书城管理新编实用管理学
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第66章 管理系统工程(2)

(6)运行阶段,即按预期计划用途展开活动。

(7)更新阶段,即改进或取消旧系统,代之以新系统以进一步发展提高。

上述七个阶段中的每一个阶段,都应做到全面规划、系统选优,具体落实。如不合要求,则要通过反馈,重新做起;倘若该阶段能满足系统的要求,则转入下阶段工作。

2.逻辑维(工作程序),指每个时间阶段所经历的工作步骤,即思考和解决问题时的思维过程,共分七个步骤:

(1)明确问题,通过调查研究,占有全面的数据资料,搞清系统的环境条件,以确定系统的规模、构成要素、约束条件等重要问题。

(2)系统指标设计,即确定目标。首先确定系统目标的评价标准,然后进行系统功能指标设计,建立目标体系。在建立目标体系时,要有长远观点;要有总体观点;当遇有多目标时,应注意其主次、轻重;目标要具体明确,尽可能数量化;注意目标的可行性,特别注意实现目标的多种约束条件;注意标准化。

(3)系统方案综合,即按问题的性质和系统总的功能(目标),拟定一些备择方案。

(4)系统分析,即对初步拟定的供选择的各种方案,认真比较,权衡利弊。在比较时,应注意定性分析与定量分析相结合,还可通过建立一定的模型,把各种方案与系统的评价目标联系起来。

(5)系统优化选择,即对系统分析后的结果与目标相比较加以评价,从中筛选系统总体效果较好的几个方案。

(6)系统决策,即根据系统目标的全面要求,经过对方案详细评价后,由领导者选定一个或少量几个可行的方案,并进一步试行。

(7)实施计划,即根据选定的方案。将系统具体实施。如在实施中比较顺利,整个步骤就告一段落;如果问题较多,就应认真分析,查找原因,回馈到前面几个步骤中的一个,重新研究、设计。

3.知以维,霍尔提出应包括社会科学、工程技术、法律、医学等。这些知识和专业技术是为完成上述各阶段、各步骤所必需的。

若将上述的时间维、逻辑维归纳起来,用平面表格来表示,便是下面的霍尔系统工程活动矩阵(见表15—1)

矩阵中的a表示系统工程中一组具体活动,例如,a11表示在完成规划阶段上的明确问题这一步骤所进行的活动。a34表示在系统研制阶段上的系统分析这一步骤所进行的活动。a75表示在更新阶段进行系统优化所进行的活动。

由于大系统一般是多目标多方案,在规划阶段可运用“统一规划法”来描述所要解决对象的需求、约束、变量以及有关社会因素间的关系。

实例介绍

为了使读者对系统工程的内容和实施步骤有一个初步的认识,下面介绍两个实例。

例一,举世闻名的都江堰工程,地处我国四川省灌县境内。这是公元前250年由李冰父子带领当地人民修建的一项防洪灌溉工程。工程分三部分:1.分水工程。这是将泯江分流为内江和外江的鱼嘴工程。2.引水工程。它把玉垒山劈开,引水进入灌溉渠道,即有名的宝瓶口工程。3.排砂分洪工程。它处于分流后的内江和外江之间,由飞砂堰和人字体工程组成。它们前后相间形成呼应,略高于两江水面,而内江水面又高于外江。因此,水小为岸,水大为口,流石沉堰,洪去砂收。三个部分构成了一个整体,从而解决了川西平原的防洪灌溉问题。从今天的观点看,这是一个完整的系统工程。当然,在两千多年前,人们是不可能认识到这一点的,而是自发地表现出来的朴素的系统工程思想。

例2.《管理系统工程》一书(19—23页)简述了美国阿波罗登月计划这一大型项目研制中运用系统工程而取得成功的实例,其主要内容援引如下:

阿波罗登月计划是一项复杂庞大的工程计划,分别由地面、空间和登月三部分组成。它涉及火箭技术、电子技术、冶金和化工等多种技术,还需要了解宇宙空间的物理环境以及月球的构造和形状。它涉及到40万人,研制零件有几百万件,耗资300亿美元,历时11年之久。为了完成这个计划,除了要考虑每一部分之间配合和协调工作外,还要估算各种未知因素可能带来的种种影响。这个计划的成功,关键在于整个计划的组织管理过程中采用了系统工程的方法和步骤。

(一)建立管理组织机构,明确职责分工。美国国家宇航局设立阿波罗计划办公室主管全部工作,并在该局附属的三个研究中心内分别设立阿波罗项目办公室,接受该局计划办公室领导,负责分管的任务。它们的职能有:1.项目的计划和控制;2.系统工程;3.可靠性和质量保证;4.试验;5.操作实施。并分别设立主管部门。整个管理过程又具体地分成5个方面:1.确定计划的基本要求;2.量测性能:3.分析和评价;4.控制和指导变化;5.动作和反馈。五个职能部门在管理的全过程中经常考虑和处理的变量是工程进度、成本费用和技术性能。

(二)制订和选择方案。经过长期酝酿,拟定了三个备选的替代方案:1.直接飞行,使用新型运载火箭:2.地球轨道交会,使用土星运载火箭分别发射载人航天飞行器和液氧贮箱:3.地球轨道交会,使用土星运载火箭一次发射载人航天飞行器和登月舱。对三种方案分别从技术因素、工作进展、成本费用和研制难易度等方面权衡利弊。经过反复论证、比较。在性能和飞行成功率上,第一与第三方案最好;在研制难易上,第三方案比前两个方案较易;第三方案比前两个疗案可提前几个月完成,研制费低10%。结论是采用第三个方案。

(三)组织管理过程。飞行方案确定之后,就开始其它的计划和管理工作,具体有以下五个方面:

1.确定计划的基本要求。阿波罗计划采用了“工作细分结构”的系统分析法,把整个计划由上而下逐级分成项目、系统、分系统、任务、分任务等层次。其优点,一是确定该计划所有分支细目及其相互关系,明确哪个单位负责什么工作;二是可作为绘制计划评审技术的网络图基础,保证所有分支细目都包括在工作进度系统之内;三是可作为编制预算的基础,把预算的要求、实际成本费用与具体工作成果三者联系起来。总之,它为管理人员把整个计划的进度和财务、技术三个方面的要求连成一个整体提供了共同的基础。为了明确工程进度要求,该计划采用了计划评审技术,以形成各主承包商与政府之间的进度管理系统。

2.性能监测。建立“管理信息和控制系统”和一系列“设计审查及产品检查”制度。各种审查内容有:初步设计审查、关键设计审查、首次产品结构审查、飞行合格鉴定、设计鉴定审查、飞行准备审查等。绘制了100张以上的图表,经过整理分析后,每月上报计划负责人,以使他能集中精力抓薄弱环节。

3.分析评价。主要对性能数据进行评价并归纳出几个必须及时采取行动的问题,向计划负责人报告。阿波罗计划采用了计划评审技术和成本相关分析法,以保证各个工作领域相互平衡并完成主要指标。成本相关分析法就是分析工作进度与成本费用之间的关系,看看所花的钱是否得到预期的工作量。

4.系统控制。凡是影响产品的形式、装配、功能的任何变化,都必须由规定的某一级决策机构批准。为了控制成本,每个季度要审查该计划的各个部分的实际成本,划出超支动向,查出薄弱环节,必要时调整财务计划。由于控制得好,平均每年实际成本比预计的增长不到1%。

5.系统保证。为了让各级负责人明确自己的职责范围,做到事事有人负责,建立健全各项制度,保证整个管理结构在日常活动中履行各种指令、规程、程序并为下一轮性能量测提供反馈数据资料。

总之,阿波罗计划的成功,重要的是在整个计划中,采取了从整个系统出发并面向整个系统的综合管理方式,同时,发挥了电子计算机的辅助作用。

(第三节)系统分析

系统分析已广泛应用于企业经营管理,随着应用数学的发展和深化,以及大容量、高速运算的电子计算机出现,使系统分析发展到一个新的水平,它的应用范围日益扩大。

系统分析的概念和实质

系统分析,简单说来就是对系统的设计、模拟、优化和评价。若详细一些就可做如下描述:系统分析人员以系统的总体最优为目标,运用科学的分析技术和工具,对系统的目的、功能、环境、费用、效益等进行充分的调查研究,并收集、分析和处理有关的资料和数据,据此在若干替代方案中建立必要的模型或进行仿真实验,把计算、实验、分析的结果同预先制订的计划进行比较和评价,最后整理成完整、正确、可行的综合资料,作为决策者选择最优系统方案的主要依据。

系统分析的实质,一是应用科学的推理步骤,使系统中任何问题的分析均能符合逻辑原则,合乎事物发展的规律,而不是仅凭决策者的主观臆断和局限的经验;二是用数学方法和计算机对各种方案分析比较,不仅有定性描述,而且基本上进行定量分析,以具体的数量概念来显示各方案的差异;三是根据系统分析结果,能在一定的条件下充分挖掘潜力,从而做到人尽其才,物尽其用,财尽其效,借以设计出最优的系统方案。

系统分析的要素