书城文化最新21世纪生活百科手册·社交宝典
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第3章 特殊时刻(3)

答:通常来说,一群人当中,总会有一个人先主动去招呼新人,邀请他加入团体活动。不过,如果这种情况没有发生,或许背后有许多因素牵涉在内。公司雇用了你,也许有一两名员工正觊觎着你的职位,因此会对你缺乏好感,纵然这种情绪反应很不合逻辑。此外,其他人可能早已知悉这类人事纠葛,却宁愿姑且躲在幕后,静观其变。因此,我们找不到所谓的万灵丹足以克服这种情况,也许你最好先自己单独用膳一两星期。不过,如果你这人生性喜欢团体活动,别等得超过两星期。因为等待的时间太久,会造成孤僻不合群的印象。

问:如果同事发起要为某事筹募基金,而我连头一回的薪水都还没领到,手头实在不方便,难道我非向他们透露囊中羞涩的窘况不可?

答:根本不必,你也许可以这么说“我等下回再给你”。如果有人催你缴钱,实在是太不懂得为人着想,尤其你是新人,连薪水都还没领到。你含含糊糊地就可以把他们打发过去,而且根本没有义务去作任何进一步的解释。

你可以翻翻员工手册,看看公司对员工捐款有何明文规定。如果三天两头就有人来收钱,你就要仔细思量一番,决定自己下回要怎么和他应付。如果你在开始就树立固定的行为模式,并能安然处之,日后就不必再急着为自己找借口。

举例来说,有同事找你爱心捐款。你不妨这么回答:“我已经赞助两个慈善团体了,每回的捐款都捐到那里去。”像这样,就是很恰当的答案,从此就不会有这方面的困扰了。

走马上任头几天,自然会面临许多重要的抉择,像这类挑战算不上必须优先处理的大事。不过,它还是值得我们探讨,因为在任何敏感性问题上,你如果能在开头摆明立场,当机立断,挑战自然就消逝无形了。

问:我如何辨识出办公室里的“小广播”?如何应付这种长舌妇型的人?

答:的确有一两名同事可能会告诉你许多办公室、公司及其他同事的事情,目的是为了让你熟悉环境。办公室“小广播”(有时不只一人)通常喜欢主动透露刺激性的新闻,像“卡特跑业务没人比得上他,可是真要命呀,他的午餐都是佐黄汤下肚的”这类讯息就是“小广播”所播报的新闻。显而易见,除了卡特是名优秀的行销人员之外,根本没有必要多添加他酗酒的事情。作者的建议你听着就是了,别对“小广播”作任何评论。一周一周地过去,你很容易就看出哪些同事喜欢蜚短流长,哪些专爱说人坏话。

良好的判断力是商业礼仪的精髓,而蜚短流长则彰显了这种判断力的匮乏。如果你成天和公司里的“小广播”叽叽喳喳,根本对自己的前途毫无裨益。如果你本人喜好“小广播”,那么最好仅限于亲朋好友,别耗费公司时间去说长道短。

问:假使有人已经把一条公司程序解释给我听过了,可是我还是不懂,我是不是应该假装自己已经听懂了?

答:你应该还会有其他机会去接触它、熟悉它,所以或许你没有必要去公然承认自己不了解某项程序。仔细聆听,多研究,多发问。记住:冰冻三尺,非一日之寒。

在另一方面,如果你明知自己即将承担主导角色,而你并未通盘了解所需的作业程序,最好明讲,因为这是做人基本原则:不可以明知故犯,因自己的无能而伤及作业流程。

问:对于公司的产品和服务,如果我的知识比那位负责训练我的同事还丰富,我该怎么办?

答:无论如何,你还是虚心聆听他的教导,你一脚才刚迈进公司,不可能就认为自己不再会学到新东西。如果你的新人训练还要持续许多周,你可以告诉你的训练员你已经掌握住要领,进展不妨快速一点,并且解释你为什么对这一行懂得这么多。

如果你打呵欠、伸懒腰、坐姿倦怠或以其他方式传达出你的厌烦,你就会冒犯到训练员。

问:如果有人把我的名字说错了,我是不是应该更正他?

答:是的。你可以尽可能地提供联想辅助法,让别人容易记住你的名字。你可以这样说:“虽然我的姓‘Powel’的拼法里带着一个‘W’,但是发音却发成‘Poel’,和‘Joel’是押同样的韵。”要求自己努力记住同事的名字,也务求发音正确无误。将他人姓名拼读无误,是商业礼仪的基本要求。

问:我的孩子放学回家后,想打电话到我公司里。他们每天都会打这通电话,我是不是应该和主管打个招呼?

答:你最好让你的子女主动拨这通电话给你,否则你拨电话的话,就是让公司来付你的私人电话费了。不过,你还是必须和主管说一声,要用征询的口吻,而不是直接告诉主管你已经和孩子决定这么做了。你应该更考虑到这一点:如果孩子打电话来,你忙着开会或处理公司业务,孩子应该怎么办。如果期望公司员工当例行公事般地为你接收私人讯息,毕竟不合常理。

新官上任的头几天

问:身为新主管,我认为倾听员工心声是很重要的。可是我才刚进公司,想不受旁人左右,自己建立形象。到底我应该听进多少?

答:你当然可以向员工表示你欢迎和感激他们将公司介绍给你,并且在摸熟门路之前,会一直积极征求他们的协助。决定自己该听取员工心声时,要仔细倾听,且不要拖延过久,一意孤行,迟迟不吸收外来讯息。

问:我的行政助理是位男士。如果我要求他每天早上给我准备咖啡,会不会冒犯了他?

答:你可以建议两人分担准备咖啡的杂务,如此一来,无论助手的性别为何,你都不会冒犯了这个人。事实上,这类问题也没有所谓的标准答案存在,有的助手认为准备咖啡并非份内之事。你提议分担杂务,就能够化解一个敏感的情况。

问:公司的士气低落极了。大伙都以为我被雇用,是为了要缩编这个部门。我该怎么做来提高士气,而在另一方面,又不至于泄露机密性的资讯?

答:士气低落,是因为谣言满天飞。士气一低落,员工的脾气就变得火爆,行为也会比较乖张。实际情况也许不如员工想像的那么严重,你可以召开会议,鼓励大家沟通交流,或许能够缓和恐惧,同时也避免泄露口风。如果裁员势在难免,让大家都知道公司正在安排各项出路,像有些员工可以获得六个月的遣散费。如果可能的话,说服老板尽量减轻伤害程度,以免影响到整体的生产力。

问:我的秘书告诉我,我之前的主管对她委以重任。我觉她言过其实,我该怎么处理这个情况?

答:给予你的秘书足够空间,让她能尽情发挥所长。也许先前的情况让她觉得处处掣肘,也许她根本就是夸大其辞。你应该时常要求查阅进度报告,如果她无法担当重任,你可以及早发现,避免造成任何损失。同时,也不会显得你打从一开始就不信任她的能力,招致她的怨懑。

锦囊妙计

以下是你走马上任头几天与参加陪审团听案的比较:

1.你坐在陪审席,不想在听毕两遍辩述之前骤下任何判断。

和刚出校门的新手不同,你睽违职场已久,如今又回到职场,相同陪审策略应该更适用于你的情况。或许基于以往职涯经验而心存期望,不时将新旧工作或将新上司与老东家的管理风格互相比较。此固为人之常情,但实际上于事无补。

2.此时,你仿佛也坐在被告席一样。新同事不知你为人如何,也不知你表现的优劣,你静待他们的宣判。

简言之:

别任意论断他人。

别任凭他人对你遽下评断。

或许,在此该引用莎翁在《哈姆雷特》中的一句话:“给予每个人你的耳朵,只给少数人你的声音;承受每个人的非难,却保留你的评断。”

当你做到这一点的时候,你会得到众人的认同,纵然有人一时待你冷淡,你也不会放在心上。

等到你熟悉情况,到任已达数月,所搜集的资料也十分充裕,再做判决,当然,同事们也会同样待你。

你人生地不熟,需要电脑作业须知时,最能助你一臂之力的人竟然拒你于千里之外——你毋需惊讶。

你对传达室小弟曾以礼相待,而他一直铭记在心,如今他跃升高阶主管,对你的请求俱和颜以待——你毋需惊讶。

世间常发生这种事。

升迁或调职

恭喜你!公司赋予你新责大任,你大概听腻了颂句贺辞。

多数人不大能坦然接受他人祝颂,他们可能没想到一句粗率的回应会让诚心致贺的人下不了台。

无论你听得多烦腻,或你是否怀疑对方的诚意,你都必须表现风度,诚恳致谢。

有时升职是以书面正式通告公司员工,随后,你也许会收到员工的贺函。对他们表达谢意,是表现你的教养,也是遵循优良的商业常识。这并不是要你忙不迭地回函致谢,而是说,下回遇上这个人或和他通话的时候,诚心说声“谢谢”就够了。

当你和他写信时,信里可顺便提及他的贺函和你的谢意。如果你打电话和他谈业务的时候,在挂断前别忘了为他的贺函致谢。

如:“比尔,谢谢你的贺函。你这么个大忙人,竟还拨冗祝贺小弟升迁,关爱之情,令人感佩。小弟再次向你道谢。”

自我宣导

即使公司没主动这么做,你荣获高升,或许应该衡量情势,设法为自己“造势”一番。你亟欲宣扬喜讯,如果趁机会自我宣传,从中拓展商机或推广销路,说不定还会给自己带来社区或商会活动邀请你演说或出席的机缘。

如果你主动去联系报社或商会刊物,发送给他们新闻稿,字里行间不必韬光养晦,甚或一味谦虚腼腆。你要知道,新闻稿刊出之后,价值就等于一份免费的广告。只要你的文稿不过分自吹自擂,报刊编辑很可能会采用它的。举例来说,如果你的职位是因公司改组而衍生,而你的公司又高居业界鳌头,刊物编辑会认为崭新精简的作业模式颇具新闻价值,沾了这条新闻之光,你的新职位也被哄抬一番。当然,升职应该不会冲昏了你的头,让你越俎代庖自居起公司发言人来了——除非公司授权你这么做。总之,在新闻刊物上公告升职,对你的事业极具推波助澜之力,因此,任何的时间和精力都是值得的。

升职的消息刊出后,再计划将剪报分送顾客、客户、供应商和同业。媒体的力量是不容忽视的!

貌似其位

如果你的外貌与新圈子格格不入,你可能不会荣获那个新职位。不过,在刚开始时,你的下属或其他人会先打量你一阵子,因此,你就得特别注意自己的服装和仪容。人要发号施令,仪容齐整未尝不是一项助力。

工作时间加长了,新职责更需要你聚精会神去应付,可是千万别因此而对服装仪容掉以轻心。再忙也要花点时间去理理发、清洗衣物,以及注意服装是否剪裁合身。你也许不妨添购一些配饰(像领带、丝巾、手镯、丝袜等),给自己的服装增加一点风味和变化。铆足全劲去适应新的工作角色,难免会给自己造成极大的精神压力,弄些小配饰来点缀点缀,会为心情与外观带来焕然一新的感觉。你自觉风光体面,笑容可掬,举手投足之间自然表现出最佳的风仪!

领导能力

现在,你可能不再是一名僚属,而是一名主管。原先的人际关系会因为你的新身份而变得有点尴尬,而你当然想亟力减少任何的误解。中国古哲老子在《道德经》里说:

“吾有三宝,持而保之。一曰慈,二曰俭,三曰不敢为天下先。慈故能勇;俭故能广;不敢为天下先,故能成器长。”

《社交宝典》不敢恭言“成器长”这等治国平天下的领导能力。不过,当你在公司内获得升职或调任,很可能发现自己身居领导地位,部属惟你马首是瞻。你若能掌握及运用商业礼仪,就能轻易适应新的领导角色。

老子的忠告是“不敢为天下先”。如果你接受这种哲理,你就会细听每人所言,面带微笑,承认他人的存在,邀请别人进言,知道如何适时颂扬旁人,并且会以新职务而非新职位为重。

即使你不接受谦冲以退的哲理,这些仍是中规中矩的行为模式,足以提高你升职后的绩效表现。

通过阶段考验的“仪式”

你是否仍在同一个停车位停车?

你是否仍和同一批人共进午餐?

你是否拥有主管专用洗手间的钥匙?

你是否有资格存取高层电脑资料?

荣升新职,大半会带来一些微妙的改变;有些变化反映出新特权,有些却是执行新职责不可或缺的工具。

你的旧属也许期盼获得你的青睐,如今你鲤跃龙门,他们或可分得一杯羹。如果你不再花时间和他们闲聊一番,他们或许会暗自啧啧惊叹。这时,所谓的绿眼妖魔“嫉妒”就跑出来作祟了。他们也许窃窃私语,大伙公称你变得拒人于千里之外,不愿助人一臂之力,而且眼睛长到头顶上来了!

假如发生了这种状况,你接近他们的时候,会感到气氛冷淡,而且如果你期盼他们在工作上全力配合你,可能会落得大失所望的结果。

从专业观点而言,你心中当然希望大伙都能融洽相处。因此,当你欣闻升迁喜讯之际,要提醒自己切忌骄矜自满,以免煽动他人胸壑的妒火。对新职的热忱和忘形的自吹自擂毕竟只有一线之隔,其中分寸须仔细掌握。

像你说“经理级餐厅的菜单真棒透了,竟然可以完全配合我的减肥计划”,在你说来或许是无心之言,可是有心人听入耳中,就可能意味着“她不屑于和咱们这些卑微的下属吃饭,她自以为自己飞上枝头做凤凰了”。

当然,有的人就是存心不良,看到人家飞黄腾达就眼红。虽然你没法子控制他们的想法,可是你可以尽量去体谅那种失意者的心态——也就是一种遭冷落、受忽视的感觉,处理不好会让一个员工闷着头尽闹别扭。

这也许是一个大好时机,训练你自己多听少讲,让你耐心地去逐步改变行为,而不是一高升就志得意满地去改头换面一番。如果你现在没法子和老同事共进午餐,能抽空和他们喝喝咖啡也好。

像递张“我想念你们”的小字条,让大伙感受到你的怀念之情。事实上,如果你能传达出念旧之情,绝对会赢得他们的支持。

从前的同事知你甚深,而新同事则对你相当陌生,可能都在小心翼翼地打量你。此外,他们可能会忍不住拿你和前任主管比较,如果他们的前任主管备受爱戴,广结人缘,你就很难取代他在众人心目中的地位。

你亟力树立自己的风格和形象的同时,要谨记自己毕竟还是新人,应该耐心等待别人来慢慢了解你。

你对待旧属的技巧,也同样适用于新的同僚。多听,少讲,处处表现你乐于与他们共事、共处,像欢喜和他们一起用餐或喝咖啡。

既然你不能身居两处,就必须按轻重缓急来作取舍。在你抽空力求皆大欢喜之际,聊堪自慰的是这种过渡期的“仪式”为期不久,熬一阵子就过去了。

一旦领悟出打动人心的技巧,你就能成功地宽解他人心中的疑惧,并且也为自己的新职奠定基石,从此应可平步青云,无往不利。

锦囊妙计

所谓耐心即美德,把耐心当成一种“策略”。别人告诉你一件事情,常无可避免地透露出另一件事。你耐住性子,洞察其中缘由。例如:

语言:“我无法赶上期限。”

实情:这个人很不快乐,可能感到措手不及,疲于应付。

语言:“我必须向上级请示。”

实情:这个人可能权限不大,上司未赋予适度权责。

语言:“你太敏感了。”

实情:这个人可能言行无度,常得罪他人。

语言:“我会把工作完成的。”

实情:这名员工信心十足。