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第17章 讲坛上的礼仪(2)

邀请一名特别来宾参加公司集会,你会希望像对待自家客人一般礼遇这位贵宾。如果时间许可,你可以在会前或会后邀请他来你家坐坐,或请他去餐厅或俱乐部吃顿饭。或许你公司的总裁有意作东,你可居间协调,让总裁了解这位贵宾的行程和时间的空档。

下列清单可供你参考:

1.在贵宾即将抵达前,再和他联系一次,确认拟妥的计划,其中若有变更,要及早通知他。举例来说,倘若预订旅馆有所变动,客人当然应该及早知道。即使你会去接机,开车送他到旅馆,但是他及时得知,可以转告配偶、助理、同事或相关人员,不致有急事一时找不到他。

你如果认为这么做过分唠叨,请别忘了那个国际知名励志演说家的故事。这位演说家身材高于常人,特地为出场预订一套崭新的晚礼服,要他的巴黎裁缝寄到广场大饭店去,但临时生变,实际上下榻的却是里兹大饭店。

届时,晚礼服杳无踪影,演说家又找不到合身的礼服替代,只得硬着头皮上场,晚宴庄严肃穆,全场只有他一人还穿着白天的西服,弄得他整晚不知如何自处。

对于特别来宾,你不但要投其所好,甚至要尽量纵容他,此乃理所当然也!

2.如果有人经过长途旅行后才抵达你们这个地点,将心比心,想想换了你,会有什么需求。先找个安静场所好好休息?找个地方伸伸腿?用些点心?喝点饮料?或有机会洗把脸?

可能的话,将这些选择一一提供给你的来宾。

3.有些达官贵人旅行必带秘书或随从。先问清楚;如果他并非独自前来,你当然也必须为随同人员作妥善安排。事到临头应付突来变故,弄得你慌张狼狈,不但会显得你小家子气,而且还让你无法全力应付会前其他的重要工作。

4.如果贵宾将接受献花,你不妨先悄悄和她的秘书打个电话,问问她有什么喜好。假如有人连听到玫瑰这两个字都会猛打喷嚏,那么你就会决定改订栀子花。如果所献的是胸前花饰,什么颜色的花朵配她那天要穿的衣裳最好看?女士最重视这些细节,她的助理会告诉你她这些个人好恶。你在细处特别费心,对于整个会程而言,绝对会锦上添花!

5.如果客人有特殊饮食需要,悄悄为他安排妥当。举个例子来说,在晚宴餐叙上招待烤牛肉,纯素食者就无法填饱肚子。你如果要求餐饮业者为客人额外准备一份特餐,上菜之际要做得轻松自然,不必弄得大张旗鼓。如果客人的饮食习惯是基于宗教信仰或健康要求,你可以在他餐碟旁搁着一份手写的食谱注解,说明整道菜没用动物脂肪,或蔬菜是清蒸的,里面没用牛油或其他油质调味料。

特地为贵宾花一点小心思,在你并不费多少时间,可是看在客人眼里,却有天壤之别,对你的款待印象必定极为深刻,久久不忘你们公司竟然雇用了如此体贴和能干的人员。

6.若客人下榻的饭店并非会场,应替他考虑如何从饭店到会议中心或相关地点。

是不是你自己或另一名公司主管应该开车到饭店接他去会场?如此才叫做贵宾式礼遇,并向贵宾证明他是与一群知书达礼的人士为伍!

7.会议到了终场,你这位灰姑娘并不会马上变成一个南瓜。你还是必须留意他的交通需要或其他收尾的活动。比方说,如果客人在次日下午搭机离境之前无所事事,是不是该邀他共进早餐,或逛逛本城名胜?如果到目前为止,你所展现的礼仪和体贴都无可疵议,别在最后却虎头蛇尾,草草收场。当然,客人也许宁可独处,或因为赶工作而没有时间。但是至少你的心意是传达到了!

与讲者讨论演讲酬劳

通常在你邀请演讲者来演说时,就已经决定好演讲的报酬。有时,演说者有业务经理帮他打点行程,可能也由他出面处理像费用这类细节,不用你开口问,就会自动告诉你演讲费是多少,何时应该付讫。如果你听到演讲费比你预期的还高,要自行决定是否应该要求降价。

你也许能够陈述理由,要求减价。能为公司省钱,绝对不须腼腆到迟迟不敢开口。记住,你是在为公司的利益着想。

举例来说,公司一年一度野餐会的全部收益都要捐给社区食物救济基金,你就和他们明说,如果野餐会中的演讲支出降低,社区贫户就可获得更多帮助。如果对方的演讲费固定不变,就别再继续讲价。必要的话,告诉讲者的助理,你必须为这笔支出取得上级核准。然后,按步就班,如期将一切条件谈妥,以致各方对协议细节都不存异议。

如果演说酬劳须在会前预付,坚持对方书面保证如期履约无虞。

万一讲者开了天窗,是否退费?

如可退费,在什么期限内?

万一讲者因病或因故无法出席,是否会安排别人代替?

得到答案的最佳方式就是多问问题。对方如果用理所当然的语气说话时,别像受到催眠似地也理所当然地同意他们开出来的条件。如果届时有人顶替,你也许会颇不以为然,因此,你当然要把疑点剖析清楚。

一开始就巨细靡遗,你会发现整个邀约讲演者和处理细节的过程得以顺畅无碍。

如果讲演者任神职,或是一位当地显要,没有明定酬劳,但却期望领取一笔车马费,他们会事先和你说好预期的酬金。如果没提,打电话去其办公室问清楚一般收取费用金额。

对某些人而言,对众演说还要收取金钱似乎颇为庸俗,他们可能会安排中间人来讨论酬劳。

如果有名讲者根本不会领取酬劳,你还是应该表示心意。悄悄探听合礼的酬劳应为若干,以免因金额太小而辱及其人。如果对方要求你将酬劳捐献给他赞助的慈善机构,留意捐款数目,不得让他失了面子。在这方面,阅历丰富的同事也许能够建议适宜的数目。此外,如果你相信那句三个臭皮匠胜过一个诸葛亮的谚语,不妨多问问几个人的意见。

请准备信封

节目终了时,如果你准备好支票或现金,先把它装在一个白色信封里。将信封悄悄塞给讲者,通常比较不惹旁观者注意。一五一十地把钞票数清,或从口袋里掏出一叠钞票当面点数,是全然悖礼的举动。你可以和讲者握手,赞美他的演说,向他致谢,一边将信封悄悄递过去。

如果讲者是儒雅人士,会不动声色地将信封立即放入公事包或衣袋。没有人会当众打开信封,清点里头的钞票数目。

讲者迟到或未到该怎么办?

当听众俱已到齐,而讲者却迟未出现时,让听众久等而不作解释,是非常失礼的举动。别让他们等得太久;事先就想好该如何应付这种局面。

你是否能够更换讲者的顺序?迟到的人或许可以挪到最后再讲。

如果你必须站在讲坛上向听众解释讲者尚未到场,要怎么对他们开口?对于你不能确定的事,别用权威性口吻乱向听众保证。比方说,你当众宣布讲者因故会稍微晚到一点,但是旋即你又确知他根本不会来了。话不该先说得太满,没有必要让自己陷入尴尬的局面。

如果在中场休息时安排了饮料点心,此时,叫他们立即送上。请会场听众先享用饮料咖啡,在讲者抵达前先松弛几分钟身心。

如果讲者根本没到,你有两个选择:延期或找人代替。公司的高阶主管也许可以上台对听众演说,立刻打电话到他办公室解释你碰到的难题。如果你找不到合适人选,别浪费大家的宝贵时间。此时,商业礼仪要求你向听众致歉,宣布散会。

你或许应该考虑向每人发函致歉,到了那时,你应该已经知道讲者未出现的原因,别忘了在信中提到这个理由。你费心解释,会得到人们的体谅。由于时间本身就是一项贵重的商品,你浪费了别人的时间,务必要传达出这份关怀和歉意。你没有必要添油加醋凸显这回的挫折,但是你确实也希望传达给大家你的歉意。