式暗示全体人员保持安静。
第二项，奏国歌。并演奏东道主单位的标志性歌曲。此前，全体与会者必须肃立。该项程序，有时亦可略去。不过若能安排这一程序，往往会使交接仪式显得更为庄严而隆重。
第三项，由施工、安装单位与接收单位正式进行有关工程项目或大型设备的交接。具体的做法，主要是由施工、安装单位的代表，将有关工程项目、大型设备的验收文件、一览表或者钥匙等象征性物品，正式递交给接收单位的代表。此时，双方应面带微笑，双手递交、接收有关物品。在此之后，还应热烈握手。至此，标志着有关的工程项目或大型设备已经被正式地移交给了接收单位。假如条件允许，在该项程序进行的过程之中，可在现场演奏或播放节奏欢快的喜庆性歌曲。在有些情况下，为了进一步营造出一种热烈而隆重的气氛，这一程序亦可由上级主管部门或地方政府的负责人为有关的工程项目、大型设备的启用而剪彩所取代。
第四项，各方代表发言。按惯例，在交接仪式上，须由有关各方的代表进行发言。他们依次应为：施工、安装单位的代表，接收单位的代表，来宾的代表，等等。这些发言，一般均为礼节性的，并以喜气洋洋为主要特征。它们通常宜短忌长，只需要点到为止的寥寥数语即可。原则上来讲，每个人的此类发言应以三分钟为限。
第五项，宣告交接仪式正式结束。随后安排全体来宾进行参观或观看文娱表演。此时此刻，全体与会者应再次进行较长时间的热烈鼓掌。
按照仪式礼仪的总体要求，交接仪式同其他仪式一样，在所耗费的时间上也是贵短不贵长的。在正常情况下，每一次交接仪式从头至尾所用的时间，大体上不应当超过一个小时。为了做到这一点，就要求交接仪式在具体程序上讲究少而精。正因为如此，一些原本应当列入正式程序的内容，例如进行参观、观看文娱表演，等等，均被视为正式仪式结束之后所进行的辅助性活动而另行安排。
如果方便的话，正式仪式一旦结束，东道主与接收单位即应邀请各方来宾一道参观有关的工程项目或大型设备。东道主一方应为此专门安排好富有经验的陪同、解说人员，使各方来宾通过现场参观，可以进一步地深化对有关的工程项目或大型设备的认识。
若是出于某种主观原因，不便邀请来宾进行现场参观，也可以通过组织其参观有关的图片展览或向其发放宣传资料的方式，来适当地满足来宾的好奇之心。不论是布置图片展览，还是印制宣传资料，在不泄密的前提条件下，均应尽可能地使之内容翔实，资料充足，图文并茂。通常，它们应当包括有关工程项目或大型设备的建设背景，主要功能，具体规格，基本数据，开工与竣工的日期，施工、安装、设计、接收单位的概况，与国内外同类项目、设备的比较，等等。为使之更具说服力，不妨多采用一些准确的数据来进行讨论、说明。
在仪式结束后，若不安排参观活动，还可为来宾安排一场综艺类的文娱表演，以助雅兴。表演者可以是东道主单位的员工，也可以邀请专业人士。表演的主要内容，则应为轻松、欢快、娱乐性强的节目。
需要说明的是，有关的工程项目或大型设备的交接，自然是与其完工验收相互衔接的。对于交付接收单位验收的工程项目、大型设备，施工安装单位理当精心设计、精心施工、精心安装、保质保量地如期完成任务。而接收单位也应当公事公办，严把质量关，切不可为图一己之私利而手下留情，致使后患无穷。由于验收工作极其严肃复杂，而且颇耗时日，所以不应为了赶时间、走过场、凑内容，而将其列为交接仪式上的一项正式程序。换而言之，验收工作与交接仪式由于性质不同，故应有所区分，分别而论。正式的验收工作应当安排在交接仪式举行之前进行，而交接仪式则必须安排在验收工作全部完成之后举行。这主要是因为，交接仪式一旦举行之后，有关的工程项目或大型设备既被正式交付给接收单位。此后它们倘若出现了质量问题，当然就不如在验收过程之中解决起来那么容易。
最后，要留意在交接仪式上表现得体。在参加交接仪式时，不论是东道主一方还是来宾一方，都存在一个表现是否得体的问题。假如有人在仪式上表现失当，往往就会使之黯然失色。有时，甚至还会因此而影响到有关各方的相互关系。
对东道主一方而言，需要注意的主要问题有：
一是要注意仪表整洁。东道主一方参加交接仪式的人员，不仅应当是“精兵强将”、“有功之臣”，而且应当使之能够代表本单位的形象。为此，必须要求他们妆容规范、服饰得体、举止有方。
二是要注意保持风度。在交接仪式举行期间，不允许东道主一方的人员东游西逛、交头接耳、打打闹闹。在为发言者鼓掌时，不允许厚此薄彼。当来宾为自己道喜时，喜形于色无可厚非，但切勿嚣张放肆、得意忘形。
三是要注意待人友好。不管自己是否专门负责接待、陪同或解说工作，东道主一方的全体人员都应当自觉地树立起主人翁意识。一旦来宾提出问题或需要帮助时，都要鼎力相助。不允许一问三不知、借故推脱、拒绝帮忙，甚至胡言乱语、大说风凉话。即使自己力不能及，也要向对方说明原因，并且及时向有关方面进行反映。
对于来宾一方而言，在应邀出席交接仪式时，主要应当重视如下四个方面的问题。
其一，应当致以祝贺。接到正式邀请后，被邀请者即应尽早以单位或个人的名义发出贺电或贺信，向东道主表示热烈祝贺。有时，被邀请者在出席交接仪式时，将贺电或贺信面交东道主，也是可行的。不仅如此，被邀请者在参加仪式时，还须郑重其事地与东道主一方的主要负责人一一握手，再次口头道贺。
其二，应当略备贺礼。为表示祝贺之意，可向东道主一方赠送一些贺礼，如花篮、牌匾、贺幛，等等。时下，以赠送花篮最为流行。它一般需要在花店订制，用各色鲜花插装而成，并且应在其两侧悬挂特制的红色缎带，右书“恭贺某某交接仪式隆重举行”，左书本单位的画龙点睛式全称。它可由花店代为先其送达，亦可由来宾在抵达现场时面交主人。
其三，应当预备贺词。假若自己与东道主关系密切，则还须提前预备一份书面贺词，供被邀请代表来宾发言时之用。其内容应当简明扼要，主要是为了向东道主一方道喜祝贺。
其四，应当准点到场。若无特殊原因，接到邀请后，务必牢记在心，届时正点抵达。为主人捧场。若不能出席，则应尽早通知东道主，以防在仪式举行时来宾甚少，使主人因“门前冷落鞍马稀”而难堪。
对外宣传，展会礼仪作用非同一般
在一般情况下，展会主要涉及展会的分类、展会的组织与展会的参加这三个方面的大问题。现针对第三项内容作一些介绍。
参展单位在正式参加展览前，必须要求自己的全部派出人员齐心协力、同心同德，为大获全胜而努力奋斗。在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面，参展单位尤其要予以特别的重视。以下，就分别对其作简要的介绍。
第一，要努力维护整体形象。在参与展览时，参展单位的整体形象直接映入观众的眼里，因而对自己参展的成败影响极大。参展单位的整体形象，主要由展示之物的形象与工作人员的形象两个部分构成。对于二者要给予同等的重视，不可偏废其一。
展示之物的形象，主要由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成。用以进行展览的展品，外观上要力求完美无缺，质量上要优中选秀，陈列上要既整齐美观又讲究主次，布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力，而用以在展览会上向观众直接散发的有关资料，则要印刷精美、图文并茂、资讯丰富，并且注有参展单位的主要联络方法，如公关部门与销售部门的电话、电报、电传、传真以及电子邮箱的号码，等等。
工作人员的形象，则主要是指在展览会上直接代表参展单位露面的人员的穿着打扮问题。在一般情况下，要求在展位上工作的人员应当统一着装。最佳的选择，是身穿本单位的制服，或者是穿深色的西装、套裙。在大型的展览会上，参展单位若安排专人迎送宾客时，则最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸披写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴标明本人单位、职务、姓名的胸卡，唯有礼仪小姐可以例外。按照惯例，工作人员不应佩戴首饰，但男士应当剃须，女士则最好化淡妆。
第二，要时时注意待人礼貌。在展览会上，不管它是宣传型展览会还是销售型展览会，参展单位的工作人员都必须真正地意识到观众是自己的上帝，为其热情而竭诚地服务则是自己的天职。为此，全体工作人员都要将礼貌待人放在心坎上，并且落实在行动上。
展览一旦正式开始，全体参展单位的工作人员即应各就各位，站立迎宾。不允许迟到、早退、无故脱岗、东游西逛、更不允许在观众到来之时坐卧不起，怠慢对方。
当观众走近自己的展位时，不管对方是否向自己打招呼，工作人员都要面含微笑，主动地向对方说：“你好！欢迎光临！”随后，还应面向对方，稍许欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直指展台，并告知对方：“请您参观。”
当观众在本单位的展位上进行参观时，工作人员可随行于其后，以备对方向自己进行咨询；也可以请其自便，不加干扰。假如观众较多，尤其是在接待组团而来的观众时，工作人员亦可在左前方引导对方进行参观。对于观众所提出的问题，工作人员要认真作出回答。不允许置之不理，或以不礼貌的言行对待对方。
当观众离去时，工作人员应当真诚地向对方欠身施礼，并道以“谢谢光临”，或是“再见！”
在任何情况下，工作人员均不得对观众恶语相向，或讥讽嘲弄。对于极个别不守展览会规则而乱摸乱动、乱拿展品的观众，仍须以礼相劝，必要时可请保安人员协助，但不许可对对方擅自动粗，进行打骂、扣留或者非法搜身。
第三，要善于运用解说技巧。解说技巧，此处主要是指参展单位的工作人员在向观众介绍或说明展品时，所应当掌握的基本方法和技能。具体而论，在宣传性展览会与销售性展览会上，解说技巧既有共性可循，又有各自的不同之处。
职场小贴士
做一个专业合格的会议者
一名优秀的管理者除了要具备扎实的专业知识，还应深谙开会技巧，比如，如何读懂参会者的表情；怎样妥善统筹时间；如何让会议连贯流畅；等等。开会就像烹制一道佳肴，鸡、鸭、鱼等原料必不可少，而添加油盐酱醋这些作料更能将原料的美味发挥得淋漓尽致。
1．明确开会目标
开会要做什么？解决什么问题？相信每一个管理者在开会前都会有深刻的认知。除了认知开会的结果，还要注意采取的会议形式，比如是宣读表彰结果，那么就可以是表彰会，树立典型示范效应最重要；如果只是有议题，没有成形的结果，那就可以安排讨论会或座谈会。
2．制定开会时间表
开会需要有一定计划。时间表就好像是一幅地图，指导着开会目标的完成。对时间的安排可以进行讨论和展示，而且可为每一部分设定大致的时限。时间表还可以不时地提醒管理者进行到了哪儿，下一步该如何把握或控制。
3．开会中学习
注意！开会的目的是传达公司的精神或领导者的思想，要想让大家认真开会，必须要让职工学会在开会中学习。如果学习场所偏离得较远，而且持续时间较长，将有可能使你的参与者失望。如果不能在工作中运用所学到的方法，将无法衡量学习效果，而这恰恰是培训成功与否最重要的指示剂。
4．提供良好的开会氛围
开会需要一个良好的会议氛围，当大家都能尽快进入你设定的会议氛围时，会议的进行会非常顺利的。
（1）尊重与会者；
（2）适当提供茶水、笔纸等用品；
（3）适当播放一些背景音乐、图片、幻灯或影像资料；
（4）提供一个安全、安静、安心的会议场所；
（5）适当安排休息。
5．让与会者积极参与
为了提高会议效果，管理者可以通过眼神交流、适当邀请参会者发言、表扬与会者、给予发言或展示机会、给予目光或言语反馈等方式提高与会者参会的积极程度。
6．应对不良表现
有时会有这样的情形，有人看上去冷淡、不友好或者比较内向，管理者应主动干预。在很多情况下，干预此类表现可以起到影响其他人行为的作用。管理者可以试图：
（1）接近他；
（2）让他意识到你正在关注他；
（3）把注意力放在问题上，不要进行人身攻击；
（4）倾听他的任何抱怨；
（5）提供帮助，在你力所能及的范围内。
7．保持会议的权威
会议需要解决问题，参会者对会议一般有很高的期望。所以，管理者需要周密部署会议进程，如果事情并不像计划的那样顺利，你应试着略作调整。
（1）不要为任何不足道歉，你的参会者可能并没有意识到那是一个问题。
（2）处理问题时要有自信。软弱和缺乏果断将会使参会者丧失对会议的信心。
8．善于倾听
记住，千万不要在真空中开会，会议不是一个人演讲的舞台。
（1）倾听他们说什么和怎么说。
（2）观察参与者的肢体语言，消极的态度通常表现为：
眼珠不停地转动；
极力避免眼神的交流；
把胳膊和腿相互交叉；
将胳膊折叠放在脑后，身体后倾；
频频离开会场。
（3）当你注意到一个问题，仔细听清它所表达的含义，这样你才能作完整的回答。运用以下技巧，你可以取得更佳的效果。
复述他们的问题，使你对问题的理解更充分；
不要一味反驳。
9．让开会更轻松
如果有轻松的会议环境人们可以更好地理解会议精神，也可以从中知悉更多的领导者理念，最起码开会时与会者可以不打瞌睡。但开会轻松并不意味对会议的不重视。管理者可以通过以下方式让参会者保持轻松的心情。
（1）讲一些合适的笑话；
（2）自我解嘲；
（3）用一些奇闻、轶事来解释枯燥的理论；
（4）进行一些简短、有趣的游戏。
10．总结回顾
在会议结束时，总结回顾一下开会的主要内容。可以通过如下方式进行。
（1）管理者做一个简短的总结；
（2）请参会者代表复述会议要求是什么。