书城管理谁说你懂管人管事
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第81章 营造让下属大胆开口的氛围

管理者是员工的上司,在一定程度上,员工对于管理者是敬畏有加的。所以,在管理者与下属沟通的时候,下属经常是唯唯诺诺,不敢多应声,或者是过于拘谨,不敢放开手脚表达自己的意见。如果管理者也很拘谨,气氛就会很沉闷,万一再有一些争执,很可能造成不良后果。管理者应该学会营造一种宽松、和谐的气氛来进行沟通。

管理者在与下属沟通中,听取下属的意见,把他们当成自己的“参谋”,是沟通的重要目的之一。在听取下属意见时要注意:

(1)不要心不在焉。管理者听取下属意见时的态度,对下属的情绪有着很大的影响。如果态度认真,精神专注,下属会感到上司是重视听他的意见的,从而把自己的想法无保留地说出来。如果管理者心不在焉,一会儿打个电话,一会儿向别人交代事情,一会儿插进与谈话内容不相干的问题,就会使下属感到管理者并不重视他的意见,不是真心诚意听他讲话,从而“偷工减料”,把一些准备谈的重要意见留下不讲了。所以,听取下属意见时,只要不是临时仓促决定的,谈话之前一定要把其他事情安排好,避免到时发生干扰。

(2)不要仓促表态。有的管理者在听取下属意见时,往往好当场仓促表态。这对下属充分发表意见是很不利的。对赞成的意见表了态,其他人有不同意见可能就不谈了;对不赞成的意见表了态,发言者就会受到影响,妨碍充分说明自己的想法,甚至话说到一半就草草结束。管理者在听取意见时,最好是多作启发、多提问题,不仅使下属把全部意见毫无保留地谈出来,还要引发他谈出事先没有考虑到的一些意见。

(3)不要只埋头记录,不注意思考。埋头记录,固然表示管理者重视,但不注意思索,往往会把下属意见中可取之处或蕴涵着的有价值的意见漏掉。所以,管理者在听取意见时,固然要用笔记下要点,但更重要的是要用脑思考,要善于从下属发言中捕捉和发现有意义的内容,并及时把它提炼出来,引发人们的进一步思考。

管理者征求下属意见时,经常会有人提出反面意见,这是正常现象。但能否正确对待反面意见,则是关系到下属能否充分发表意见、关系到能否从下属意见中汲取智慧的十分重要的问题。

通常所说的反面意见,就是指同管理者的意见或居主导地位的多数人的意见相反的意见。“反面意见”这个词并不包含内容是否正确的含义,它可能是错误的,也可能是正确的,因此,不能将它同错误意见混同起来。明确这一点,才有可能正确认识和对待反面意见。

管理者应鼓励和支持下属提出不同意见,注意发现反面意见。当讨论问题出现反面意见时,既不要断然拒绝,也不要急于解释。而应以热情欢迎的态度,认真耐心地听取,要让提出者详尽地阐明自己的意见和理由,然后对他们的意见进行认真分析。对其中合理的部分应肯定,并纳入到方案或决议之中。有的合理意见由于某种客观原因一时不便纳入的,也应明确说明,以便提意见者理解。对其中不合理的部分,则应通过讨论,从正面说明道理,帮助提意见者提高认识。

另外,要正确识别和对待错误意见。面对错误意见,管理者一定要冷静,仔细地分析,明确它们错在哪里,采取什么相应的方法,耐心地说明道理,使发言者从认识上得到提高,不影响方案和决策的制订。并且尽可能从这些错误意见中汲取有益的东西,使制订的方案和决策更加完善。

为了使下属发表意见的积极性不受挫伤,能够持久地保持下去,管理者需要对下属的意见,不管是正确的或错误的、正面的或反面的、重要的或不重要的、有价值的或没价值的,都应有所交代。对正确的和有价值的意见,不仅口头上接受,工作中采纳,还要给以表扬甚至奖励。一切意见中的可取之处,都应吸收到方案或工作中去,并且告知提意见者;对没有可取之处和错误的意见,也应对提意见的人表示感谢,说明提意见就是对企业的关心,而关心就值得感谢,鼓励他们以后继续关心企业的发展,发现了问题和有什么想法及时提出来,从而在企业内部形成下属敢说话的传统。

管理者与下属交流的时候,要注意使用各种方法。比如说谈论一些下属感兴趣的事,然后转入正题,或者在场面僵持的时候,来一个适当的幽默,整个谈话的气氛就会为之一变,员工的积极性也会被调动起来。

某单位王主任很善于创造氛围。在一次会议上,王主任想让大家畅所欲言,大家反而有些拘束。为了把气氛弄得活跃一些,王主任又发挥他的特长。他说:“有个善于演讲的人总结了一条经验,要调节会场情绪,只要注意看两个人:一个是长得最漂亮的,看那个人可以让你的讲话更有色彩;另一个是会场上最不安分的那个听众,这样你会更有信心。我想学习这个方法,可我看了一下咱们的会场,发现长得漂亮的就有100个,可是没有不安分的听众,这可让我不好办了……”

员工们听完哈哈大笑,气氛一下子活跃起来。员工们也对这位主任有了更深的好感。

一个人长期生活在一种压抑的氛围里,很难想象他会把工作做得很好,更不要说让他主动发表自己的意见了。

管理者和员工沟通时的很多小细节往往会影响到员工对管理者、公司以及工作的看法。中国人心思细密,在交往中喜欢察言观色,一些员工常常会从管理者和他们的沟通中寻找蛛丝马迹。他们很注意管理者说什么、没说什么。他们也很在意管理者的聆听能力,以及他们关心员工的程度。如果管理者疏忽了一些小细节,会产生和员工沟通的障碍。

管理者要注意态度和控制情绪。成功的管理者不随波逐流或唯唯诺诺。他们有自己的想法与作风,但是很少对别人吼叫、谩骂或争辩。他们的共同点是自信,有自信的人常常是最会沟通的人。此外,管理者在沟通时也要注意情绪控制,过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递与接受,尽可能在平静的情绪状态下与对方沟通,才能保证良好的沟通效果。

管理者在与员工沟通的过程中应尽量合理使用身体语言。身体语言在沟通过程中非常重要,有50%以上的信息可能是通过身体语言传递的。管理者的眼神、表情、手势、坐姿都可能影响沟通。管理者专注凝视对方,还是低着头或是左顾右盼,显然会造成不同的沟通效果。管理者坐姿过于后仰会给下属造成高高在上的感觉,而过于前倾又会对下属形成一种压力。因此,管理者要把握好身体语言的尺度,尽可能地让对方别感到紧张和不舒服。只有让对方尽可能地放松,才能让他说出真实的感受。

总之,管理者要想让下属敢说话,说真话,就要在沟通的过程中努力营造最佳的氛围。