书城励志潜能:唤醒你心中沉睡的巨人
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第22章 把握每分每秒(2)

日常生活中,你经常需要暗示给跟你谈话的人你有多少时间。有些人一点也不怕说:“我要走了,再见”。然后就起身离开。

某一个销售员,一个星期平均访问了20小时,假定大约有20万元销售额,以这个来做销售员的销售时间,每1小时就变成有1万元的价值,假使他在平均20小时再加上每个星期增加5小时,也可能把销售额在一个星期中增加5万元。

推销化妆品成绩最高的A君月收入最少也有60万元,有一次某保险公司找他去演讲。演讲完,他得到了1万元的报酬,保险公司认为就这样让他回去不好意思,就招待他吃饭。

吃饭时间愈久,A君感到愈不能定下心来,他说要失陪了,而这些招待他的人,一半抱着听他说话的心情,一半则以消磨时间的心情来挽留他,A君就率直地说了:

“也许,我这么说会得罪你们,可是我的1个小时有3000元的价值,今天你们请我来演讲,同时我也拿了报酬,对你们我十分感激,但如果再花3个小时,这趟演讲我就亏损了。我想还是到此为止,各位失陪了。”

他这种十分干脆的话,使得这批招待的人只有苦笑,但A君认为如此处理是应该的,他另外说了些话来证明他的立场是对的。

“各位虽然身为销售经理,但也是薪水阶级,你如果玩了一小时仍可赚钱,而我却会吃亏,这就是我们从事的销售职业。”

我们是否都能做到这么彻底,这是另外一回事,但是否需要有像这种程度的心理想法,可能因人而异。

我们都碰到过必须尽快到其他地方去的情况,然而,似乎没有办法能从正在进行的谈话中脱身,而又不会冒犯正在说话的人。同时,当我们在等待对方说到一个段落时,五脏六腑都在翻搅。突然结束对话的变通方法是利用暗示。如此一来,你比较会掌握时间,而且会得到大部分与你来往的人的尊敬和感激。但是,总是有一些人弄不懂暗示,对他们来说,除了直截了当的结束外,没有什么其他有效的方法了。

学习如何利用一些简单的暗示,多多少少可以节省些时间。提供对方一个界限,他们可以事先知道你给他们多少时间,迫使对方切入主题,而不把时间浪费在不相关的细节上。有时候,有些人无法在当时你所给他们的时间内很好地讨论一个话题。假如是这样的话,可另外约定一个时间。

“那本书要多少钱?”一个在本杰明·富兰克林书店的门厅徘徊了一个小时的男子问道。

“1美元。”店员回答道。

“要1美元!”那个徘徊了良久的人惊呼道,“你能便宜一点吗?”

“没法便宜了,就得1美元。”这是他得到的回答。

这个颇有购买欲望的人又盯了一会儿那本书,然后问道:“富兰克林先生在吗?”

“是的,”店员回答说,“他正忙于印刷间的工作。”

“哦,我想见一见他。”这个男子坚持道。

书店的老板把富兰克林叫了出来,陌生人再一次问:“请问那本书的最低价是多少,富兰克林先生?”

“1.25美元。”富兰克林斩钉截铁地回答道。

“1.25美元!怎么会这样子呢,刚才你的店员说只要1美元。”

“没错,”富兰克林说道,“可是你还耽误了我的时间,这个损失比1美元要大得多。”

这个男子看起来非常诧异,但是,为了尽快结束这场由他自己引起的谈判,他再次问道:“好吧,那么告诉我这本书的最低价吧。”

“1.5美元。”富兰克林回答说。“1.5美元!天哪,刚才你自己不是说了只要1.25美元吗?”

“是的,”富兰克林冷静地回答道,“可是到现在,我因此所耽误的工作和丧失的价值要远远大于1.5美元。”

这个男子默不作声地把钱放在了柜台上,拿起书本离开了书店。

从富兰克林这位深谙时间价值的书店主人身上,他得到了一个有益的教训:从某种程度上来说,时间就是财富,时间就是价值。

做一个效率专家

我们为了把声音送到更远的地方,费了很大的精力。为了让汽车更有效率,研究了特别的装置。为了光线的效率,发明了反射镜。但我们却几乎不曾用过头脑,来增加自己的效率。

因为大多数人都在做着没效率的工作,所以几乎常常浪费了时间和精力的50%。

但是,要知道自己到底在某事上浪费了多少时间,首先就得分析自己使用时间的方法,分析的方法之一是将使用的时间记录下来,再加以分析。

几乎所有有关效率问题的权威者,他们都会异口同声说:假使能很清楚地写出自己工作的内容,那个人的能力就能充分地发挥出来。他们的意思是:如果能这样,就能了解自己工作的全貌。例如了解每种工作间的比重、差异,自己的工作和部下的工作以及同事和上司工作间相互的关系。

要能更有效的利用时间,最重要的莫过于先评价自己使用时间的方法,要了解自己活动的趋势和类型一点也不困难,只要自己把每样行为和事情累积起来,再看整个情况,就能一目了然。

以上的原理,可以适用于促使我们个人生活时间的组织化。如果把我们所做的工作内容写到纸上,必然有很多好处。

它能使你了解,以自己的地位,究竟适合什么样的工作。比方说,你每天做什么事情,除了你以外,没有人能清楚知道。某一个工作本来不是你份内该做的,一旦交给你做,这个工作就一直跟着你进行。从新的观点来重新考虑,你就会发现在你所负的责任中,有几样应该由其他人来负责的。

如果记载下来的话,你可以明白自己正被琐碎的事浪费掉许多时间,同时,被逼到“看树不看林”的状态。把整个工作从更高的观点看,就可明了工作的主要目标究竟在哪里,而对过去那些占了你时间的各种工作可以重新再作评价。

如能做到客观、正确的分析,就可了解到要把工作处理得很好,接受哪一种训练,具备什么样的经验。这是你达成自我启发最重要的索引。

人们往往把精力放在自己最感兴趣的工作上,如此一来,往往会疏忽了其他工作。这种工作记事簿的用意,就在于它能纠正我们在不知不觉中发生的偏差。

工作记事簿上,最重要的是应该把你做的事全部写出来,不要遗漏。尤其对现在的工作,不要理会它的重要性或顺序等,全部都要记下来。假使你属于营业部门,除了所谓“销售”以外,也要出席销售会议的工作,也有销售事务的处理,或填写访问记录,向上司提出,让上司能据以分析顾客的购买倾向等种种复杂的工作,这些工作应写出,不要有所遗漏。

把记录工作做好以后,下一步就把写出来的东西,按照它的重要性以及顺序排列。在做这些事情的同时,应该问问自己:“假如我在这个时间里,只能做一样工作,应该选哪一种工作?”这对于你的处理程序,会有帮助。

然后,你可以拿着你的单子和你的上司商量一下,可能上司会以公司的立场来处理何者优先、何者其次,同时也会指导你如何去做,他也许会告诉你必要的情报、援助,以及权限等。

我们现在做这种工作记事簿,就像前面说的,不只帮助你明白自己应该要做的,也提供了如何来进行工作的方法。

事实上,用合理的方法工作的人是很少的,如果仔细检讨,每个人多少都有需要改善的地方,为了能在最短的时间内,用最少的劳力做最多的工作,而且能圆满地完成,我们必须把工作组织化。

先把与你目标无关的、或得益最少的选出来。然后除了那些虽然有价值、但可以给他人(比如:助理、女职员等)做的事,剩下的就是比较紧急的工作了。

如果认为分门别类的工作还不够彻底,就得把整个工作重新仔细划分,这时候,便要询问自己,真正重要的工作到底是哪一种?如把这项除去的话,我会有什么样的损失?如果能这样问问自己,就会做得更正确。

我们可以把工作分成几个步骤,在进行每一步骤之前,都要发出如下的质问,如:为什么?要做什么?在哪里?什么时候?谁?用什么方法?

当然,像这种繁琐的准备工作,并不适用于所有事情,只要挑出最需要花时间、花工夫,且对其他工作有影响力的重要项目加以整理,使之组织化即可。

要实施这种方法时,应该注意,它到底适不适合你的个性,是否适合你的需要,经确认后再开始进行,使之个性化,这样就能把你的工作真正地组织起来。

在这里,介绍两个提高工作效率的技巧:

(一)巧用杂记簿

有时候,我们在做现在的工作时,感觉好像那是没必要的,但是对于将来,却是可能用得着的情报、构想、资料,假使没有这些东西,将来一旦要用,就要重新花一番大工夫和时间。

有些人为了这个原因,时常都带杂记簿。有些人带着一个项目可写一张的卡片,更有比较讲究的人,除了白卡片外还带了颜色卡,依项目分别记载,有的带了红、黑、蓝三个颜色的签字笔,依照项目用不同的色笔记下,然后以颜色区别。

当时就把重要事件的前后经过记录下来,以后如果要再计划同种类的事情时,就十分省事了。如果我们要举办特别活动时,把它记录下来,数年后如果要再举办同样的活动,就可把它拿出来作参考。这种方法是用来计划年度大会、预算会议、年度销售会议及股东会议或展示会等,有时候非常重要。

(二)整理好你的桌面

连桌面也整理不好的人,是被人嘲弄和训斥的对象,相对地,善于整理的人,也常为人所称道,认为他们不但行事有效率,而且是“今日事今日毕”的典范。

但是,使得桌面时常凌乱不堪的人,并不代表他们全都是没效率,没有用的,其中也有做事效率相当高的人。

其实,将桌面整理得很干净的人,并不一定就代表他们都有高度的行事效率。那些很重视桌面是否处理干净的人,是把外观和事实混为一谈,是不正确的。我们要求的是一张整理得很好的桌子,同时也是把工作整理得很好的地方。

整理工作也和整理桌子的道理相同——就是把所有东西摆在已决定好的地方。

要做到所有东西放在应该放置的地方,第一步要把放在桌子上的资料,减少到真正需要的东西为止。甚至连一张小小的纸,也应该考虑是不是应该摆在桌上,决定不用的东西,就该拿到适当的地方去。

把不太需要使用的资料收放在书橱或档案保管箱中,再从保管箱或书橱中取出来。由于不必要的东西都塞在保管箱或书橱里,积多了会忘掉,因此时常要清理里边的东西。

不要把文件压在桌上,应该利用以下说的两种方法来处理。一种是事先做预备的审查,另一种是把手里的文件按照重要性,以及先后顺序分类,而且按照它们的性质分配时间。

拿起应该要先看的东西,概念性地看看,以判定优先的顺序,按照工作的需要排定顺序。

预算你的时间

一天24小时里,你有没有为自己留点儿时间?一段真正属于自己的时间,在这段时间里不去想一些烦人的事,也不为别人做任何事,只能运用在你很想做的事情上头。如果有的话,这时候你会做些什么?

有一回,一位年轻的妈妈去看病,经过咨询之后,医生认为主要是因为失去了自我而烦闷,所以根本没必要做什么治疗,也没必要开药,只要她下次复诊之前务必腾出时间为自己做些事。

当她再回来的时候,医生一开口就问她:“这段时间有没有依照我的嘱咐,为自己做些什么事?”

“有啊!我带小孩子去买了些东西,顺便也帮自己添了些衣服。”

乍看之下,她确实为自己做了些事,可是在逛街的那段时间里,她的心思却也同时挂念着该为孩子买些什么衣服、添些什么玩具,搞不好心里还想着要帮先生买些衬衫呢!所以,说白了,她还是没为自己预算一下时间。

许多家庭主妇在更年期时会有忧郁症,就是因为她们回首来时路,发觉这一辈子都在为先生、为小孩而活,到了这把年纪,先生、小孩都有自己的事业及生活圈,自己却什么也没有,只能苦守荒芜的家园。

你愿意将来变成这样吗?

给自己一个机会让自己沉淀下来。花一个下午的时间去钓鱼,出去晒晒太阳、读本好书,到美容院去修修指甲,到舒适的小餐厅里找个安静的角落吃吃午餐,花点时间独处一下。好好为自己活一天。

我们经常忘记时间对我们心理的影响,它并非像数字那样一是一、二是二,而我们对某些时间会有特别感受。

譬如说一段长时间,到底这是指多长呢?是不是全看当时所处的状况呢?排队买东西,十分钟简直就像一辈子,然而谈情说爱一个小时,却好像一眨眼便过去了。

信念常常也会影响我们对时间的认识,对某些人来说,不管他处在何种情况,20分钟就叫做时间长,然而对另外一些人来说,一个世纪才叫做时间长。

正确的时间观实在是人生应该学习的技巧,你越是能够灵活调整自己的时间观,那么就越能妥善利用人生的经验。

不知道你是否发现,当你全神贯注于一件事情时,就会忘记时间的存在。之所以会这样,乃是因为你的意志重点未放在时间上,从而就不会去计算它逝去的快慢。

当你把意志的重点放在令你愉悦的事情上时,就会觉得时间过得飞快;然而如果你不时低头看表,那么就会觉得时间过得像蜗牛在爬那般地慢。

当你学会了转变意志重点,就可以说是已经学会了改变时间观的第一步,接下来要学的第二步是如何掌握时间,使一分钟像是一个钟头,一个钟头像是一分钟。

时间的控制权是握在你的手中。你打算怎样去使用你的时间?是想好好充实自己呢,还是无所事事地浪费掉呢?别以为在消磨时间无所谓,事实上那是在缩短自己的生命。