书城管理零售企业规范化管理全书
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第67章 零售企业物流仓储管理制度与表格(3)

盘点表中的数据只能用蓝色、黑色签字笔或圆珠笔书写,不能用红笔、铅笔或彩色笔书写。

盘点人员必须在盘点表上签名,签名必须工整清晰。

(2)盘点点数的培训

点数的原则:

点数必须是销售单位数量,即该商品盘点时的单位。

库存区的盘点时两人为一组,同时点数;当两人的点数一致时,才将该数据作为盘点数据记录在盘点表上。

陈列区的盘点则采取“互点法”,即商品A的初点作业人员与复点人员及三点人员不同,点数人员与记录人员不同。

非供应商免费提供的样品必须点数,样品的配件不点数。

赠品不盘点。

不足一个销售单位的商品不计数。

初点规定:

盘点货架、冷冻柜或冷藏柜时,依序由左而右、自上而下。

盘点时两人一组,一人点数,将数量写在自粘贴纸上,放置在商品价格卡的上边;另一人在盘点表中记录数字。

数字书写要清楚。

数字写错后要按要求进行涂改。

清点时一定要按销售单位清点,不够一个销售单位的不能计入,应取出归入待处理品堆放处。

盘点时应顺便查看商品的有效期,过期商品不应点人,应归人待处理品堆放处。

对无法查知编号的商品,用红色粘贴纸做标识,报告分控制台进行处理。

遇到非本部门的散货,将其送到分控制台,归人散货区的堆放处。

复点规定:

复点时要首先确认需要复点的区域、是否已完成初点、是否有遗漏区域等。

复点需要用不同颜色的自粘贴纸以示区别。

必须将初点的数据全部清理完毕后,才能再输入复点数据。

复点时重复初点的流程,但人员不同。

抽点规定:

楼面需要抽点的商品是初点与复点有数量差异的商品、初点或复点中漏点的商品、初点与复点中位置不正确的商品。

抽点的原则是选择体积小、单价高、量多或容易点错的商品。

4.本制度可根据需要随时修改。

十一、盘点结束管理规定

1.营业的恢复

电脑系统进行库存更正后,打开库存数据库。

收货部进行正常的收货和收货录入工作。

陈列区恢复日常营运,包括撤销分控制台、销毁盘点的编号、清除盘点的垃圾等。

库存区取消封库的告示和封库的缠绕膜。

取消零售企业外的盘点布告。

收银员进行上岗前的准备工作。

所有的购物车/购物篮全部归位。

生鲜部门进行开店前的陈列、标价工作。

楼面盘点部门进行正常的补货,所有的铝梯等用具放回规定的位置。

营业广播开始播音。

顾客的购物电梯打开。

零售卖场的进出口大门打开。

2.盘点工作的评估

零售企业完成盘点工作后,总部营运指导监盘小组和店内安全部对本次盘点进行评估和总结,重点是指出不足、总结经验,为下一年度的盘点提供参考。

3.盘点小组的善后工作。

所有报表、盘点表,不需要提交财务部的,需保存至下一年度的盘点后方可销毁。

所有准备盘点过程的资料,要进行分类保存,供下一年度进行参考。

所有文具归还行政部门,电脑设备归还信息中心。

盘点小组撤销。

4.本制度可根据实际需要随时修改。

十二、物品、原材料损耗处理制度

1.物品及原材料、物料发生变质、霉坏,失去使用(食用)价值,需要作报损、报废处理。

2.保管人员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废报告表”,据实说明坏、废原因,并经业务部门审查提出处理意见,报部门经理或财务部审批。

3.对核实并获准报损、报废的物品、原材料的残骸,由报废部门送交废旧物品仓库处理。

4.报损、报废由有关部门会同财务部审查,提出意见,并呈报总经理审批。

5.在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。

十三、商品查询制度

1.商品查询的范围与期限

(1)凡实际收货与厂方提供凭证中的品种、数量、规格、花色等不一致时,必须向供货单位作商品查询。

(2)外埠进货发生整件短少或原包装长、短、残、损及质量问题,需当天履行查询手续,最迟不得超过5天。

(3)对有损耗率规定的商品,应查询超耗部分。

(4)需严格履行购销合同,接收进口商品和外贸库存内销商品,查询不超过5天。

(5)本市进货、收货时发生整件不符,应于当天履行查询手续,最迟不超过3天。

2.查询手续及责任划分

(1)凡与商品查询有关的各环(节)人员,必须注意将进行商品查询的装箱单、原箱、原货保存完好,以提供商品查询的物证依据。

(2)对外查询一律填制查询单,哪一环(节)发生问题,就由哪一环(节)经手人负责填报。

(3)本市进货查询需填制催查单,按要求传递。

(4)外埠进货查询,由企业保管员填制查询单交储运业务部,由收单人按程序传递。

(5)凡在30天内未收到供货单位查询答复,储运部须助企业采购员,作第二次查询。

十四、商品出库管理制度

1.凡有出库或并倒垛动态的货垛,应坚持动碰复核的原则,及时核对商品、货垛的实存数与商品在账数量是否相符,如不符要及时查明原因。

2.商品出库与要求商品出库包括本市内销、外调、移库、返厂、提取样品等。

(1)必须按规定凭正式出库票办理商品出库手续,不得白条出库,并根据商品性能变化,掌握先进先出、易坏先出的原则。

(2)商品出库必须经复核员复核,根据出库单仔细检验库别、印鉴、品名、产地、规格、数量是否清楚,发现问题及时与有关部门联系、妥善解决。

(3)验单合格后,先进行消账后出库。

(4)商品出库必须有编号,以单对账、以账对卡、以卡对货,付货时必须执行先盖章、消账、消卡,后付货的操作规程。防止漏盖“货已付讫章”造成财产损失,复核员并于货票上签字盖章,以明责任。

(5)商品出库时,仓库管理人员要二人仔细清点出库数量,做到人不离垛,件件过目,动碰复核,监搬监运,要及时对搬运不符合要求的现象予以纠正,防止商品损坏。

(6)商品出库要严把货票审核关、动碰制度关、加盖货已付讫章关。

(7)应按财务制度办理商品储存中所涉及的票流等有关财务方面事宜。

(8)有下列情况之一的,企业保管员可以拒付商品:

凭证字迹不清,单货型号不符或涂改。

提货人与付货凭证抬头所列单位不符。

白条出库,任何人开的白条都不能视同付货凭证。

提货单未盖商店的出库章及储运出库章。

十五、商品返厂管理制度

1.返厂商品的账务处理,要严格执行零售企业内的有关财会制度,要真实体现、全面反映返厂商品的应收应付关系,不得遗漏。

2.凡需作返厂处理的购进商品,采购员必须征得厂方同意,并与厂方达成文字处理意见后,通知保管员做好返厂的具体工作,否则不得盲目返厂。凡因盲目返厂造成的拖欠债务,由当事人追回。

3.凡需作返厂处理的代销商品(包括厂方借、调的商品),采购员提前15天与厂方联系,15天内收不到厂方答复,可留信函为凭,凡厂方无故拖延,不予返厂的商品,要向厂方征收保管费。

4.商品返厂工作由采购员协调与厂方的关系,由保管员统一办理各种手续,负责具体工作。

5.已出库的商品返厂,必须先退库再由保管员作返厂;任何人不得随意将已出库、未退库的商品和柜台内的商品返厂,否则按丢失商品追究当事人责任。

6.商品返厂时,零售企业保管员要填制商品返厂单并随货同行,及时通告厂方凭单验收。

7.各柜组必须认真对待商品返厂工作,保管员要点细数、清件数、分规格,包装要捆扎牢固,铁路运单和运输凭证要详细填写,并及时作好保管账卡的记录。

8.凡是厂方采取以货换货直接调换商品方式解决商品返厂的,商场超市采购员、保管员必须坚持“同种商品一次性调清不拖不欠”的原则,坚决不允许以金额核准数量的异货相抵。

十六、标准仓库评定制度

1.服务达标

(1)文明管库,礼貌待人,服务周到,努力为柜台提供一流的服务。保管人员要加强学习,提高业务素质。经常主动征求和虚心听取小组意见,不断改善经营管理,提高服务质量。

(2)坚持送货到柜台制度,新入库的商品两天之内送到柜台,做到散仓有货,柜台必须有货,外库有的商品散库有(下站直接人外库的商品,在接到到货通知单后三天之内办完手续,不完备的及时报商店经理)。

坚持每天到柜台收要货单,提前备货,次日开门前送到柜台。

(3)收发商品及时、准确,不准无故压票、顶票,不准刁难顶撞柜组人员。严禁白条出库和付人情货。

(4)坚持催调制度。每月定期和会计对账,向商店经理提供商品结存单,每季末向商场超市经理室、业务经营部上报残冷、滞背商品催调单,以促进商品销售。

2.安全生产达标

(1)认真执行零售企业内各项安全管理制度和各项操作规章制度,坚持班前、班后,风、雨、雪前、中、后的检查,做好记录。

(2)坚持双人出库、双人复校及动碰制度,做到无盗窃、无损失、无差错(每天下班之前,对全天出入库的商品进行登记,并重新核对结存数)。

(3)商品堆码“五距”要合理,通道必须保持畅通,唛头正确,严禁无垫存放货物。

(4)搞好并保持库内外责任区清洁卫生,消防器材要经常检查,保持灵敏有效。保管人员要做到会报警、会使用消防器材、会灭小火,严禁携带火种和易燃物品进入库房。

3.保管养护达标

(1)把好人库验收关、出库复核关及在库保养关,做到安全、准确、无差错事故。

(2)根据安全、方便、(节)约的原则,合理堆码商品,做到安全、整齐、牢固、美观、无倒置,遇有破箱要及时清点,整理好包装。还要做到分区分类,货位编号,层批标量,垛段号准确,动碰复核,账、货、卡三相符。

(3)设置专人负责记录库内温湿度,做好温湿度管理,积极改善仓库储存条件,使库房达到通风、防潮、防尘等要求,经常保持库内外清洁卫生。

(4)保管人员要熟悉商品特性,精心养护商品,做到商品无霉变、无残损、无锈蚀、无虫蛀、无鼠咬及其他变质事故(经常保持库内外清洁卫生)。

(5)商品出库做到先进先出,易坏先出,接近失效期先出。根据本企业仓库的特点,销售量平稳的商品要求储备两星期以上的商品库存,积极调整库存结构,保证商品供应不断档;散仓单一品种,商品储存量不超过一个月。

4.完成任务达标

据现有的散仓属于前店后库的实际情况,不适于做保管费用和人均劳动量两项指标评比,只要求每月计算出以下四项指标。

(1)单位面积储存量。根据本库储存的商品品种多、数量小、堆码难度大的特点,单位储存量应在0.40/件/平方米。要求保管员坚持“三勤”制度,即:勤倒垛、勤开垛、勤整理,每天坚持一小时以上整理货位时间。

(2)账货相符率。保管账的记载必须及时、准确、完整。坚持日记日清,账页上的栏次正确,字迹端正清楚,不得涂改,做到品名、规格、等级、产地、编号、数量等账货相符率达99.5%。

(3)收缴差错率,要求差错率不超过万分之五。为了鼓励保管人员及时挽回差错损失,在差错发生后的5天内,能积极查清,并没造成损失的,不列入差错率。

(4)平均保管损失,要求不超过万分之五。商品保管损失包括:因保管养护不善而造成的商品霉变、残损、丢失短少、超定额损耗,以及不按规定验收,错收、错付而发生的损失等。

十七、代销商品结算制度

1.零售企业代销员按供货单位建立代销商品金额账,负责代销商品结算工作。

2.代销员凭保管员转来的“代销商品入库单”第5联增记代销商品分户账金额。

3.代销员将保管员转来的“代销商品出库单”第5联留存备查,以掌握商品出库(上柜台)情况。

4.供货单位要求结算货款时,代销员必须亲自查看“代销库存商阴细账”中的商品总结存数量(包括仓库、柜台),对月清月结的商品查看仓库账结存数量和柜台实存数量,以进货数量挤出销售数量。

5.代销员根据商品销售数量和代销商品贷款结算的规定,“填制”零售企业代销商品结算通知单(一式三联)签字后转给部门业务主任(结算知单上填写的付款数量、金额应与人库单数量、金额一致,与工厂发一致)。

6.部门业务主任按结算通知单进行复核、查看账目,盘清实物及损商品等,无误后签字转商店主管经理签字后,转商店会计室。

7.商场会计室接到结算通知单加工厂发票,审核无误后向供货方款结算。

8.“会计”付款后将结算通知单第一、三联签字后三联转回代销员,联转营业部门。

9.代销员收到会计室转来的结算通知单与“代销商品入库单”,捏复核准确后,登记减少“代销商品分户金额账”。

10.月末由商场代销员将“代销商品分户金额账与会计室”代销商款分户金额账核对一致。

11.月末代销员将未付款的“代销商品入库单”汇总金额与分户账金额核对一致。

十八、商品调拨单的流转制度

1.零售企业发货部门营业员根据收货单位要求调拨的商品品名和数量,填制一式四联“商品调拨单”,交柜组负责人同意签名后,转交收货部门负责人。

2.收货部门负责人签名后,交提货员到发货部门仓库(营业柜)提货。

3.发货部门仓库(营业员)验单后,核单发货并经复核无误后加盖“货物付讫章”,仓库联留存记账,记账联转柜台做账转交核算员。其余两联退提货人随货同行。

4.收货方经验收无误后加盖“货物收讫”图章,收货方仓库联留存记账,记账联转营业柜做账。

第三(节)物流仓储管理常用表格

一、商品库存登记表

二、商品出入库登记表

三、商品残次登记表

四、货物仓储登记表

五、滞销商品报告表

六、滞销商品处理登记表

七、货物仓储日报表

八、货物仓储明细表

九、商品盘点表

小计

初点:复点:抽点:

十、商品月度盘点表(超市与大型商场p134)

十一、商品盘点区域分布表(超市与大型商场p135)

十二、盘点差错审查表

十三、常见商品控制表

十四、商品收支日报表

十五、补货申请单表

十六、仓库提货申请表

十七、商品进库登记表(超市与大型商场p154)

十八、商品出库登记表(超市与大型商场p154)

十九、车辆行驶登记表(超市与大型商场p155)