印制名片要根据身份和职务印制，基本的规格应是10厘米×6厘米，其纸张和设计都是多种多样的。
名片的印制有横排和竖排，其中以横排为佳。我国印制的名片通常一面印中文，另一面印英文。英文要依照西方语言习惯排列。只印姓名与职务的名片即个人名片。中文的一面，第一行顶格书写持片人的单位名称，第二行是持片人的姓名，用较大的字号写在名片正中，有职称、职务或学衔的，通常用小字标在姓名的下右侧；第三行是持片人的详细地址及电话号码、邮政编码。竖排的行序由左到右，字序从上到下，分三行写，内容同横排的一样。
名片除自我介绍的基本功能外，还有一些特殊的用途。
第一，在进行业务往来时，名片还具有广告的作用，让人理解自己的业务。
第二，拜访生人或长辈时，可先请人递上一张名片，作为通报之用，让对方考虑是否相见。
第三，西方人在送礼时通常附上一张名片，而不书写礼单。这便等于亲自前往了。
第四，它可以替代便条，用作简单的礼节性表示。以名片代替便条，往往显得比较郑重。
第五，一旦自己调任、迁居或变换电话后，需要送一张新印制的注明上述变动的名片给自己的至亲好友，意即打个招呼。
名片应该放在专用的名片盒或名片夹之中，并且放在西服的口袋里随身携带。有人常把自己的名片放在衣服的口袋里或钱包里，这是不正确的。把自己的和他人的名片都放在专用的名片夹中，既方便查找又显示尊重他人。
人们在交往中普遍地使用名片，主要用于自我介绍和建立联系中。在交际中，经介绍与他人认识以后，应立即取出身上带着的名片，双手捧交给对方。若你是收取名片的一方，则应在别人给你名片以后，迅速递上自己的名片；若没有带，则应致歉。不管是收到名片还是送名片都不可随便放在桌子上，由对方自取。
接受他人的名片时，应当恭敬的双手捧接，并道谢，使对方感受到你对他的尊重。接过别人当面递上的名片后，一定要仔细地看一遍，不懂之处立即请教，或者有意识地重复一下名片上所列的对方的姓名与职务，以示仰慕。绝不可以一只手去接别人递上的名片，也不可以不看一眼就把它放进口袋里。
如果是介绍人出于礼貌只给双方作了简单的介绍，双方又均无深交之意，那么不需要交换名片，相互点头致意或握手为礼即可。倘若一次同许多人交换名片，并且都是初交，那么最好依照座次来交换，记好名字。如果想向别人索要名片，不要直截了当的做出请求，应含蓄地向对方询问姓名、单位、地址、电话等，别人是会领会你的意思并愿意给你名片的。
首先在参加交际应酬之前，要像准备修饰化妆一样，提前准备好名片，并进行必要的检查。随身所带的名片，最好放在专用的名片包、名片夹里，不要把它放在裤袋、裙兜、提包、钱夹里，那样做既不正式，也显得杂乱无章，在自己的公文包以及办公桌抽屉里，也应经常备有名片，以便随时使用。
其次在交际场合，如感到要用名片，则应将其预备好，不要在使用时再去瞎翻乱找。当接过他人的名片并作了寒暄之后，应当着对方的面郑重其事地将他的名片放入自己携带的名片盒或名片夹之中，千万不要搞脏或弄破。回到办公室后，再将所接受的名片取出来，放进专用的名片簿中。这样就绝不会把别人的名片搞丢了。
再次，收到他人的名片越来越多时要分类存放，这样查找起来会更方便。分类收藏他人的名片大体上有四种方法，即按字母顺序分类，按国别或地区分类，按专业或部门分类，按汉字笔画分类。
这几种方法还可以交叉地使用，如可先按照部门来分类，然后在各部门之中再按姓氏笔画分类。分类之后，如果名片非常之多，那么可以再加上一个索引，用起来就方便多了。
最后，要经常在名片上记下有关情况。名片是社交工具，而不是存而不用的摆设。鉴于外界情况不断变化，因此应随时记录并更改这些变化。例如，收到名片的时间、地点，是否由本人亲自递交；其个人情况，如专长、学历、籍贯；其个人的变化情况、升降、职业等。