书城管理哈佛领袖气质课:领导无形,管理有道
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第28章 管理有道之沟通:感受信任,倾心而谈(1)

“一名优秀的将帅必须同上下左右自由地接触,不厌其烦地听取意见,进行真正的交流。”管理者之所以要与下属沟通,其最大目的就是利用这种沟通,使下属的积极性得以充分调动,使下属的潜力得以最大限度的发挥。所以,一个合格的将帅型人才必是沟通的高手,他会通过各种手段让更多的人认识自己、了解自己,以便得到同事和下属的支持与配合,从而更加有效地开展工作。

不沟则痛,与下属的交流不可少

能否建立一个关系融洽,激情和干劲十足的团队,很大程度上取决于管理者是否善于与下属沟通交流。一个出色的将帅,必是沟通的高手,他们把这看作管理中的一项要素,通过沟通,让自己和下属能够彼此认识、并获得对方的支持和配合,从而更加有效地开展工作。

一听到“沟通”二字,有的领导可能不屑一顾,他们认为对于下属,就是只管分派工作,然后对其完成情况进行验收和评估就行了,还有什么必要进行所谓的“交流”?

这种想法可谓错矣!岂不知,缺少沟通会导致下情得不到上达,上情得不到十分准确地下传,从而使下属不清楚管理者的意图何在,而管理者也无法熟知下属的真实想法和情绪。这样难免会让员工积怨成恨,影响其工作情绪,对工作进展大为不利。

美国加利福尼亚某研究机构发现:“职场中,来自管理层的信息只有20%~30%被下属知道并予以正确理解,而从下到上反馈的信息不超过10%被知道和被正确理解。”这是大家的理解能力有问题么?答案是否定的,问题就出在沟通上。

所以说,对将帅们来讲,与下属经常进行沟通是很有必要的。因为管理者做出一项决策之前,必须先从下属那里得到一定的信息,而信息只能通过与下属沟通交流才能得到。决策做好后,就要进入实施阶段,这也需要与下属沟通,否则,就无法按预期的计划执行。一切有新意的想法,有创造性的方案,有可行性的计划,一旦沟通受阻,就会成为画在纸上的大饼,只能看,不能吃。所以说,无论是出于工作需要,还是为了融洽上下级的人际关系,领导都应该将沟通提上议程,并加以重视。

康骏在一家网络公司做技术部经理,由于几年来积累的工作经验,加上他吃苦耐劳的劲头,让进公司时间不久的他表现得甚为优异,深得部门总监周总的欣赏。

一次,周总打开邮箱查看邮件,无意中发现,康骏给自己发的邮件几乎都是半夜,甚至还有凌晨两三点钟发的。

周总有点纳闷,于是仔细观察了几天。他发现,康骏总是部门中下班最晚的,上班最早的。每次大家都离开的时候,他还在办公室专心致志地坐着工作。让周总困惑的是,技术部的其他员工却极少加班,即使在项目最紧的时候,他们也会准时下班,很少跟着康骏加班。平时,另外,他也很少见到康骏与下属说话。

周总心里暗自嘀咕:康骏究竟如何与下属沟通工作?带着这份好奇,他想一探究竟,于是开始观察康骏与下属的相处方式。原来,康骏向下属交代工作时,一律是用电子邮件,下属也是以电子邮件的方式,向其汇报工作进度及提出问题,很少找他当面报告或讨论。电子邮件似乎已经成为康骏和下属交流的最佳通讯工具。

一次,周总刚好经过康骏的办公室,听到他在打电话,讨论内容是关于技术部将要开发的一个新软件。他到了员工办公室,刚好技术专员小张也在接电话。候总听了听谈话内容,确定是小张是在和康骏讲电话。

小张放下电话后,周总马上问他:“你和康主管的办公室只有一墙之隔,直接走过去谈工作就好了,怎么还用电话谈?”小张苦笑了一下,说道;“这已经很不错了,平时康经理都是用邮件跟我们讲工作,刚刚公司的网络出了问题,他才打来电话。”周总疑惑地问道:“你们没有试过主动跟他当面谈工作吗?”小张说:“当然试过。我旁边的孙姐曾经试着要在康经理的办公室谈,但是他不是以最短的时间结束谈话,就是讨论时眼睛一直盯着电脑屏幕,孙姐不得不赶紧结束谈话。从那以后,我们觉得还是用邮件将工作比较好,免得尴尬。”

周总又与其他员工交流了一下,发现他们很反感康骏的交流方式,而且工作热情也不高。除了不配合康骏加班,他们还只完成康骏交代的工作,其他一概不管,也不会主动提出新计划或问题。

弄清楚了真相后,周总主动找到康骏,问他为何不愿意面对面与下属谈工作。康骏说:“我们的工作很忙,而用邮件谈工作可以节省很多时间,效率也比较高。”周总叹了一口气,说道:“工作效率固然重要,但良好的沟通会让工作进行顺畅很多。经常和下属面对面地沟通交流,是会花一些时间成本,但是收回的利润会很高。你看看现在下属的表现,个个精神涣散,毫无工作热情,如果你继续用邮件与他们沟通,你恐怕就要当光杆司令了。”康骏若有所思地点点头。

从那以后,康骏一改以往的管理方式,开始与下属沟通交流。时间一长,大家都觉得心情比以前舒畅很多,工作也有干劲了,周总看在眼里,喜在心上。

科技为我们带来方便的同时,其实也造成了沟通方式的改变。因此,很多人感慨,手写书信变得越发珍贵了,面对面的交流慢慢少了,取而代之的网络连接着的两个冷冰冰的机器。上述案例中,康骏既是高科技的受益者,同时也算是受害者。不过,好在他的上司周总及时发现并指导,使他改变了和下属沟通的方式,促进了工作的开展。

沟通对每一个来讲都很重要,对一个带领兵士打江山的将帅来讲同样如此。可以肯定地说,能否建立一个关系融洽,激情和干劲十足的团队,很大程度上取决于管理者是否善于与下属沟通交流。所以,为将帅者一定要学好沟通这门章程。

当然,作为一项管理技能,沟通并不是与下属说几句话那么简单,也是需要一定技巧,才能实现有效沟通。一般来说,管理者可以从以下几方面去做:

1.带着亲和的语气和下属交流

沟通是上下级之间的一种交流,包括情感、思想和观念的交流。领导与下属沟通的目的不在于说服对方,而在于寻找双方都能够接受的交流方式。因此,沟通语气很重要。

在沟通过程中,领导一定要避免用命令式的语气,也尽量避免“我”这个代名词。为将帅者可以经常用“我们”开头,让下属觉得亲切。

2.适当把自己放低,别让下属“仰着脸”看你

有的管理者喜欢摆架子,在与下属沟通时,喜欢将自己的位置摆得高高的,给下属创造一种高高在上的感觉。其实,这对于良好沟通的进展十分不利。不难想象,领导和下属之间本身就存在职位上的不平等,如果领导还有意无意地放大这种不平等,导致下属在自己面前唯唯诺诺,有话也不敢说,势必影响沟通的效果。

3.与下属沟通一定要态度真诚

和下属沟通时,聪明的将帅不会抱着“我是将领你是兵”的心态交流。因为那样会无形中给下属一定的压力,而且也容易引起下属的不满,甚至反感。正确的做法是:带着满腔的诚意,真诚地和下属交流,只有这样才能实现有效沟通。

叶青是个80后女孩,她聪明灵巧,工作能力很强,在总部做了一年的主管助理后,句被公司调到分公司做部门主管。从读书到工作,叶青的人缘一直都很好,她对自己的人际关系也很有自信。但是,自从调到分公司,叶青一下子成了被孤立的对象。

初到分公司的时候,叶青的部门一共有5个员工。虽然下属人数没有在总公司那么多,但是这5个下属个个都是刺头,很难管理。

叶青部门的员工年龄从25岁至42岁不等,年龄最大的是王姐,属于基本不做事的一类。另外3个员工,工作能力很不错,但都抱着“上班是常态,加班是变态”的观念,即便工作紧急,他们也不会加班;另外一位是总经理的亲戚,叶青也不敢得罪他。

眼看任务量要完不成,叶青急得团团转,可大家依然不紧不慢。叶青不得不给部门多加一些硬性指标。这样一来,大家不高兴了,谁也不肯干。

在自己又一次挨过总经理的批评后,看着迟到了20分钟的王姐,叶青忍不住批评道:“王姐,你年纪最大,也是公司的老员工,你要给别的员工做好榜样……”没等叶青说完,王姐就打断了她的话:“以前的方主管从来没说过这样的话,你会不会当主管啊?没有金刚钻,就别揽瓷器活。”说完,就去楼下吃早餐了。

无奈之下,叶青只好向一位当高管的朋友求助。朋友告诉她:“你要都和他们谈心,交流,态度真诚一点,人心都是肉长,他们早晚会被你的真诚打动。”叶青虽然有些怀疑,但还是照做了。一个月后,大家多她的态度果然好了很多。

总而言之,沟通不是职位的交流,而是心与心之间的交流,在这个意义上,领导和下属是平等的。要想赢得下属的支持和配合,作为领导就要掌握沟通的技巧,放低自己的姿态,带着真诚的态度,用一种朋友间沟通的平等心态去和下属交流。

学会倾听,你才能知道下属想什么

对将帅而言,倾听下属的想法是非常重要的。管理者可以从培养自身的交际能力、创造交流氛围开始,使下属能在轻松的气氛中畅所欲言。不管是下属的抱怨还是他们提出来的批评和建议,只要管理者能够真心倾听、诚心解决,就能取得成效。

在任何形式的交往中,倾听都是沟通中至关重要的一环。同样,倾听也是一名将帅型人才应该具备的重要素质。

美国一家颇有名气的企业,其管理教育中,有一种很特别的领导能力教育方式。该企业用构成领导的英文单词中的每个字母来体现管理者必须完成的基本任务。这几项内容是:倾听、教育、说明、帮助、讨论、评价以及回答或负责。

不难看出,倾听被列在了第一条。这在某种程度上,说明了作为管理者的领导艺术应该由倾听开始。

然而实际上,职场中有不少管理者可以凭借自己良好的口才对着下属滔滔不绝地讲几个小时。但是,他们却不愿意花一分钟时间去听下属说话。这就是典型的“闭塞耳朵”型领导,岂不知这种堵上耳朵的管理方式,会打消下属的工作积极性,甚至为自己的管理工作设置障碍。

魏天豪是一家公司客服部的员工,那天,与朋友吃饭时,他气呼呼地说道:“我再也不会给经理提任何建议了,因为他根本不爱听我说话。每次我提出一个有关改善客服部服务的方案时,没等我说几句,他就会不耐烦地打断我,说:”你只要完成我给你安排的任务就行,关于整改方案,交给我们管理层就行,我们在这方面很有经验,会制定非常好的方案,所以,你不用浪费时间去做这件事情。”朋友不解地问道:“是不是你得罪过领导,所以他不爱听你说话?”魏天豪摇摇头,说道:“别人跟他说话时,他也是这样的。他要是跟我们说话,就算说上一天,我们也得听着,但要是我们跟他说话,哼,他能认真听上5分钟就不错了,他总觉得自己说的是真理,我们就应该听,而我们说的就是废话,让他听就是浪费时间。唉,摊上这样的领导,我们真是没心思工作,我们部门有好几个同事要辞职,他们都受不了这个‘聋子’经理。”

或许你会对案例中魏天豪的遭遇表示同情,也或许你会觉得他是鸡蛋里挑骨头,不去适应领导反而想让领导配合自己。不管是站在哪个角度,我们都不得不说,魏天豪的经理在沟通方面确实存在一定的问题。他不善于贡献自己的耳朵,倾听下属的所思所想。这样的领导,不招致下属反感才怪呢!

曾任波音公司总裁菲利普·康迪说;“员工所表达出来的以及我所听到的,远远比我要说的更重要。”从某一方面来讲,管理者听的能力往往比说的能力要重要。

倾听是沟通的一个重要组成部分,它能让管理者与下属保持感情畅通。一位擅长倾听的将帅可以通过倾听,从下属那里及时得到最新的信息、有效的建议、创新的观念,然后将这些进行资源整合,做出正确的决策。

吴建在一家培训机构做了3年的主管后,决定为自己的职场生涯再寻求一丝突破,于是他从当时难以再有提升的公司辞职,然后应聘到一家知名传媒公司做创意经理。

俗话说,隔行如隔山,这个行业对吴建来说,是个全新的领域。刚刚进入一个竞争激烈又完全陌生的行业中,吴建如何展开新工作?好几个哥们儿都为吴建捏了一把汗。

但吴建很淡定,他说:“虽然传媒是我从没有接触过的领域,但主管岗位的职责大抵相同,我需要做的就是做好人的工作。一个公司就是一个团队,而我这个主管要做的就是集合整个团队的优势,全面调动员工的工作激情。”

通过之前3年积累的工作经历,吴建认为,要做好人的工作,首先就从倾听下属的心声开始。这家传媒公司有400多名员工,有在中国做传媒10年积累的经验。因此,吴建进入公司两天后,就开始找员工谈话,倾听员工们的想法。通过集思广益,吴建对公司有了一个大体的了解,并制定了一份详细的工作计划书。

老板看了之后,连声称赞:“小吴,你这计划书做得很好。当初,人事总监将你招进来的时候,我还有些怀疑,担心你做不好创意经理的工作,没想到,你在这么短的时间内就可以做出这么棒的计划书,真是个人才。”吴建笑笑,说道:“我没有什么过人的才能,只是长了一双会倾听的耳朵罢了。”

看得出,吴建是个聪明的领导,他善于倾听下属的心声,为此赢得了下属的支持,使工作进展突飞猛进。可以说,作为管理者,能否有效而准确地倾听下属的心声,将直接影响到与下属的关系,以及决策水平和管理效果,甚至会对公司的业绩和发展也会有很大影响。

试问,哪个老板,哪家企业不希望有这样的管理者为自己带领团队呢?

当然,虽说倾听看上去是一种最省力,最不费口舌的管理方式,但是,要想将它运用得当也不是一件容易的事情。换句话说,倾听也是大有门道的,如果管理者不懂倾听的技巧,就很可能弄巧成拙,反而阻塞了上下级之间的交流通道。

那么,有没有好的办法可以让管理者成为一个“会听”的领导呢?我们总结了以下几点,希望将帅们以及将来某一天会成为将帅的人们参考:

1.倾听要用“心眼”

从繁体的“听”字可以看出,倾听不仅要用耳朵,还要用眼睛和心。这也就是说,管理者倾听下属说话时,不仅要注意听说话内容,而且要用心观看下属的动作和表情。在听下属讲话的这段时间里,管理者必须将自己的注意力100%地集中到下属身上,不要心不在焉,眼神游离。

2.耐着性子倾听

当下属说话时,无论他的表达能力如何,管理者都应该耐心地听他说完。尤其是下属讲想法或意见时,管理者更要耐着性子倾听,给下属提供表达内心情感的机会。