书城成功励志领导者修养文库——怎样当领导
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第44章 巧于控制 善始善终(3)

应强调的是,控制过程中应重视人的因素,如果只找出了目标或计划同实际效果的差异,而不就其差异追究直接的任务担当者的责任,那么所定的目标、计划是不可能实现的。因此,领导者与职工群众要一起开动脑筋总结超额完成计划的经验和未完成计划的教训,发扬成绩,寻找新的有效措施,重新开始奋战。

(二)网络技术

它又称“计划评审技术”、“关键线路法”。网络技术是应用网络图的形式,来反映和表达一项计划中各种工作内容(如任务、活动过程、工序、费用等)的先后顺序和相互关系以及进度安排,通过计算确定关键路线,并选出最优的方案。

网络技术的基础是建立在网络图的绘制上。网络图由事件、活动和线路三部分组成。这三个部分,便是构成网络图的三要素。

在一般网络图中,包括结点○、剪头以及剪头上的数字三部分。结点○代表事件,即工作项目,它表示整个工程中许多可以明确划分的工作点,箭头代表两个工作项目之间的活动,就是实际工作;箭头上的数字表示该活动所需的时间。

计算各项目作业时间有两种方法:

(1)工作定额法。即按肯定可靠的工时编制作业时间。

(2)三点估计法。即先估计三种时间,然后用加权数的方法,求其平均值。计算公式为:

te(e为下标)=(a+4m+b)÷b

式中,te(e为下标)表示作业时间(平均值);

a表示最短的估计工时;

b表示最长的估计工时;

m表示a、b二者之间的估计工时,即可能的时间。

这实际上还是一个估计值。用概率的观点来衡量估计,偏差是不可避免的,但这种方法还有参考价值。

假定现有一项工作,共有17道工序,并通过上述方法计算出了每道工序所需时间(天数),根据它们之间的联系,画在网络模型上。

现在就可计算这个模型中的各条线路的总天数。例如,线路⑴→6⑶→22⑸→46⑺→36⒃→10⒄共需120天,把所有线路的总天数都计算出来之后,经比较看出⑵→12⑶→22⑸→46⑺→36⒃→10⒄这条线路需要的天数最多,共126天。这就是关键线路或叫主要矛盾线。这时,用粗线或红线把关键线路标出来,重点管理。在工作进程中,关键线路延缓一天,最后完成的日子必然延缓一天;提前一天,最后完成的日子也必然提前一天。因此必须紧紧抓住关键线路上的各道工序,充分利用时差,抽调非关键线路上的人力、物力等资源,支援关键线路,保证关键线路不误工期或提前完工。

网络技术有以下优点:1.便于阅读,使于管理。图上注有作业符号和时间、数字以及资源利用等,构成生产流程计划系统,一目了然。2.显示全貌,掌握关键。它把整个工程项目统筹安排,科学地组织和指挥生产。3.预断未来,便于控制。可根据网络计划的执行情况,发现差异,及时采取措施加以纠正。4.目标明确,便于协调。网络计划图反映出整个工程结构及各项作业(工序)之间的关系,使各部门及广大职工了解本部门在整个生产过程中所处的地位,便于各方及时沟通情况,主动协调,通力合作完成任务。5.建立计划模型,为电子计算机管理提供了条件。

八、黑箱方法

采用黑箱方法是为了更好地进行控制、管理。所谓黑箱.也叫黑盒、黑匣、暗箱、闭盒。黑箱方法,指的是当一个系统内部结构不清楚,或者根本无法深入进去弄清楚它的内部结构时,借助对系统的输入来看系统的输出,而无须考虑系统内部的结构状态的一种方法。换一种方式说就是不打开黑箱,而利用外部观测、试验,通过输出的信息,来研究黑箱的功能和特性,探索其构造和机理的一种科学方法。

黑箱方法的道理并不神秘,可以说古已有之。例如,医生看病,特别是中医看病,通常是不进行开刀解剖的,而是通过“望、闻、问切”等外部观测;或者中西医结合,还要量体温、测血压、验血、验尿,进行某些生理、生化试验,从而对病情进行分析研究,作出诊断,给出处方。有时候,遇到疑难病症,可以先投以试探性药物(输入),观察病人服药后的反应(输出),从而分析病理,进行诊断。这就是典型的黑箱方法。俗话说:“知人知面不知心”,如果说这句话中的“心”是一个“闭盒”,那么这个“闭盒”完全可以通过“听其言,观其行”而“知其心”。这就是一种行为分析的方法。这两例表明,黑箱是科学方法论中的概念,不是指某一只具体的箱子。运用这种方法,可以从功能上描述复杂系统对环境影响的反应方式,从而达到对对象的功能认识。这种方法最重要的特色是,它只是从功能上描述复杂系统对环境影响的反应方式,而没有必要去分析系统内,

在运用黑箱方法时,一般应遵循下述原则:1.应把研究对象看做是一个整体,采取考察输入——输出的方式,对系统做整体上的研究。2.当输入输出关系确定后,一般用建立模型的方法来描述黑箱的功能和特性。模型结构有多种方式:有数学的(各种函数、方程式、图象、表格等,工程技术系统多采用)、实体的(功能相似于原型的现实系统,生物系统多采用),也有概念的(社会系统常采用)。3.应把研究的系统置于环境之中,从系统与环境之间的相互联系中去研究、认识对象。

黑箱方法在经济管理、科研管理、行政管理、军事管理等方面都可以得到应用。对人的了解也可采用这种方法。人的思想品质和智慧才能往往是潜在的,是不易掌握的。不妨采用黑箱的方法主动考察,如向被试者布置任务,也就是向“黑箱”输入;然后再看他完成任务情况,就是观察输出,从他的行为表现来判断其品德和能力。诸葛亮在挑选人才、了解僚属上,概括了如下“七问七观”:问之以是非而观其志;穷之以辞辩而观其变;咨之以计谋而观其识;告之以祸难而观其勇;醉之以酒而观其性;临之以利而观其廉;期之以事而观其信。诸葛亮向僚属的“七问”,就是向“黑箱”输入;诸葛亮对僚属的“七观”就是对“黑箱”输出结果的观察、判断。

九、提高控制的有效性

控制的作用发挥得越好,实施方案进行得就越顺利,任务就完成得越理想。如何提高控制有效性呢?

(一)保持系统的稳定性

稳定性是管理控制系统最重要的特征。当扰动作用消除后,系统能恢复到原来的平衡状态,则该系统是稳定的,否则是不稳定的。如果初始偏差在一定限度内,系统才能保持稳定,称此系统是小范围稳定的。如果初始偏差不论多大,系统都稳定,则称大范围稳定。稳定性是衡量系统能否正常运行的主要标志。如果一个管理控制系统出现了不稳定状态,这就说明管理工作存在严重问题。应及时分析不稳定原因,采取有效办法克服不稳定现象。

(二)认真进行测评

衡量成效的关键是进行细致而准确的测评。为此,一要掌握真实情况和准确的数据,不能报喜不报忧,不能凭主观编造。二要进行客观公正、实事求是的分析,绝不能以个人好恶评价下级人员,更不能感情用事。三要严格按标准检查、测评、衡量,以防止个人的随意性。标准有定性的和定量的,但尽量量化,以便具体考核。

(三)控制要灵敏

较好的控制必须及时发现偏差,迅速报告上级,使上级领导能及时采取措施加以更正。如果信息滞后,往往造成不可弥补的损失。如进口产品检验不合格,过了索赔期,对方就不承担责任。要提高控制的灵敏度,必须在组织机构、责任制度、信息系统等方面不断改进,更重要的是提高工作人员的责任心。

(四)控制要灵活

以企业为例,企业内部多种因素,错综复杂,企业外部环境千变万化,企业随时会出现新的问题,各种问题的性质、特点,影响的范围大小、程度高低都是不同的,领导者必须灵活机动处理各种具体问题。《孙子·虚实篇》中写道:“夫兵形象水,水之形避高而趋下,兵之形避实而击虚,水因地而制流,兵因敌而制胜。故兵无常势,水无常形,能因敌变化而取胜者,谓之神。”这段话的意思是:用兵规律像水的流动,水流动的规律是避开高处而流向低处,用兵的规律是避开敌人坚实之处而攻击其虚弱的地方。水因地形的高低而制约它奔流的方向,用兵要根据敌情而决定取胜的方针。所以,用兵作战没有固定不变的方式方法,就像水没有固定的形态一样。能根据敌情变化而取胜的.就叫做用兵如神。孙子的这种灵活应变思想比美国的“超Y理论”要早2000余年,愿身居领导岗位的同志们,把这段名言牢记心中,并运用到实际工作中去,提高领导艺术,尽可能把领导工作做得尽美尽善。

(五)重要的是进行自我控制

所谓自我控制就是自我检查、自我认识、自我评价、自我总结、自我约束、自我激励、自动调节、自觉进取。自我控制既包括领导者,也包括被领导者,而领导者的自我控制尤为重要。领导者如何自我控制?

有人总结了以理智控制感情的八句口诀:面对成绩,不沾沾自喜;遇到挫折,不垂头丧气;遭受委屈,不暴跳如雷;受到奖赏,不头脑发热;遇到平庸的上级,不自以为高明;见到高傲的领导,不低三下四;解决易办的事情,不掉以轻心;处理棘手的问题,不忧心忡忡。

还有人总结了以理智控制言行的九句口诀:盛怒之时,不主事;狂喜之下,不许诺;郁闷之际,勿牢骚;得意之时,勿飘浮;喜怒至极,宜慎言;烦躁至极,应慎行;众怒面前,我制怒;众喜面前,我抑喜;祸至不惧,福至不狂。