日常工作往往只需机械地处理掉就好，所以大家往往没有考虑过委托你做这项工作的顾客或成果使用者。
但是，不论是哪种工作，既然要人做就肯定有人会使用它的成果。既然如此，使用者是谁？在什么时候，什么情况下，为了什么，怎样使用你的成果呢？如果你能一边想象对方使用时的场景，一边工作，一定能做得更好。
例如，你代替前任继续做“统计电话费并交给财务部的铃木”这项工作。在这种情况下，使用你统计好的数据的就是财务部的铃木。而使用场景就是你把数据发送给铃木后，他打开那封邮件的时候，对吗？
但是，想象到这一步，还不能说你已经理解了使用场景。
因为你并不知道铃木打开邮件后，会怎样使用那些数据。
所以，你可以跑去财务部亲眼看一下，铃木是怎样使用你所做的日常工作的。
“抱歉打扰了，我叫田中，我是代替佐藤先生统计电话费的。能让我看一下你是怎样使用我发过来的文件的吗？”
对于铃木来说，总务部的人特地跑过来，一定会让他大吃一惊吧。以前的负责人肯定没有这么干过，所以在这时，你已经开始在做自我品牌营销了哦。在铃木看来，你是一个“特地过来一趟的总务部的人”。
看过铃木究竟是怎么使用的以后，你就会发现各种可以改善的地方了。例如，以前佐藤是按200行一页填写的，但是由于总务部和财务部的表格格式不一样，铃木得再输入一遍。这样就是重复劳动了，效率非常低。
在公司这种团体中，这类“要是说一声就会改善”的浪费随处可见。要找到这些浪费，亲眼确认工作成果的使用场景是最快的方法。
发现可以改善的地方后，你可以立刻向铃木要一份财务部的表格，下次你在输入数据的时候就可以直接按这个格式来。这样，铃木就省去了重新输入的麻烦，他会因为工作变得轻松而感谢你。
当然，有的时候，使用者不是一个人，而是一群人。例如在会议记录的例子里，我的工作成果使用者包括了5位部长、7位科长。即，我发送邮件的所有对象都是使用者。
说到会议记录的使用场景，恐怕很多人脑海中浮现出的是对方坐在办公桌前，收到邮件并打开吧？但真正需要使用会议记录的时间往往是临近下一次会议时。与会者需要回忆上一次会议的内容，想着“我上个月说了啥来着？”这时候，他就需要赶紧打开会议记录来看一看了。
这样一想，让使用者能够更方便地找到与自己有关的部分，会议记录才更方便吧？正是如此。比起做一个冗长的记录，让使用者翻来覆去地寻找与自己有关的部分，不如把与每个人相关的部分摘取出来更方便使用。
因此，我除了制作一份普通的按照时间顺序排列的会议记录之外，还会按照部门和发言者的不同另做一份，这也在参加会议的董事中颇受好评。
“做这个会议记录的小子挺有意思的啊！现在他在负责什么工作？统计数据？与其让他做这么无聊的事，还不如给我们部门吧！”
就这样，我的名气直线飙升了。
通过认真思考自己的工作成果会被别人怎样使用，无论是谁，都能想到工作中应该改善的地方。所以如果可以的话，你应该亲眼确认一下使用场景，如果看不到，就通过想象反复斟酌，怎样才能让你的成果更方便地被他人使用。