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第16章 讲坛上的礼仪(1)

成功演说家必备的礼仪知识

每一个人上台对众演说,都知道自己肚子里必须先有点材料!除此之外:

你的外观如何?

你的声音如何?

室温是否舒适?

光线差强人意?不会太亮或太暗?

听众座椅是否舒适,是否排列合宜?

听众面前设置小桌,是否比只安排座椅适合情况?

如果应提供听众纸笔和资料,是否一切安排就绪?

每一个人是否都可以看到你和听见你?

你的幻灯设备是否安置妥当?其他视觉辅助工具如何?是否清晰精确,每个人都能一目了然?

在你作总结之前,是否已经有人因厌倦而坐立不安了?

逐项检视细节,你的讲坛经验不但会更成功,听众得到妥贴照顾,更能从你的表现中获益。排除任何能够扰乱心神的因素,在客观条件上你已立于不败之地。

巨细靡遗

有名职业演说家巡回全国举行研讨会,每回赚取丰厚酬劳,会上出售书籍和录音带,她亦能从中抽成获利。这些出售给研讨会学员的资料都与她演说主题相关,她介绍给学员,实际上也提供了极有价值的帮助。

她这么做了六个月之后,开始注意到会上出售资料的佣金收入相当不稳定。

她检讨所有研讨会的客观条件,发觉当一切条件几乎都完全相同的时候(即与会人数、当日出售产品价码、是否有干练助理在场协助学员拣选教材等),研讨会若在设备完善的会议中心举行,卖出的教材则愈多。

她深信在这些会场收益较多,是因为让听众分神的事物较少。太热、太冷、饮料供应不足、座椅过硬,都多多少少导致学员分心。学员全神贯注,就能维持学习兴趣,会上售出的各项资料数量就可能因此而攀升。

作过这项分析后,她在登上讲台之前,一定特别细心检视各项细节。她明白,自己只有六个月巡回讲演的经验,所得到的结论可能算不得具体,不过,她相信只要听众在会上学到愈多,自己的收获也会更加丰富。

这个道理应该能够运用到所有讲演者的身上去。即使你出售的不是讲义教材,只不过是你的意见而已,如果竭尽所能地为听众着想,你必然会:

尽早抵达会场。

将心比心,如果换了你今天来听人演讲,什么事会让你快乐,然后在你的能力范围内达成这些愿望。

介绍讲者的最佳方式

应付任何挑战,总有“佳”、“较佳”和“最佳”的方式供你选择。作为一名讲演者的介绍人,别只满足于第一种方式,把心力集中在寻求最佳的执行方式。如果你一开头就打定这种主意,那么你的开场白会鼓舞听众,讲演者亦闻之欣然。

向听众介绍讲者事迹,但须与讲演者主题相关。

你可以大方使用讲演者碍于自谦而不便使用的介绍辞,利用你独特的地位提供给听众适度的讲演者背景资料,特别是那些他们可能在别处所听不到的。举例来说,一群企业界听众齐聚一堂聆听成人进修教育的讲题,以下的介绍就应该相当得体:

“今天为我们演讲的玛姬贝克女土,14岁高中毕业,17岁大学毕业,她拥有三个研究所学位,其中第一个在20岁时就拿到了。

“身居BCA仓储供应公司负责人兼营运者,她独力创办了一项专案计划,鼓励员工修习大学学位。到今天为止,贝克女士公司雇用了34名员工,其中就有29人拥有大学学位,而这29名学士全都获得贝克女士公司的学费补助。她这位雇主向来主张实事求是,言行如一,请她来演讲今天的主题实在是最恰当不过。现在请大家欢迎玛姬贝克女士!”

“威廉平易近人,笑容可掬,和他相处,丝毫不会感到任何压力。听完这位声调委婉的男士演讲后,相信你们一定会有如沐春风的感觉。

“很难让人相信这位谦和有礼,一点架子也没有的男士竟然是世界多国元首的顾问,还经常应邀飞至华盛顿和总统幕僚咨商。”

“各位先生、女士,有威廉在场,你们会深深体会到‘专家’这两个字的真义。我很高兴,也十分荣幸,现在向诸位介绍这位个人形象与公司形象兼具的顾问专家,威廉先生!”

除了取得讲者的传记之外,你还应该问问讲者他希望听众多知道些什么:“如果是你在介绍你自己出场,你会怎么对听众说?”

即使时间十分充裕,你的介绍辞也应该简短扼要。

除非你精于此道,否则别故示幽默,免得弄巧成拙。你的工作是铺路和暖场,让听众准备接受讲者,让讲者准备应付听众。如果你的笑话既无聊又老套,你就连基本目标都无法达成。

反复查证事实。如果你的资料清单均附有日期,有时资料已然过时,日期需要更新。确定任何专有名词发音无误,如有必要的话,和讲者办公室联系,向其秘书确认各专有名词的正确发音,并用音标或注音符号记录下来,免得遗忘(例如Major这个姓氏有时发音成May-Hor)。

如果你从自己的座位起身去介绍一两位讲者,你也许不需要太多时间准备。不过,如果你权充一系列长节目的司仪时,一名讲者说完后,或许你还需要准备几句谢辞,然后再介绍下一位讲者出场。

你还须注意台上场地的大小,讲者走到讲坛的距离有多远,你自己的位置将会在哪里。你必须负责节目流程,使进行如行云流水,其间节奏连续不断,免得两名讲者下台上台之间留有许多“冷场”,或有时你向几位讲者说过谢辞,但有另几位却忙乱得无法致谢。

特别座位安排

有时,各种来头的贵宾并坐台上,你也许必须监督这类型会议的准备工作。要把座位安排得体,会前就得仔细钻研礼宾章程了,以免在无意间怠慢了一位官员、一名法官、教授、军官或其他有职衔的来宾。

万一你轻侮了人家,不只你一人受过,你所代表的公司和同业也都会因为你不懂礼法而遭受责备和嘲笑。

力求尽善尽美

当你负责安排讲坛,必须排列众多高官显要的座位时,在那重大的一天来临之前,你可能必须先和他们的幕僚参酌协调。市政府和会议中心的礼宾专家说,应付这种场面总有一套成规,你照本宣科就不会出错。幕僚之间常相互磋商,做出许多决定,达成最合理的安排。他们所考虑的是这些因素:

主办人的身分是什么?

集会的目的是什么?

比方说,一位市长举办了一场盛会欢迎一家大公司。这家公司将在当地设厂,提供该市市民800个新工作机会。

如果这家公司制造军事用品,军方一定会派员出席,还加上市长本人、州长、国会议员及该公司的高阶主管。虽然市长的职阶并不比其他官员高,但是他毕竟是主办人,借此盛会提高形象的想法是免不了的。谈到这场欢迎会的目的,公司的总裁应是主宾,座位理当排在市长之次。如果其他职阶的属类条理分明,其他与会来宾则可完全按阶衔来安排座位席次。

和与会来宾的亲信僚属商量过后,你通常可以整理出满意的席次安排和演讲顺序。当一名官员闻悉你刻意安排座位,并且还请教过他的助理之后,应该会对自己台上的座位表示满意,而不致吹毛求疵了。

你能力范围内最体贴的事,就是排除任何惊奇的可能性,让所有来宾都理所当然地赴会入座,即使并非每一个人都能得到上首位,但全都感觉受到欢迎和重视。

你也许此刻会问:上首位是什么?

根据礼宾专家鲍崔姬女士的说法,在上述例子中,上首位就是主人右边的座位,再居次的,就是这位公司总裁右手边的座位。

此外,能坐在讲坛之上本身就是一种荣耀,这一点是任何应邀坐在台上面对全场观众的贵宾所不应忘怀的。

会议前后为特别来宾安排行程